- Xuất phát từ tình hình cụ thể của Công ty và những đặc điểm của sản xuất kinh doanh trong điều kiện còn rất nhiều khó khăn. Công ty phải tìm những biện pháp để hoàn thiện công tác quản lý vật t mang lại hiệu quả cao nhất.
- Bộ máy quản lý của Công ty phải hoạt động linh hoạt, thích ứng nhanh để đáp ứng đợc yêu cầu của sản xuất là đa dạng hoá sản phẩm.
- Công tác quản lý vật t phải hợp lý đợc mọi ngời ủng hộ và tham gia tích cực, hoà đồng đợc giữa lợi ích cá nhân và lợi ích chung của Công ty. Tạo đợc bầu không khí vui vẻ trong sản xuất và mối liên hệ mật thiết giữa các tổ sản xuất và các đơn vị trong Công ty.
- Giáo dục cho mọi ngời hiểu rõ mục đích cuối cùng là đảm bảo tốt chất lợng sản phẩm, hoàn thành nhiệm vụ của Công ty giao và đảm bảo thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp, chỉ có nh vậy mới phát triển Công ty một cách vững chắc góp phần xây dựng và phát triển Công ty trong thời kỳ cạnh tranh gay gắt hiện nay. Mỗi ngày, các nhà quản trị phải thực hiện các quyết định mà không biết trong t- ơng lai sẽ xảy ra nh thế nào.Ta phải đặt hàng dự trữ mà không biết sẽ bán đợc bao nhiêu, phải mua thiết bị mới mà không biêt nhu cầu sản phẩm thực tế và đầu t phát triển mà không biét lãi sẽ thu đợc bao nhiêu ? Đối với những điều không chắc chắn nh vậy, nhà quản trị phải cần đến dự báo. Dự báo có thể là lấy các số liệu đã qua làm kế hoạch cho tơng lai hay nó có thể là một cách suy nghĩ trực giác hoặc tiên đoán kinh nghiệm của các nhà quản trị cho các kế hoạch tơng lai.
2. các giải pháp cụ thể:
Để khắc phục những tồn tại nêu trên cũng nh công tác quản lý vật t có hiệu quả. Vừa đáp ứng đợc nhu cầu sản xuất, đảm bảo tính an toàn cho ngời, thiết bị và tiết kiệm đợc chi phí hạ giá thành sản phẩm. Tôi xin đề xuất một số giải pháp sau.
- Tiết kiệm chi phí vật t bằng cách giao khoán chi phí giá thành cho từng tổ sản xuất.
- Tiết kiệm các yếu tố đầu vào làm tăng năng suất thiết bị máy móc và giảm tổng chi phí tính bằng tiền để sản xuất ra sản phẩm.
- Việc giảm lợng tiêu hao vật chất trên một đơn vị phẩm dịch vụ góp phần làm tăng năng suất lao động xã hội.
- Công tác cung ứng vật t, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ, và sử dụng phải đảm bảo độ chính xác cao…
- Tất cả vật t sử dụng phải có định mức cụ thể chính xác (là cơ sở để quản lý vật t ).
- Phải có chế độ, thởng phạt về việc sử dụng quản lý tiết kiệm vật t .
3) Biện pháp1: Tiết kiệm chi phí nguyên liệu kiểm soát chặt chẽ quá trình sử dụng vật t và điều hành sản xuất một cách hợp lý.
Trong năm 2003 Công ty May Phù Đổng đã sử dụng nguyên, nhiên liệu quá ( -1.531.755.302đ )
Trong đó:
Nguyên liệu: - 1.016.815.077đồng Nhiên liệu: - 514.940.224đồng Nguyên nhân chủ yếu là:
+ Hệ thống mức còn thiếu cơ bản dẫn đến nhiều vật t ( nh Chỉ may, Bìa lng, Chun...) chỉ cấp không có định mức cụ thể đói với từng khách hàng Seidensticker (Đức), khách hàng Mangharam (Mỹ), SMK (Hàn quốc)....
+ Cha có thiết bị kiểm tra chất lợng hàng hoá khi nhập về mà thực tế chỉ kiểm tra bằng mắt thừơng dẫn đến hàng hoá nhập về đôi khi chất l - ợng thấp.
+ Do trình độ tay nghề của đội ngũ lao động không cao chủ yếu là công nhân bậc1 và bậc 2 ( chiếm tỷ lệ 53% vàtỷ lệ 35.5% tổng số lao động trực tiếp sản xuất ) dẫn đến làm sai hỏng sản phẩm nh máy sai qui định,
sai qui cách gây nên sự lãng phí về vật t. Trong khi lao động công nhân bậc cao ( bậc 4, bậc 5 ) không nhiều. Vì vậy để có sản phẩm có chất l - ợng cao,đủ sức cạch tranh trên thị tr ờng thì Công ty buộc phải quan tâm đến việc đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề cho ng ời lao động.
- Từ những nguyên nhân trên gây nên sự lãng phí vật t không cần thiết nh Chỉ may,Chun, Bìa lng, tuy giá trị thấp, nhng số lợng lại nhiều. Đặc biệt là tổ Maylãng phí vật t cũng rất lớn.
*)Tính toán cụ thể:
*)Biện pháp 1: Nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên liệu bằng cách thay đổi máy may 1 kim thờng bằng máy may 1kim tự động đặc biệt.
Bảng7.12. Tình hình sử dụng máy móc thiết bị của Công ty .
STT Tên thiết bị Ký hiệu Số l-
ợng
Đơn giá/1chiéc
1 Máy may 1kim thờng DDL-5550 32 8.132.000đ
2 Máymay1kim tự động DDL-5550N-3 6 10.122.000đ
3 Máy 1 kim lô chống nhăn DDL-5550N-3 18 14.884.000đ
4 Máy1 kim dao xén tự động DLM-5200 6 14.954.000đ
5 Máymay2kimthòng LH3128 4 15.240.000đ
6 Máy1 kim tự động đặc biệt DDL900SS 3 24.638.000đ
7 Máy1 kim tự động sai biệt răng c a DLU5490-7 3 17.254.000đ
Nguồn: trích phòng kế toán
Theo bảng số liệu trên ta thấy cha hợp lý dẫn đến tình trạng máy may 1 kim cho năng suất kém hơn máy may 1 kim t động.
Khi làm việc với máy may 1 kim ng ời lao động thờng phải làm việc căng thẳng dẫn đến máy sai kỹ thuật phải tháo ra máy lại.
Tiền mua máy may 1 kim t động =24.638.000đ lớn gấp 3 lần tiền mua máy may 1 kim (3 x 8.132.000=24.396.000đ ). Nh ng lợi ích mang lại thì tơng đối lớn cho doanh nghiệp.
+ Giảm đợc 2 công nhân may (lơng bình quân của công nhân làm việc 8h/1 ca là 950.000đ/1 tháng).
+Lơng bình quân của 1 công nhân =950.000/26ngày =36.538,461đồng + Công ty một ngày làm việc 2 ca nên giảm đợc 4 công nhân trong một ngày.
+ Trong một năm tiết kiệm cho Công ty = (12 tháng x 950.000 )x 4công nhân = 46.600.000đồng.
Ngoài ra còn tiết kiệm đợc Chỉ may:
+Cứ 500 sản phẩm áo sơ mi thì số lợng hỏng nguyên liệu nh sau: Chỉ may = 7.200đồng
Bìa lng = 14.400đồng Chun = 12.400đồng
Mex = 28.000đồng
+ Trong năm Công ty may đợc 617.900 áo sơ mi (617.900/500 =1235,8). Với một năm doanh nghiệp tiết kiệm đợc là:
Chỉ may=7.200 x 1235,8 = 8.897.760 đồng Bìa lng=14.000 x 1235,8 =17.301.200 đồng Chun = 12.400 x 1235,8 =15.323.920đồng
Mex = 28.000 x 1235,8 = 34.602.400đồng
Biện pháp trên làm lợi cho doanh nghiệp là =122.725.280đồng
*)Nhợc điểm của phơng pháp dùng máy may một kim tự động là không máy đợc đờng vòng, đờng máy lộn cổ, máy lộn bác tay, máy mí miệng túi, may diễu vòng nách, máy thép tay con vuốt đuôi chuột. Ngoài ra không máy đợc các loại quần LIFUNG, áo JACKET... Đó là những nh ợc điểm hạn chế của máy may một kim không thể làm đ ợc nh máy may một kim thờng. Nếu bố chí thêm một máy may một kim tự động khi đó năng
xuất của máy kim tự động chỉ làm việc 6giờ/1ca và số máy một kim phải làm việc hết công xuất mà vẫn không đảm bảo sản l ợng đề ra.
Do đó phải cải tiến quy trình công nghệ tổ chức sản xuất hợp lý góp phần giảm các tổn thất trong quá trình sản xuất bao gồm nhiều kế hoạch, từ kế hoạch thiết kế sản phẩm đến giai đoạn hoàn chỉnh sản phẩm. Mỗi loại sản phẩm có các loại tổn thất kế hoạch khác nhau. Cần chú ý đến khâu tổn hao nhiều để giảm bớt khối l ợng tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm hoặc chi tiết sản phẩm .
Trong những năm qua Công ty ch a có đội ngũ cán bộ chuyên về quản lý vật t, định mức vật t thờng lấy từ phòng quả lý vật t May 10 do đó có những định mức vật t đã thay đổi nhng Công ty Phù Đổng vẫn áp dụng.Điều đó gây ra s lãng phí vật t không cần thiết. Hạn mức vật t cấp phát phải đợc qui định cho một thời hạn nhất định (th ờng là một tháng, quí) hoặc cho việc hoàn thành một công việc nhất định,hết thời hạn đó, hạn mức không con giá trị nữa.
4)Biện pháp 2 : Tiết kiệm vật bằng cách giao khoán chi phí sản phẩm cho các tổ sản xuất. cho các tổ sản xuất.
Hiện nay Công ty đang áp dụng phơng pháp giao khoán chi phí sản phẩm cho các tổ sản xuất. Hàng năm Công ty đều căn cứ vào thực hiện chi phí của năm trớc giảm đi 5% và lấy làm cơ sở giao khoán chi phí sản phẩm cho năm sau. Kết quả cho thấy hàng năm chi phí đều vợt so với kế hoạch giao là 2% đến 3%. Nguyên nhân của việc tăng là:
+ Công tác quản lý còn yếu kém, ch a đi sâu sát và kiểm tra việc sử dụng vật t của các tổ sản xuất có đúng không và ch a có qui chế thởng phạt rõ ràng dẫn đến vợt chi.
+ Chất lợng hàng hoá nhập kho cũng không cao.
+ Cha thờng xuyên kiểm tra giám sát thệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu nhằm hoàn chỉnh hơn nữa và bổ xung đièu chỉnh kịp thời những bất hợp lý.
+ Cha có quyết toán hàng tháng cho các loại vật t cụ thể .
- Để giao khoán đợc chính xác ,hợp lý vừa tiết kiệm đợc chi phí vừa đáp ứng đợc nhu cầu sản xuất và đảm bảo an toàn cho ngời và thiết bị thì ngời làm công tác quả lý vật t thiết bị phải làm các bớc sau:
+ Chi phí giao khoán sản phẩm vẫn tính theo đồng chi phí/áo sơ mi
+ Tổ may phải mở sổ theo dõi hàng tháng đã cấp cho thiết bị nào, vật t gì, và theo dõi thời gian sử dụng của vật t đợc thay thế.Đồng thời làm cơ sở để lập kế hoạch giao khoán chi phí sản phẩm cho tổ may, nếu thực hiện phơng án này thì việc giao khoán chi phí mới chính xác và có hiệu quả.
Thật vậy, trong tháng 5/2003 kế hoạch Công ty là: 50.882USD với số lợng là: 101.384 sơ mi chuẩn (thời điểm đó cha tăng nguồn lực sản xuất).
Với kinh nghiệm thực tế thì xí nghiệp sẽ tính toán và giao kế hoạch cho các tổ nh sau:
Trong tháng 5/2003 có 26 ngày sản xuất.
Do đó 1 ngày Công ty phải sản xuất ra số áo là: 101.384/26 công = 3.899 sơ mi chuẩn
Trong Công ty có 6 tổ may, vậy 1 tổ sản xuất 1 ngày phải ra chuyền là: 3.899/6 tổ = 649 sơ mi chuẩn.
- Căn cứ vào kế hoạch thực tế mà Công ty giao cho các tổ, tổ trởng sản xuất phải nắm chắc kế hoạch hàng ngày để tổ chức thực hiện.
- Trớc khi đa sản phẩm vào sản xuất phải nghiên cứu kỹ quy trình tiêu chuẩn và các tài liệu kỹ thuật, chuẩn bị tốt máy móc thiết bị vv…
- Bố trí dây chuyền sản xuất hợp lý, căn cứ vào thiết kế công nghệ, kết cấu sản phẩm và trình độ khả năng của từng thành viên trong tổ.
- Hớng dẫn công việc cho từng công nhân viên căn cứ vào quy trình công nghệ và nội dung công việc yêu cầu, quán xuyến điều hành toàn bộ hoạt động của tổ.
- Theo dõi và đôn đốc các biện pháp để nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác của từng thành viên trong tổ; nhắc nhở mọi thành viên thực hiện tốt nhiệm vụ trong ngày.
- Trên kế hoạch xí nghiệp giao cho hàng ngày, tổ trởng sản xuất căn cứ vào bảng định mức thời gian chế tạo của từng mã hàng để tính số lợng hàng phải ra chuyền trong 1 ngày.
VD: Mã hàng peter G 6913 có tổng thời gian chuẩn là: 3098". 1 sơ mi chuẩn của Công ty quy định là: 2424".
Quy đổi 1 áo peter = 1,28 sơ mi chuẩn. Một ngày tổ phải ra chuyền là: 510 áo.
- Về cơ bản thì tổ trởng sản xuất khi bố trí dây chuyền cũng dựa vào kinh nghiệm bản thân là chính (vì hầu hết các đồng chí tổ trởng đều trởng thành từ công nhân trực tiếp sản xuất) và nắm đợc tay nghề cuả cán bộ công nhân viên trong tổ để bố trí và sắp xếp vào từng bộ phận. Khi ghép các chi tiết để bố trí thì chủ yếu dựa vào tay nghề của công nhân mà mình định phân công. (Trong thực tế có ngời nhanh, ngời chậm, hoặc có tay nghề giỏi, cha giỏi). Cho nên 6 tổ may có 6 kiểu bố trí khác nhau, cha có một cơ sở tính toán cụ thể để các tổ sản xuất có thể thực hiện theo trình tự của công tác bố trí dây chuyền.
Kết luận
5) Một số ý kiến về công tác quản lý vật t ở công ty may phù
đổng:
-ý kiến 1:
Kiểm tra nhận và nhập vật t vào kho:
Tại công ty hiện nay, khi phòng tổ chức kinh doanh nhận đợc hoá đơn kiểm phiếu xuất kho hay giấy báo nhận hàng của ngời bán gửi đến nh đã trình bày ở chơng II. Quy trình tiếp nhận và bbảo quản vật t có những đặc điểm nh sau:
. Ưu điểm: Đảm bảo đúng số lợng, chất lợng vật t nhập kho, đúng thủ tục chứng từ quy định của bộ tài chính ban hành.
. Nhợc điểm: Thời gian chờ đợi để nhập nguyên vật liệu vào kho còn lâu. Vật t nằm ngoài cảng, bãi lâu dễ bị ảnh hởng bởi thời tiết và khí hậu kèm theo đó là các chi phí bảo quản và bến bãi.
Nguyên nhân: Khi đã có giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm hàng của trung tâm KCS thì ngời giao hàng lại phải quay lên phòng kinh doanh để làm “ Phiếu nhập kho” sau đó mới xuống kho để nhập vật t vào kho.
Để khắc phục đợc những nhợc điiểm trên, theo tôi khi đã có giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm của trung tâm KCS thì ngời nhập hàng (nguyên vật liệu) giao ngay vật t cho thủ kho. Nếu thủ kho nhận đủ số lợng chất lợng theo yêu cầu thì thủ kho ký nhận ngay vào góc trái hay mặt sau giấy báo nhận hàng ( ghi bằng số hoặc bằng chữ). Sau đó ngời nhập hàng mang giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm lên phòng kinh doanh hoàn tất thủ tục, nh vậy giảm bớt thời gian mà vật t nằm chờ tại bãi.
+ ý kiến 2:
Để quản lý đảm bảo tốt chất lợng vật t trong kho, theo tôi phải tăng cờng thêm hệ thống phòng cháy nổ và vệ sinh an toàn vật t kho bãi tránh những sự cố đáng tiếc xảy ra. Hệ thống ánh sáng còn kém cũng ảnh hởng đến quản lý và sắp xếp vật t kho bãi. Ngoài ra, vấn đề điều kiện vật chất cán bộ công nhân viên nói cung trong công ty cha đơc quan tâm thoả đáng tinh thần trách nhiêm với công việc cha cao do đó cũng gây nhiều lãng phí trong công tác dự trữ và bảo quản vật t.
+ý kiến 3:
Hiện nay, ở công ty khi xuất dùng vật t cho sản xuất hay cho các chi nhánh, khi sử dụng không hết vật t đơn vị sử dụng vẫn để lại tại đơn vị nh vậy sẽ không đảm bảo đ- ợc chất lợng và số lợng của vật t ảnh hởng lớn đến công tác quản lý vật t của doanh nghiệp.
Theo tôi muốn khắc phục đợc những nhợc điểm trên thì khi các đơn vị lĩnh vật t nếu
không sử dụng hết thì tiến hành làm thủ tục nhập ngay lại kho. Nh vậy công tác bảo
quản vật t vật liệu và kiểm tra chất lợng đợc thờng xuyên và tốt hơn.
+ý kiến4:
Lập dự phòng giảm giá cho nguyên vật liệu dự trữ trong kho. Theo thông t số 64TC/TCDN của bộ tài chính ban ngày 15/09/1997 áp dụng
cho các doanh nghiệp nhà nớc hoạt động sản xuất kinh doanh đã quy định việc lập dự phòng giảm giá đối với vật t vật liệu hàng hoá tồn kho với điều kiện
-Thứ nhất: Là những vật liệu, hàng hoá tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính thờng có giá trị thờng thấp hơn số giá trị ghi trên sổ kế toán.
-Thứ hai: Là vật t hàng hoá phải là mặt hàng kinh doanh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp
-Thứ ba: Là phải có chứng từ hoá đơn hợp lý, hợp lệ hoặc các
