5. Thuyết minh và phụ lục:
CHƯƠNG 3: HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CỦA KIỂM TOÁN NỘI BỘ 3.1 Hệ thống kiểm soỏt nội bộ doanh nghiệp
3.1 Hệ thống kiểm soỏt nội bộ doanh nghiệp
Chức năng chủ yếu của kiểm toán nội bộ là giám sát về cơ cấu kiểm soát của tổ chức thông qua việc kiểm tra và đánh giá định kỳ. Trong chơng này, chúng ta sẽ nghiên cứu những vấn đề liên quan đến cơ cấu kiểm soát trong tổ chức để phục vụ cho việc tìm hiểu các chức năng và quy trình kiểm toán nội bộ.
3.1.1. Khái niệm.
Khái niệm cơ cấu kiểm soát (Control structure) đợc dùng trong chơng này không có gì khác biệt với khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ (Internal Control System) hay cơ cấu kiểm soát nội bộ (Internal Control Structure) thờng đợc dùng từ trớc đến nay.
Kiểm soát nội bộ là một quy trình chịu ảnh hởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, đợc thiết kế để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau:
• Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động.
• Tính chất đáng tin cậy của báo cáo tài chính.
• Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành.
Hội đồng quản trị, ng ời quản lý và các nhân viên khác trong tổ chức: Kiểm soát nội bộ đợc thực hiện qua các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục đợc quản lý thiết lập tại đơn vị. Quá trình thực hiện kiểm soát nội bộ tại đơn vị chủ yếu là quá trình thiết lập, thực hiện, kiểm tra và đánh giá các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục.
Tuy nhiên, việc thiết kế, thực hiện các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục vừa nêu không chỉ phụ thuộc vào nhà quản lý, mà còn chịu ảnh hởng rất lớn bởi Hội đồng quản trị (nếu có) và các nhân viên khác trong đơn vị.
Hội đồng quản trị (nếu có) là một nhân tố ảnh hởng rất lớn đến hoạt động kiểm soát của đơn vị. Mặc dù không tham gia trực tiếp vào các công việc kiểm soát, hội đồng quản trị có thể tác động đến các chính sách và quan điểm kiểm soát của ngời quản lý.
Các nhân viên trong đơn vị chính là ngời thực hiện các thủ tục kiểm soát hàng ngày. Khả năng, tinh thần và phẩm chất của họ có ảnh hởng rất lớn đến sự thành công của kiểm soát nội bộ.
Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động: Thể hiện qua việc sử dụng các nguồn lực của đơn vị, kể là nguồn nhân lực một cách tối u. Nếu phơng tiện đợc sử dụng lãng phí, năng
suất làm việc thấp hc các công việc không đợc cân nhắc cẩn thận về chi phí - lợi ích... cuối cùng đơn vị sẽ bị ảnh hởng. Trong trờng hợp này, để bảo đảm hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động, cần có các tiêu chuẩn, định mức hoạt động.
Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động phụ thuộc rất nhiều vào sự trung thực và độ tin cậy của các thông tin hoạt động của đơn vị. Các thông tin này đợc thu thập qua các báo cáo của các cấp liên quan đến một mặt hoạt động của đơn vị: chi phí, sản lợng, lao động, năng suất... Các thông tin này là cơ sở cho các quyết định kinh tế của đơn vị. Nếu các thông tin này không trung thực và đáng tin cậy, chúng sẽ ảnh hởng nghiêm trọng đến hoạt động của đơn vị.
Một khía cạnh khác của vấn đề hiệu lực và hiệu quả hoạt động là việc bảo vệ tài sản và thông tin của đơn vị. Điều này liên quan đến các thủ tục bảo quản tài sản, hạn chế tiếp cận tài sản, các quy định liên quan đến kiểm kê tài sản...
Hiệu lực và hiệu quả hoạt động còn liên quan đến vấn đề thực hiện thành công các ch- ơng trình, hoàn thành các mục tiêu hoạt động. Đóng góp quan trọng vào quá trình này là công việc của các kiểm toán viên nội bộ. Thông qua việc kiểm tra các hoạt động trong đơn vị, các kiểm toán viên nội bộ có đủ tầm nhìn để đánh giá về phơng hớng hoạt động của đơn vị.
Sự trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính: Các báo cáo tài chính đợc lập và trình bày theo quy định của pháp luật. Đây là một vấn đề thuộc trách nhiệm của ng ời quản lý. Nếu thông tin tài chính không trung thực, ngời quản lý có thể phải chịu trách nhiệm trớc nhà nớc hoặc các bên thứ ba về các tổn thất gây ra cho họ.
Sự tuân thủ luật pháp và các quy định hiện hành: Bao gồm hai vấn đề lớn: tuân thủ luật pháp, quy định của nhà nớc và chấp hành các chính sách, thủ tục của đơn vị.
Sự tuân thủ luật pháp gắn với trách nhiệm của ngời quản lý. Những hành vi phạm pháp trong đơn vị, dù ngời quản lý không gây ra họ vẫn liên đới chịu trách nhiệm nếu nó có tổn thất đến các bên liên quan.
Ngợc lại, việc chấp hành các chính sách, quy chế của đơn vị liên quan trực tiếp đến sự thành công của ngời quản lý trong việc thực hiện các mục tiêu của mình.
Sự bảo đảm hợp lý: liên quan đến hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ trong phát hiện và ngăn chặn các gian lận và sai sót. Hệ thống kiểm soát nội bộ do ngời quản lý tổ chức và điều hành trên cơ sở cân nhắc giữa chi phí và lợi ích. Ngời quản lý không thể chấp nhận bất cứ phơng pháp kiểm soát nào nếu chi phí của nó quá cao so với lợi ích mang lại.
Chú ý rằng có một sự khác biệt trong việc diễn tả các mục tiêu kiểm soát nội bộ giữa Báo cáo COSO và chuẩn mực thực hành kiểm soát nội bộ của IIA. Theo chuẩn mực thực hành của IIA 300.05, thì:
- Các mục tiêu hàng đầu của kiểm soát nội bộ nhằm:
• Độ tin cậy và tính trung thực của thông tin.
• Tuân thủ các chính sách, kế toán, thủ tục, luật pháp và quy định.
• Bảo vệ tài sản.
• Việc hoàn tất các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động hoặc chơng trình .” Dễ thấy rằng đây chỉ là sự khác biệt trong việc sắp xếp các mục tiêu của kiểm soát nội bộ. Các mục tiêu bảo vệ tài sản, sử dụng hiệu quả và kinh tế các nguồn lực và hoàn tất các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động hoặc chơng trình theo chuẩn mực của IIA thực chất cũng bao hàm trong mục tiêu hiệu lực và hiệu quả các hoạt động của báo cáo COSO.
Hệ thống kiểm soỏt nội bộ thực chất là cỏc hoạt động, biện phỏp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chớnh sỏch và nỗ lực của mọi thành viờn trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đú hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiờu đặt ra một cỏch hợp lý. Núi cỏch khỏc, đõy là tập hợp tất cả những việc mà một cụng ty cần làm để cú được những điều muốn cú và trỏnh những điều muốn trỏnh. Hệ thống này khụng đo đếm kết quả dựa trờn cỏc con số tăng trưởng, mà chỉ giỏm sỏt nhõn viờn, chớnh sỏch, hệ thống, phũng ban của cụng ty đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ nguyờn cỏch làm đú, thỡ cú khả năng hoàn thành kế hoạch khụng. Ngoài ra, thiết lập được một hệ thống kiểm soỏt nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoỏt tài sản cụng ty