II. Phơng hớng và giải pháp hoàn thiện hoạch toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Long Dũng.
2. Hoàn thiện công tác thu mua nguyên vật liệu.
Phòng Kinh doanh với t cách là ngời lập chứng từ, cùng bộ phận kho, kế toán dễ dàng thực hiện việc kiểm tra đối chiếu các số liệu liên quan với nhau, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu định mức chi phí, định mức sản xuất của từng loại một cách chặt chẽ nhất. Trên cơ sở áp dụng rộng rãi hệ thống danh điểm, tính chặt chẽ, hiệu quả công tác quản lý cũng đợc nâng cao lên.
Chất lợng sản phẩm phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, trong đó chất lợng vật liệu đóng vai trò rất quan trọng. Tổ chức thu mua, vận chuyển, bảo quản ... có ảnh hởng không nhỏ đến chi phí vật liệu, chất lợng vật liệu, từ đó có ảnh hởng sâu sắc tới chất lợng và giá thành sản phẩm.
ở Công ty TNHH Long Dũng, ở khâu tổ chức kho tàng đã làm tốt, nhng ở khâu thu mua vật liệu, khi thu mua vật liệu, trong trờng hợp thiếu vật liệu cho sản xuất, cán bộ thu mua vật liệu thờng mua với giá trị vật liệu nhỏ và nguồn cung cấp là các tổ chức kinh doanh độc lập nên khi mua thì phần giá trị mua đó không đợc khấu trừ thuế GTGT, nên tôi xin đa ra đề xuất là các loại, thứ vật liệu ít sử dụng cho sản xuất sản phẩm thì kế toán Công ty vẫn nên tổ chức thu mua với khối lợng nhất định ở các đơn vị bán có tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ trên cơ sở định mức, dự trù vật t cho sản xuất sản phẩm và kế hoạch
thu mua vật liệu để giá trị mua vật liệu này đợc khấu trừ thuế GTGT. Điều này góp phần làm giảm đợc chi phí sản xuất cho sản xuất sản phẩm.
Chi phí công tác phí cho cán bộ thu mua thì ở Công ty hoạch toán vào TK 6428 là không phản ánh đúng trị giá thực tế của vật liệu nhập kho. Vậy, kế toán Công ty nên hoạch toán chi phí này vào giá thực tế của vật liệu nhập kho ( hoạch toán vào TK 1521, 1522 ) để phân bổ chi phí đó cho từng thứ, từng loại, từng đơn vị tính NVL theo tiêu thức phân bổ phù hợp nhất.
Chi phí vận chuyển, bốc dỡ khi thu mua vật liệu thì kế toán Công ty cũng không hoạch toán vào giá thực tế của NVL nhập kho, mà hoạch toán sang TK 6278 là không phản ánh đúng trị giá thực tế của vật liệu nhập kho. Và ý kiến ở đây cũng là đa chi phí này vào trị giá của vật liệu và phân bổ theo tiêu thức phù hợp. Và ý kiến đa ra là có thể kế toán Công ty nên phân bổ các chi phí này theo tiêu thức phân bổ theo trọng lợng của vật liệu mua nhập kho ( hoặc có thể theo tiêu thức trị giá vật liệu nhập kho) để phản ánh đúng giá thành sản xuất sản phẩm nhập kho.
3. Hoàn thiện công tác lập dự phòng cho các TK hàng tồn kho:
Do sản xuất chủ yếu theo các đơn đặt hàng nên khối lợng NVL của Công ty TNHH Long Dũng biến động trong tháng rất lớn, giá trị có thể lên đến hàng chục tỷ đồng. Mặt khác giá mua NVL lại biến động thờng xuyên, lên xuống thất thờng do đó chỉ cần một sự thay đổi nhỏ về giá cả NVL trên thị trờng cũng ảnh hởng rất lớn tới quá trình sản xuất của Công ty. Vì vậy, việc lập dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho đối với Công ty là rất quan trọng, tuy nhiên hiện nay Công ty vẫn cha tiến hành lập dự phòng do đó Công ty cần có sự quan tâm hơn nữa đối với công tác này.
* Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ đợc lập vào cuối niên độ kế toán trớc khi lập báo cáo tài chính, sau khi đã tiến hành kiểm kê đánh giá lại giá trị NVL.
- Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính cho tổng thể vật t sản phẩm hàng hoá tồn kho.
- Không đợc lấy phần tăng giá của vật liệu, hàng hoá này để bù đắp cho phần giảm giá của vật liệu hàng hoá khác.
- Để đợc lập dự phòng giảm giá thì NVL phải có các điều kiện sau:
- NVL là những vật t tồn kho tại thời điểm lập cáo cáo TC, có giá thị trờng thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán.
- NVL thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp
- Có chứng từ, hoá đơn hợp lý, hợp lệ chứng minh giá vốn tồn kho. • Phơng pháp xác định mức dự phòng giảm giá HTK:
Mức dự phòng cần lập năm tới cho hàng tồn kho i = Số lợng hàng tồn kho i cuối niên độ x mức giảm giá của hàng tồn kho i
* Tài khoản đợc sử dụng để hoạch toán là TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Kết cấu của tài khoản nh sau:
- Bên nợ: Hàng nhập dự phòng giảm giá - Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá
- D có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có. * Phơng pháp hoạch toán dự phòng.
- Cuối niên độ kế toán:
- Hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trớc: Nợ TK 159
Có TK 721 Số dự phòng đã lập năm trớc - Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới
Nợ TK 642 (6426)
Có TK 159 Số dự phòng cần lập
- Trong kỳ nếu NVL đã lập dự phòng đa vào sản xuất và bán, kế toán tiến hành hoàn nhập dự phòng và đa NVL vào chi phí.
Nợ TK 159: Số dự phòng đã trích lập
Nợ TK 621, 627, 642: Giá trị NVL tại thời điểm đa vào sử dụng Có TK 152: Giá trị gốc của NVL
4. Hoàn thiện công tác tính giá xuất kho NVL:
ở các Doanh nghiệp sản xuất có quy mô vừa, đặc điểm về hoạt động sản xuất - kinh doanh phức tạp thờng sử dụng giá hoạch toán để kế toán chi tiết vật liệu vì có nhiều u điểm:
Kế toán vật liệu ở Công ty TNHH Long Dũng tính giá xuất kho vật liệu theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhng có độ chính xác không cao... Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh h- ởng đến công tác quyết toán nói chung. Do đó để phản ánh đúng trị giá thực tế của vật liệu xuất kho và tính đúng giá thành sản phẩm sản xuất thì kế toán Công ty phải xem xét, nghiên cứu xem áp dụng phơng pháp tính giá nào khác cho việc xuất vật liệu cho sản xuất trên cơ sở thu thập thông tin về giá cả NVL trên thị trờng về tình hình biến động tăng, giảm nh thế nào. Theo tôi, ý kiến đợc đa ra là nếu Công ty có thể xây dựng đợc hệ thống giá hoạch toán phù hợp để hạn chế những sai lệch khi bình quân hoá giá cả của các mặt hàng và giảm nhẹ khối lợng công việc ghi chép kế toán chi tiết vật liệu và giảm nhẹ khối lợng công việc hoạch toán nghiệp vụ ở kho (để kết hợp với việc lập sổ và theo dõi từng danh điểm vật liệu vì khối lợng các nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu ở Công ty hàng ngày nhiều), mặt khác cuối tháng tính ngay đợc trị giá vốn của toàn bộ l- ợng vật liệu xuất kho, nhng nếu nh giá hoạch toán xây dựng của Công ty không hợp lý thì sẽ không phản ánh đúng đắn đợc trị giá vốn của vật liệu xuất kho và mỗi lần nhập - xuất kho bắt buộc kế toán phải tính trị giá hoạch toán của vật liệu nhập - xuất để ghi vào một bảng kê theo giá hoạch toán. Cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hoạch toán sang giá thực tế theo công thức:
Giá thực tế VL xuất dùng
(hoặc tồn kho cuối tháng(kỳ))
=
Giá hoạch toán VL xuất dùng (hoặc tồn kho cuối tháng(kỳ)) x Hệ số giá vật liệu -88-
Hệ số giá vật liệu =
Giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ(tháng) và nhập trong kỳ(tháng)
Giá hoạch toán VL tồn kho đầu kỳ(tháng) và nhập trongkỳ(tháng)
5. Hoàn thiện giải pháp xử lý số phế liệu phát sinh ở Công ty:
Quản lý phế liệu không chỉ có tác dụng thực hiện việc quản lý chặt chẽ chống thất thoát vật t, tiền vốn của Công ty mà còn có tác dụng kiểm tra, giám sát quá trình sản xuất ở các phân xởng trong Công ty.
Phế liệu phát sinh gồm có hai bộ phận với nội dung khác nhau. Phần phế liệu trong kế hoạch là phần phát sinh một cách tự nhiên do đặc thù của phơng thức sản xuất, công nghệ sản xuất. Phần phế liệu này đợc cán bộ kỹ thuật có thể dễ dàng tính toán đợc và xác định trong khoản chi phí phế liệu kế hoạch.
Bên cạnh đó, phần phế liệu phát sinh ngoài kế hoạch lại có một ý nghĩa khác trong công tác quản lý. Số phế liệu phát sinh lớn hơn lợng phế liệu phát sinh theo kế hoạch phải đợc các nhà quản trị Công ty trú trọng. Lợng phế liệu phát sinh có thể do nhiều lý do nh: Do trình độ công nghệ sản xuất, máy móc, thiết bị, do trình độ của công nhân, do chất lợng của vật liệu... Các nhà quản trị Công ty phải nắm bắt đợc nguyên nhân chính làm phát sinh khoản phế liệu này để từ đó có những giải pháp quản lý kịp thời. Hàng tháng, lợng phế liệu của Công ty thu hồi nhập kho có giá trị khá lớn. Do đó, cuối tháng tại các phân x- ởng các nhân viên kế toán, cán bộ kỹ thuật, cán bộ phòng kinh doanh phải xuống để thu hồi, kiểm tra, tính toán lợng phế liệu phát sinh trong tháng. Trên cơ sở kiểm tra, các bộ kỹ thuật phải xác định đợc số phế liệu thu hồi này có còn sử dụng đợc hay không, đồng thời tính toán xem lợng phế liệu thu hồi so với định mức phế liệu kế hoạch có phù hợp không và cùng các cán bộ phòng kinh doanh và các tổ sản xuất, phân xởng để tìm ra nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý.
+ Nếu số phế liệu này còn có thể tiếp tục sử dung đợc thì nên xử lý theo h- ớng nhập lại kho NVL, kế toán định khoản theo bút toán:
Nợ TK 152 (chi tiết): Trị giá phế liệu thực nhập kho. Có TK 621, 627... : Trị giá phế liệu.
Với giá trị ghi sổ theo giá ớc tính trong quyết định xử lý của hội đồng đánh giá ở Công ty.
+ Phế liệu không tái sử dụng lại đợc thì có thể nhập kho NVL và phản ánh nh bút toán trên để chờ bán hay có thể không nhập kho và tổ chức tiêu thụ.
- Với phế liệu vợt ngoài kế hoạch:
Các đối tợng liên quan phải xác định đợc nguyên nhân chính và kiến nghị lên lãnh đạo Công ty để có các biện pháp xử lý kịp thời.
6. Hoàn thiện việc tăng cờng công tác quản lý vật liệu để nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu ở Công ty:
*Lập định mức dự trữ cho một số NVL có tần suất sử dụng cao:
Do thị trờng giá cả không ổn định, nên việc lập kế hoạch định mức dự trữ NVL ở Công ty là cần thiết. Nó không những đảm bảo sự chủ động trong hoạt động sản xuất của Công ty, mà còn tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cho dự trữ NVL.
Tuy nhiên, do đặc điểm NVL xuất phát từ sự đa dạng về chủng loại, tần suất nhập - xuất không đều giữa mỗi loại. Nên để tránh ứ đọng vốn, Công ty nên lập định mức dự trữ cho một số NVL có tần suất sử dụng cao một cách hợp lý, khoa học đảm bảo không làm gián đoạn quá trình sản xuất và đồng thời cũng không bị ứ đọng vốn. Những trờng hợp này có thể đợc nhận biết dễ dàng thông qua kinh nghiệm của những ngời trực tiếp sản xuất, hoặc thông qua những hợp đồng cùng tháng năm trớc và tháng vừa qua.
*Thờng xuyên nắm bắt thông tin về số tồn kho NVL:
Công tác kiểm kê ở Công ty hiện nay đợc tiến hành mỗi năm một lần vào cuối niên độ kế toán. Nhằm đánh giá khái quát tình hình cung ứng, bảo quản và
sử dụng các loại vật t, đồng thời cũng là để đánh giá công tác tổ chức hoạch toán vật liệu ở Công ty.
Vậy theo tôi, để xác định đợc chính xác số lợng, chất lợng, giá trị của NVL tồn kho, nhằm đa ra các đề xuất kịp thời, Công ty cần phải nắm bắt số tồn kho NVL thực tế và thờng xuyên. Do đó, định kỳ hàng tháng, kế toán NVL cần tổng hợp số liệu trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết(hiện nay ở phong kế toán Công ty không mở sổ chi tiết theo dõi cho việc nhập - xuất NVL mà chỉ phản ánh trên máy tính), báo cáo lên Ban lãnh đạo để lập kế hoạch kịp thời và khi phát hiện đ- ợc số vật liệu hao hụt, h hỏng... ngoài kế hoạch thì thủ kho và kế toán phải kịp thời báo cáo cho các nhà quản trị Công ty biết để có biện pháp xử lý kịp thời.
*Tăng tốc độ luân chuyển vốn dự trữ NVL:
Do thị trờng giá cả NVL trên thị trờng không ổn định, nên Công ty phải th- ờng xuyên thu thập thông tin và nhạy bén xử lý thông tin để có đợc quyết định kịp thời về NVL. Bộ phận cung ứng NVL (phòng Kinh doanh) cần nghiên cứu tìm mua NVL tại những địa điểm đáng tin cậy về vật liệu cung cấp, chất lợng, giá cả...và thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp trong nớc để tạo ra đợc nguồn hàng nhập ổn định với các tiêu chuẩn về vật liệu cần mua của Công ty. Do đó, có thể giảm bớt đợc số NVL tồn kho để nâng cao hiệu quả sử dụng vồn là NVL, đồng thời có thể giảm bớt đợc các chi phí liên quan nhằm hạ giá thành sản phẩm.
Tổ chức công tác cung ứng NVL kịp thời cho sản xuất nhằm tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí phát sinh trong khâu này.