3.2.Thực tế công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty
3.2.2.2. Tổ chức quản lý kho
Do tính chất công nghệ sản xuất, doanh nghiệp có nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, thời gian tập trung dự trữ, chế độ bảo quản,... khác nhau do vậy cũng có các kho khác nhau. Hiện nay kho nguyên vật liệu chính của công ty đợc chia làm:
- Kho nguyên liệu men màu, hoá chất.
- Kho nguyên liệu xơng.
- Kho xăng dầu
Việc quản lý kho đợc giao cho 2 thủ kho:
Thủ kho nguyên liệu men màu, hoá chất
Thủ kho nguyên liệu xơng + xăng dầu.
- Qui định của công ty đối với công tác quản lý kho nh sau:
+ Thủ kho phải lập hệ thống sổ sách theo dõi rõ ràng (gồm sổ theo dõi nhập, xuất, thẻ kho) luôn nắm vững chất lợng và lợng tồn kho đối với từng loại nguyên vật liệu.
+ Sắp xếp kho tàng gọn gàng, phân loại theo qui cách, phẩm chất, chủng loại đảm bảo thuận tiện cho việc nhập, xuất kiểm kê (dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy). Nguyên liệu nhập tr- ớc xuất trớc, nhập sau xuất sau.
+ Định kỳ 10 ngày 1 lần lập báo cáo trởng phòng kế hoạch sản xuất và phó giám đốc phụ trách về số lợng, chủng loại nguyên vật liệu để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch tiến độ mua nguyên vật liệu.
+ Có chế độ bảo quản, bảo dỡng định kỳ theo đúng qui trình qui phạm của nhà nớc ban hành, tránh h hỏng, mất mát.
+ Chịu trách nhiệm về mọi h hỏng, mất mát, thừa thiếu nguyên vật liệu theo qui định của công ty đề ra.
+ Hàng tháng tiến hành đối chiếu số lợng với bộ phận kế toán trên sổ sách với thực tế, nhằm kịp thời phát hiện những sai sót, vi phạm trong công tác quản lý kho, đồng thời giúp cho việc báo cáo, hạch toán chính xác kết quả sản xuất kinh doanh hàng tháng.
3.2.2.3.Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu
Hiện nay công ty tổ chức cấp phát nguyên vật liệu dới 2 hình thức song song: cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất và cấp phát theo hạn mức.
* Cấp phát theo hạn mức. Hình thức này chủ yếu áp dụng cho các nguyên vật liệu phụ, các nguyên vật liệu này thờng không trực tiếp cấu thành nên sản phẩm. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho cấp phát cho các bộ phận theo biểu mẫu sau:
Biểu số 1. Phiếu xuất kho
Công ty gạch ốp lát hà nội
đ/c: trung hoà - cầu giấy – hà nội
phiếu xuất kho
Ngày tháng năm Số chứng từ: Liên: Ngời giao dịch:--- Đơn vị (bộ phận):--- Lý do xuất:---
Stt Tên vật t Tài khoản Vật t Mã vật t ĐVT Số l- ợng Đơn giá Thành tiền Tổng cộng: Ngời nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Phụ trách vật t (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên)
* Cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất
Do quá trình sản xuất thờng xuyên phải thay đổi mẫu mã, chủng loại để đáp ứng nhu cầu thị trờng, nên phân xởng sản xuất cũng thờng xuyên thay đổi về số lợng, chủng loại nguyên vật liệu do vậy công ty chủ yếu sử dụng hình thức cấp phát này.
- Đối với nguyên liệu xơng: thủ kho căn cứ vào đơn phối liệu xơng của phân xởng sản xuất đa ra để cấp phát, do khối lợng cấp phát lớn nên việc cấp phát thờng đợc sử dụng bằng xe xúc tự hành và đợc cân định lợng bằng cân 30 tấn. Thủ kho cùng với đốc công tổ phối liệu trực tiếp giám sát việc cân đong và hớng dẫn việc xúc dỡ từng chủng loại. Số lợng và chủng loại cấp phát căn cứ vào mẫu đơn phối liệu xơng, men.
- Đối với nguyên liệu men: việc cấp phát cũng căn cứ vào đơn phối liệu của phân xởng sản xuất phát ra nhng về số lợng ít hơn và yêu cầu độ chính xác cao hơn. Việc cân đong màu và phụ gia đợc tiến hành bằng cân điện tử.