1-/ Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Công ty, số lượng các phòng ban chức năng.
Bộ máy quản trị của Công ty hiện nay được chia thành ba khối chính đó là: khối kỹ thuật, khối sản xuất và khối kinh doanh. Mỗi khối do một Phó giám đốc phụ trách và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc. Ngoàira, trong bộ máy quản lý còn có các phòng ban chức năng quan trọng khác như: phòng tàI vụ, phòng kế hoạch -kinh doanh, phòng tổ chức cán bộ làm tham mưu cho Giám đốc và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc.
Trong các khối chính còn bao gồm nhiều phòng ban khác làm tham mưu cho ban giám đốc và chịu sự chỉ đạo của các Phó giám đốc theo các chức năng, các lĩnh vực hoạt động tương ứng. (sơ đồ trang bên).
Hiện nay Công ty có số lượng các phòng ban chức năng và phân xưởng sản xuất như sau:
* Khối kỹ thuật: * Khối sản xuất:
- Phòng thiết kế. – Phân xưởng khởi phẩm - Phòng công nghệ. – Phân xưởng cơ khí I. - Phòng cơ điện. – Phân xưởng dụng cụ. - Phòng KCS. – Phân xưởng cơ điện. - Phòng thiết kế cơ bản. – Phân xưởng mạ.
• Khối kinh doanh: - Phân xưởng nhiệt luyện. - Phòng cung tiêu. – Phân xưởng bao gói. - Phòng hành chính quản trị. – Phân xưởng cơ khí II. - Phòng y tế.
- Trung tâm giới thiệu sản phẩm. • Các phòng chức năng khác: - Phòng tài vụ.
- Phòng kế hoạch kinh doanh. - Phòng tổ chức cán bộ.
- Phòng bảo vệ.
Với số lượng các phòng ban chức năng nêu trên, hiện nay Công ty có 168 lao động gián tiếp chiếm 38,8% trên tổng số lao động của Công ty.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản trị của Công ty
Giám đốc Phòng cơ điện Px dụng cụ Thư viện Px cơ khí I Phòng công nghệ Px khởi phẩm Phó giám đốc sx Phòng thiết kế Phó giám đốc kỹ thuật Px cơ khí II Px cơ điện Px mạ Px nhiệt luyện Trạm biến thế Px dụng cụ Kho dụng cụ Phòng cung tiêu Kh o cơ i đ ệ n Kiểm tra thép Nghiệm thu Đo lường Phó giám đốc kinh doanh Phòng y tế Phòng h nh à chính quản trị Kế toán trưởng Kho th nh à phẩm Kho kim khí Kho dầu hoá chất Kho tạp phẩm Phòng t i à vụ Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng tổ chức cán bộ
2-/ Mô hình bộ máy quản trị:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Công ty là kiểu cơ cấu trực tuyến hay còn gọi là cơ cấu hỗn hợp. Kiểu cơ cấu này là kết quả của sư kết hợp giữa cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng, nhằm phát huy tối đa mặt tích cực của hai kiểu cơ cấu này và hạn chế những nhược điểm của nó. Theo kiểu cơ cấu tổ chức quản trị này thì quan hệ lãnh đạo phục tùng theo trực tuyến và theo chức năng vẫn tuân thủ chế độ một thủ trưởng mà tận dụng được sự tham gia của bộ phận chức năng, giảm bớt được gánh nặng cho các cấp lãnh đạo cao nhất của Công ty.
a. Nhóm quan hệ theo trực tuyến: Là sự thống nhất chỉ huy sản xuất cấp xí nghiệp, cấp phân xưởng, ca sản xuất ứng với các chức danh: Giám đốc, Phó giám đốc, Quản đốc, Đốc công chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh của từng đơn vị và toàn Công ty.
Các phân xưởng sản xuất chỉ nhận mệnh lệnh của Phó giám đốc sản xuất và có quan hệ chức năng với các bộ phận khác, phòng ban khác trong Công ty, họ không phải nhận mệnh lệnh từ phía các Phó giám đốc kỹ thuật hay kinh doanh. Các phân xưởng chỉ làcác đơn vị sản xuất thực hiện kế hoạch sản xuất , kỹ thuật theo nhiệm vụ cụ thể của Công ty giao cho theo tháng, quý, năm theo các chế độ quy định, tiêu chuẩn và định mức đã định. Chức năng chủ yếu của cán bộ lãnh đạo trực tuyến là lãnh đạo trực tiếp các công nhân sản xuất, chỉ thị công nhân viên chức thực hiện kế hoạch và các biện pháp do các bộ phận chức năng ấn định.
Bộ máy trực tuyến ( quan hệ theo chiều dọc) của Công ty được tổ chức như sau: * Cấp Công ty bao gồm Giám đốc và các Phó giám đốc có quan hệ trực tuyến (quan hệ mệnh lệnh) với nhau.
* Cấp phân xưởng bao gồm quản đốc và các phó quản đốc, sau cùng là các đốc công và thợ cả... có quan hệ trực tuyến.
Sơ đồ quan hệ trực tuyến của Công tyGiám đốc
Phó giám đốc Quản đốc Phó quản đốc
b. Nhóm quan hệ theo chức năng ( Cơ quan chức năng).
Chức năng chung của các phòng ban trong Công ty là giúp Giám đốc nắm tình hình, giám sát, kiểm tra, nghiên cứu, xây dựng kế hoạch chuẩn bị sản xuất và phục vụ sản xuất, hướng dẫn công tác kỹ thuật, công tác nghiệp vụ cho các cán bộ chức năng và cấp quản lý phân xưởng; giúp thủ trưởng trực tuyến chuẩn bị và qua công tác quyết định kiểm tra quá trình hoạt động chung, theo dõi để tổ chức công việc không sai lệch về kỹ thuật và nx điều kiện thời gian.
Cơ quan chức năng chịu trách nhiệm về sự đúng đắn của kế hoạch, của các phương pháp công tác, về chất lượng phục vụ của nó đối với các hệ thống nghành dọc (Trực tuyến). Chức năng của các phòng ban là tham mưu cho hệ thống quản lý trực tuyến, nhưng trong những công việc nhất định họ cũng được giap quyền chỉ đạo trực tiếp, hướng dẫn đối với cán bộ chức năng và cấp quản lý phân xưởng, thậm chí đến tận công nhân sản xuất.
Hệ thống cán bộ chức năng ở cấp phân xưởng nhờ kế hoạch, kỹ thuật phân xưởng, lao động tiền lương chịu sự quản lý trực tiếp của Quản đốc phân xưởng hoặc Phó quản đốc, đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về nghiệp vụ, kỹ thuật của các phòng ban chức năng trong Công ty, không có quan hệ mệnh lệnh, phục tùng lẫn nhau nhưng có nghĩa vụ nhất định trong mối quan hệ với nhau.
Các phòng ban chức năng không có quyền đưa ra quyết định đối với cơ quan ngành dọc mà chỉ có quan hệ hướng dẫn, cung cấp thông tin về kỹ thuật, công nghệ, nghiệp vụ... nhưng họ phải có nghĩa vụ nhất định với nhau trong các mối quan hệ. Phó GĐ kỹ thuật Trưởng các phòng kỹ thuật Giám đốc Phó GĐ sản xuất Phó GĐ kinh doanh Quản đốc phân xưởng DC cơđiện Quản đốc các phân xưởng chính phụ Trưởng các phòng ban nghiệp vụ Đốc công
Công nhân sản xuất
Sơ đồ cấp quản lý và chỉ đạo sản xuất(các mối quan hệ) trong Công ty.
Lãnh đạo theo tuyến
Lãnh đạo theo chức năng( quan hệ chức năng).
3-/ Quy chế hoạt động của bộ máy quản trị:
Bộ máy quản trị của Công ty hoạt động theo chế độ một thủ trưởng, quyền quýêt định cao nhất thuộc về Giám đốc, một cấp dưới chỉ nhận lệnh từ một cấp trên trực tiếp, các phòng chức năng chỉ làm công tác tham mưu cho các lãnh đạo trực tuuyến. Các Phó giám đốc, Quản đốc sử dụng quyền mà Giám đốc giao cho để thống nhất quản lý mọi hoạt động trong lĩnh vực, công việc được phân công hoặc trong đơn vị mình phụ trách.
- Giám đốc là người đại diện của Nhà nước, có quyền ra quyết định cao nhất đối với mọi hoạt động của Công ty, trực tiếp chịu trách nhiệm trước Tổng công ty và Nhà nước về kết quả hoạt động của Công ty. Giám đốc là người giữ vai trò chỉ huy với chức trách quản trị, sử dụng toàn bộ vốn, đất đai, nhân lực và các nguồn lực do Tổng công ty giao cho nhằm thực hiện nhiệm vụ kinh doanh được giao và đạt lợi nhuận, thực hiện tốt nghĩa vụ với người lao động và Nhà nước theo chế độ hiện hành.
Giám đốc phân công công việc từng mặt công tác quản trị cho các Phó giám đốc và thông qua các Phó giám đốc hoặc trực tiếp đưa các mệnh lệnh xuống các phân xưởng thông qua các Quản đốc và các Đốc công phân xưởng, xuống công nhân sản xuất theo sơ đồ quản trị và chỉ đạo sản xuất.
- Các Phó giám đốc với chức năng giúp Giám đốc điều hành các lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự phân công của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về kết quả thực hiện công việc được Giám đốc uỷ quyền. Trong khi thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao, các Phó giám đốc chủ động giải quyết công việc theo đúng chức năng và trong giới hạn về quyền hành. Giám đốc Công ty phải giao nhiệm vụ rõ ràng cho từng Phó giám đốc, tránh sự trùng lắp, chồng chéo tạo điều kiện tốt nhất cho các Phó giám đốc phát huy tính chủ động sáng tạo, quyết đoán trong diều hành công việc đã được phân công.
+ Phó giám đốc sản xuất giúp Giám đốc điều hành, tổ chức quản trị quá trình sản xuất của Công ty, lập kế hoạch sản xuất năm, quý,tháng và tiến hành triển khai thực hiện thông qua sự chỉ đạo của các Quản đốc đối với các phân xưởng, tổ, ca... chỉ huy thống nhất kỹ thuật sản xuất hàng ngày, điều phối lao động và duy trì kỹ thuật lao động cho toàn Công ty, cho từng phân xưởng, đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, nhịp nhàng theo đúng kế hoạch. Tổ chức, bố trí, sắp xếp lực lượng lao đông trực tiếp sản xuất sao cho đảm bảo sử dụng có hiệu quả nhất, đề xuất và tham gia bồi dưỡng và nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân. Khi Giám đốc vắng mặt, uỷ quyền cho Phó giám đốc sản xuất chỉ huy điều hành mọi mặt hoạt động của Công ty.
+ Phó giám đốc kỹ thuật giúp Giám đốc Công ty phụ trách lĩnh vực quản trị kỹ thuật và xây dựng cơ bản của Công ty. Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch, phương án đầu tư phát triển công nghệ, kỹ thuật sản xuất, xác định chính sách quản trị kỹ thuật của từng giai đoạn, từng loại sản phẩm khác nhau, sao cho đáp ứng được yêu cầu sản xuất của từng thời kỳ khác nhau cũng như từng sản phẩm. Xây dựng tiêu chuẩn hoá sản phẩm truyền thống và các đề án cải tiến mẫu mã, kết cấu sản phẩm hướng đến hoàn thiện đạt tiêu chuẩn,chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của sản phẩm qua từng giai đoạn kế hoạch, Phó giám đốc kỹ thuật có nhiệm vụ tổ chức điều hành các mặt công tác quản trị kỹ thuật cụ thể như: chuẩn bị kỹ thuật về thiết kế, công nghệ,thiết bị kiểm tra chất lượng theo kế hoạch và tiến độ sản xuất tháng, quý, năm, duy trì bảo dưỡng máy móc thiết bị, năng lượng đảm bảo tiến hành sản xuất liên tục, xây dựng định mức chi phí vật tư, năng lượng, nhiên liệu và lao động cho từng đơn vị sản phẩm, nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật cho đội ngũ kỹ sư, kỹ thuật viên, công nhân kỹ thuật...
+ Phó giám đốc phụ trách kinh doanh, hành chính quản trị và đời sống giúp Giám đốc phụ trách lĩnh vực công tác quản trị kinh doanh, hành chính quản trị và đời sống.
• Nhiệm vụ chủ yếu của công tác quản trị kinh doanh:
Tìm hiểu nghiên cứu nhu cầu của khách hàng, thi trường sản phẩm của Công ty, tiến hành đàm phán giao dịch với khách hàng, bạn hàng và đi đến ký kết hợp đồng về tiêu thụ sản phẩm hoặc mua các yếu tố đầu vào cho Công ty. Hợp tác hỗ trợ, liên kết sản xuất- kinh doanh với các đơn vị khác, đề xuất với Giám đốc sản xuất các sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Nắm bắt nhu cầu kế hoạch sả xuất từ đó xây dựng phương án thu mua vật tư, nhiên liệu sao cho đảm bảo quá trình sản xuất được diễn ra liên tục với chi phí mua thấp nhất, đảm bảo đúng về chất lượng, đủ về số lượng. Tổ chức thực hiện các hợp đồng đã ký kết với khách hàng đúng về thời gian, số lượng, chất lượng tạo điều kiện nâng cao uy tín của Công ty, tránh được tình trạng sản phẩm bị ứ đọng, tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động trong quá trình thực hiện hợp đồng đã ký kết.
• Nhiệm vụ về công tác hành chính quản trị - đời sống:
thiết bị, tiện nghi, văn phòng phẩm cho Công ty. Chỉ đạo công tác quản lý văn thư lưu trữ, thông tin liên lạc, in ấn tài liệu văn bản của Công ty, tổ chức phục vụ các cuộc họp, tiếp khách...
+ Kế toán trưởng:
Kế toán trưởng có chức năng giúp Giám đốc Công ty tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở Công ty theo quy định, đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát kinh tế tài chính của Nhà nước tại Công ty. Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo và hướng dẫn các bộ phận,các đơn vị cấp dưới tiến hành những công việc thuộc phạm vi trách nhiệm quyền hạn của kế toán trưởng. Chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ, chuyên môn đối với tất cả nhân viên kế toán làm việc ở bất cứ bộ phận nào trong Công ty, có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong xí nghiệp chuyển đầy đủ kịp thời những tài liệu pháp quy và các tài liệu cần thiết phục vụ cho công việc kế toán và kiểm tra.
4-/ Quan hệ bộ máy chức năng với các bộ phận sản xuất:
Trong doanh nghiệp sản xuất thì tất cả các bộ phận khác trong doanh nghiệp luôn có quan hệ trực tiếp hoặc gián tiếp đến bộ phận sản xuất. Chẳng hạn như phòng thiết kế, phòng công nghệ, phòng KCS... đều phục vụ cho bộ phận sản xuất. Khi có đơn đặt hàng với lô sản phẩm mới thì phòng thiết kế phải nghiên cứu cung cấp sơ đồ, cách thức thao tác chế tạo, yêu cầu về công nghệ, máy móc trang bị, trình độ tay nghề cho đơn vị phục vụ sản xuất và trực tiếp sản xuất. Còn phòng công nghệphải nghiên cứu, xây dựng phương án hoàn thiện công nghểan xuất nhằm biến ý tưởng về sản phẩm thành hiện thực thông qua các phân xưởng sản xuất. Phòng KCS quản lý kỹ thuật, kiểm tra chất lượng sản phẩm từ khi bắt đầu cho đến khikết thúc quá trình sản xuất tạo ra thành phẩm. Còn các phòng cơ điện, phòng kế hoạch kinh doanh, phòng tài vụ, ...tất cả đều có quan hệ đến các phân xưởng sản xuất.
Phân xưởng là đơn vị sản xuất cơ bản trong doanh nghiệp. Đứng trên góc độ tổ chức quản trị mà xét thì phân xưởng là một cấp quản trị, xong không thực hiện tất cả mọi chức năng như doanh nghiệp. Tuỳ theo yêu cầu tập chung hoá quản trị, người ta có thể phân cấp cho phân xưởng ít hoặc nhiều chức năng. Nói chung các cấp phân xưởng không thực hiện các chức năng sau: tuyển dụng công nhân viên chức, mua sắm vật tư, tiêu thụ sản phẩm, tài chính, tổ chức đời sống tập thể vì những công việc này thuộc các phòng chức năng khác.
Bộ máy quản trị phân xưởng cần được tổ chức phù hợp với quy mô sản xuất, tính chất phức tạp của kỹ thuật và sản xuât sản phẩm. Mặt khác cần đảm bảo yêu cầu chỉ đạo sản xuất, kỹ thuật của doanh nghiệp.
Công ty Dụng cụ cắt và Đo lường cơ khí cũng là một doanh nghiệp sản xuất nên bộ phận sản xuất cũng không thể tách rời với bộ máy chức năng. Các phòng ban trong Công ty đều có mục tiêu chung là phục vụ cho sản xuất, có sản xuất thì mới có mọi hoạt động khác, do đó Công ty mới tồn tại và phát triển được. Vì vậy
các phân xưởng sản xuất luôn được sự quan tâm chỉ đạo của Giám đốc và các Phó giám đốc.