2/ Hãy trình bày những yêu cầu mà đ/c đã đặt ra cho các nút tin trong quá trình truyền tin.
3.2/ Tóm tắt dữ liệu.
Từ những dữ liệu, những thông tin thô, cần phải xử lý, biến chúng thành các đại lượng bằng số trung bình, đồ thị, biểu đồ, bảng thống kê…Từ đó mới phân tích, lý giải và tìm ra TT khoa học cần cho việc ra QĐ.
Viện sĩ V.A Trapedonicep phân chia 3 cấp độ xử lý TT: Cấp 1: Thu thập các số liệu ban đầu.
Cấp 2: Phân nhóm và khái quát hoá các số liệu ban đầu theo những góc độ khác nhau để thu được những chỉ tiêu tổng hợp.
Cấp 3: Phân tích, chẩn đoán, dự báo => đảm bảo TT khoa học cần thiết cho việc ra QĐ quản lý.
4/ Phân phối TT.
Phân phối TT (truyền tin) là quá trình đưa đúng TT đến đúng người vào đúng lúc họ cần một cách nhanh chóng và chính xác. Nếu không phân phối TT đúng đối tượng thì xảy ra hai tình trạng đối cực: Ngập trong TT
không cần thiết và thiếu TT cần thiết.. Để phân phối TT chính xác, cần xác định đúng nhu cầu TT của từng nút trên ba mặt: Loại TT; số lượng TT; độ chính xác của TT. Lãnh đạo đòi hỏi TT toàn diện, có tính chất tổng hợp hơn (với các mức xử lý khác nhau); các nút chức năng
Việc phân phối TT không tốt dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu TT đều tai hại như nhau: Các cấp quản lý ra quyết định trong tình trạng không có được TT khoa học tốt nhất. * Công tác phân phối tin của người Hiệu trưởng gồm: 4.1 Phát tin:
- Truyền đạt TT của Hiệu trưởng cho cấp dưới (TT xuôi). -- Truyền TT của Hiệu trưởng lên cấp trên (TT ngược).
- Truyền TT đến các hệ ngang trong môi trường.
4.2. Nhận tin: - Nhận TT từ cấp dưới (ngược). - Nhận TT từ cấp trên (mệnh lệnh, chỉ thị…). - Nhận TT từ các hệ ngang trong môi trường.
* Các kênh truyền tin
Có 3 loại kênh chủ yếu trong nhà trường:
+ Kênh lời nói: Phổ biến, trao đổi, hội họp, chỉ đạo trực tiếp và nghe phản hồi…( TT xuôi, ngược)
+ Kênh chữ viết: Thông báo qua sổ sách, theo dõi qua các loại sổ sách, …(xuôi); báo cáo, thùng thư…(ngược).
+ Kênh "nghe- nhìn“ trực tiếp: Quan sát kiểm tra trực tiếp các HĐGD: Dự giờ, kiểm tra…(xuôi); phàn nàn, phản ánh…, nghe dư luận (ngược).
4.3 Yêu cầu của việc truyền tin.
Đều đặn, Nhanh chóng, chính xác ( hạn chế nhiễu tối đa). Trong quá trình truyền tin, cần chú ý một định lý có
* Định lý Shannon: - Gọi R là tốc độ phát tin của nguồn (B/s) ; C là thông lượng nhận tin của kênh (B/s). ĐL:
+ Nếu R ≤ C thì có thể tìm được một phương pháp mã hoá để sự truyền tin trong kênh có nhiễu với sai lầm nhỏ tuỳ ý.
+ R > C thì không tồn tại mã hiệu đảm bảo độ sai lầm của sự truyền tin nhỏ hơn một lượng (R – C).
=> Muốn truyền tin chính xác phải đảm bảo R ≤ C, tối ưu là R=C.
* Có thể kể ra một số biện pháp: Để giảm H
+ Đơn trị, dễ hiểu, ngắn gọn, súc tích; sử dụng biểu mẫu, đồ thị…sao cho đảm bảo nguyên tắc “lượng tin cực đại trong
bản tin có độ dài cực tiểu”.
+ Đổi mã: Bên cạnh mã chính có thể dùng thêm mã phụ ít bị nhiễu hơn ( Nhấn mạnh ý trong 1 phát biểu, sử dụng có hiệu quả hệ thống tín hiệu nhân tạo…).
+ Sử dụng nhiều kênh TT song song.
+ Phân cấp quản lý, phân cấp xử lý TT và phân phối TT theo nhu cầu của từng cấp QL, từng CBQL .
+ Hạn chế ra QĐ, mệnh lệnh. QĐ phải nhất quán, không mâu thuẫn.
+ Tổ chức đơn vị phù hợp với khả năng xử lý TT của cấp quản lý.
* Với nút tin Hiệu trưởng: Sử dụng thêm TT độ lệch: Hạn chế đưa các loại TT thô lên Hiệu trưởng; bản thân Hiệu trưởng phải xác định TT gì mình cần phải biết
và TT nào nên biết để có chiến lược thu nhận thích hợp. Hiệu trưởng chỉ xử lý những số liệu cốt yếu: Những TT về sự sai lệch so với kế hoạch gọi là TT độ lệch:
- Độ lệch cho phép ( Không cần điều chỉnh, mức cho phép phụ thuộc cấp QL).
-Độ lệch thực hiện (Điều chỉnh việc thực hiện, cấp Phó làm).
-Độ lệch kế hoạch (Điều chỉnh kế hoạch - Trưởng làm).
Tăng C.
+ Nâng cao năng lực nhận và xử lý thông tin của các nút tin ( kỹ năng, kỹ xảo, phương tiện, thủ thuật hỗ trợ…).
+ Tổ chức mạng thông tin chức năng.
+ Thay đổi cách nhận tin: chẳng hạn từ gián tiếp sang trực tiếp (Rút ngắn khoảng cách truyền tin).
•Khối lượng TT cần xử lý:
Gọi n là số phần tử của một hệ thống thì số mối quan hệ qua lại giữa chúng là m = n(n-1)/2 (m ~ n2). Lượng thông tin I tăng theo luỹ thừa bậc hai của m => I≅
n4. => Tinh giản bộ máy quản lý và các cấp quản lý trung
gian đến mức tối đa có thể. •Khả năng xử lý TT của người
Chức danh Xử lý TT (B/s) Đưa yêu cầu lên trên (B/s) Giám đốc 20-30
Quản đốc 10-15 0,8 – 1,2
Công nhân 2-3 0,4 - 0,6
Tuy nhiên người CBQL không thể sử dụng toàn bộ thời gian của mình để xử lý TT do cấp dưới đưa lên mà 90% thời gian để lo các nhiệm vụ chiến lược (chỉ 10% XLTT).
Vì vậy nguyên tắc phân cấp quản lý/xử lý TT:
+ Khả năng xử lý TT tối thiểu của cấp trên phải lớn hơn rất nhiều so với khả năng đề ra TT tối đa của tất cả các cấp dưới quyền.
+ Tỉ lệ thời gian dành để xử lý thông tin với thời gian đề ra yêu cầu ở cấp càng cao càng giảm. Bằng thực
nghiệm người ta cũng xác định một người có thể quản lý :
* 4-7 người dưới quyền khi họ làm những chức năng khác nhau (các cấp phó, các chuyên viên…).
* 13-20 người khi họ làm những chức năng vừa tương tự vừa đồng nhất (giảng dạy theo lối tiếp cận nhóm, dạy ngoại ngữ, hướng dẫn thực hành…).
* 21-40 người khi họ làm những công việc đồng nhất ( cho nên một giáo viên chỉ quản lý tốt một lớp học với sĩ số tối đa là 40).
=> Phân cấp quản lý / phân cấp xử lý TT là một đòi hỏi tất yếu, khách quan của quản lý.
5/ Lưu trữ thông tin.
Đây là khâu rất quan trọng vì nhiều loại TT được sử dụng lâu dài. Khâu này bao gồm các việc sau:
5.1/ Xác định loại TT cần lưu trữ.
5.3/ Tổ chức lưu trữ.
+ Cần xử lý sơ bộ TT trước khi đưa vào lưu trữ (xử lý ở mức độ cấp 1 và cấp 2).
+ Xây dựng ngân hàng thông tin nhằm giải quyết vấn đề sắp xếp thư mục thông tin sao cho khi cần thiết là tìm được ngay (Ngân hàng phân loại tiền để lưu trữ; khi lưu trữ TT cần tuân theo tiêu chí nào đó: Nguồn gốc TT (cấp trên, cấp dưới, môi trường) hoặc theo nội dung TT….
+ Sử dụng máy tính để lưu trữ và cung cấp TT khi cần tìm (đào tạo nhân viên biết sử dụng máy tính và biết sử dụng các phần mềm lưu trữ hồ sơ…).
III/ Các nguyên tắc xây dựng HTTT trường học Barnard nêu ra một số nguyên tắc sau:
1/ Các thành viên của tổ chức phải nắm được các kênh trao đổi TT và làm cho việc sử dụng các kênh liên lạc trở thành thói quen. Cố gắng tối đa để cố định các kênh liên lạc đó. (Không dùng chung các kênh cho các tổ chức) .
2/ Yêu cầu mỗi thành viên của tổ chức đều có một kênh liên lạc chính thức, rõ ràng với các nút tin có quan hệ, Tuỳ vị trí và yêu cầu cụ thể của từng nút mà quy định nó liên lạc trực tiếp hoặc vượt cấp với những nút nào.
3/ Khi đã xác định tầng nấc rồi thì truyền tin theo tầng nấc đó (không vượt cấp) để tránh sản sinh những TT trái ngược, đồng thời duy trì được uy quyền và chức trách của mỗi tầng
4/ Tuyến trao đổi TT được thiết lập trực tiếp, giảm bớt tầng nấc để tăng tốc độ truyền và tránh sai sót.
5/ Năng lực TT của mỗi nút tin (thu, xử lý, QĐ) phải tương xứng với chức vụ của họ.
6/ Khi tổ chức đang thực hiện chức năng của mình, tuyến trao đổi TT không được gián đoạn (quy định người tạm
quyền khi một nút tin quản lý nào đó vắng).
7/ Đảm bảo tính uy lực của mỗi TT: Đảm bảo TT đó là do vị trí ấy phát ra trong phạm vi quyền hạn của nó, giá trị của TT ấy vì vậy được mọi người công nhận. Mỗi quá
trình truyền tin phải diễn ra đúng người, đúng vị trí công việc và đúng thẩm quyền của người đó đối với TT.
IV/ Các bước xây dựng HTTT:
1/ Bước 1
+ Xác định chính xác, rõ ràng, đầy đủ nhiệm vụ của nhà trường ( Hệ thống).
+ Xác định chính xác mối quan hệ (công việc) giữa hệ thống và môi trường (Sở, PGD, các cơ quan chính quyền, các tổ chức XH, hội phụ huynh…).
+ Chia nhiệm vụ của hệ thống thành từng công việc cụ thể, nhỏ nhất có thể.
2/ Bước 2
+ Chia hệ thống thành các phân hệ nhỏ để đảm nhận các công việc đã được phân chia (không bỏ sót hoặc trùng lắp công việc đã phân tích trên).
Phải xác định rõ ràng công viêc của mình và của các cá nhân, bộ phận sao cho không có công việc nhỏ nào bị bỏ sót hoặc chồng chéo. Càng giảm bớt tầng nấc trung gian và giảm bộ phận (có thể được ) càng tốt.
+ Xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng cá
nhân/bộ phận ở tất cả các cấp của hệ thống sao cho chúng không chồng chéo hoặc bỏ sót chức năng, nhiệm vụ.
+ Xác định mối quan hệ làm việc giữa các phân hệ (cấp, cá nhân, bộ phận) sao cho các mối quan hệ ngang, dọc vận
hành thông suốt, không cản trở hoặc chồng chéo nhau; đảm bảo tính nhất thể của hệ thống. Đó là cơ sở để có thông tin kịp thời, chính xác cho các nút tin.
3/ Bước 3
+ Xác định nhu cầu TT của tùng nút tin trong hệ thống và
nội dung thông tin cụ thể cho từng nút tin: Các loại TT cần phải thu thập, thu thập từ nguồn nào, biểu thị TT thu thập được dưới dạng như thế nào, thu vào lúc nào, xử lý TT thu được như thế nào…
+ Quy định nút tin nào phải thu thập TT ấy ứng với chức năng chuyên môn của mình để có TT đáng tin cậy.
+ Xác định rõ cho từng nút tin mức độ yêu cầu về việc xử lý TT đối với từng loại TT hoặc có thể yêu cầu họ ra các dự án QĐ với từng thông số (mặt, nội dung) quản lý.
+ Xác định mối liên hệ TT giữa các nút: Thông tin đã được thu thập thì loại TT nào cần truyền cho nút nào, trên kênh TT nào, TT có dạng thế nào? (thô?; xử lý cấp 1,2,3?; tính
+ Xác định chu kỳ truyền các loại TT giữa các nút tin : Trong từng chu kỳ quản lý (ngày, tuần, tháng, HK, năm học) thì những nút tin nào phải có trao đổi TT với nhau về những loại TT gì? vào thời điểm nào?, trên kênh nào?, dạng TT thế nào?...
Thực tế, hoạt động của HTTT nhà trường diễn ra theo hai phương thức chính:
*Kiểu mô hình TT chuyên trách
(Có một vài CB, GV chuyên trách thu thập, xử lý một số dòng tin nhất định). Ở mô hình này phần lớn
dòng TT ngược về tình hình thực hiện đều do mạng lưới chuyên trách cung cấp cho HT, các nút tin trung gian ( tổ trưởng,GVCN...) làm chức năng liên hệ xuôi là chính.
* Kiểu mô hình TT kiêm nhiệm
Có đặc điểm là các cấp trung gian ngoài công tác
chuyên môn phải kiêm nhiệm thêm công tác TT với các nút tin khác. Ở mô hình này, nhờ việc phân cấp TT, HTrưởng chỉ thu nhận những TT đã qua xử lý chế biến nên có điều kiện thực hiện tốt công việc kiểm tra lại. Thông thường hai mô hình này được sử dụng kết hợp và bổ sung cho nhau. Để đảm bảo sự vận động TT nhịp nhàng trong hệ thống thông tin nhà trùong, người Hiệu trưởng cần phân tích các công việc mà mình phải làm trong từng chu kỳ quản lý, mối quan hệ giữa các nút tin khi thực hiện từng công việc đó và nhịp vận động TT trong từng chu kỳ QL khi thực hiện các công việc đó.