- Đặc điểm: sử dụng Sổ Nhật ký sổ cái làm sổ tổng hợp để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian và theo hệ thống trên cùng
2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý tại Công ty.
*Chức năng của các phòng ban của Công ty:
Giám đốc:
-Phụ trách chung
-Phụ trách phòng tài chính kế toán và phòng tổ chức hành chính tổng hợp. -Trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế.
-Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và trước Pháp luật Nhà nước về việc thực hiện trách nhiệm, quyền hạn được giao trong điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phó giám đốc kinh doanh:
-Phụ trách phòng kế hoạch-vật tư. -Ký các văn bản sau:
+Bàn giao, tiếp nhận các phương tiện vào công ty sửa chữa. Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc sản xuất Phòng kế hoạch vật tư Phòng tổ chức hành chính tổng hợp Phòng TC- kế toán Phòng kỹ thuật sản xuất Tổ máy Tổ nguội Tổ tiện Tổ điện Tổ sắt hàn Tổ triền đà Tổ mộc Tổ trang trí
+Bản tính giá thành trong dự toán, quyết toán sản phẩm.
+Duyệt giá các loại vật tư, thiết bị, các bản chào giá sửa chữa (đóng mới) và các sản phẩm khác.
+Phụ trách công tác phòng chống bão lụt, (thường trực ban phòng chống bão lụt là ông Bùi Đức Trình-phó phòng TCHC phụ trách bộ phận bảo vệ).
+Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Pháp luật Nhà nước về việc thực hiện trách nhiệm, quyền hạn được giao trong lĩnh vực phụ trách.
Phó giám đốc sản xuất:
-Phụ trách phòng kỹ thuật sản xuất và điều hành các tổ sản xuất. -Ký các văn bản sau:
+Các bản tính xác định nhân công-vật tư trong các dự toán, quyết toán sản phẩm.
+Các lệnh sản xuất, các bản xác định khối lượng công việc đã thực hiện (để tính lượng) của các tổ sản xuất.
+Các văn bản kiểm định chất lượng sản phẩm, các văn bản nghiệm thu bàn giao. +Phụ trách công tác an toàn lao động-phòng chống cháy nổ (thường trực công tác an toàn lao động là ông Phạm Văn Quang).
+Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Pháp luật Nhà nước về việc thực hiện trách nhiệm, quyền hạn được giao trong lĩnh vực phụ trách.
Các phòng ban:
*Phòng kỹ thuật sản xuất:
-Chức năng-nhiệm vụ:
Đối với các phương tiện sửa chữa (hoặc đóng mới):
-Khảo sát, lập phương án sửa chữa (hoặc đóng mới).
-Xác định số lượng nhân công-vật tư trong các bản dự toán, quyết toán trong các bản chào giá hoặc đấu thầu.
-Chỉ đạo, kiểm tra và giám sát quá trình sản xuất đảm bảo thực hiện đúng tiến độ đảm bảo chất lượng.
-Kết thúc công trình phải thực hiện đầy đủ các biên bản nghiệm thu khối lượng, chất lượng, đầy đủ các hồ sơ kỹ thuật để bàn giao phương tiện.
-Đặt các đơn hàng (yêu cầu mua) các loại vật tư thiết bị phục vụ sản xuất chuyển phòng kế hoạch-vật tư để thực hiện.
-Viết các lệnh sản xuất giao cho các tổ sản xuất trong đó ghi rõ: + Tiến độ thực hiện
+ Nhân công, vật tư thực hiện (thể hiện trong bản hạn mức vật tư)
Đối với trang thiết bị-nhà xưởng-triền đà, hệ thống điện trong công ty:
-Lập kế hoạch sữa chữa, bảo dưỡng thường xuyên, đột xuất.
-Kiểm tra giám sát chất lượng việc mua sắm trang thiết bị cũng như việc đầu tư xây dựng cơ bản trong công ty.
Kiểm tra công tác an toàn lao động:
-Sắp xếp việc ra vào phương tiện ở cầu bến cũng như việc cẩu chuyển các thiết bị từ phương tiện lên cầu và ngược lại.
*Phòng kế hoạch-vật tư:
-Chức năng-nhiệm vụ:
+Tìm thị trường, dự kiến kế hoạch sản xuất trong năm và triển khai kế hoạch một cách cụ thể trong từng thời kỳ.
+Xác định các loại vật tư, thiết bị và giá thành sản phẩm trong các bản dự toán, quyết toán.
+Đảm bảo mua bán, cung ứng vật tư, thiết bị kịp thời cho sản xuất.
+Nhập, xuất, bảo quản các loại vật tư, thiết bị đảm bảo an toàn chính xác không để xảy ra mất mát, hư hỏng.
+Cùng với phòng kỹ thuật sản xuất kiểm tra thẩm định giá trị các bản hợp đồng của nhà thầu phụ.
+Tổ chức chào giá, đấu thầu việc mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản trong công ty.
+Kết hợp cùng với phòng kỹ thuật sản xuất kiểm tra thẩm định các bản chào giá (đấu thầu) trên (phòng kỹ thuật sản xuất xác định khối lượng nhân công-vật tư).
+Soạn thảo, kiểm tra các bản hợp đồng kinh tế, giấy ủy quyền…trình Giám đốc ký.
* Phòng tài chính-kế toán:
-Chức năng-nhiệm vụ:
+Sổ sách kế toán và chứng từ đảm bảo tính hợp lệ, rõ ràng và tuân thủ theo phương pháp lệnh kế toán hiện hành.
+Kiểm tra các khoản chi, đảm bảo phục vụ sản xuất được thông suốt, nhanh chóng, thuận lợi.
+Đối chiếu công nợ thường xuyên, tích cực thu hồi, tránh ứ đọng vốn trong khách hàng.
+Phụ trách phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Pháp luật Nhà nước về trách nhiệm và quyền hạn được giao.
* Phòng tổ chức-hành chính tổng hợp:
-Chức năng-nhiệm vụ :
+Tuyển dụng cán bộ, công nhân khi có nhu cầu, soạn thảo các hợp đồng tuyển dụng.
+Tổ chức đào tạo, thi nâng bậc cho công nhân và nâng lương cho cán bộ khối quản lý.
+Làm việc với các cơ quan chức năng đảm bảo các chế độ BHXH, BHYT, bảo hộ lao động.
+Đảm bảo nhu cầu phục vụ cho hoạt động thường xuyên của văn phòng công ty. +Trên cơ sở kế hoạch sản xuất, lập kế hoạch quỹ lương, quy chế trả lương, thưởng cho bộ phận quản lý và đơn giá tiền lương đối với công nhân trực tiếp sản xuất. Trình Tổng công ty duyệt thực hiện.
+Kiểm tra, kiểm soát, đảm bảo an toàn, an ninh trong khu vực từ cổng cơ quan đến cầu Cảng. Kiểm tra chặt chẽ người và hàng hóa, vật tư ra vào cổng cơ quan.
+Chịu trách nhiệm công tác an ninh-quốc phòng tại địa phương theo quy định. +Đảm bảo công tác chăm sóc y tế cũng như các chế độ khác cho cán bộ công nhân viên trong công ty.