Cỏn bộ phũng kinh doanh cần hỗ trợ phũng kế toỏn tài chớnh trong việc quản lý cỏc khoản thanh toỏn với khỏch hàng và nhà cung cấp bằng việc cung cấp kịp thời cỏc thụng tin về tỡnh hỡnh hoạt động của cỏc đối tượng thanh toỏn trờn thị trường.
Cụng ty nờn cú cỏc biện phỏp khuyến khớch khỏch hàng thanh toỏn đỳng thời hạn và trước thời hạn bằng việc tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toỏn vừa đảm bảo nhu cầu về vốn đồng thời tạo được uy tớn từ phớa khỏch hàng. Tuy nhiờn việc tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toỏn phải được tớnh toỏn phự hợp đảm bảo lợi nhuận cho Cụng ty.
Dưới đõy là một vài kiến nghị cụ thể của em về cụng tỏc quản lý thanh toỏn với khỏch hàng và nhà cung cấp
Thiết lập hồ sơ khỏch hàng.
Trong quỏ trỡnh giao dịch kinh doanh giữa cụng ty với khỏch hàng, ngoại trừ một số trường hợp mua hàng và thanh toỏn tiền ngay khi giao hàng, hoặc thanh toỏn tiền trước sau đú giao hàng sau. Tuy nhiờn thường thỡ hoạt động mua bỏn khụng phải lỳc nào cũng thu được tiền ngay mà khỏch hàng mua nợ trong một khoảng thời gian nhất định mới thanh toỏn.
Việc thiết lập hồ sơ khỏch hàng là rất quan trọng nhằm thực hiện quản lý tốt khoản phải thu khỏch hàng.
Hồ sơ khỏch hàng tối thiểu phải cú những tài liệu sau đõy:
(1) Hợp đồng mua bỏn; (2) Mẫu đăng ký chữ ký giao dịch; (3) Giấy đăng ký kinh doanh của khỏch hàng.
Để đảm bảo hiệu quả nờn phõn tớch khỏch hàng và xỏc định nhúm khỏch hàng giao dịch thường xuyờn và cú mức dư nợ lớn với cụng ty. Thụng thường nhúm khỏch này sẽ chiếm giữ khoảng từ 60-80% khoản phải thu khỏch hàng của toàn cụng ty nờn cần thiết phải lập hồ sơ khỏch hàng. Đối với những khỏch hàng nhỏ lẻ thỡ khụng nhất thiết phải thiết lập hồ sơ khỏch hàng mà thay vào đú là nờn hạn chế bỏn nợ cho cỏc đối tượng này.
Đối chiếu cụng nợ.
Đối chiếu cụng nợ là việc cung cấp thụng tin chi tiết về khoản phải thu để khỏch hàng xỏc nhận vào biờn bản đối chiếu cụng nợ số tiền hàng cũn nợ cụng ty tại thời điểm xỏc định, là cơ sở để cụng ty thu nợ khỏch hàng và cũng là cơ sở để khỏch hàng thực hiện nghĩa vụ thanh toỏn với cụng ty. Việc đối chiếu cụng nợ nếu khụng thực hiện tốt thỡ khụng những quản lý cụng nợ khụng tốt, tạo ra tiờu cực mà cũn ảnh hưởng đến hoạt động bỏn hàng của cụng ty, gõy rủi ro lớn cho cụng ty về mặt tài chớnh.
Một số lưu ý trong việc đối chiếu cụng nợ khỏch hàng.
Tiến hành đối chiếu hàng thỏng với nhúm khỏch hàng cú mức dư nợ chiếm 70%- 80% mức dư nợ của toàn cụng ty ( đõy là những khỏch hàng cú mức dư nợ lớn).
Một nhúm khỏch hàng nữa cũng bắt buộc phải đối chiếu hàng thỏng, đú là những khỏch hàng cú cụng nợ bỏo động đỏ và được xếp vào danh sỏch cụng nợ khú đũi.
Đối với nhúm khỏch hàng cú mức dư nợ thấp ( nhúm này thường chiếm khoảng 20% khoản phải thu khỏch hàng của cụng ty, là những khỏch hàng cú mức phỏt sinh doanh số mua hàng thấp, dư nợ nhỏ) thỡ nờn đối chiếu một quý một lần.
Đo lường hiệu quả cỏc khoản phải thu
Để cải thiện hiệu quả cỏc khoản phải thu, doanh nghiệp cần thiết lập cỏc chỉ số nhằm đo lường hiệu quả của hoạt động này. Hiện nay, cỏc cụng ty thường sử dụng 3 chỉ tiờu cơ bản để đo lương hiệu quả hoạt động phải thu.
Số ngày bỡnh quõn khoản phải thu: Được sử dụng để đo lường thời gian trung bỡnh mà doanh thu tồn tại dưới dạng cỏc khoản phải thu. Một số cụng ty đưa ra số ngày cụ thể để đỏnh giỏ đú là khoản phải thu tốt hay xấu, chẳng hạn dưới 30 ngày được xem là cú khả năng kiểm soỏt được.
Tỷ lệ cỏc khoản phải thu trờn doanh thu: Được sử dụng để đỏnh giỏ xu hướng hiệu quả cỏc khoản phải thu. tỷ lệ này càng cao, cụng ty càng bị chiếm dụng vốn nhiều. Khi tỷ lệ này vượt quỏ định mức do cụng ty đặt ra, Ban Giỏm đốc cần cú những qui định siết chặt, trỏnh tỡnh trạng thiếu vốn lưu động.
Tuổi nợ: Bằng cỏc phõn tớch tuổi nợ, cụng ty cú thể xỏc định sớm những khoản phải thu cú vấn đề và hành động thớch hợp nhằm bảo vệ doanh thu.