III. Phân tích tình hình đảm bảo vật t của công ty:
2.Tổ chức thu mua, vận chuyển và bảo quản vật t:
Chất lợng sản phẩm phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố trong đó chất lợng vật t đóng vai trò quan trọng. Tổ chức thu mua, vận chuyển và bảo quản có ảnh hởng không nhỏ đến chi phí vật t, chất lợng vật t từ đó có ảnh hởng sâu sắc tới chất lợng và giá thành sản phẩm.
ở công ty khoá Minh Khai, hàng năm cùng với việc lập kế hoạch sản xuất, phòng kế hoạch - cung tiêu lập kế hoạch thu mua vật t, kế hoạch này đợc lập trên cơ sở kế hoạch sản xuất để xác định ra nhu cầu về vật t, từ đó tiến hành cân đối giữa nhu cầu với khả năng để xây dựng nên kế hoạch thu mua vật t. Tại công ty số lợng vật t lớn, chủng loại vật t đa dạng, nếu công tác tổ chức bảo quản không tốt sẽ dẫn đến h hỏng, han gỉ, kém chất lợng nh: Sắt thép, hoá chất phòng kế hoạch cung tiêu lên kế hoạch thu mua vật t giao cho cán bộ tổ chức thu mua. Hiện tại ở công ty việc phân định cho cán bộ thu mua cho từng loại vật t cha rõ ràng, tác động không nhỏ tới tâm lý cán bộ thu mua, cha phù hợp với khả năng và mối quan hệ của từng cán bộ. Thực tế xảy ra do một số cán bộ cung tiêu cha quen với công việc nên dẫn tới tình trạng mua vật t với giá cao, gây ảnh hởng không nhỏ tới chi phí vật t trong giá thành sản phẩm.
Trong thời gian tới, phòng kế hoạch cung tiêu nên chuyên môn hoá gắn từng ng- ời với công việc cụ thể nhất định, tăng thêm trách nhiệm của cán bộ thu mua làm cho họ nắm chắc các nguồn hàng cung cấp, nắm chắc các chủng loại vật t, phụ trách về số liệu tồn kho, số liệu cần dùng, số cần mua trong dự trữ tối đa, tối thiểu và yêu cầu bảo quản của từng loại vật t cũng nh giá cả của chúng. Giá trị thu mua là vấn đề công ty quan tâm làm sao để chi phí bỏ ra ít nhất mà mua đợc khối lợng vật t nhiều nhất, tốt nhất, hạn chế tới mức thấp nhất các khoản chi ở đầu vào.
Nếu khâu thu mua có ảnh hởng lớn đến chi phí vật t thì khâu tổ chức vận chuyển và bảo quản cũng có ý nghĩa không kém phần quan trọng trong công tác quản lý vật t của công ty. Nếu tổ chức vận chuyển bảo quản không khoa học sẽ dẫn đến vật t bị hao hụt, mất mát, kém phẩm chất gây ảnh hởng không tốt đến chất lợng sản phẩm, gây thiệt hại cho công ty. Hiện nay công ty khoá Minh Khai cha có đội xe chuyên chở việc vận chuyển hoàn toàn thuê ngoài dẫn tới một số trờng hợp không chủ động hoặc chi phí vận chuyển cao.
Bên cạnh việc theo dõi số lợng tồn kho, thời hạn sử dụng và của một số vật liệu dễ hỏng nh các loại hoá chất, sơn... cũng đóng một vai trò quan trọng. Căn cứ vào số lợng tồn kho mà xác định số lợng vật liệu mua vào, đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời cho nhu cầu sản xuất nhng phải tránh tình trạng ứ đọng vật t. Để thực hiện điêu này phòng kỹ thuật, phòng KCS phối hợp thờng xuyên kiểm tra chất lợng của vật t nhất là vật t có thời hạn sử dụng ngắn, dễ hỏng để có kế hoạch sử dụng ngay vật liệu trong thời hạn, tránh thiệt hại về vật liệu cho công ty. Hơn nữa cần bố trí tới, sắp xếp kho vật t cho hợp lý, kiểm tra vận chuyển đợc dễ dàng tạo điều kiện cho sản xuất.