Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu trực tiếp là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên sản phẩm, nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng từ 70-80% trong giá thành và thường ổn định trong cơ cấu mỗi loại sản phẩm.
Nguyên vật liệu ở công ty bao gồm nhiều loại khác nhau, căn cứ vào vai trò và tác dụng của từng loại nguyên vật liệu trong sản xuất thì nguyên vật liệu ở công ty được chia thành 3 loại:
Nguyên vật liệu chính bao gồm: thép, xi măng, đá, cát, phụ gia, lõi nhựa, dầu bôi khuôn, gỗ kê…
Vật liệu phụ bao gồm: 3% vật liệu chính Nhiên liệu bao gồm: điện, nước, than
Để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu kế toán sử dụng TK 152- nguyên liệu, vật liệu và được mở chi tiết theo 3 tiểu khoản:
TK 1521 : Nguyên vật liệu chính TK 1522 : Vật liệu phụ
TK 1523 : Nhiên liệu.
Trong đó với từng tiểu khoản, kế toán mở các mã hàng chi tiết theo dõi đến từng loại nguyên liệu, vật liệu chính sử dụng trong sản xuất. Để đáp ứng nhu cầu vật liệu cho sản xuất, Hàng quý căn cứ vào kế hoạch sản xuất và các hợp đồng đã ký kết với khách hàng, phòng kế hoạch lên các kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu để trình lên Giám đốc công ty. Sau khi được phê duyệt, phòng kế hoạch sẽ làm việc với các bộ phận có liên quan để tiến hành nhập hàng phục vụ cho sản xuất.
Trong quá trình sản xuất nếu phát sinh nhu cầu vật liệu ngoài kế hoạch thì các bộ phận lập báo cáo gửi lên phòng kế hoạch để lên phương án trình
Giám đốc Công ty phê duyệt và triển khai thực hiện. Một số trường hợp, để đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và thời gian cho các đơn đặt hàng các phân xưởng có thể tự đảm nhận phần vật liệu (nếu có thể) sau khi được sự đồng ý của Giám đốc Công ty sau đó thanh toán với công ty theo khối lượng thực tế phát sinh..
Giá của vật liệu mua về nhập kho được xác định tuỳ theo đặc điểm và tính chất của từng loại nguyên vật liệu.
Việc tính toán giá thành thực tế vật liệu - công cụ, dụng cụ xuất dùng trong từng tháng sẽ được kế toán vật liệu thực hiện trên bảng kê, đến cuối tháng kế toán vật liệu sẽ tiến hành lập bảng phân bổ - Bảng phân bổ công cụ dụng cụ và vật rẻ tiền mau hỏng. Trong bảng này vật liệu xuất dùng được phân bổ cho từng phân xưởng và chi tiết cho từng sản phẩm căn cứ vào phiếu xuất vật tư cho từng sản phẩm.
* Hệ thống chứng từ được sử dụng cho kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm:
- Phiếu xuất kho
- Bảng kê phiếu xuất kho - Bảng phân bổ nguyên vật liệu - Sổ chi tiết TK152, 621
- Sổ cái TK 152, 621 - Nhật ký chung
Sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng hoặc hợp đồng đã ký, phòng kế hoạch lên kế hoạch sản xuất trình lên ban Giám đốc phê duyệt. Được sự đồng ý của ban Giám đốc, phòng kế hoạch căn cứ vào yêu cầu về sản phẩm, số lượng, mẫu mã giao cho phân xưởng sản xuất để lên kế hoạch nhập xuất vật liệu phục vụ cho việc sản xuất. Phân xưởng sản xuất căn cứ vào yêu cầu của phòng kế hoạch tiến hành lập kế hoạch sản xuất.
Để làm rõ thêm cho phần kế toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu xin lấy dẫn chứng số liệu từ hợp đồng kinh tế số 2312 ngày 1/4/2007 do công ty cổ
phần xây dựng và thương mại và Công ty xây dựng VICO về việc sản xuất tà vẹt bê tông dự ứng lực, với số lượng là 500 thanh.
Sau khi đã nắm rõ được số lượng và yêu cầu cần sản xuất, phân xưởng sản xuất lên kế hoạch sản xuất. Để sản xuất theo hợp đồng đã ký với công ty xây dựng VICO thì nguyên vật liệu vẫn chưa đủ để tiến hành sản xuất. Phân xưởng sản xuất thông báo với kế toán vật tư và kế toán vật tư tiến hành lập “Phiếu xuất kho”.( Biều mẫu 2.1)
Đơn vị: Cty cổ phần xây dựng và thương mại Hoàng Gia Mẫu số: 02-VT Địa chỉ: Số 35 C Nguyễn Huy Tưởng – HN (Ban hành theo QĐ số 15-QĐ/ BTC
ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính) PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 5 tháng 4 năm 2007
(Theo hợp đồng số 2312)
Nợ: 621 Có: 152 - Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Tuấn
- Lí do xuất: Sản xuất tà vẹt bê tông dự ứng lực - Xuất tại kho: Anh Cường
STT
Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư
(sản phẩm, hàng hoá)
Mã số Đơn vịtính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thép pi 6 Kg 2.880 2.880 19.200 55.296.000 2 Xi măng Kg 19.375 19.375 864 16.740.000 3 Cát vàng M3 18 18 70.000 1.260.000 Tổng 73.296.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bảy mươi ba triệu hai trăm chín mươi sáu ngàn đồng
Xuất, ngày 5 tháng 4 năm 2007 Phụ trách bộ phận sử dụng (ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Người nhận (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Biểu mẫu 2.1