Như đó trỡnh bày ở trờn, tổ chức quản lý NVL cũn tồn tại một số bất cập. Sự phõn chia quản lý cú sự khỏc nhau giữa bộ phận thống kế tổng kho với kế toỏn NVL, gõy nhiều khú khăn cho việc đối chiếu số liệu giữa thống kờ kho - kế toỏn - thủ kho. Để cú thể nõng cao được hiệu quả quản lý NVL cần cú sự phõn chia quản lý khoa học hơn so với cỏch phõn cụng cụng việc cũ.
Theo cỏch phõn cụng cũ: Bộ phận thống kế , thủ kho theo dừi vật tư về cỏc loại mặt hàng, cũn kế toỏn theo dừi vật tư theo kho, cỏc vật tư nằm ở cỏc kho và một kho thỡ cú nhiều loại vật tư khụng thống nhất cho kho CCDC và khao NVL. Điều này làm cho quỏ trỡnh đối chiếu số liệu trở nờn chồng chộo, kho khăn cho cả hai bờn mà khụng đem lại được hiệu quả về mặt quản lý. Do đú cần phõn cụng lại quảnlý của tổng kho và kế toỏn thống nhất khi theo dừi mặt hàng hoặc cựng theo dừi theo chỉ tiờu kho để đơn giản và nõng cao hiệu quả quản lý và đối chiếu số liệu.
VD: Gỗ keo ở cả kho gỗ thịt và kho gỗ dỏn Theo sự phõn cụng cũ:
Bộ phận kế toỏn: Chị Hường theo dừi kho gỗ thịt và gỗ dỏn
Bộ phận thủ kho: Anh Bỡnh theo dừi kho gỗ thịt, Chị Nhung theo dừi kho gỗ dỏn.
Bộ phận thống kờ : Chị Hằng theo dừi kho gỗ thịt, Chị Xuõn theo dừi kho gỗ dỏn
Theo sự phõn cụng như trờn thỡ khi đối chiếu số liệu vào cuối thỏng, Chị Hường phải đối chiếu số liệu với 2 thủ kho và 2 thủ kho. Như vậy rừ ràng quỏ trỡnh đối chiếu phức tạp gõy khú khăn và hạn chế trong phỏt hiện sai sút.
Theo em, cú thể phõn chia theo cỏch mới đú là: một kho chỉ bảo quản một loại vật tư, chuyển toàn bộ số NVl ở cỏc ko khỏc nhau về quản lý tập trung tại một kho. Theo như trường hợp trờn, chuyển gỗ lim về cựng một kho gỗ thịt, theo đú anh Bỡnh theo dừi kho gỗ thịt, chị Hằng theo dừi toàn bộ gỗ lim ở kho gỗ thịt, với cỏch phõn chia mới này, khi tiến hành đối chiếu số liệu chỉ cần chị Hường ( Kế toỏn ), chị Hằng ( thống kế thủ kho) và thủ kho gỗ thịt
đối chiếu với nhau. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian, cụng sức mà hiệu quả rất nhiều.Với cỏch quản lý như trờn, mỗi loại NVL được bảo quản trong cựng một kho, như vậy quỏ trỡnh theo dừi biến động của cỏc NVL sẽ chớnh xỏc, chặt chẽ và dễ dàng hơn.
Song trờn thực tế, để thực hiện được giải phỏp này khụng phải là đơn giản. Do Cụng ty cú nhiều kho, khối lượng NVl lớn, sự điều chuyển từ nhiều kho sang cựng 1 kho sẽ gặp nhiều khú khăn và tốn kộm. Và cần cú kho điều kiện về diện tớch và khụng gian đảm bảo tốt cho bảo quản NVL. Để thực hiện được như thế khụng thể tiến hành ngay mà cần cú thời gian để thay đổi, điều chuyển cỏc loại NVL.