2- Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
3.1. Nhận xét chung về công tác kế toán vật liệu
Qua 4 năm hình thành và phát triển Công ty cổ phần Đầu t thơng mại và xây dựng Hồng Hà gặp rất nhiều khó khăn khi bớc vào nền kinh tế thị trờng.Nhng với sự năng động tìm tòi nghiên cứu của lãnh đạo Công ty cũng nh nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân trong Công ty, Công ty cũng đã có bớc chuyển biến mới với những thành tựu hết sức to lớn. Một trong những bớc chuyển biến đó là những cải tiến trong kế toán tài chính. Có thể thấy điều đó qua các mặt sau.
3.1.1. Những u điểm
- Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức hợp lý, mỗi phòng ban đảm nhiệm những chức năng khác nhau nhng lại có mối quan hệ mật thiết và liên kết gắn bó với nhau nh những mắt xích trong một guồng máy. Các phòng ban cùng phối hợp nhịp nhàng trong các hoạt động sản xuất, sản xuất và tuân thủ sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo. Nhờ đó mà công ty ngày càng phát triển.
- Công ty áp dụng hình thức tổ chức kế toán theo kiểu tập trung, toàn bộ công tác kế toán đợc thực hiện ở phòng Tài chính kế toán, từ khâu ghi chép ban đầu đến khâu tổng hợp, báo cáo và kiểu tra kế toán.
- Phòng Tài chính kế toán tại công ty gồm 5 ngời, đợc tổ chức phù hợp với trình độ, khả năng chuyên môn của từng ngời. Đội ngũ kế toán trẻ, năng động, nhiệt tình và có tinh thần trách nhiệm cao, có trình độ nghiệp vụ chuyên môn vững vàng. Vì vậy, bộ máy kế toán của công ty luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao.
* Quản lý nguyên vật liệu
Nhận thức đợc vai trò quan trọng của vật liệu trong sản xuất chiếm đến 70-80% giá trị công trình. Do đó, ban lãnh đạo công ty đặc biệt chú trọng đến công tác quản lý vật liệu từ khâu thu mua đến vận chuyển, dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng, cụ thể:
- Khâu thu mua: Việc tổ chức thu mua vật liệu do phòng vật t đảm nhận. Đội ngũ cán bộ tiếp liệu của công ty có năng lực hoạt bát nắm bắt nhanh sự biến động về giá cả nguyên vật liệu linh hoạt trong việc tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc chuyển giao theo đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch của công ty.
Khâu vận chuyển nguyên vật liệu có đặc điểm cồng kềnh và khó chuyên trở, đặc biệt là những địa hình phức tạp, khó khăn do đó công ty có đảm bảo một số phơng tiện vận tải nhằm huy động trong việc vận chuyển và cung ứng nguyên vật liệu ngay khi cần thiết.
- Khâu bảo quản: Công ty quản lý nguyên vật liệu theo 2 kho : kho nguyên vật liệ chính và kho nguyên vật liệu phụ,nhiên liệu công cụ dụng cụ.Quản lý nh vậy hợp lý và dễ dàng hơn tránh xảy ra mật mát thất thoát. Ngoài ra, công ty thờng xuyên tổ chức công tác kiểm kê thực tế và tiến hành đối chiếu với thẻ kho nhằm đảm bảo nguyên tắc thận trọng và tiết kiệm.
- Khâu dự trữ: Khi bắt đầu sản xuất công trình, công ty đã dự trù đợc một lợng vật liệu cần thiết cho sản xuất . Trong tiến độ sản xuất, dựa vào nhu cầu vật liệu công
ty sẽ tiến hành mua vật liệu dự trữ một lợng hợp lý, nguyên vật liệu tại các công trình, vừa tránh tổn thất vừa tránh lãng phí, vừa đảm bảo đợc tiến độ sản xuất .
Hơn nữa các thủ kho lại có tinh thần trách nhiệm cao với công việc, không làm thất thoát vật t. Công việc ghi chép và đối chiếu với kế toán nguyên vật liệu của thủ kho đợc thực hiện khá tốt, thuận lợi cho công tác hạch toán nguyên vật liệu đợc chính xác, kịp thời.
Ngoài ra để quản lý tốt nguyên vật liệu trong kho, định kỳ hàng năm vào cuối năm, Công ty tiến hành tổ chức kiểm kê, đánh giá vật liệu để kiểm tra tình hình bảo quản nguyên vật liệu. Từ đó có những biện pháp xử lý cần thiết. Thông qua đó, còn đánh giá công tác dự trữ nguyên vật liệu có phù hợp với định mức dự trữ không, tránh tình trạng dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn. Hoặc tránh tình trạng dự trữ quá thấp không đủ đáp ứng kịp thời những trờng hợp có sự cố xảy ra.
- Khâu sử dụng: Các loại vật liệu đều có định mức sử dụng do Phòng kỹ thuật lập ra khi bắt đầu sản xuất công trình. Căn cứ vào nhu cầu sản xuất của phân xởng, viết phiếu yêu cầu xin lĩnh vật t, thông qua sự xác nhận của quản đốc, phó quản đốc. Căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật t Thủ kho sẽ viết phiếu xuất kho vật liệu. Nh vậy, luôn đảm bảo tiết kiệm và sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, đúng định mức.
* Chứng từ kế toán bắt buộc đối với kế toán nguyên vật liệu đợc lập đầy đủ rõ ràng, chính xác đúng quy định. Các chứng từ đợc lập có căn cứ và có giá trị pháp lý. Bên cạnh những chứng từ bắt buộc do Bộ Tài chính quy định, căn cứ vào nhu cầu quản lý của công ty và theo hớng dẫn của Bộ Tài chính, kế toán còn sử dụng những chứng từ đảm bảo cho việc ghi chép sổ sách, tình hình nhập xuất nguyên vật liệu tại công ty.
Các chứng từ nhập xuất đều đợc các bộ phận lập và lu giữ khá hợp lý, giữa các phòng ban luôn đảm bảo việc hoàn chỉnh chứng từ, tạo điều kiện kiểm tra giám sát lẫn nhau, giảm thiểu những gian lận sai sót có thể xảy ra.
* Hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán đợc mở cho phần hành kế toán nguyên vật liệu nói riêng và các phần hành kế toán khác nói chung là khá hợp lý và theo đúng chế độ ban hành, phản ánh đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh. Ngoài những tài khoản quy định bắt buộc của Bộ Tài chính công ty có mở thêm một số tài khoản chi tiết cho phù hợp yêu cầu quản lý của công ty. Việc phân loại chi phí theo công dụng kinh tế và tập hợp chi phí theo từng hạng mục công trình là hoàn toàn hợp lý với đặc điểm ngành sản xuất cột anten viễn thông .
* Hình thức kế toán
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, hình thức này về cơ bản là phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty, về mặt thời gian do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thờng xuyên và liên quan đến nhiều đối tợng tập hợp khác nhau. Đồng thời hình thức kế toán Nhật ký chung nói chung lai phù hợp với điều kiện hạch toán kế toán trên máy vi tính của hầu hết các phần mềm kế toán nói chung và phần mềm kế toán mà công ty đang áp dụng nói riêng.
Do đặc điểm hoạt động sản xuất, nguyên vật liệu nhập dùng để sản xuất thờng xuyên nên công ty áp dụng phơng pháp bình quân liên hoàn để đánh giá vật liệu xuất kho. Theo phơng pháp này thích hợp với việc áp dụng kế toán máy tại công ty. Phơng pháp này cho giá vật liệu xuất kho chính xác nhât, phản ánh kịp thời biến động giá cả, công việc tính giá đợc tiến hành đều đặn. Điều này là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, đơn giản, ít tốn kém, dễ áp dụng.
* Phơng pháp hạch toán chi tiết
Để hạch toán chi tiết vật liệu kế toán sử dụng phơng pháp ‘Thẻ song song’. Việc áp dụng phơng pháp đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm vật liệu kịp thời chính xác.
Trên các bảng kê, phiếu nhập, bảng kê phiếu xuất còn ghi nhận đầy đủ các chỉ tiêu mã khách hàng, tên vật liệu, số lợng, đơn giá, thành tiền của từng loại vật t mỗi lần nhập xuất. Kế toán là đối tợng sử dụng từ đó có thể nắm bắt đợc đầy đủ thông tin về nghiệp vụ nhập xuất vật liệu mà không cần phải xem quá nhiều các sổ sách kế toán liên quan khác.
*Phơng pháp hạch toán tổng hợp
Để hạch toán tồn kho thì công ty áp dụng phơng pháp “Kê khai thờng xuyên” là phù hợp với đặc điểm vật liệu của công ty và quy định chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất đáp ứng yêu cầu theo dõi thờng xuyên sự biến động của vật liệu, cung cấp thông tin kịp thời, trung thực giúp các nhà quản trị doanh nghiệp trong công tác quản lý và công tác tập hợp chi phí nguyên liệu cho từng đối tợng tính giá thành.
Trên sổ kế toán tài khoản, với mỗi nghiệp vụ nhập xuất, vật liệu đều có ghi đối t- ợng khách hàng của vật liệu nhập và tên công trình sản xuất . Do đó, chỉ cần nhìn qua sổ cái tài khoản là đối tợng sử dụng có thể nhận biết đợc tình hình nhập xuất vật liệu và những chỉ tiêu liên quan, nh khách hàng mục đích nhập xuất, của mỗi hoạt động nhập xuất vật liệu .
* Phần mềm kế toán
Việc ứng dụng phần mềm kế toán máy trong công tác hạch toán kế toán là hợp lý nhằm giảm bớt việc ghi chép, công tác kế toán cũng đợc diễn ra thuận lợi và dễ dàng hơn. Chơng trình phần mềm kế toán mà Công ty đang sử do Công ty XD và chyển giao công nghệ Hoàng Linh viết riêng cho Công ty, dựa vào đặc điểm của công ty và bài toán mà kế toán da ra. Phần mềm dễ áp dụng. Việc sử dụng kế toán máy vào công tác hạch toán kế toán còn góp phần vào việc nâng cao hiệu quả công việc, thúc đẩy việc thực hiện các phần hành kế toán một cách nhanh chóng, giảm bớt khối lợng ghi chép, tính toán, tránh đợc một số sai sót chủ quan.
3.1.2. Những hạn chế
Bên cạnh những u điểm trong công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP ĐT TM & XD Hồng Hà đã nêu ở trên, xin đợc nêu ra một số tồn tại theo ý kiến cá nhân nh sau:
- Hiện nay, công ty đang áp dụng phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp ‘thẻ song song . Thủ kho vẫn viết phiếu nhập và xuất vật t rồi chuyển cho kế toán vào máy nh vậy làm tăng khối lơng công việc của Thủ kho.
- Trong khâu nhập dữ liệu lên sổ sách kế toán riêng và nhập vật liệu kế toán phải nhập 2 lần vào 2 hệ thống : ‘ Hệ thống quản lý vật t ‘ và ‘ hệ thống hạch toán kê toán’. Nhập vật liệu vào ‘ Hệ thống quản lý vật t ‘ máy chỉ lên các’sổ chi tiết TK 152’ , các’bảng kê nhập’ , bảng ‘tổng hợp nhập xuất tồn’ chứ không lên ‘ Sổ Nhật Ký Chung’ và ‘Sổ cái ‘. Nh vậy làm tăng khối lợng công việc của kế toán , giảm mức độ tự động hoá của chơng trình, sự liên kết giữa các chơng trình cha chặt chẽ. kế toán nguyên vật liệu phải thờng xuyên kiểm tra chứng từ nhập vào máy trên 2 hệ thống để tránh nhầm lẫn.Vẫn phải nhập thuế suất từng loại vật liệu trong quá trình nhập.
- Phiếu xuất kho chỉ lập thành 2 liên nh vậy thiếu sự liên hệ chặt chẽ .
3.2. Một số ý kiến hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty CP ĐT TM & XD Hồng Hà
- Về tổ chức bộ máy :
Thủ kho viết phiếu nhập xuất cha hợp lý việc viết phiếu nhập-xuất này kế toán vật t làm sẽ thích hợp hơn, khi nhập chứng từ vào máy kế toán vật t in luôn phiếu ra sử dụng chứng từ trên phần mềm kế toán luôn . Nh vậy sẽ làm giảm bớt khối lợng công việc giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán vật t, và việc kiểm tra sai sót trên chứng từ vào máy cũng dễ dàng hơn. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên các bảng kê, tiến hành đối chiếu trên sổ kế toán tổng hợp vật liệu .
- Về bộ phận lập phiếu
Phiếu xuất kho nên lập thành 3 liên . Liên 1 : Lu tại gốc (Phòng kế toán)
Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật t. Liên 3 : Giao cho ngời lĩnh vật t để theo dõi về việc sử dụng vật t ở Phân x- ởng.
Có nh vậy sẽ cung ứng kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất và nâng cao hiệu quả s dụng nguyên vật liệu tăng hiệu quả lao động.
- Về phần mềm kế toán :
Tính tự động hoá cao trong công tác kế toán máy sẽ góp phần nâng cao hiệu suất công việc kế toán. Nguyên vật liệu có nhiều chủng loại và đã đợc mã hoá đến từng danh điểm vật t, mỗi một loại nguyên vật liệu lại áp dụng một mức thuế suất khác nhau, mà mức thuế suất cho mỗi loại nguyên vật liệu là tơng đối ổn định. Nhng khi nhập liệu từ các phiếu nhập vào máy kế toán vẫn phải nhập mức thuế suất. Nh vậy là không cần thiết vì khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm nguyên vật liệu. Do vậy, để tăng cờng tính tự động hoá và giảm bớt khối lợng công việc của kế toán, theo em có thể đặt sẵn mức thuế suất thuế GTGT của từng thứ nguyên vật liệu cũng nh vật t khác ở phần danh mục. Khi đó, kế toán không cần phải nhập mức thuế suất mà máy vẫn tự tính ra số thuế đầu vào đợc khấu trừ và tổng hợp lên các báo cáo thuế.
- Trong chơng trình kế toán Công ty áp dụng có sự tách biệt giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết nguyên vật liệu, vì vậy kế toán chi tiết là ngời nhập chứng từ gốc vào máy. Vì vậy, theo em trong chơng trình kế toán Công ty áp dụng phải lập đợc sự kết nối trực tiếp giữa phần ‘ Hệ thống quản lý vật t ‘ và ‘ hệ thống hạch toán kê toán’. Góp phần nâng cao hiệu suất công việc kế toán.
Kết luận
Qua thời gian tìm hiểu thực tế, một lần nữa ta khẳng định rằng, công tác tổ chức quản lý và kế toán nguyên vật liệu nói chung và công tác kế toán xuất vật liệu
nói riêng là nội dung quan trọng của công tác quản lý kinh tế. Vật liệu là yếu tố không thể thiếu đợc trong đơn vị sản xuất kinh doanh nói chung cũng nh Công ty cổ phần Đầu t thơng mại và xây dựng Hồng Hà nói riêng, kế toán nguyên vật liệu tốt sẽ góp phần giúp cho lãnh đạo nắm bắt đợc tình hình thực tế và chỉ đạo sản xuất có hiệu quả, từ đó có kế hoạch thu mua cũng nh sử dụng nguyên vật liệu đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra một cách liên tục. Do đó công tác hạch toán của công ty và kế toán xuất vật liệu không ngừng hoàn thiện.
Kế toán vật liệu không chỉ đơn thuần giúp cho các đơn vị theo dõi chặt chẽ cả về số lợng, chủng loại vật liệu xuất ra để sản xuất mà quan trọng hơn là thông qua việc phân tích tình hình thc hiện kế hoạch cung cấp sử dụng từ khâu thu mua đến khâu sử dụng sao cho có hiệu quả nhất, tránh hao hụt lãng phí làm thiệt hại đến tài sản của Công ty. Đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu , không ngừng phấn đấu tiết kiện chi phí, hạ giá thành sản phẩm tăng tích luỹ, tăng tốc độ chu chuyển vốn kinh doanh, tạo điều kiện cho Công ty đứng vứng và phát triển trong cơ chế cạnh tranh gay gắt của thị trờng.
Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Đầu t thơng mại và xây dựng Hồng Hà em thấy công tác kế toán vật liệu có vị trí và tầm quan trọng và là công cụ đắc lực giúp cho ban lãnh đạo nắm bắt đợc tình hình thực tế, từ đó có biện pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu .