(1) Đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Một cơ cấu tổ chức hoàn thiện phải đảm bảo những yêu cầu sau:
Tính tối u: giữa các khâu và các cấp quản lí đều thiết lập những mối liên hệ hợp lí với số lợng cấp quản trị ít nhất trong doanh nghiệp
Tính linh hoạt: cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kì tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng nh ngoài môi trờng.
Tính tin cậy lớn: cơ cấu tổ chức quản lí phải đảm bảo tính chính xác của các thông tin đợc sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đó bảo đảm sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp
Tính kinh tế: cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí phải sử dụng chi phí quản lí đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn để xét yêu cầu này là mối tơng quan giữa chi phí dự định bỏ ra với kết quả sẽ thu đợc.
Ngoài ra, cơ cấu tổ chức phải bảo đảm cho ngời quản lí ở cấp cao nhất có thể bao quát đợc toàn bộ các vấn đề đang diễn ra trong doanh nghiệp và đảm bảo sự phân công, phân cấp rõ ràng.
Xét theo những yêu cầu trên ta thấy ở công ty dễ dẫn đến tình trạng “quản lí chóp bu quá tải”.nh đã phân tích ở trên, hai phó giám đốc không đợc uỷ quyền quyết định.
Vì vậy, để giảm bớt gánh nặng cho giám đốc, giúp giám đốc có thể bao quát đợc tổng quan hoạt động của Tổng Công ty , giảm nguy cơ trở nên độc tài, tăng tính tối u và tính linh hoạt của cơ cấu tổ chức, ở Tổng Công ty nên thực hiên việc uỷ quyền và phê chuẩn rộng hơn nữa để giảm bớt sự quá tải cho Tổng giám đốc.
(2) Đối với tổ chức công tác kế toán
Công tác kế toán nên đợc tập trung ở phòng kế toán, cụ thể là kế toán tiền l- ơng nên chuyển toàn bộ về phòng tài vụ bởi thực sự đó là nhiệm vụ của kế toán. Nh thế kế toán chi phí sẽ có điều kiện kiểm soát dễ dàng hơn với chi phí bởi họ thực hiện công việc từ đầu của quá trình.
Do công việc kế toán đợcthực hiện bằng máy nên rất thụ động và khó kiểm tra, (nếu làm bằng tay thì qua nhiều lần ghi chép, mỗi lần ghi chép là một lần kiểm tra, đối chiếu còn kế toán máy thì chỉ vào chứng từ,khi cần loại sổ nào thì rút ra từ máy). do đó phải chủ động có kế hoạch đối chiếu, kiểm tra. Phòng kế toán nên in sổ hàng tháng, hàng quí để nắm bắt đợc số liệu từng tháng, quí đối
chiếu để phát hiện kịp thời chênh lệch, không nên để cuối năm mới in một loạt sổ, mỗi quyển thờng rất dày, việc kiểm tra lại rất khó khăn.
Kế toán trởng cũng cần thờng xuyên thực hiện việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chính sách, chế độ của nhà nớc,kiểm tra việc thực hiện của các nhân viên.
Thực hiện những điều trên cùng với việc tổ chức công tác kế toán khá hợp lí hiện nay có thể tăng cờng công tác tự kiểm tra, kiểm soát của hệ thống kế toán.
(3) Đối với một số yếu tố khác nh: lập kế hoạch hay chính sách nhân sự cần tiếp tục phát huy. đối với chính sách nhân sự cần chú ý thực hiện những chính sách đa ra chứ không chỉ đơn thuần là đa ra các chính sách.
Bên cạnh đó Tổng công ty nên thực hiện các biện pháp kiểm soát tổng quát.
(4) Tổng công ty nên thiết lập bộ phận kiểm soát nội bộ
Nh đã phân tích ở trên, do Tổng Công ty là một doanh nghiệp nhà nớc có qui mô lớn, có địa bàn hoạt động phân tán về mặt địa lí nhng cha có bộ phận nào thẩm tra laị những gì mà đơn vị đã làm, cụ thể là: rà soát lại hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ, giám sát sự hoạt động của hệ thống này và tham gia hoàn thiện chúng góp phần bảo vệ và sử dụng có hiệu quả nguồn lực, ngăn ngừa và phát hiện mọi hành vi lãng phí, sử dụng tài sản không đúng mục đích hoặc vợt quá thẩm quyền.
Giúp Tổng giám đốc kiểm tra, xác định độ tin cậy của thông tin, bao gồm cả thông tin tài chính, kế toán, kiểm tra các báo cáo tài chính trớc khi giám đốc kí đặc biệt là sau nghị định 59/CP, giám đốc phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính trung thực và tin cậy của thông tin.
Kiểm tra sự tuân thủ các chính sách, chế độ, các qui chế, các nguyên tắc quản lí của nhà nớc và của Tổng Công ty.
Kiểm tra, đánh giá tính hiệu lực, tính kinh tế, hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp.
Do đó việc xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ là cần thiết và là đòi hỏi tất yếu đối với Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam
Phạm vi, chức năng của kiểm toán nội bộ.
Phạm vi: kiểm toán nội bộ bao trùm tất cả các hoạt động trong đơn vị Chức năng: kiểm toán nội bộ có các chức năng sau:
1. Thẩm tra các thủ tục kiểm soát từ đó xác định tính thích hợp và u việt của nó
2. Kiểm tra tính trung thực và độ tin cậy của thông tin.
3. Kiểm tra việc tuân thủ các chính sách, chế độ, các qui định, các kế hoạch và các thủ tục hiện hành.
4. Kiểm tra các phơng tiện bảo đảm an toàn cho tài sản 5. Đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ và hiệu quả hoạt động
6. Kiểm tra việc tuân thủ các mục tiêu đề ra đối với các chơng trình hay các hoạt động nghiệp vụ.
7. Các nhiệm vụ đặc biệt: bất cứ việc gì có ích cho ban giám đốc hoặc giám sát trong các cuộc thoả thuận, tham gia vào các chơng trình đào tạo của đơn vị. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Với các chức năng nh vậy, kiểm toán nội bộ có các loại hình nh kiểm toán bộ phận, kiểm toán chức năng, kiểm toán quản trị, kiểm toán cân đối thử, kiểm toán điều hành, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán tính kinh tế và hiệu quả và kiểm toán toàn diện.
Phần kết luận
Xuất phát từ vai trò của hệ thống KSNB trong từng doanh nghiệp nói riêng và nền kinh tế thị trờng hiện nay nói chung thì việc hình thành KSNB ở nớc ta hiện nay là một vấn đề tất yếu cần thiết để đảm bảo tính trung thực của báo cáo tài chính trong doanh nghiệp cũng nh tính tuân thủ, tính hoạt động của doanh nghiệp nhằm đa ra các kiến nghị và giải pháp về chế độ kế toán, hình thức quản lý, tính hiệu quả của doanh nghiệp.Trong cơ chế thị trờng cạnh tranh gay gắt các doanh nghiệp phải tự vơn lên bằng chính sức lực của bản thân mình, KSNB giúp cho các nhà quản trị có đầy đủ các thông tin chính xác về tình hình hoạt động của doanh nghiệp mình mà từ đó ra các quyết định quản lý, đảm bảo kinh doanh một cách có lãi. Tuy nhiên, trong thực tế hiện nay ở Việt Nam , KSNB còn là vấn đề rất mới mẻ, cha đợc đề cập tới nhiều, cho nên việc hình thành bộ phận KSNB trong các doanh nhiệp ở nớc ta hiện nay còn gặp phải nhiều khó khăn
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo nhiệt tình của thầy giáo
GS.ts nguyễn quang quynh và các cô bác, anh chị ở Tổng công ty Xăng