3.1. Sơ đồ tổ chức và mối quan hệ giữa các phòng ban.
Giám đốc PGĐ sản xuất - nội chính PGĐ Kĩ thuật + QMR Phòng tổ chức hành chính Phân xưởng cơ điện Phân xưởng sản xuất Nhựa Phân xưởng sản xuất Sơn Phòng kế hoạch vật tư Phòng kế toán tài vụ Phòng tiêu thụ Phòng Market ting dịch vụ KT Phòng kỹ thuật Phòng thử nghiệm Phòng bảo đảm chất lư ợng QA Chú dẫn Quan hệ hỗ trợ
Đây là sơ đồ tổ chức và thể hiện mối quan hệ giữa các phòng ban. Cơ sở của việc lập sơ đồ này là dựa trên hai mối quan hệ đó là: quan hệ chỉ đạo và quan hệ hỗ trợ.
Ưu điểm: Thứ nhất là trách nhiệm và quyền hạn của các phòng ban đợc phân ra một cách rõ ràng. Giám đốc có trách nhiệm và quyền hạn lớn nhất, sau đó là hai phó giám đốc, các trởng phòng của các phòng và các phân xởng. Thứ hai nhằm khắc phục điều kiện hiện nay là mặt bằng sản xuất và mặt bằng kinh doanh tiêu thụ của công ty tại hai địa điểm khác nhau, nên cần thiết phải có một sự phân cấp quản lý chặt chẽ trong mọi hoạt động của công ty. Giám đốc có trách nhiệm trực tiếp đối với các hoạt động của bốn phòng ban ở địa điểm kinh doanh tiêu thụ sản phẩm (số 12 Lạch Tray) gồm phòng Marketing và dịch vụ kỹ thuật, phòng tiêu thụ, phòng tài vụ và phòng kê hoạch vật t. Còn hai phó giám đốc kỹ thuật + QMR (đại diện lãnh đạo về chất lợng) và phó giám đốc sản xuất nội chính sẽ có chức năng quản lý về hoạt động sản xuất và thử nghiệm sản phẩm của các phòng ban còn lại ở mặt bằng sản xuất thuộc khu công nghiệp xã An Đồng (ngoại vi thành phố). Hai phó giám đốc này sẽ chịu sự giám sát, quản lý trực tiếp của giám đốc công ty và chịu trách nhiệm trớc giám đốc về những vấn đề có liên quan.
Nhợc điểm : Cũng do sự tách biệt về địa điểm sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, cán bộ công nhân viên của công ty làm việc ở hai nơi đã dẫn đến việc liên lạc giữa các phòng ban, tổ chức các cuộc họp trong công ty không đợc thuận tiện. Việc tổ chức quản lý trong công ty nếu không thống nhất, chặt chẽ sẽ dẫn đến việc sản xuất kinh doanh của công ty bị ảnh hởng.
Để hiểu rõ hơn mối quan hệ giữa phòng Marketing và dịch vụ kỹ thuật với các phòng ban còn lại ta có thể thể hiện thông qua sơ đồ sau:
Giải thích:
ở đây phòng Marketing và dịch vụ kỹ thuật nhận đơn đặt hàng của khách hàng (đối với khách hàng đã xác định rõ nhu cầu) hoặc t vấn cho khách hàng sản phẩm phù hợp sau khi đã khảo sát tình hình thực tế tại hiệc trờng, sau đó phân xởng sản xuất thực sản xuất theo thông tin về đơn đặt hàng từ phòng marketing. Phòng tiêu thụ có trách nhiệm giao hàng theo yêu cầu của khách hàng. Cuối cùng là tiến hành việc bảo hành sản phẩm sau khi sơn (nếu có). Trong toàn bộ quá trình này còn có sự tham gia của các phòng ban khác nh phòng tài chính, phòng ngiên cứu mẫu sơn, phòng mạ...hoàn thành một quá trình khép kín từ marketing tới công việc cuối cùng là bảo hành và tiến hành thanh toán hợp đồng.
3.2. Nguồn nhân lực của công ty sơn Hải phòng :
Tổng số cán bộ, công nhân viên của Công ty hiện nay là 226 ngời trong đó nữ 68 ngời chiếm 30% và nam là 158 ngời chiếm 70%. Cụ thể nh sau:
Biểu 1: Tình hình lao động của công ty: Đơn vị: ngời
Phòng Marketing và dich vụ kỹ thuật: T vấn sản phẩm cho khách hàng hoặc nhận đơn đặt hàng Phân xởng sản xuất thực hiện theo đơn đặt hàng từ phòng marketing đa xuống Phòng tiêu thụ tiến hành giao sản phẩm Thực hiện dịch vụ bảo hành sau khi bán
Stt Chỉ tiêu lao động Tổng số Là nữ Độ tuổi Tỉ lệ % ≤ 30 31ữ40 41ữ50 > 50
1 Lao động quản lý, nghiệp vụ 53 24 15 13 18 7 23,5
Trong đó:
- Là đảng viên ĐCSVN 37 15 5 12 14 7 16,4
- Có trình độ trung học, cao đẳng 14 8 3 2 5 4 6,2
- Có trình độ đại học 32 13 12 11 6 3 14,2
- Ngoại ngữ: Nói, đọc, viết thành thạo 8 2 1 3 2 2
Trình độ C 5 1 1 1 1 2
2 Lao động trực tiếp sản xuất 173 44 25 73 69 6 76,5
- Là đảng viên ĐCSVN 31 5 - 15 15 1 13,7 - Có trình độ trung học, cao đẳng 9 6 2 1 6 - 4,0 - Có trình độ đại học 17 4 7 7 3 - 7,5 - Có trình độ ngoại ngữ bằng C 1 1 - - - - Bậc thợ: + Bậc 3 trở xuống 36 13 12 15 7 - 15,9 + Bậc 4 39 7 4 23 12 - 17,3 + Bậc 5 48 8 - 24 20 2 21,2 + Bậc 6 trở lên 24 7 - 3 19 2 10,6
3 Phân tích lao động có trình độ đại học 49 17 19 18 9 3 Trong đó: - Nhóm kinh tế 23 12 13 6 4 - + Nhóm kỹ thuật 23 4 6 10 4 3 + Nhóm khác 3 1 - 2 1 - Độ tuổi Số ngời Tỉ lệ % Dới 30 40 17,7 31 đến 40 86 38 41 ữ 50 87 38,5 51 trở lên 13 5,8
- Số trình độ đại học : 49 ngời, chiếm 21,7%. - Công nhân thợ bậc cao : 72 ngời, chiếm 31,8%. - Đảng viên Đảng CSVN : 68 ngời, chiếm 30%. - Độ tuổi dới 40 : 126 ngời, chiếm 55,7%.
Số liệu cho thấy công ty có một số lợng lao động khá lớn, số ngời có trình độ chuyên môn cao (kinh tế, kỹ thuật), chiếm tỷ lệ phần trăm lớn, trớc mắt đã đáp ứng đợc tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Theo góc độ marketing:
Đội ngũ nhân viên marketing của công ty làm việc khá tốt, nhiệt tình, năng động, nhng còn cha có sự sáng tạo trong công việc nhất là trong giao dịch và tìm kiếm khách hàng mới, phần lớn chỉ là giao dịch thờng xuyên với khách hàng quen của công ty, nghiệp vụ marketing còn cha cao do phần lớn số lợng lao động này là chuyển từ phòng tiêu thụ cũ. Khả năng giao dịch qua điện thoại với khách hàng là ngời nớc ngoài chỉ có ở một số ít ngời trong phòng marketing
+Theo góc độ sản xuất: Số lợng bộ máy gián tiếp còn cao, chiếm 23,5%, điều này Công ty cũng cần phải xem xét lại để tinh giảm bộ máy gián tiếp cho phù hợp.
4. Năng lực về tài chính:
Từ khi thành lập đến nay, Công ty hiện cố gắng bảo toàn, phát triển và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của mình.
Tổng nguồn vốn(2000) là: 58.105.618.078đ Trong đó nguồn vốn kinh doanh là: 13.590.095.965đ Chia ra: + Vốn ngân sách : 11.414.519.676đ + Vốn tự bổ xung: 1.951.434.289đ + Vốn liên doanh : 224.142.000đ
Tổng nguồn vốn (2002): 62.131.653.410 tăng 6,93% so với năm 2000 Trong đó nguồn vốn kinh doanh: 15.164.978.450 tăng 11,59% so với năm 2000
+Vốn ngân sách: 11. 414.519.676
+Tự bổ xung:3.231.826.690 tăng 65,6% so với năm 2000 + Vốn liên doanh:518.632.084
5. Năng lực vật chất kỹ thuật
- Công ty hiện có 2244 m2 đất, gồm nhà điều hành văn phòng giao dịch va kho tàng số 12 Lạch Tray - Ngô Quyền.
Trong đó: Nhà văn phòng: 581 m2
Kho: 700 m2
- Ngoài ra còn có 14.873m2 đất tại khu công nghiệp Tam Quán xã An Đồng - An Hải
quốc lộ 5, cửa ngõ Thành phố Hải Phòng. Trong đó: + Nhà xởng: 2300m2
+ Kho: 2000 m2 + Văn phòng: 451 m2
Nhận xét:
+ Về cơ sở vật chất: Nhìn chung, với diện tích kho và phân xởng sản xuất của Công ty đã đáp ứng đợc nhu cầu sản xuất và tiêu thụ. Hiện nay công ty vẫn cha tận dụng đợc hết công suất hoạt động của máy và diện tích kho, nhà xởng. Do vậy với cơ sở vật chất nh thế này, công ty vẫn có khả năng đáp ứng đợc nhu cầu về phát triển, mở rộng sản xuất kinh doanh trong tơng lai.
Tuy nhiên do diện tích mặt bằng kho hiện tại ở Lạch Tray còn hạn chế nên số l- ợng hàng hoá dự trữ tại kho ở cơ sở không đợc nhiều dẫn đến công ty phải liên
tục vận chuyển sản phẩm từ nơi sản xuất tới kho này, để từ đó hàng hoá đợc đa tới các đại lý trong thành phố. Điều này làm cho chi phí vận chuyển khá tốn kém + Về mặt giao thông: Qua quốc lộ 5 việc vận chuyển vật t, hàng hoá từ phân x- ởng sản xuất hoặc từ kho chính ở khu công nghiệp An Đồng đến kho phụ địa điểm 12 Lạch Tray là rất thuận tiện và nhanh chóng, đáp ứng kịp thời các nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của công ty trong thành phố.
Nhờ quốc lộ 5, quốc lộ 10, hàng hóa đợc vận chuyển bằng ôtô tới các đại lý tiêu thụ Son tại các tỉnh, thành phố lân cận nh Thái Bình, Nam Định, Hà Nội, Thanh Hoá v.v...cũng khá đơn giản.
Với các tỉnh ở xa nh chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh và các đại lý ở miền Trung, việc kết hợp vận chuyển bằng ôtô hoặc bằng đờng biển đợc tiến hành một cách linh động tuỳ thuộc vào mức độ cấp bách của nhu cầu sơn, thời gian, khối lợng hàng hoá cần phải chuyên chở....
6. Danh tiếng, thị phần và chất lợng sản phẩm của công ty. a. Danh tiếng của công ty
đợc thành lập khá sớm so với các công ty sơn hiện có ở thị trờng Việt Nam, do vậy công ty sơn đã có đợc những danh tiếng đáng kể về cả truyền thống của công ty cũng nh tiếng tăm của sản phẩm sơn trong ngành sơn công nghiệp và sơn gia dụng. điều đó thể hiện qua sự tăng liên tục về doanh số và thị phần qua các năm
b.Thị phần
Điểm qua một số công ty sản xuất sơn lớn trong nớc trong toàn bộ thị trờng nội địa, ta có thể ớc tính đợc thị phần của công ty sơn Sơn Hải Phòng và các công ty Sơn khác nh sau:
TT Tên doanh nghiệp Sản lợng (Tấn) Doanh thu (1000đ) Thị phần (sản lợng)
1. Công ty Sơn Hải Phòng 1.750 44.197.000 7,49% 2. Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội 3.500 70.000.000 14,98% 3. Xí nghiệp Sơn Hà Nội 1.200 25.000.000 5,14%
4. Sơn Đông á 1.500 40.000.000 6,42%
5. Sơn Bạch Tuyết 3.500 98.000.000 14,98%
6. Sơn Đồng Nai 1.600 40.000.000 6,85%
7. Sơn Inter paint 2.000 90.000.000 8,56%
8. Sơn Jotun 800 30.000.000 3,425%
9. Các hãng sơn nhỏ khác 500 - 2,14%
10. Sơn nhập ngoại > 7.000 - 29,98%
> 23.350 100%
(Theo nguồn thu thập số liệu của công ty qua các báo cáo tài chính trên các ấn phẩm của tạp chí tài chính năm 2000)
Nhận xét: Mặc dù chiếm đợc một thị phần còn rất khiêm tốn trong toàn nghành nhng điều đó cũng thể hiện đợc những bớc đi vững chắc của công ty sơn Hải Phòng trong thị trờng có sự tham gia của rất nhiều những công sơn nớc ngoài nổi tiếng trên thế giới
c. Chất lợng sản phẩm
Để đánh giá chất lợng sản phẩm sơn ngời ta thờng đánh giá về độ dày của màng sơn. Bất luận là loại sơn nào thì chiều dày màng sơn là cần thiết để đạt đợc sự bảo vệ sắt, thép tôi u. Khả năng của màng Sơn chống lại sự tác động ăn mòn của ma nắng, môi trờng biển, sự chấn động cơ học là hoàn toàn phụ thuộc vào độ dày. Tóm lại cần nhớ rằng độ bền của màng sơn phụ thuộc vào độ dày của màng sơn.
Ví dụ: đối với sơn lót (sơn chống rỉ) độ dày tổng thể của màng sơn khô phải đạt đối với các khu vực của tàu, tối thiểu:
Đáy tàu : 200àm
Mạn ớt, mạn khô, boong : 150àm
Phần thợng tầng : 125àm
Đối với sơn chống hà: thời gian bảo vệ hiệu dụng phụ thuộc vào chiều dày lớp sơn. Song chiều dày tối thiểu của màng sơn phải thi công.
Sơn chống hà AF : 150àm – 250àm
Sơn chống hà RP3 : 150àm – 250 àm.
Đối với các loại sơn trang trí, sơn phủ khác chiều dày tuỳ thuộc vào từng vùng nhng tối thiểu phải đạt từ 125àm - 150àm.
Ngoài ra chất lợng sản phảm sơn còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố sau: 1. Điều kiện sử dụng: khi sử dụng sơn điều quan trọng nhất cần xem xét
là:
- Trạng thái bề mặt và hiện trạng bề mặt
- Trạng thái khí hậu vào thời điểm thi công sơn.
2. Phơng pháp thi công: phun thông thờng; sử dụng con lăn, chổi quét... 3. Sự tơng hợp của sản phẩm khi thi công: để lựa chọn một hệ thống sơn
đáp ứng đúng mục đích sử dụng cần phải xem xét hai điều kiện:
- Sự phù hợp của loại sơn với mục đích sử dụng
- Sự tơng hợp của các loại sơn với nhau và với bề mặt hoặc lớp sơn trớc. 4. Điều kiện bảo quản sơn: Sơn phải đợc bảo quản trong một số điều kiện
sau:
- Bảo quản trong thùng đậy nắp có gioăng kín.
- Nơi bảo quản phải thoáng mát khô ráo.
- Không bảo quản sơn gần các hoá chất gây ăn mòn
- Mỗi một hệ thống và chủng loại sơn phải đợc bảo quản riêng theo khu vực và có kiểm tra định kỳ.
Không ngừng hoàn thiện hệ thống chất lợng. tháng 5/1999 Công ty đợc tổ chức quốc tế BVQI Anh quốc cấp chứng chỉ bảo đảm hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9002.
Đồng thời trong Tháng5/1999: Phòng thử nghiệm của Công ty đợc công nhận đạt tiêu chuẩn ISO GUIDE 25 - TCVN 5958, là doanh nghiệp đầu tiên của ngành sơn Việt nam có phòng thử nghiệm đạt tiêu chuẩn quốc tế. Phòng thử nghiệm này có khả năng thử nghiệm đợc chính xác các tiêu chuản về kỹ thuật nh:
+ tỷ lệ pha trộn sơn. + điểm bắt lửa.
+Tỷ lệ hàm rắn (theo thể tích). + Độ dày màng sơn ớt, khô....
Công ty có một dây chuyền sản xuất nhựa tổng hợp của Cộng hoà Liên bang Đức để lấy nguyên liệu sản xuất sơn công nghiệp, thay thế nhập ngoại.
-Năm 1997, Công ty tiếp tục đầu t một dây chuyền sản xuất sơn tàu biển cao cấp hiện đại của Nhật Bản sản xuất theo công nghệ của hãng sơn CHUGOKU Marine paints, một hãng sơn nổi tiếng đã có mặt ở hơn 80 nớc trên thế giới. Công suất của dây chuyền đạt 2000 T/năm và dự kiến nâng công suất lên 4000T/năm
- 5/1998 đã cho ra sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lợng. Đây là một nhân tố góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm sơn trên thị trờng.
- Sản phẩm sơn của Công ty đặc biệt là sơn tàu biển, công trình biển... có trên 100 loại đủ điều kiện cạnh tranh với các hãng sơn nớc ngoài đang có mặt tại Việt Nam.
- Công ty làm chủ về công nghệ có khả năng đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng về chủng loại cũng nh chất lợng.
II. Thực trạng về chiến lợc sản phẩm của công ty.
1. Thị trờng mục tiêu.
Công ty phân chia thành hai thị trờng chính, là thị trờng phía bắc và thị tr- ờng phía nam.
2. Tình hình tiêu thụ sản phẩm trên thị trờng
Để đánh giá về tình hình tiêu thụ của hai thị trờng này ta có bảng sau:
Biểu: Doanh thu tiêu thụ theo khu vực thị trờng
Đơn vị: 1000đ
Thị trờng Năm 1999 Năm 2000 So sánh 2000/1999
Doanh thu Tỉ trọng Doanh thu Tỉ trọng Số tiền Tỉ lệ Tỉ trọng Phía Bắc 32.454.793 88,02 38.242.185 86,52 5.787.392 17,83 -1,5 Phía Nam 4.415.426 11,98 5.995.346 13,48 1.539.920 34,87 +1,5
Tổng 36.870.219 100 44.197.531 100 7.327.312 19,87 0
Nhận xét: Qua bảng trên ta thấy thị trờng phía Bắc chiếm tỉ trọng phần lớn trong tổng doanh thu, còn thị trờng phía nam chiếm tỉ trọng nhỏ.
Doanh thu thị trờng phía bắc từ 32.454.793 nghìn đồng năm 1999 tăng lên 38.242.185 nghìn đồng năm 2000 với tỉ lệ tăng là 17,83%. Còn doanh thu thị tr-