3. Đối tợng, Phạm vi nghiên cứu
2.2.1. Cơ sở pháp lý của nghiệp vụ kế toáncho vay tại SGD MSB
Công tác kế toán cho vay đòi hỏi phải tuân thủ theo các nguyên tắc, quy định của pháp luật, các cơ quan chủ quản và của chính Ngân hàng. Đó chính là môi trờng pháp lý quan trọng cho mọi hoạt động kinh doanh của Ngân hàng một cách an toàn hiệu quả, đảm bảo cho sự an toàn quốc gia và cho sự phát triển của nền kinh tế.
Trớc hết là hệ thống luật do NHNN ban hành.
- Quyết định 1627/2001/QĐ-NHNN ngày 31 tháng 12 năm 2001 của thống đốc NHNN Việt Nam về ban hành quy chế cho vay của TCTD đối với khách hàng.
-Quyết định số127/2005/QĐ-NHNN và số 786/2005/QĐ-NHNN của thống đốc NHNN Việt Nam về việc sửa đổi bổ xung một số điều của quyết định số 1627/2001/QĐ-NHNN của NHNN Việt Nam.
- Quyết định 493/2005/QĐ-NHNN ngày 22 tháng 4 năm 2005 do thống đốc nhân hàng ban hành về quy định phân loại nợ, trích lập và sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro tín dụng trong hoạt động ngân hàng của TCTD.
- Hệ thống tài khoản kế toán mới của tổ chức tín dụng ban hành kèm theo quyết định số 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/04/2004 của Thống đốc NHNN Việt Nam.
Ngoài ra còn có các văn bản do Ngân hàng MSB ban hành.
-Hớng dẫn số 148/QĐ-HĐQT ngày 10/4/1998 của Chủ tịch hội đồng quản trị MSB về việc thực hiện quy chế cho vay của TCTD đối với khách hàng, ban hành theo quy định số 324/1998/QĐ-NHNN ngày 30/9/1998 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nớc.
- Quy định số 161/QĐ/HĐQT ngày 20/11/1998 của Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị MSB về hội đồng tín dụng và cán bộ tín dụng. Ngày 22/12/1998 Tổng giám đốc MSB đã ra hớng dẫn về nghiệp vụ cho vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Quyết định số 195/QĐ-TGĐ5 ngày 29/11/2004 của TGĐ và các quyết định sửa đổi bổ sung khác.
2.2.2 Tài khoản sử dụng:
Cấu trúc số tài khoản cảu khách hàng do Ngân hàng quản lý: BBB-PP-CC-NNNNNN-C
Trong đó:
BBB: mã chi nhánh, 3 kí tự. SGD mang mã 150.
PP: mã sản phẩm, 2 ký tự. Ví dụ: 81 là cho vay ngắn hạn cá nhân và tổ chức kinh tế 82 là cho vay dài hạn dân c và tổ chức kinh tế.
CC: mã tiền tệ, 2 ký tự. NNNNNN: số chạy. C: số kiểm tra.
Mỗi khoản vay hay mỗi hợp đồng tín dụng cụ thể đợc quản lý tại một account duy nhất trong suốt quá trình tồn tại của nó.
Ví dụ một tài khoản cho vay của khách hàng do ngân hàng quản lý:
Số hiệu Tk tiền vay dài hạn theo hợp đồng tín dụng số 150/2007/885 ngày
23/6/2007 là: TK 150.82370006332. Trong đó: 150 là mã SGD Ngân hàng Hàng Hải, 82 là mã sản phẩm cho vay dài hạn cá nhân và TCKT , 37 là mã tiền tệ USD, các số còn lại là số chạy và số kiểm tra do máy tự động nhập.
Khi trong một hợp đồng tín dụng có nhiều khoản vay khác nhau về thời hạn cho vay, lãi suất, loại tiền gửi thì có thể hạch toán vào cấu trúc tài khoản chính, tài khoản phụ. Cấu trúc TK tổng hợp quản lý tại phòng kế toán tài chính:
XXXX XX XXXXXXXXX A B C
Nhóm A: TK tổng hợp cấp I,II, III do NHNN quy định Nhóm B: ký hiệu tiền tệ quy định
Nhóm C: TK chi tiết của từng nghiệp vụ do MSB quy định thống nhất trong từng hệ thống.
Ví dụ: TK 4211.00.210401001
4211: TK cấp III theo quy định của NHNN: tiền gửi thanh toán của cá nhân, tổ chức
00: mã tiền tệ ( VNĐ)
210101001: tiểu khoản TGTT của cá nhân, TCKT
Dới đây là một số tài khoản cho vay tổng hợp do phong kế toán tài chính quản lý và theo dõi tại SGD Ngân hàng Hàng Hải.
TK 211: cho vay ngắn hạn bằng VNĐ. TK chi tiết: TK 2111: nợ trong hạn đã đợc gia hạn nợ.
+ TK 2111.00.150201001: cho vay ngắn hạn cá nhân và TCKT.
+ TK 2111.00.150207001: cho vay đồng tài trợ ngắn hạn cá nhân TCKT ( MSB đầu mối).
- TK 212: cho vay trung hạn bằng VNĐ. TK 2121: nợ trong hạn và đã đợc gia hạn nợ.
TK 2121.00.150202001: cho vay trung hạn cá nhân và TCKT. - TK 213: cho vay dài hạn bằng VNĐ.
TK 2131: nợ cho vay trong hạn và đã đợc gia hạn nợ.
+TK 2131.00.150202001: cho vay dài hạn cá nhân và TCKT.
+ TK 2131.00.150209001: cho vay đồng tài trợ dài hạn cá nhân và TCKT (MSB đầu mối).
- TK 3941: lãi phải thu từ cho vay bằng VNĐ
TK 3941.00.180105003: dự thu lãi cho vay thơng mại ngắn hạn trong cho vay dân c và TCKT
- TK 9410: lãi cho vay quá hạn cha thu đợc bằng VNĐ
TK 9410.812003003: lãi cho vay thơng mại ngắn hạn cha thu đợc TK 9410.812003005: lãi cho vay thơng mại cha thu đợc.
2.2.3 Kiểm soát chứng từ cho vay:
Bộ chứng từ liên quan đến quá trình giải ngân của SGD NHTMCP Hàng Hải gồm: chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ và các chứng từ liên quan khác.
• Chứng từ liên quan đến quá trình giải ngân bao gồm: Đối với tín dụng trung dài hạn:
- Hợp đồng bảo đảm tiền vay - Theo dõi phát tiền vay - Chứng từ thanh toán - Bảng kê rút vốn
- Uỷ nhiệm chi hoặc lệnh chi - Chứng từ khác nếu có Đối với tín dụng ngắn hạn:
- Hợp đồng cung ứng vật t hàng hoá dịch vụ
- Bảng kê các khoản chi tiết vốn, kế hoạch chi phí, biên bản nghiệm thu - Bảng kê và các bản sao hoá đơn, các chứng từ thanh toán
- Thông báo nộp tiền vào tài khoản của ngân hàng đối với khoản vay thanh toán với nớc ngoài
- Các lệnh chi theo các mục đích sử dụng của các khoản vốn vay hay UNC , hay phiếu chuyển khoản
Quy trình kiểm soát chứng từ.
Khi nhận đợc bộ hồ sơ vay vốn từ cán bộ tín dụng chuyển xuống phòng kế toán giao dịch, bộ phận kế toán cho vay phải chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát trớc khi giải ngân khoản vay, nó đợc thực hiện theo các bớc sau:
- Cán bộ kế toán phải kiểm tra bộ hồ sơ có đúng mẫu ban hành theo quy định của NH TMCP Hàng Hải.
- Kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp ghi trong hợp đồng: số tiền bằng số và số tiền bằng chữ có khớp nhau không, số tiền trên bảng kê rút vốn với số tiền trên hợp đồng tín dụng có đúng không, kiểm tra số tiền trên UNC của khách hàng có đúng với số tiền ghi trên bảng kê rút vốn không, địa chỉ của ngời thụ hởng, ngân hàng thụ hởng có khớp đúng với bảng kê rút vốn không.
- Kiểm tra tính hợp pháp của chữ kí, dấu của ngân hàng, chữ kí của cán bộ tín dụng, trởng hoặc phó phòng tín dụng, giám đốc ngân hàng hoặc ngời đ- ợc uỷ quyền. Về phía khách hàng phải có chữ kí của thủ trởng đơn vị hoặc ngời đợc uỷ quyền, chữ kí này phải đúng với chữ kí đăng kí trớc trong bộ hồ sơ xin vay. Nếu trong quá trình kiểm tra không có sai sót gì thì kế toán
cho vay ký nhận trên bảng kê giao nhận hồ sơ vay của cán bộ tín dụng chuyển đến.
- Khi cán bộ kế toán giao dịch giải ngân tiền vay cho khách hàng xong sẽ chuyển bộ hồ sơ cho trởng phòng kế toán và kiểm soát viên duyệt và kiểm tra lại việc giao dịch viên có thực hiện đúng và chính xác các nghiệp vụ hay không, đảm bảo chính xác về số tài khoản của khách hàng, số tiền giao dịch và loại tiền tệ bao gồm: tính hợp pháp trên chứng từ, chữ kí liên quan, kiểm soát việc chấp hành quy chế quản lý của nhà nớc, của ngành ngân hàng và quy chế quản lý nội bộ đối với từng loaị nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Cán bộ kế toán theo dõi quy trình rút vốn của từng hợp đồng tín dụng đồng thời tổ chức lu trữ, bảo quản đầy đủ bộ hồ sơ vay vốn. đối với chứng từ ghi sổ mỗi ngày giao dịch, ngay sau khi hạch toán xong phải lu trữ nhật kí chứng từ gốc, hồ sơ cho vay riêng của từng đơn vị, của từng loại cho vay. Hàng tháng kế toán cho vay phải sao kê khế ớc cho từng loại vay, từng nguồn vốn đảm bảo khớp đúng giữa các khế … ớc với số d trên sổ phụ. Khi bộ hồ sơ đã trả hết gốc và lãi thì dợc lu trữ cùng với nhật kí chứng từ.
2.2.4, Quy trình kế toán cho vay, thu nợ, thu lãi tại SGD MSB.
Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay thì hầu hết các ngành, các lĩnh vực đều áp dụng công nghệ nhằm làm cho hiệu quả kinh doanh đợc nâng cao hơn. và theo kịp với xu thế đó thì hiện nay trong lĩnh vực ngân hàng đã hiện đại hoá. Cụ thể trong phân hệ tín dụng đợc hiện đại hoá và vận hành bởi chơng trình SIBS – Silverlake Intergrated Banking System. Trong phân hệ tín dụng này gồm 3 bộ phận:quản lý hồ sơ tín dụng, thẩm định tín dụng và giải ngân tín dụng. Trong đó, bộ phận giải ngân tín dụng thực hiện các thao tác:giải ngân khoản vay, thu nợ, quản lý tài khoản tiền vay của khách hàng, điều hành tăng giảm lãi vay.
Trớc tiên đối với nhân viên kế toán cho vay khi thực hiện giải ngân tiền vay.Cần phải dựa vào những căn c nh sau:
- Hợp đồng vay vốn đợc phê duyệt
- Bảng kê rút vốn đã đợc phê duyệt
- Hạn mức tín dụng đã đợc duyệt
- Lệnh chi tiền của khách hàng theo mục đích sử dụng tiền vay. a- Kế toán giai đoạn giải ngân
Căn cứ vào kệnh chi tiền của khách hàng, vào tài khoản của khách hàng mở tại ngân hàng, các giao dịch viên sẽ vào Menu ID thích hợp để lựa chọn các hình thức giải ngân nh: giải ngân bằng tiền mặt, giải ngân vào tài khoản của khách hàng bằng tài khoản tiền gửi thanh toán, thanh toán chuyển khoản với các ngân hàng khác trên địa bàn hoặc khác địa bàn sau khi kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ…
kế toán căn cứ vào chứng từ để hạch toán vào các tài khoản chi tiết đã đợc mở cho khách hàng.Về phần hạch toán thì tơng tự nh lý thuyết đã trình bày ở trên.
Ví dụ: ngày 24/04/2007, công ty TNHH Anh Giangđến vay vốn, đầy đủ giấy tờ hợp lệ, có chữ kí của giấm đốc công ty, đề nghị vay 200 triệu VNĐ, lãi suất vay 1.9%/ tháng, kì hạn trả nợ một lần vào ngày 24/10/2007, ngân hàng hạch toán nh sau:
Nợ TK tiền vay 150.81000020403: 200 triệu đồng
Có TK TGTT 4211.00.020401001/ Cty TNHH Anh Giang: 200 triệu đồng Đối với các khoản vay giải ngân một lần( cho vay từng lần) cả số tiền vay kế toán chỉ thực hiện 1 bút toán nh trên. Còn nếu giải ngân nhiều lần ( cho vay theo hạn mức) thì bút toán đợc lặp đi lặp lại. Kể từ lần giải ngân lần thứ 2 trở đi, kế toán kiểm tra số tiền giải ngân không đợc vợt quá số tiền cho vay đã thoả thuận ghi trên hợp đồng tín dụng.
Nếu đơn vị vay có tài sản thế chấp, cầm cố, kế toán cho vay sẽ nhập hồ sơ gốc kèm theo bản gốc của hợp đồng bảo đảm tiền vay và các chứng từ liên quan và trong hồ sơ tín dụng lu bản photo và phiếu nhập khi hồ sơ tài sản. Tất cả các giấy tờ đó theo quy định của MSB đều phải có giấy chứng minh quyền sở hữu hợp pháp của khách hàng với tài sản đó và xác đinh đúng giá trị thực.
Tuỳ từng loại tài sản mà có các giấy tờ khác nhau, trong đó có một số giấy tờ chủ yếu gồm:
+ Đối với bất động sản: giấy tờ chứng nhận quyển sở hữu và quyền sử dụng nhà đất.
+ Đối với động sản: giấy đăng kí tài sản, hoá đơn tài chính, tờ khai hải quan, hợp đồng mua bán…
+ Các giấy tờ khác: giấy chứng nhận bảo hiểm tài sản, giấy phép xây dựng nhà và các giấy tờ liên quan khác.
b- Kế toán giai đoạn thu nợ gốc:
Cán bộ tín dụng theo dõi và thống kê các khoản vay đến hạn và thu nợ theo từng hợp đồng tín dụng đã kí cho từng dự án, tứng khách hàng theo mẫu sổ theo dõi công trình, mạng điện toán. cán bộ tín dụng có trách nhiệm thống kê khoản vay đến hạn trớc 10 ngày, chuẩn bị gửi các phiếu nhắc trả nợ đến đơn vị vay vốn trớc thời điểm phải thu ít nhất 5 ngày. Phòng dịch vụ khách hàng lập chứng từ trích tài khoản hoặc lập UNT gửi đến ngân hàng nơi khách hàng có mở TK để thu nợ và lãi theo cam kết trong hợp đồng tín dụng, biên bản bổ sung hợp đồng tín dụng, văn bản điều chỉnh kì hạn trả nợ và gia hạn nợ.
Đối với cán bộ kế toán, việc thực hiện thu nợ sẽ tiến hành trên cơ sở: Đối với các khoản vay một lần khi đến hạn:
Tức là khách hàng chi trả nợ cho ngân hàng 1 lần vào thời điểm cuối của hợp đồng tín dụng. Khách hàng có thể trả bằng tiền mặt hoặc trích TK TGTT của khách hàng để trả nợ ngân hàng. Nếu khách hàng vay không chủ động trả nợ mà trong TK TGTT của họ tại ngân hàng có đủ số d thì ngân hàng sẽ trích từ TK TGTT để trả nợ sau đó thông báo cho khách hàng biết.
- Nếu thu bằng tiền mặt thì căn cứ vào giấy nộp tiền mặt của khách hàng, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính để nó tự hạch toán.
VD: ngày 12/05/2006 là ngày hết hạn hợp đồng vay trả 1 lần khi đến hạn của công ty Cty PHú Thái, số tiền 350 tr đồng.
Nợ TK tiền mặt: 350 tr
Có TK tiền vay 150.8100020403/ Cty Phú Thái: 350tr
- Nếu thu nợ bằng chuyển khoản: kế toán căn cứ vào UNC của khách hàng hay phiếu chuyển khoản để nhập dữ liệu vào máy tính, đồng thời hạch toán nh phần lí thuyết . Với ví dụ trên, nếu thu bằng chuyển khoản:
Nợ TK 4211.00.210104001: 350 tr
Có TK tiền vay 150.8100020403: 350tr
- Nếu thu nợ bằng các kênh khác: ví dụ nh căn cứ chuyển tiền đến đồng thời giấy đề nghị thu nợ của cán bộ tín dụng quản lí khoản vay. Kế toán cho vay tiến hành thu nợ vay: nhập dữ liệu trên máy và máy sẽ tự hạch toán.
Nợ TK trung gian phải trả phân hệ chuyển tiền Có TK tiền vay khách hàng
Sau khi tất toán các khoản vay, kế toán tiến hành xoá nợ trên hợp đồng tín dụng bằng cách ghi số tiền thu nợ vào cột “ số tiền trả nợ” trong khế ớc và rút số d, đồng thời phối hợp với cán bộ tín dụng để tất toán khế ớc vay và lu cùng các chứng từ nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát sau này có phát sinh.
Đồng thời với việc ghi sổ, kế toán tất toán các khoản vay trên máy tính, sau đó chuyển cho bộ phận kiểm soát duyệt.
Đối với những khoản vay có tài sản đảm bảo, khi kết thúc thời hạn vay, kê toán tiến hành các thủ tục trả lại các giấy tờ thế chấp tài sản cho ngời vay. Kế toán kiểm tra tình trạng giấy tờ, tài sản thế chấp cầm cố, đồng thời nhập dữ liệu vào máy tính, hạch toán:
Xuất TK “ Tài sản thế chấp, cầm cố” của khách hàng
Cán bộ giao trả tài sản vay trình lên trởng phòng, trình lên giám đốc ký duyệt. Sau đó cán bộ tín dụng kết hợp với bộ phận kho quỹ tiến hành giảI toả việc cầm cố, thế chấp, xuất kho tài sản theo quy định.
Với khoản vay chia làm nhiều kỳ hạn trả nợ:
Mỗi khách hàng đến trả nợ ngân hàng, kế toán căn cứ vào chứng từ thanh toán của khách hàng hạch toán tơng tự trờng hợp đối với khoản vay thanh toán một