5. Thuyết minh và phụ lục:
3.2.3.2Tổ chức ghi chộp hàng tồn kho:
a. Chứng từ: Cỏc nghiệp vụ mua và bỏn hàng tồn kho được xử lớ trong chu trỡnh mua và doanh thu nờn cỏc chứng từ liờn quan cũng là cỏc chứng từ đó trỡnh bày trong chu trỡnh mua và bỏn hàng.
- Yờu cầu mua hàng - Đặt hàng
- Phiếu nhập kho - Lệnh bỏn hàng - Phiếu xuất kho - Giấy gửi hàng
- Yờu cầu nguyờn vật liệu (nếu là yờu cầu NVL)
b. Cỏc phương phỏp quản lớ hàng tồn kho: - Phương phỏp kiểm kờ định kỡ
- Phương phỏp kờ khai thường xuyờn
Thực tế hiện nay, việc sử dụng phần mềm kế toỏn vào quỏ trỡnh quản lớ cụng tỏc kế toỏn, sử dụng hệ thống mó vạch ghi dữ liệu ngay tại thời điểm bỏn hàng nờn đó giảm thời gian nhập liệu và do đú phương phỏp KKTX là phương phỏp sử dụng phổ biến và hiệu quả.
c. Bỏo cỏo của hệ thống hàng tồn kho:
- Bỏo cỏo nhập xuất hàng tồn kho: Bỏo cỏo này trỡnh bày tổng quỏt tỡnh hỡnh nhập xuất hàng tồn kho trong kỡ của từng loại hàng theo số lượng và giỏ trị.
- Bỏo cỏo tham vấn hàng tồn kho: Là bỏo cỏo riờng biệt về tỡnh hỡnh nhập, xuất bỏn hay sử dụng một mặt hàng nào đú.
- Bỏo cỏo hàng cần bổ sung: Bỏo cỏo này cung cấp thụng tin về mức dự trữ tối thiểu của từng mặt hàng, cung cấp thụng tin về cỏc mặt hàng cần bổ sung và số lượng bổ sung hiệu quả nhất
d. Sổ kế toỏn hàng tồn kho
- Ghi chộp bằng tay: Sổ chi tiết hàng tồn kho. Sổ này đúng thành tập hoặc sổ tờ rời. Mỗi trang sổ mở theo dừi chi tiết hàng tồn kho theo dừi chi tiết số lượng và giỏ trị từng lần nhập, xuất. Sổ này thể hiện số liệu chi tiết cho số liệu trờn sổ cỏi.
- Ghi chộp bằng mỏy: Tập tin chớnh hàng tồn kho trong hệ thống xử lớ bằng mỏy tương đương với sổ chi tiết hàng tồn kho.