PHÒNG BAN CHỨC NĂNG TRONG CÔNG TY.
1-/ Phòng thiết kế:
a. Vị trí:
Phòng thiết kế nằm trong khối phụ trách kỹ thuật của Công ty, chịu sự quản lý của Phó giám đốc kỹ thuật, thuộc hệ thống tổ chức của Công ty, thực hiện các yêu cầu về quản lý kỹ thuật theo quy định của điều lệ tổ chức bộ máy quản trị.
b. Chức năng:
Phòng thiết kế có chức năng thiết kế sản phẩm mới, hoàn thiện hình thức, mẫu mã sản phẩm mà Công ty đang sản xuất sao cho đáp ứng nhu cầu phong phú và đa dạng của thị trường mà đảm bảo phù hợp với máy móc, trang thiết bị, công nghệ sản xuất của Công ty với chi phí về nguyên vật liệu, lao động thấp, tạo điều kiện hạ giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Sau khi thiết kế xong sản phẩm, phòng cung cấp sơ đồ, bản vẽ, cách thức thao tác chế tạo và các yêu cầu về công nghệ, máy móc trang thiết bị, trình độ tay nghề cho đơn vị phục vụ sản xuất và trực tiếp sản xuất.
c. Nhiệm vụ:
Phòng có nhiệm vụ thu thập các tài liệu có liên quan đến sản phẩm mới cũng như các sản phẩm đang trong giai đoạn hoàn thiện. Sau đó tiến hành phân tích và tổ chức thực hiện quá trình thiết kế, hoàn thiện thông qua sự phân công, bố trí sắp xếp công việc cho từng nhân viên trong phòng sao cho phù hợp với khả năng của từng ngươì. Đối với các sản phẩm mới qua quá trình thiết kế phải đưa ra được mô hình(bản vẽ) và các yêu cầu về kỹ thuật cũng như định mức nguyên vật liệu, năng lượng và quy trình sản xuất.
d. Quyền hạn:
Trong quá trình thực hiện phòng thiết kế có quyền yêu cầu các đơn vị, các bộ phận khác trong Công ty cung cấp những tài liệu cần thiết, có liên quan đến công việc của phòng. Yêu cầu về trang thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất.
e. Các mối quan hệ:
Phòng có mối quan hệ với tất cả các đơn vị trong Công ty, đặc biệt các phòng ban trong khối kỹ thuật và các phân xưởng sản xuất. Phòng thiết kế cung cấp các tài liệu về sản phẩm mới cho phòng công nghệ, từ đó phòng công nghệ chuẩn bị về công nghệ sản xuất sao cho phù hợp với yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, cung cấp điều kiện nghiệm thu, tiêu chuẩn chất lương cho phòng KCS. Hướng dẫn kiểm tra quá trình thực hiện ở phân xưởng, nhận các thông tin từ quá trình sản xuất và đưa ra các biện pháp khắc phục, sửa đổi khi có những phát sinh tiêu cực, sai
lệch với thiết kế ban đầu, nhận thông tin từ phòng kế hoạch kinh doanh về sản phẩm mới trên thị trường.
2-/ Phòng công nghệ:
a. Vị trí:
Phòng công nghệ là một đơn vị chức năng nằm trong khối kỹ thuật thuộc hệ thống tổ chức quản lý cuả Công ty, chịu sự chỉ đạo của Phó giám đốc kỹ thuật.
b. Chức năng:
Phòng công nghệ có chức năng quản lý toàn bộ quy trình công nghệ sản xuất của Công ty, xây dựng chuẩn bị công nghệ sản xuất các sản phẩm mới, thực hiện chương trình tiến bộ khoa học kỹ thuật. Nghiên cứu, xây dựng phương án hoàn thiện công nghệ sản xuất sao cho đảm bảo nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm được nguyên – nhiên – vật liệu tạo điều kiện hạ giá thành sản phẩm. Nghiên cứu nhu cầu đầu tư, mở rộng tài sản cố định, triển khai thực hiện mua sắm trang thiết bị phục vụ sản xuất.
Tóm lại, phòng công nghệ làm những công việc tiếp nối của phòng thiết kế nhằm phục vụ cho quá trình biến ý tưởng về sản phẩm thành hiện thực thông qua các phân xưởng sản xuất.
c. Nhiệm vụ:
Tổ chức thực hiện tốt phần công việc thuộc chức năng của phòng mà Giám đốc giao cho, thông qua sự sắp xếp, bố trí công việc cho từng nhân viên một cách hợp lý. Nghiên cứu xây dựng kế hoạch mua sắm thiết bị công nghệ sản xuất, đưa ra các phương án, giải pháp về công nghệ sản xuất cho ban Giám đốc. Hướng dẫn, kiểm tra quá trình sản xuất trên các quy trình công nghệ ở các phân xưởng, tham mưu đề xuất với ban Giám đốc về các phương án cải tiến công nghệ kỹ thuật.
d. Quyền hạn:
Phòng công nghệ có quyền yêu cầu các đơn vị phân xưởng trong Công ty cung cấp những thông tin có liên quan đến công tác quản lý công nghệ. Đề nghị với ban Giám đốc khen thưởng, kỷ luật đối với các đơn vị và cá nhân không thực hiện đúng công tác quản lý, áp dụng đúng công nghệ sản xuất. Là một phòng chức năng nên phòng công nghệ không có quyền ra quyết định quản lý (chỉ đạo) đối với các đơn vị khác trong Công ty mà chỉ có quyền hướng dẫn, kiểm tra quá trình thực hiện công tác quản lý, sử dụng công nghệ sản xuất ở các đơn vị khác. Quyền từ chối những yêu cầu không chính đáng của cá nhân bộ phận khác trong và ngoài Công ty, sau đó trình lên ban lãnh đạo. Đi đôi với quyền hạn phòng công nghệ phải chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về kết quả thực hiện các công việc được phân công.
e. Các mối quan hệ:
Phòng công nghệ có mối quan hệ với tất cả các phòng chức năng khác trong Công ty, tương ứng với từng công việc, nhiệm vụ cụ thể và có nghĩa vụ nhất định đối với các mối quan hệ đó.
3-/ Phòng K.C.S:
a. Vị trí:
Phòng KCS là một đơn vị chức năng nằm trong hệ thống tổ chức quản trị của Công ty, chịu sự quản lý của Phó giám đốc kỹ thuật, là đơn vị quản lý về chuyên môn góp phần nâng cao hiệu quả công tác của bộ máy quản trị.
b. Chức năng:
Phòng có chức năng quản lý kỹ thuật, kiểm tra chất lượng sản phẩm từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc quá trình sản xuất tạo ra thành phẩm. Kiểm tra chất lượng các yếu tố đầu vào như: nguyên vật liệu, chất lương máy móc thiết bị, công nghệ nhằm tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, nhịp nhàng tạo ra những sản phẩm đạt tiêu chuẩn so với thiết kế ban đầu và phù hợp với nhu cầu của thị trường. Quản lý đo lường thống nhất trong Công ty và giữa Công ty đối với Nhà nước cũng như các tổ chức khác.
c. Nhiệm vụ:
Tổ chức triển khai thực hiện tốt phần công việc thuộc chức năng của phòng mà Giám đốc giao cho. Phòng phải phát hiện được những sai hỏng, lệch lạc của sản phẩm cũng như trang thiết bị, nguyên liệu, tìm ra được nguyên nhân và giải pháp khắc phục. Phân tích ,đánh giá từng khâu, từng công đoạn của quá trình sản xuất nhằm tìm ra được những ưu điểm và nhược điểm của mỗi khâu. Từ đó tham mưu cho các lãnh đạo trực tuyến có quyết định điều chỉnh đúng đắn kịp thời, kỷ luật khen thưởng đúng đối tượng.
d. Quyền hạn:
Phòng KCS có quyền yêu cầu các đơn vị trong Công ty cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho công tác của phòng. Đề xuất với Ban giám đốc khen thưởng hoặc kỷ luật đối với các đơn vị, cá nhân khác trong Công ty khi họ thực hiện tốt hay chưa tốt công tác quản lý chất lượng. Có quyền từ chối những yêu cầu không chính đáng của các đơn vị, cá nhân trong và ngoài Công ty.
e. Các mối quan hệ:
Phòng KCS có quan hệ với tất cả các đơn vị khác trong Công ty và có nghĩa vụ nhất định với các môí quan hệ đó. Nhận thông tin từ các đơn vị khác phục vụ cho yêu cầu công việc, đồng thời cũng cung cấp các thông tin cần thiết cho các đơn vị, phân xưởng trong Công ty nhằm tạo ra các kênh liên hệ linh hoạt mạch lạc góp phần nâng cao công tác quản lý của Công ty.
4-/ Phòng thiết kế cơ bản:
Phòng thiết kế cơ bản là một đơn vị chức năng nằm trong hệ thống tổ chức quản trị của Công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó giám đốc kỹ thuật. Phòng có chức năng quản lý xây dựng cơ bản, sửa chữa nhà xưởng, nâng cấp cải tạo các kho tàng, phân xưởng, nhà làm việc trong Công ty. Xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mô sản xuất trình Ban giám đốc sau đó tiến hành triển khai thực hiện.
5-/ Phòng cơ điện:
a. Vị trí:
Phòng cơ điện là một đơn vị chức năng nằm trong hệ thống tổ chức quản trị của Công ty, chịu sự chỉ đạo của Phó giám đốc kỹ thuật và sự chỉ đạo chức năng của các Phó giám đốc khác.
b. Chức năng:
Phòng có chức năng tham mưu cho Giám đốc và Phó giám đốc về công tác quản lý kỹ thuật như: công tác bảo quản, sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất trong toàn Công ty. Chuẩn bị máy móc, thiết bị đáp ứng nhu cầu sản xuất của Công ty, theo dõi kiểm tra tình trạng và khả năng sử dụng các loại máy móc thiết bị. Nắm bắt theo dõi tình hình cung cấp, sử dụng năng lượng (điện, hơi nước) cho quá trình sản xuất. Lập kế hoạch sửa chữa, phục hồi các thiết bị sau đó trình bày với Ban giám đốc và tiến hành triển khai thực hiện.
c. Nhiệm vụ:
Thực hiện tốt, kịp thời, có hiệu quả phần công việc được Giám đốc và Phó giám đốc giao cho. Phát hiện kịp thời tình trạng các trang thiết bị, máy móc, khả năng cung cấp năng lượng cho quá trình sản xuất. Tìm ra nguyên nhân và giải pháp khắc phục tình trạng xấu của máy móc, thiết bị trong toàn Công ty. Nắm bắt nhu cầu sản xuất của Công ty từ đó lập kế hoạch sửa chữa, mua sắm máy móc thiết bị, năng lượng góp phần hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất.
d. Quyền hạn:
Phòng cơ điện có quyền yêu cầu các đơn vị - phân xưởng trong Công ty cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ công tác quản lý của phòng. Quyền từ chối mọi yêu cầu không chính đáng của cá nhân, đơn vị khác trong và ngoài Công ty. Không có quyền ra quyết định quản lý đối với các đơn vị khác mà chỉ làm chức năng hướng dẫn, kiểm tra các hoạt động của các đơn vị có liên quan đến công việc của phòng.
6-/ Phòng kế hoạch - kinh doanh:
a.Vị trí:
Là đơn vị quản lý nghiệp vụ độc lập nằm trong hệ thống tổ chức quản trị của Công ty. Trực tiếp tham mưu cho Giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và hạch toán kinh tế nội bộ. Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc và sự chỉ đạo chức năng của các Phó giám đốc.
b. Chức năng:
Chức năng chủ yếu của phòng là tham mưu cho Ban giám đốc về công tác quản trị kinh doanh của Công ty. Xây dưng kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn: năm, quý và giao cho bộ phận sản xuất xây dựng thống nhất quản lý giá: giá thành, giá bán, giá hạch toan nội bộ phân xưởng. Thống kê tổng hợp và tổng kết báo cáo, phân tích, đánh giá hoạt động kinh doanh của toàn Công ty. Tổ chức hạch toán kinh tế nội bộ Công ty bao gồm: hạch toán nội bộ phân xưởng, hạch toán các hợp
đồng kinh tế, các sản phẩm chủ yếu và phân tích hiệu quả kinh tế, tìm nguyên nhân và đề xuất biện pháp khắc phục sao cho sản xuất đạt hiệu quả cao nhất.
c. Nhiệm vụ:
Xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, tổng hợp xây dựng kế hoạch sản xuất, kỹ thuật – tài chính của Công ty. Tổ chức ký kết các hợp đồng kinh tế, công tác tổ chức hạch toán kinh tế. Xây dựng giá thành, giá bán và giao dịch đàm phán với khách hàng.
d. Quyền hạn:
Quyền thực hiện quản lý chức năng đối với các đơn vị, phòng ban – phân xưởng. Đề xuất với Ban giám đốc khen thưởng hoặc kỷ luật các đơn vị, cá nhân trong việc chấp hành thực hiện công tác quản lý kế hoạch – hạch toán kinh tế – thống kê của Công ty. Quyền giao dịch với khách hàng và bạn hàng. Xác nhận kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất của các phân xưởng hàng tháng, quý, năm. Là thành viên trong hội nghị xây dựng các dự án sản xuất sản phẩm mới, đầu tư mở rộng sản xuất, liên kết kinh tế và tham gia dự thảo các quy chế quản lý của xí nghiệp.
e. Các mối quan hệ:
Phòng có quan hệ với các phòng chức năng sau: phòng thiết kế, phòng công nghệ, phòng KCS, phòng cơ điện, phòng tài vụ, phòng tổ chức lao động, phòng cung tiêu, phòng thiết kế cơ bản, phòng hành chính quản trị và các phân xưởng sản xuất, có nghĩa vụ nhất định với các mối quan hệ này.
7-/ Phòng tài vụ:
a. Vị trí:
Là phòng nghiệp vụ quản lý chuyên về tài chính – kinh tế nằm trong hệ thống tổ chức của Công ty, nhằm đáp ứng thực hiện các yêu cầu quản lý về tài chính, kế toán thống kê trong hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty theo quy định của Nhà nước. Phòng tài vụ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc và sự kiểm tra về nghiệp vụ của cơ quan tài chính cấp trên.
b. Chức năng:
Tổ chức ghi chép, phản ánh, hạch toán mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động. Mặt khác, thông qua hạch toán giám sát bằng tiền với mọi hoạt động kinh tế đó, nhằm đảm bảo thường xuyên, đầy đủ toàn bộ tài sản của Công ty. Tổ chức đáp ứng nguồn vốn phục vụ kịp thời cho quá trình sản xuất – kinh doanh. Đồng thời tổ chức quản lý và sử dụng nguồn vốn một cách có hiệu quả.
c. Nhiệm vụ:
Tập hợp chi phí, tính toán giá thành một cách nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ. phân tích tình hình biến động về doanh thu, lợi nhuận và tìm ra nguyên nhân làm tăng, giảm doanh thu và lợi nhuận sau đó trình phương án khắc phục. Tổ chức hướng dẫn lập mọi chứng từ ban đầu và ghi chép phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp
thời, liên tục, có hệ thống mọi hoạt động kinh tế của Công ty và quy định sự luân chuyển các loại chứng từ. Tổ chức thanh toán và hạch toán kế toán, thống kê tổng hợp các hoạt động kinh tế. Giám sát kiểm tra việc thực hiện các chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước trong Công ty, ngăn ngừa các vi phạm kỷ luật tài chính kế toán. Tổ chức sử dụng và bảo toàn nguồn vốn được Nhà nước giao, xây dựng kế hoạch quản lý các chi phí sản xuất, kế hoạch tín dụng thu chi tiền mặt và nộp ngân sách Nhà nước. Đánh giá phân tích kinh tế các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và các phân xưởng sau niên độ kế toán. Đề xuất các biện pháp sử dụng có hiệu quả tài sản của Công ty trong năm tới, tổ chức lập và gửi đầy đủ các báo cáo thống kê kế toán theo quy định hiện hành của Nhà nước.
d. Quyền hạn:
Có quyền yêu cầu các đơn vị - phân xưởng trong Công ty cung cấp những thông tin có liên quan đến công tác quản lý tài chính - kế toán. Quyền hướng dẫn kiểm tra chức năng đối với các bộ phận khác trong toàn Công ty, quyền từ chối mọi yêu cầu không chính đáng của cá nhân - đơn vị trong và ngoài Công ty. Đề xuất với Ban giám đốc khen thưởng hoặc kỷ luật đơn vị, cá nhân không chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về quản lý tài chính, quyền tham gia xây dựng phương án kinh doanh, xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn.
e. Mối quan hệ:
Có quan hệ với tất cả các phòng ban - đơn vị trong Công ty và có nghĩa vụ nhất định với các mối quan hệ đó.
8-/ Phòng cung tiêu:
a. Vị trí:
Là một đơn vị độc lập nằm trong hệ thống tổ chức quản lý của Công ty, dưới