Theo yêu cầu của nhà đầu tư về thời gian hoàn thành công trình, phòng kế hoạch dựa trên đó và biện pháp thi công của mình xây dựng tiến độ thi công phù hợp để đảm bảo công trình đúng thời hạn.
Hiện nay, ở Công ty xây dựng số 1, tiến độ thi công được lập theo sơ đồ ngang hoặc theo sơ đồ găng, điều này giúp cho cán bộ thực hiện công tác quản lý về tổ chức thi công nắm rõ tiến độ thực hiện xây lắp công trình, kết hợp với khối lượng công việc được lập kế hoạch cụ thể cho từng giai đoạn và trình tự thực hiện xây lắp công trình, kết hợp với khối lượng công
việc được lập theo kế hoạch cụ thể cho từng giai đoạn và trình tự thực hiện công tác thi công rõ ràng sẽ tạo nên chỉ tiêu tiến độ thi công có lợi thế cạnh tranh lớn mà khi xét thầu chủ đầu tư rất quan tâm. Các kỹ sư sẽ lập biện pháp đảm bảo tiến độ thi công dựa trên cơ sở bảo đảm các yếu tố sau:
- Xác định rõ mục tiêu cần đạt được, nội dung công việc, phân giao trách nhiệm rõ ràng tới từng người từ cấp chỉ huy tới người công nhân thực hiện.
- Tổ chức công việc một cách hợp lý, ăn khớp nhịp nhàng, dự trù và ước tính một cách chính xác các nguồn nhân lực, các nguồn cung ứng nguyên vật liệu. Bố trí tổng mặt bằng thi công một cách hợp lý từ giao thông đi lại, hướng dịch chuyển theo phương ngang và phương dọc tránh chồng chéo.
- Nắm chắc công nghệ thi công từng công việc, lựa chọn thiết bị thi công phù hợp. Nắm rõ mức độ lao động, định mức vật liệu để có kế hoạch cung ứng vật liệu kịp thời, bố trí tập kết vật tư, dự trù phù hợp với tiến độ thi công.
- Lập kế hoạch, tiến độ thi công chi tiết cho từng hạng mục công trình trên cơ sở đó lập tiến độ thi công từng tháng, từng tuần, từng ngày theo tiến độ đường găng hoặc sơ đồ ngang. Trên cơ sở đó có kế hoạch chỉ đạo, điều phối nhịp nhàng các công việc ràng buộc, phụ thuộc.
- Kiểm tra giám sát từng công tác chất lượng từng công việc, từng giai đoạn, tránh sai sót xảy ra theo phương châm phòng hơn chống, coi công việc tiếp theo là cở sở để nghiệm thu công việc trước thi công đảm bảo an toàn cho người lao động, thiết bị và công trình.
- Tổ chức bàn giao hàng ngày với các đội, từng tuần với chủ đầu tư, tư vấn nhằm đảm bảo duy trì tiến độ đề ra.
Ngoài những nhân tố chủ quan thuộc Công ty đã kể trên, còn có những nhân tố khách quan ảnh hưởng tới khả năng thắng thầu, khả năng cạnh tranh của Công ty.
2.5.1. Môi trường pháp lý
Đây là yếu tố khách quan tác động đến toàn bộ nền kinh tế nói chung và hoạt động đấu thầu nói riêng. Môi trường pháp lý ảnh hưởng đến hoạt động đấu thầu bao gồm các quy định về đấu thầu, các nghị định và thông tư hướng dẫn hoạt động đấu thầu. Một môi trường pháp lý rõ ràng, minh bạch, phù hợp với thực tế sẽ có hiệu quả cao và là động lực thúc đẩy các doanh nghiệp đặc biệt là các nhà thầu phát triển. Ngược lại môi trường pháp lý không rõ ràng, chồng chéo, không phù hợp sẽ gây khó khăn cho các nhà thầu và làm giảm hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp nay. Ngày nay môi trường pháp lý cũng đã được ổn định, phù hợp với nền kinh tế thể hiện ở việc ra đời Luật đấu thầu và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 04 năm 2006, vì vậy đã thúc đẩy hoạt động của nền kinh tế nói chung và hoạt động của các Công ty xây dựng nói riêng, trong đó có Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội.
2.5.2. Đối thủ cạnh tranh
Ngày nay trên thị trường xây dựng Việt Nam hàng năm có rất nhiều Công ty, doanh nghiệp xây dựng được thành lập, cùng với đó là sự lớn mạnh và phát triển của các công ty lâu năm và các doanh nghiệp nước ngoài thâm nhập vào thị trường xây dựng Việt Nam. Điều này, gây ra rất nhiều khó khăn và thách thức cho các doanh nghiệp xây dựng, trong đó có Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội.
Chủ đầu tư là đơn vị được giao trách nhiệm quản lý và thực hiện dự án, trong đó có việc lựa chọn nhà thầu, Chủ đầu tư có thể tự thực hiện đấu thầu hay thuê một cơ quan chuyên môn có đủ tư cách pháp lý và năng lực để thực hiện đấu thầu thay mình. Do vậy, Chủ đầu tư có một ảnh hưởng rất lớn tới các nhà thầu trong bối cảnh nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt giữa các công ty, các doanh nghiệp cùng ngành, các chủ đầu tư ngày càng yêu cầu khắt khe hơn về chất lượng cũng như yêu cầu về chất lượng và kỹ thuật, tính an toàn của dự án. Các nhà thầu như cùng chạy đua trong việc vừa cải tiến kỹ thuật của minh, vừa đẩy nhanh tiến độ thi công nhưng lại phải đảm bảo giá cả hợp lý. Nhà thầu nào tạo được uy tín của mình trước chủ đầu tư là một lợi thế, đặc biệt trong trường hợp chủ đầu tư chỉ định thầu. Do vậy, có thể nói chủ đầu tư có một vai trò quan trọng trong việc lựa chọn được một nhà thầu xứng đáng với yêu cầu mà gói thầu đặt ra.
2.5.4. Ngân hàng và các tổ chức tín dụng
Các công trình xây dựng cơ bản như ta đã biết đều là các dự án đòi hỏi nguồn vốn lớn mà các công ty thường không thể đáp ứng được, nhất là khi không phải Công ty chỉ thực hiện một dự án mà rất nhiều dự án cùng thực hiện song song, rải rác khắp nơi. Do vậy, nhà thầu phải phụ thuộc nhiều vào các ngân hang và các tổ chức tín dụng trong việc cung ứng vốn thực hiện dự án. Mặt khác, không phải lức nào cũng huy động vốn đủ và kịp thời, nên việc chậm tiến độ thi công do chậm cung ứng vốn hoặc giải ngân vốn của các tổ chức tài chính này, điều đó không chỉ gây mất uy tín cho Công ty mà còn tăng thêm một khoản chi phí phát sinh do kéo dài thời gian thực hiện dự án. Do đó, các tổ chức tín dụng và ngân hàng có ảnh hưởng quan trọng đến khả năng thực hiện dự án đó.
Với chức năng, nhiệm vụ của mình, Phòng đấu thầu của Công ty đã tham gia dự thầu với nhiều công trình lớn nhỏ khác nhau, song với một gói thầu nào thì quy trình tham dự thầu cũng là những công việc hết sức logic, đảm bảo cho công việc được tiến hành một cách thông suốt và đạt hiệu quả cao.
Hình 1.2 : Quy trình tham dự thầu của Công ty Lập thông tin chung: Năng lực, kinh nghiệm… Lập các yêu cầu đáp ứng của Hồ sơ dự thầu
Giải đáp các vấn đề liên quan đến hồ sơ dự thầu trong thời gian chấm thầu Khách hàng, chủ đầu tư, Ban A
Mua Hồ sơ mời thầu Nhận yêu cầu của khách hàng
Kiểm tra kế hoạch khả thi Lập kế hoạch làm Hồ sơ dự thầu
Lập Hồ sơ dự thầu theo kế hoạch
Lập biện pháp thi công, tiến độ công trình
Lập bảng giá dự thầu Báo cáo kết quả khảo sát
Khảo sát hiện trường Xem xét sơ bộ Hồ sơ mời thầu
Phòng Kinh tế thị trường Công ty kiểm tra Hồ sơ
Hoàn thiện, phôtô, đóng gói
3.1. Nhận yêu cầu của khách hàng
Cán bộ dự án tìm hiểu thông tin trên báo chí, qua mối quan hệ… về Ban Quản lý chuẩn bị tổ chức mời các nhà thầu tham gia một dự án. Sau khi ghi vào “ Phiếu nhận yêu cầu của khách hàng” và căn cứ theo phân cấp sẽ do Đơn vị hoặc Phòng Kinh tế thị trường hoặc Phòng kế hoạch đầu tư của Công ty tổ chức họp xem xét cùng Lãnh đạo ra quyết định tham gia dự án nào. Sau khi đã quyết định tham gia một dự án nào đó, Công ty sẽ căn cử cán bộ di mua Hồ sơ mời thầu.
3.2. Xem xét sơ bộ Hồ sơ mời thầu và lập kế hoạch làm Hồ sơ dự thầu
Trưởng dự án và cán bộ dự án tập trung xem xét sơ bộ các yêu cầu của Hồ sơ mời thầu. Đưa ra những thông tin chính của Hồ sơ như: thông tin về dự án.
Sau khi đã xem xét sơ bộ, tiến hành lập kế hoạch làm Hồ sơ dự thầu. Công việc cụ thể như sau:
- Phân công số cán bộ làm Hồ sơ dự thầu, nhiệm vụ cụ thể cho từng cán bộ.
- Phân công cán bộ, thời gian, mục đích đi khảo sát hiện trường
- Lập biện pháp thi công : Lập tất cả các yêu cầu lỹ thuật liên quan đến quá trình thi công theo các quy phạm ngành.
- Lập hồ sơ nhân lực phục vụ thi công: Đội trưởng, đội phó, giám sát kỹ thuật…
- Lập tiến độ thi công
Để kế hoạch được thực hiện một cách suôn sẻ, tốt đẹp, không vướng mắc, khó khăn nhiều người, ta tiến hành kiểm tra kế hoạch khả thi, rà soát lại các bước trên và báo cáo tất cả các kết quả thu nhận được của đợt đi khảo sát với cấp trên.
3.3. Lập Hồ sơ dự thầu
Căn cứ vào kế hoạch đã lập, cán bộ Phòng Kinh tế thị truờng tiến hành lập Hồ sơ dự thầu:
- Lập các thông tin chung về Nhà thầu: Hồ sơ năng lực, Hồ sơ kinh nghiệm…
- Bóc tách bản vẽ để đưa ra khối lượng của từng hạng mục trong hồ sơ. - Lập biện pháp thi công, hồ sơ nhân lực và tiến độ thực hiện công trình.
- Lập bảng giá dự thầu: Đơn giá chi tiết, Đơn giá tổng hợp. - Lập các hồ sơ khác theo yêu cầu trong Hồ sơ mời thầu.
Hồ sơ dự thầu được lập xong, Phòng Kinh tế thị trường của Công ty kết hợp với đơn vị trực tiếp lập Hồ sơ dự thầu có nhiệm vụ rà soát lại toàn bộ các bước thực hiện ở trên.
3.4. Trình duyệt, hoàn thiện, phôtô, đóng gói và nộp Hồ sơ dự thầu
Lãnh đạo chủ yếu là duyệt giá bỏ thầu, từ đó quyết định giảm giá bao nhiêu % trong Thư giảm giá để khả năng trúng thầu là lớn nhất.
Sau khi được Phòng Kinh tế thị trường kiểm tra chỉnh sửa, lãnh đạo duyệt, cán bộ tiến hành hoàn thiện lần cuối trước khi cho phôtô, đóng gói theo đúng yêu cầu của Hồ sơ mời thầu.
Trưởng dự án và cán bộ dự án được uỷ quyền đi nộp Hồ sơ dự thầu theo đúng thời gian, địa điểm. Dự lễ mở thầu và phải trình Biên bản nộp thầu và biên bản mở thầu cho lãnh đạo.
3.5. Thương thảo và ký kết hợp đồng
Sau khi có kết quả chấm thầu, các bước công việc được tiến hành tiếp theo:
- Nếu chủ đầu tư thông báo trượt thầu: Phòng Kinh tế thị trường có trách nhiệm trình lãnh đạo xem xét và lưu lại trong Hồ sơ dự thầu.
- Nếu chủ đầu tư thông báo trúng thầu : Phòng Kinh tế thị trường có trách nhiệm trình lãnh đạo xem xét và ra quyết định. Rồi giao thông báo trúng thầu, Biên bản khảo sát hiện trường, Hồ sơ dự thầu cho Phòng Kế hoạch đầu tư cập nhật, xem xét và thay mặt Công ty đi thương thảo và ký kết hợp đồng với chủ đầu tư.
4. Ví dụ dự án nhà ở cao tầng cho thuê 2. 6 No Láng Hạ-Thanh Xuân- Hà Nội
Gói thầu “ Xây dựng nhà ở cho thuê hai bên đường Láng Hạ - Thanh xuân Hà Nội” là gói thầu phù hợp với xu hướng phát triển của đất nước đáp ứng nhu cầu về nhà ở của người dân, công ty đã tham dự và đã trúng thầu. Đây là gói thầu phù hợp với năng lực và kinh nghiệm của Công ty.
Thông tin bên mời thầu : Sở Kế hoạch và đầu tư Hà Nội (số 17, phố
Trần Nguyên Hãn, Hà Nội ).
Thông tin về thời gian mua hồ sơ mời thầu, nộp hồ sơ dự thầu và mở
thầu
Thời gian đăng ký và mua hồ sơ : Từ ngày 22/12/2004 đến 30/12/2004 ( trừ ngày thứ 7 và chủ nhật ).
Địa điểm mua hồ sơ : Phòng tổ chức hành chính ( tầng 4) - Sở Kế hoạch và đầu tư Hà Nội ( số 17, phố Trần Nguyên Hãn, Hà Nội ).
Giá bán hồ sơ : 500.000 đồng / hồ sơ ( Năm trăm ngàn đồng / một bộ hồ sơ). Thời gian nộp hồ sơ dự thầu : Trong 3 ngày 26, 27, 28 tháng 01 năm 2004. Kết thúc vào hồi 17h ngày 28/01/2004.
4.1. Thông tin về gói thầu
Phòng kinh tế thị trường của Công ty qua các phương tiện thông tin đã biết đến gói thầu. Phòng tiến hành thu thập và tìm kiếm các thông tin liên quan đến gói thầu, sau đó đã trình lãnh đạo Công ty xem xét. Lãnh đạo Công ty sau khi đã thống nhất và đi đến quyết định tham gia dự thầu gói thầu.
Công ty cử cán bộ Phòng Kinh tế thị trường mua Hồ sơ mời thầu, và nghiên cứu sâu hơn về gói thầu
Dự án xây dựng nhà ở cho thuê hai bên đường Láng Hạ - Thanh Xuân – Hà
Nội ( xây dựng chung cư cho thuê )
Quy mô dự án : Tổng diện tích khu vực quy hoạch là 94,3710 ha
Tổng diện tích đất :4.471 m2. Mật độ xây dựng : 60 % . Hệ số sử dụng đất : 4,32. Tầng cao trung bình : 7,2 tầng
Vị trí : Khu vực quy hoạch thuộc địa bàn phường Nhân Chính – Thanh Xuân
Hà Nội và Phường Trung Hoà - Cầu Giấy.
Ranh giới : Phía Đông _ Nam : giáp khu vực dân cư Phường Nhân Chính và
Phường Thanh Xuân Bắc - Quận Thanh Xuân – Hà Nội. Phía Tây _ Nam : Giáp đường vành đai 3. Phía Tây _ Bắc : Giáp khu đất ruộng và khu dân cư phường Trung Hoà - Quận Cầu Giấy – Hà Nội. Phía Đông _ Bắc : Giáp sông Tô Lịch và đường vành đai 2.
4.2. Lập Hồ sơ dự thầu
Danh mục Hồ sơ dự thầu bao gồm : - Đơn dự thầu;
- Bảo lãnh dự thầu; - Bảng giá dự thầu;
- Bảng kê xác nhận đủ các thành phần của Hồ sơ mời thầu; - Thông tin về tư cách pháp nhân, năng lực, kinh nghiệm; - Tổ chức công trường và các giải pháp kỹ thuật;
- Bảng kê liên danh, Bảng kê các nhà thầu phụ, cam kết vật tư. Ta xem xét Hồ sơ dự thầu của gói thầu theo 3 nhóm nội dung chính sau:
•Nội dung hành chính, pháp lý
4.2.1. Nội dung hành chính, pháp lý
Đây là nội dung mang tính thủ tục, nhưng nó là điều kiện và là yếu tố bắt buộc đối với các nhà thầu khi tham dự thầu.
Nội dung này bao gồm : Đơn dự thầu, Bảo lãnh dự thầu, Bảng kê xác
nhận đã đủ các thành phần của Hồ sơ mời thầu, Bảng kê liên danh, Bảng kê các nhà thầu phụ, Giấy đảm bảo cung cấp vốn tín dung của Ngân hàng.
4.2.2. Nội dung kỹ thuật
Trước hết Công ty đưa ra bảng mô tả năng lực kỹ thuật ( gồm năng lực nhân sự, năng lực tài chính và năng lực máy móc thiết bị). Sau đó trình bày về các biện pháp kỹ thuật thực hiện gói thầu qua nội dung “ Tổ chức công trường và các giải pháp kỹ thuật”. Đây là nội dung khá phức tạp, có thể tóm tắt ngắng gọn như sau:
4.2.2.1. Đặc tính kỹ thuật, chất lượng, vật tư và vật liệu xây dựng.
Nhà thầu cam kết tất cả các loại vật liệu xây dựng, vật liệu liên quan đều tuân theo những tiêu chuẩn kỹ thuật, các quy chuẩn quy phạm có liên quan ứng với từng loại vật liệu. Đồng thời, tất cả các loại vật liệu sẽ được nhà thầu vận chuyển đến công trường sớm để có thể lấy mẫu và kiểm tra khi cần thiết.