5. Thuyết minh và phụ lục:
3.2.2.2 Tổ chức kế toỏn xử lớ nghiệp vụ
a. Luõn chuyển chứng từ, xử lớ nghiệp vụ:
- Bộ phận bỏn hàng: Đay là bộ phận giao dich, đàm phỏn trực tiếp với khỏch hàng về cỏc điều kiện bỏn hàng, thanh toỏn, chiết khấu thương mại…nhận đặt hàng của khỏch hàng, lập “Lệnh bỏn hàng”
- Bộ phận tớn dụng: Kiểm tra và chấp thuận cỏc điều kiện bỏn chịu, điều kiện thanh toỏn cho khỏch hàng. Trong xử lớ xúa nợ phải thu, bộ phận này kiểm tra, xem xột chớnh sỏch nợ cho từng khỏch hàng, xỏc định dự phũng phải thu khú đũi cho doanh nghiệp.
- Bộ phận tài vụ: Trong nghiệp vụ xử lớ hàng bị trả lại hoặc giảm giỏ, bộ phận tài vụ là người chấp thuận cuối cựng cỏc chứng từ ghi nhận cỏc nghiệp vụ trờn. Loại nghiệp vụ này đũi hỏi cả hai bộ phận chức năng riờng biệt cựng tham gia xột duyệt vỡ chỳng là loại nghiệp vụ đũi hỏi phải được kiểm soỏt cẩn thận.
- Bụ phận kho hàng: Đõy là bộ phận quản lớ hàng trong kho
- Bộ phận gửi hàng: Cú nhiệm vụ chuyển hàng trực tiếp hoặc thuế cỏc đơn vị vận tải chuyển hàng cho khỏch hàng. Bộ phận này thường được phõn chia độc lập với bộ phận kho hàng để tăng cường tớnh kiểm soỏt nội bộ hàng tồn kho.
- Bộ phận nhận hàng: Trong xử lớ nghiệp vụ hàng bị trả lại, bộ phận này nhận hàng và kiểm tra hàng bị trả lại, ghi nhận chủng loại, số lượng nhận trờn phiếu nhập kho.
- Bộ phận lập húa đơn: Đõy là bộ phận lập chứng từ “Phiếu kế toỏn” làm căn cứ hạch toỏn nghiệp vụ.
- Bộ phận kế toỏn nợ phải thu: Ghi chộp sổ chi tiết phải thu khỏch hàng, lập “Bỏo cỏo nợ phải thu khỏch hàng” và “Bỏo cỏo phõn tớch khoản nợ phải thu theo thời hạn nợ”
- Bộ phận kế toỏn tổng hợp: Ghi chộp sổ cỏi và thực hiện lập bỏo cỏo tổng hợp - Bộ phận quĩ: Thu tiền, thực hiện cỏc thủ tục gửi vào ngõn hàng
b. Cỏc kiểu tổ chức theo dừi kế toỏn phải thu
Cú hai kiểu theo dừi phải thu khỏch hàng, hệ thồng chuyển số dư và hệ thống thanh toỏn theo húa đơn. Hai phương phỏp này chỉ khỏc nhau về chi tiết theo dừi phải thu, theo dừi thanh toỏn và bỏo cỏo phải thu khỏch hàng. Việc tổ chức này cú thể thực hiện bằng thủ cụng hoặc mỏy.
b.1 Hệ thống thanh toỏn theo húa đơn
Tổ chức theo hệ thống này, người mua sẽ thanh toỏn nợ đớch danh theo từng húa đơn bỏn hàng, cũn người bỏn theo dừi chi tiết cỏc khoản phải thu, đó thu, dư nợ chi tiết theo từng húa đơn chưa thanh toỏn. Như vậy, bỏo cỏo khỏch hàng sẽ liệt kế tất cả cỏc húa đơn chưa thanh toỏn tớnh đến thời điểm lập bỏo cỏo, phõn tớch chỳng theo thời hạn nợ.
Trường hợp số tiền thanh toỏn khụng khớp với số tiền theo từng húa đơn thỡ hệ thống sẽ tự động trừ vào số tiền thanh toỏn của một húa đơn nào đú (thường là húa đơn cũ nhất). Tuy nhiờn người bỏn thường đưa ra chớnh sỏch chiết khấu nhằm khuyến khớch khỏch hàng trả tiền chớnh xỏc theo từng húa đơn để tiệ cho việc theo dừi, đối chiếu.
Ưu: Việc xỏc định cỏc khoản chiết khấu thanh toỏn rừ ràng vỡ thanh toỏn theo từng húa đơn cụ thể
Nhược: Đũi hỏi chi phớ cao, mất nhiều thời gian vỡ theo dừi chi tiết theo từng húa đơn.
Tổ chức theo hệ thống này, khỏch hàng khụng thanh toỏn chớnh xỏc theo từng húa đơn mà dựa trờn tổng nợ của bỏo cỏo nợ phải thu khỏch hàng. Bỏo cỏo hàng thỏng trỡnh bày số dư đầu kỡ, số phỏt sinh trong kỡ, số dư cuối kỡ nhưng khụng chi tiết theo từng húa đơn
Uu: phương phỏp này khụng theo dừi chi tiết theo từng húa đơn nờn thớch hợp với những doanh nghiệp cú số lượng khỏch hàng lớn, mỗi khỏch hàng phỏt sinh mua nhiều lần, giỏ trị mỗi lần mua nhỏ.
Nhược:
c. Sổ kế toỏn:
- Thực hiện kế toỏn thủ cụng
- Thực hiện kế toỏn mỏy: Việc lưu trữ được thực hiện trờn cỏc tập tin dữ liệu. Khi cần bất cứ thụng tin liờn quan nào hệ thống sẽ lõý số liệu từ cỏc tập tin liờn quan, tớnh toỏn, tổng hợp, lập bỏo cỏo.
Trong kế toỏn mỏy, sổ kế toỏn cũng chỉ là một hỡnh thức kết xuất của hệ thống xử lớ dữ liệu. Nú chỉ cũn là chức năng lưu trữ bằng giấy tờ cỏc dữ liệu đó được xử lớ, khụng cũn cú chức năng xử lớ dữ liệu như kế toỏn thủ cụng. Vỡ vậy, chất lượng của hệ thống kế toỏn phụ thuộc nhiều vào việc tổ chức dữ liệu.
d. Bỏo cỏo kế toỏn:
Trong chu trỡnh bỏn hàng, bỏo cỏo được phõn thành 3 loại theo mục tiờu cung cấp thụng tin cho việc kiểm soỏt hoạt động xử lớ trong chu trỡnh, thụng tin theo nhu cầu người sử dụng nhằm phục vụ cỏc quyết định điều hành.
- Bỏo cỏo kiểm soỏt:
+ Ở mức độ kiểm soỏt tổng quỏt: Bỏo cỏo tổng doanh thu bỏn hàng, bỏo cỏo tổng hợp cỏc mó số húa đơn…
+ Ở mức độ kiểm soỏt chi tiết việc xử lớ: Bỏo cỏo liệt kờ tất cả cỏc húa đơn bỏn hàng, tất cả cỏc phiếu xuất kho, tất cả số tiền thanh toỏn… Mục đớch nhằm kiểm soỏt xem dữ liệu cú được cập nhật, xử lớ chớnh xỏc khụng
- Bỏo cỏo đặc biệt: Là cỏc bỏo cỏo được lập theo một yờu cầu nào đú của người sử dụng thụng tin để đưa ra cỏc quyết định kinh tế, tài chớnh.
+ Bỏo cỏo khỏch hàng: Đõy là bỏo cỏo cung cấp thụng tin liờn quan tới khỏch hàng thanh toỏn của doanh nghiệp. Bỏo cỏo này liệt kờ tất cả cỏc nghiệp vụ bỏn hàng của doanh nghiệp, khỏch hàng thanh toỏn, tổng số cũn nợ phải trả theo tổng số và theo từng khỏch hàng. Tỏc dụng của bỏo cỏo này dựng để đối chiếu người mua, phỏt hiện sai sút hoặc gian lận của xử lớ kế toỏn. Ngoài ra dựng để nhắc nợ người mua hoặc đề ra cỏc biệnk phỏp phự hợp để khuyến khớch người mua thanh toỏn sớm.
+ Bỏo cỏo phõn tớch khoản nợ phải thu theo thời hạn nợ: Thụng thường bỏo cỏo này được lập hàng thỏng nhằm mục đớch cung cấp thụng tin cho bộ phận kiểm soỏt tớn dụng để đỏnh giỏ về mức độ uy tớn trong thanh toỏn của khỏch hàng để cú biện phỏp đũi nợ hoặc đưa ra cỏc điều kiện tớn dụng phự hợp. Mặt khỏc là căn cứ để phõn tớch xỏc định nợ phải thu khú đũi.
+ Bỏo cỏo tiền thanh toỏn hay bảng kế thu tiền: Bỏo cỏo này cung cấp thụng tin về tổng số tiền khỏch hàng thanh toỏn nợ trong ngày. Bỏo cỏo này sẽ cung cấp số tổng kiểm soỏt tiền khỏch hàng thanh toỏn nợ trong ngày, ngăn chặn cỏc thất thoỏt và đối chiếu với số liệu ghi giảm trờn tài khoản khoản nợ phải thu khỏch hàng.
+ Bỏo cỏo phõn tớch bỏn hàng: Đõy là bỏo cỏo phõn tớch doanh thu bỏn hàng theo tiờu thức riờng như bỏo cỏo tớnh hỡnh doanh thu, giỏ vốn, lói gộp theo từng mặt hàng, từng khỏch hàng, từng địa điểm bỏn hàng…Cung cấp thụng tin cho ban quản lớ đỏnh giỏ lợi ớch kinh
doanh theo hàng húa, theo khỏch hàng, theo hiệu quả của chương trỡnh quảng cỏo, khuyến mại…
- Cỏc loại bỏo cỏo khỏc khụng liờn quan đến tỡnh hỡnh tài chớnh như tỡnh hỡnh thực hiện bỏn hàng của nhõn viờn bỏn hàng, thời gian thực hiện một hoạt động xử lớ đặt hàng (về thời gian trả lời khỏch hàng…), thời gian hoàn tất giao hàng…