1 4 Nhiệm vụ phân tích hoạt động kinh doanh
3.3.2Phân tích dự trữ vật tư
Dự trữ vật tư cho hoạt động kinh doanh là một yêu cầu tất yếu khách quan. Đại lượng dự trữ vật tư phụ thuộc vào rất nhiều các nhân tố khác nhau, mà chủ yếu là:
- Lượng vật tư sử dụng bình quân một ngày đêm. Số lượng này phụ thuộc vào quy mô
kinh doanh, mức độ chuyên môn hoá của đơn vị, doanh nghiệp và phụ thuộc vào mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm dịch vụ.
- Tình hình tài chính của đơn vị, doanh nghiệp.
- Tính chất thời vụ của hoạt động kinh doanh
- Thuộc tính tự nhiên của các loại vật tư.
Khi phân tích dự trữ vật tư, cần phân biệt rõ các loại dự trữ, vì mỗi loại dự trữ có nội dung và ý nghĩa kinh tế khác nhau, do đó yêu cầu phân tích cũng khác nhau.
Với dự trữ thường xuyên: dùng để đảm bảo vật tư cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành được liên tục với điều kiện là lượng vật tư thực tế nhập và xuất ra hàng này trùng với kế hoạch.
Với dự trữ bảo hiểm: Dự trữ này biểu hiện trong các trường hợp
- Mức sử dụng vật tư bình quân trong một ngày đêm thực tế cao hơn so với kế hoạch.
Điều này thường xảy ra khi có sự thay đổi kế hoạch kinh doanh theo chiều sâu hoặc kế hoạch kinh doanh không thay đổi, nhưng mức tiêu hao vật tư tăng lên.
- Lượng vật tư nhập giữa hai kỳ cung ứng nối tiếp nhau thực tế ít hơn so với kế hoạch.
- Chu kỳ cung ứng giữa hai kỳ cung ứng nối tiếp nhau thực tế dài hơn so với kế hoạch.
Trên thực tế sự hình thành dự trữ bảo hiểm chủ yếu là do nguyên nhân cung ứng vật tư không ổn định. Chính vì vậy, các doanh nghiệp phải tổ chức tốt khâu cung ứng để đảm bảo đến mức tối đa dự trữ bảo hiểm, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Nhưng không thể không có dự trữ bảo hiểm.
Với dự trữ theo thời vụ: Để đảm bảo quá trình hoạt động kinh doanh được tiến hành liên tục, đặc biệt đối với các thời gian “giáp hạt” về vật tư. Các đơn vị, doanh nghiệp hoạt động kinh doanh theo thời vụ cần xác định, tính toán khối lượng vật tư để dự trữ bảo đảm cho kế hoạch kinh doanh cả năm.
Đại lượng dự trữ vật tư được tính theo 3 chỉ tiêu:
- Dự trữ tuyệt đối: là khối lượng của từng loại vật tư chủ yếu, biểu hiện bằng các đơn vị
hiện vật. Đại lượng dự trữ vật tư tuyệt đối rất cần thiết, giúp cho doanh nghiệp tổ chức, xây dựng và hoàn thiện hệ thống kho tàng.
- Dự trữ tương đối: được tính bằng số ngày dự trữ. đại lượng này chỉ cho thấy số lượng
vật tư dự trữ đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành được liên tục trong khoảng thời gian bao nhiêu ngày. Dự trữ vật tư tương đối rất cần thiết, giúp cho việc phân tích tình hình dự trữ các loại vật tư chủ yếu trong doanh nghiệp.
Dự trữ tuyệt đối và dự trữ tương đối có quan hệ mật thiết với nhau, thông qua chỉ tiêu mức tiêu hao hoặc cung ứng vật tư bình quân cho một ngày đêm.
Nếu ký hiệu M – Dự trữ tuyệt đối t – Dự trữ tương đối
m – Mức tiêu hao vật tư cho hoạt động kinh doanh trong một ngày đêm Thì M = t.m hoặc t = M : m
- Dự trữ biểu hiện bằng tiền: là khối lượng vật tư dự trữ biểu hiện bằng giá trị, bằng tích
dự trữ biểu hiện bằng tiền rất cần thiết cho việc xác định nhu cầu về vốn lưu động và tình hình cung ứng vật tư.
Phương pháp phân tích: So sánh số lượng vật tư thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lượng vật tư cần dự trữ. Cao quá hoặc thấp quá đều không tốt. Nếu dự trữ cao quá sẽ gây ứ đọng vốn. Thực chất dự trữ là vốn chết trong suốt thời gian nằm chờ để đưa vào hoạt động kinh doanh. Do vậy cần phải có biện pháp giảm mức dự trữ tới mức cần thiết. Nhưng nếu dự trữ quá thấp, không đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh được liên tục. Do vậy, mục tiêu của dự trữ vật tư phải luôn kết hợp hài hoà vừa đảm bảo hoạt động kinh doanh được thường xuyên, đều đặn, vừa đảm bảo sử dụng tiết kiệm vốn.