2- Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
2.3.3. Phơng pháp kế toán chi tiết NVL:
Với phơng pháp ghi thẻ song song, việc theo dõi chi tiết nhập khẩu tìm các loại vật liệu dợc tổ chức cả ở kho và ở phòng kế toán. Nội dung phơng pháp này nh sau:
2.3
.3.1- ở kho:
Việc ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi loại NVL đợc theo dõi trên một thẻ kho và đợc thủ kho xếp theo từng loại, từng nhóm để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu phục vụ cho yêu cầu quản lý.
Khi nhận chứng từ N-X NVL thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất từ chứng từ vào thẻ kho. Sau khi sử dụng các chứng từ để ghi vào thẻ kho, thủ kho tiến hành sắp xếp lại chứng từ, gửi các chứng từ đó cho phòng kế toán. Cuối tháng, thủ kho và kế toán NVL đối chiếu tình hình N-X-T kho NVL .
Công ty cổ phần ĐT TM & XD Hồng Hà Mẫu: 09-DNN
(Ban hành theo quyết định QĐ48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/06 của Bộ trởng BTC) Trích Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/10/2007 Tờ số: 12 Vật t: ống đen BS F60.3x4.0 Mã số: O60 Đơn vị tính: kg Tồn đầu kỳ: 0
STT Chứng từ Diễn giải Số lợng nhận củaKý xác kế toán Số Ngày N X T A B C D 1 2 3 E 1 NK0208 02/10/07 Nhập ống 60 6.164 6.164 2 NK0209 02/10/07 Nhập ống 60 7.397 13.561 3 NK0210 02/10/07 Nhập ống 60 6.164 19.725 4 NK0211 02/10/07 Nhập ống 60 8.629 28.354 5 XK0853 03/10/07 Xuất HĐ317 3.599 24.755 6 XK0857 04/10/07 Xuất HĐ317 3.500 21.255 7 XK0862 05/10/07 Xuất HĐ317 3.400 17.855 8 XK0868 06/10/07 Xuất HĐ160QTrị 3.299 14.556 9 XK0872 07/10/07 Xuất HĐ160QTrị 2.099 12.457 … … … … … … … … Cộng cuối kỳ 49.978 22.797 27.181
Sổ này có 01 Trang đợc đánh từ trang 01 Ngày mở sổ : 01/10/2007
Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Thủ kho
2.3
.3.2- ở phòng kế toán: :
Hàng ngày khi nhận đợc chứng từ nhập vật liệu do thủ kho nộp, kế toán vật t tiến hành kiểm tra nhập số liệu vào phần mềm máy tính theo quy trình sau :
VD : Căn cứ vào phiếu nhập kho số 0208, hóa đơn GTGT HU/2007B số 0042740 ngày 02/10/07 của Công ty ống thép Việt Nam, biên bản kiểm nghiệm vật t số 05/10, kế toán vật t cập nhật số liệu vào máy
1- Chọn phân hệ ‘Hệ thống quản lý vật t’ 2- Chọn “ Nhập kho “ trên màn hình giao điện
3- Lập mới trong ô ‘số phiếu’ sẽ tự động hiện ra số phiếu tiếp theo số phiếu cũ trên máy : NK 0208
4- Ngày : 02/10/2007
5- Lý do nhập : Nhập 6.164 kg O60- HĐ 0042740
6- Kho nhập : bấm vào hình có mũi tên quay xuống danh mục kho vật t hiện ra chọn mã kho K1 ( Kho vật liệu chính )
7- Mã ngời bán : bấm vào hình có mũi tên quay xuống danh mục đối tợng hạch toán hiện ra chọn mã 331VINA ( Công ty ống thép Việt Nam)
8- Mã hàng hoá : bấm vào hình có mũi tên quay xuống danh mục Mã hoá vật t hiện ra chọn mã O60 ô bên cạnh sẽ hiện ra ‘ ống đen BS F60.3x4.0 ‘ và đơn vị tính là kg theo khai báo ban đầu.
9- Số lợng nhập : đánh 6.164
10-Đơn giá nhập : đánh 11.142.93 theo đánh giá trị giá vật t nhập
11-Tổng giá trị hàng nhập tự động hiện ra trong ô ‘ Gía trị nhập’ là 68.685.000 12- Nhập tiếp thì ấn “Lập mới”. Không nhập nữa ấn “kết thúc “ máy sẽ lu
chứng từ
13-Máy xử lý số liệu tự động lên bảng kê nhập, sổ chi tiết vật t, tổng hợp chi tiết hàng nhập theo từng đối tợng, tổng hợp vật t theo từng công trình, bảng tổng hợp nhập xuất tồn ….
Sau khi nhập kho muốn in bấm vào ‘ In phiếu’ Muốn xoá phiếu bấm vào ‘ Xoá phiếu ‘
Nhập xong ấn ‘ Kết thúc ‘ sẽ quay ra màn hình giao điện ‘ hệ thóng vật t’ ban đầu. Muốn sửa phiếu nhập ấn vào ‘ Điều chỉnh ‘ chọn số phiếu trong đó màn hình giao điện của phiếu cần sửa hiện ra tiến hành sửa nội dung đã
Hàng ngày khi nhận đợc chứng từ xuất vật liệu do thủ kho nộp, kế toán vật t tiến hành kiểm tra nhập số liệu vào phần mềm kế toán máy
VD : Căn cứ vào phiếu xuất kho 0853 (03/10/07), kế toán vật t cập nhật số liệu vào máy theo trình tự sau :
1- Chọn phân hệ ‘Hệ thống quản lý vật t’.
2- Chọn “ Xuất kho sản xuất“ trên màn hình giao điện‘.
3- Lập mới’ trong ô ‘số phiếu’ sẽ tự động hiện ra số phiếu tiếp theo số phiếu cũ trên máy : XK 0853.
4- Ngày : nhập 03/10/2007.
5- Lý do xuất : Xuất ống đen BS F60.3x4.0 HĐ317.
6- Kho xuất : bấm vào hình có mũi tên quay xuống danh mục kho vật t hiện ra chọn mã kho K1 ( Kho vật liệu chính ).
7- TK nợ : bấm vào hình có mũi tên quay xuống danh mục hệ thống tài khoản hiện ra chọn TK 1541 ( Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ).
8- Chi tiết nợ : bấm vào hình có mũi tên quay xuống danh mục hệ thống tài khoản hiện ra chọn đối tợng hạch toán ( công trình ) : HĐ 317NA ( Cột dây co Nghệ An HĐ 317 ngày 26/09/2007. Nếu không nhớ mã công trình có thể bấm vào ‘ Tìm ‘ để tìm kiếm mã công trình.
9- Mã hàng hoá : bấm vào hình có mũi tên quay xuống danh mục Mã hoá vật t hiện ra chọn mã O60 ô bên cạnh sẽ hiện ra ‘ ống đen BS F60.3x4.0 ‘ và đơn vị tính là kg theo khai báo ban đầu.
10-Số lợng : đánh số lợng xuất 3.599 kg
11-Đơn giá xuất : sau khi chọn xong mã vật t xuất kho, ở góc trái phía dới màn hình sẽ hiện số liệu hàng tồn tại kho 1 , Số lợng tồn tại thời điểm xuất : 28. 354 ; giá trị tồn : 315.948.000 ; đơn giá tồn : 11.143.93 đ . Kế toán căn cứ vào đó nhập đơn giá xuất đánh 11.142.93 theo đơn giá mà máy tính tự động tính theo phơng pháp bình quân liên hoàn.
12-Tổng giá trị hàng xuất tự động hiện ra trong ô ‘ Gía trị xuất ’ là 40.103.580 13-’. Xuất tiếp thì ấn “Lập mới”.Không xuất nữa ấn “kết thúc “ máy sẽ lu chứng
từ.
14- Máy xử lý số liệu tự động lên bảng kê xuất, sổ chi tiết vật t, tổng hợp chi tiết hàng nhập theo từng đối tợng, tổng hợp vật t theo từng công trình, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, Sổ cái TK liên quan(152,154,1541….), chi tiết phát sinh theo công trình ….
Sau khi nhập dữ liệu xong muốn in bấm vào ‘ In phiếu’ Muốn xoá phiếu bấm vào ‘ Xoá phiếu ‘
Nhập dữ liệu xong ấn ‘ Kết thúc ‘ sẽ quay ra màn hình giao điện ‘ hệ thóng vật t’ ban đầu.
Muốn sửa phiếu nhập ấn vào ‘ Điều chỉnh ‘ chọn số phiếu trong đó màn hình giao điện của phiếu cần sửa hiện ra tiến hành sửa nội dung đã
Cuối tháng kế toán NVL đối chiếu với việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho về số lợng. Sau khi kiểm tra hoàn chỉnh, đầy đủ và công nhận việc ghi chép của thủ kho là chính xác thì kế toán Ký vào cột cuối cùng trên thẻ kho .
- Sổ chi tiết nhập - xuất NVL đợc mở hàng tháng, mỗi loại NVL chủ yếu kế toán mở sổ chi tiết vật liệu riêng để theo dõi. Mỗi chứng từ nh trên đợc nhập số liệu vào máy.Máy sẽ tự động liên kết lên các sổ sách tổng hợp nói chung và sổ chi tiết nói riêng.
- máy tự động lu dữ liệu vào một dòng trên sổ chi tiết nhập - xuất NVL theo trình tự thời gian. Sổ chi tiết NVL có kết cấu giống nh thẻ kho nhng đợc thêm một số cột để theo dõi cả chỉ tiêu số lợng và giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho.Công ty sử dụng phần mềm kế toán nên giảm bớt khối lợng tính toán trị giá xuất kho và tồn kho cuối kỳ .Công ty sử dụng phơng pháp bình quân liên hoàn sau mỗi lần nhập để tính giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho .
- Khi cần in sổ bấm ‘In báo cáo‘ trên màn hình giao điện ‘Hệ thống quản lý vật t‘. Giao điện ‘ In báo cáo vật t - hàng hoá’ hiện ra .
Muốn in sổ chi tiết bấm vào Sổ hàng hoá Nhấn vào hình mũi tên danh mục vật t hàng hoá hiện ra rồi chọn mã vật t sẽ hiện ra sổ chi tiết loại vật t đó.
In bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật t chon ‘Tổng hợp nhập xuất tồn’
In vật t tồn kho chon Báo cáo kho . Nhấn vào hình mũi tên chọn kho rồi chọn kho .
Muốn in bảng kê nhập chọn ô ghi ‘ Bảng kê phiếu ‘ trên giao điện ‘Hệ thống quản lý vật t ‘ rồi chọn ‘Nhập kho ‘ hoặc ‘ Xuất sản xuất’
Bảng kê phiếu nhập
Từ ngày 01/10 đến ngày 31/10/2007 st
t
Số
phiếu Ngày Nội dung
Nhà cung cấp SL ĐG Thành tiền 1 NK0208 02/10/07 ống đen BS F60.3x4.0 (kg) 331VINA 6.164 11.142.93 68.685.000 2 NK0209 02/10/07 ống đen BS F60.3x4.0 (kg) 331VINA 7.397 11.142.93 82.425.000 3 NK0210 02/10/07 ống đen BS F60.3x4.0 (kg) 331VINA 6.164 11.142.93 68.685.000 4 NK0211 02/10/07 ống đen BS F60.3x4.0 (kg) 331VINA 8.629 11.142.93 96.153.000 5 NK0212 08/10/07 ống đen BS F60.3x4.0 (kg) 331VINA 7.397 11.142.93 82.425.000 6 NK0213 08/10/07 L150x15x12m (kg) 331KKHNOI 4.838 11.833 57.253.371 7 NK0214 10/10/07 ống đen BS F60.3x4.0 (kg) 331VINA 6.830 11.142.93 76.107.000 8 NK0215 10/10/07 ống đen BS F60.3x4.0 (kg) 331VINA 7.397 11.142.93 82.425.000 9 NK0216 10/10/07 Gas hoá lỏng LPG(kg) 331HLINH 276 14.015 3.868.182 10 NK0217 29/10/07 Que hàn phi3,2+phi4 331HAVIET 500 9.545 4.772.500 11 NK0218 29/10/07 Thép góc 100x100 (kg) 331TN 532 10.381 5.522.666 12 NK0218 29/10/07 Thép góc 130x130 (kg) 331TN 860 11.905 10.238.094 13 NK0218 29/10/07 Thép góc 90x90 (kg) 331TN 888 10.381 9.218.284
trích Bảng kê phiếu xuất
Từ ngày 01/10 đến ngày 31/10/2007 st
t
Số
phiếu Ngày Nội dung
Đối tợng SD SL Đg Thành tiền 1 XK0853 03/10/07 ống đen BS F60.3x4.0 (kg) HĐ317 3.599 11.142.93 40.103.580 2 XK0854 03/10/07 Que hàn phi3,2+phi4 HĐ317 180 9.090 1.783.636 3 XK0855 03/10/07 Đá mài HĐ317 36 10.476 377.136 4 XK0856 03/10/07 Đá cắt HĐ317 43 10.300 444.960 5 XK0857 04/10/07 ống đen BS F60.3x4.0 (kg) HĐ317 3.500 11.142.93 39.000.610 6 XK0858 04/10/07 Sơn đỏ HĐ317 75 27.273 2.045.475 7 XK0859 04/10/07 Sơn trắng HĐ317 50 24.545 1.227.250 8 XK0860 04/10/07 Que hàn phi3,2+phi4 HĐ317 175 9.090 1.916.600 9 XK0861 04/10/07 Đá cắt HĐ317 42 10.300 432.600 10 XK0862 05/10/07 ống đen BS F60.3x4.0 (kg) 3.400 11.142.93 37.886.307 ... Cộng cuối kỳ 608.441.324
Quy trình vào máy và hach toán nh trình bày ở trên là quy trình hạch toán của “Hệ thống quản lý vật t’ . Hạch toán chi tiết vật t làm toàn bộ trên phân hệ này.
2.4 - Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.
Công ty hạch toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn theo dừi thường xuyờn, liờn tục sự biến động nhập, xuất, tồn vật liệu trờn sổ kế toỏn.
Sử dụng phương phỏp này cú thể tớnh được trị giỏ vật tư nhập, xuất, tồn tại bất kỳ thời điểm nào trờn sổ tổng hợp.
Nhập chứng từ trên phân hệ này sẽ lên số liệu các sổ Nhật ký chung , sổ chi tiết , sổ cái, sổ tổng hợp, các báo cáo , các sổ khác theo tiện ích phần mềm….
2.4.1- Kế toán tổng hợp nhập vật liệu Quy trình ghi sổ :
VD : Ngày 02/10/2007 công ty nhập ống 60 . Căn cứ vào hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm vật t , phiếu nhập kho kế toán vật t nhập hoá đơn vào máy theo trình tự trên.
1- Hệ thống hạch toán kế toán 2- Chứng từ kế toán
3- Hoá đơn đầu vào 4- Số HĐ : 0042740 5- Seri : HU/2007B 6- Ngày PH : 02/10/2007 7- Ngày ghi sổ : 02/10/2007
8- Thuế suất : nhập thuế suất của vật t trên hoá đơn
9- TK chi : bấm vào hình có mũi tên quay xuống danh mục hệ thống tài khoản hiện ra chọn tên TK 331 ( Phải trả ngời bán )
Chứng từ kế toán
Hoá đơn đầu vào ( nếu hàng và hoá đơn cùng về)
Nhập dữ liệu cho các trường trên màn hình giao điện ‘Hoá đơn đầu vào’ theo trình tự
1- Số HĐ 2- Seri 3- Ngày PH 4- Ngày ghi sổ 5- TK chi 6- Chi tiết có 7- Người bán 8- Mã số thuế 9- Mặt hàng
10- Nội dung hạch toán 11- TK nợ
12- Chi tiết nợ 13- Số tiền Số chứng từ(các trường hợp khác không có hoá
đơn như hàng về trước hoá đơn về sau…) Nhập dữ liệu cho các trường trên màn hình giao điện ‘chứng từ hạch toán’ theo trình tự : 1- Ngày
2- Nội dung trích yếu 3- Số tiền hạch toán 4- Tài khoản ghi nợ 5- Đối tượng ghi nợ 6- Tài khoản ghi có 7- Đối tượng ghi có
Muốn nhập tiếp chứng từ nhần ‘lập mới’ .Nếu nhấn ‘Kết thúc’ máy sẽ lưu chứng từ tự động xử lý số lên sổ Nhật ký chung, sổ cái tài
khoản(331,152,133,154,1541,1521…), sổ chi tiết tài khoản … ,các báo cáo ….
10-Chi tiết có: bấm vào hình có mũi tên quay xuống danh mục đối tợng hạch toán hiện ra chọn tên đối tợng 331VINA ( Công ty ống thép Việt Nam ).
11-Ngời bán : sau khi nhập chi tiết đối tợng 331 VINA thì ô này tự đông hiện Công ty ống thép Việt Nam theo khai báo mã đối tợng ban đầu.
12-Mã số thuế : sau khi nhập chi tiết đối tợng 331 VINA thì ô này tự đông hiện mã số thuế : 0200109043-1 theo khai báo mã đối tợng ban đầu .
13-Mặt hàng : nhập thép ống
14-Nội dung hạch toán : Nhập 6.164 kg O60 –HĐ 0042740
15- TK nợ : bấm vào hình có mũi tên quay xuống danh mục hệ thống tài khoản hiện ra chọn 1521 ( vật liệu chính ).
16-Chi tiết nợ : nếu có thì cũng làm tơng tự
17-Số tiền : nhập số tiền hàng cha VAT 68.685.000
18-Nếu hoá đơn thông thờng mẫu số 01 GTKT-3LL thì quá trình nhập kết thúc Nếu hoá đơn giá trị gia tăng thì nhập thuế GTGT của vật t . Trong Nội dung hạch toán ghi : Thuế GTGT HĐ 0042740
19- TK nợ : bấm vào hình có mũi tên quay xuống danh mục hệ thống tài khoản hiện ra chọn 133 ( Thuế GTGT đợc khấu trừ ).
20-Số tiền : nhập số tiền VAT 3.434.250
21-Trong ô tổng cộng sẽ tự động tính giá tri : 72.119.250 Giao điện phân hệ ‘ Hệ thống kế toán ‘
Vào ‘chứng từ hạch toán’ để nhập số liệu vào máy:
Nhập hoá đơn GTGT HU/2007B số 0042740 ngày 02/10/07 theo trình tự trên Giao điện nhập hoá đơn :
Muốn in sổ sách chon ‘ In báo cáo ‘ trên giao điện ‘ Hệ thống kế toán . Giao điện ‘ In báo cáo kế toán ‘ sẽ hiện ra
Nếu không muốn lu hoá đơn nhấn phím xoá
Muốn điều chỉnh chứng từ chọn số phiếu cần sửa trong ‘ Điều chỉnh’
Sau khi nhập số liệu nhấn kết thúc máy sẽ lu và tự động xử lý số liệu liên kết lên sổ ‘Nhật ký chung’ và ‘Sổ cái TK 152’ , ‘Sổ TK 331VINA’ (phải trả công ty ống thép Việt Nam) , Sổ 1541( Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ) , Sổ chi tiết 1541, hệ thống ‘ Báo cáo thuế ‘, ‘ Sổ TK 133’, các báo cáo và sổ khác theo tiện ích phần mềm
2.4.2- Kế toán tổng hợp xuất vật liệu
Dữ liệu của phần ‘xuất vật t’ trong ‘ Hệ thống quản lý vật t ‘ đợc liên kết lên sổ tổng hợp trong ‘ Hệ thống hạch toán kế toán’ nh sổ Nhật ký chung , sổ cái các tài khoản liên quan (TK 152,1541,154,1521…) , Sổ chi tiết 1541 theo hợp đồng, các báo