I. Nguyên giá
a. Tổ chức hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là loại chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành (thờng từ 65% - 70%) do vậy việc hạch toán chính xác và đầy đủ chi phí vật chất trong thi công, đồng thời tính chính xác giá thành công trình xây dựng, từ đó tìm ra biện pháp tiết kiệm chi phí làm giảm giá thành sản phẩm.
Tại công ty, khi có công trình phòng Kế hoạch- Kỹ thuật căn cứ vào bản vẽ thiết kế thi công từng công trình, hạng mục công trình, tính khối lợng xây lắp theo từng loại công việc để từ đó tính định mức dự toán xây dựng cơ bản và định mức nội bộ theo tiến độ để yêu cầu cấp vật t cho thi công công trình.
Khi đội sản xuất trực tiếp mua vật t thì đội căn cứ vào kế hoạch mua vật t lập giấy đề nghị tạm ứng kèm theo phiếu báo giá gỉ lên giám đốc.
Kế toán tiền mặt căn cứ vào giấy tạm ứng lập phiếu chi. Phiếu chi đợc lập thành 3 liên: liên 1:lu; liên 2: ngời xin tạm ứng giữ; liên 3 chuyển cho thủ quỹ chi tiền và ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt. Giấy tạm ứng và phiếu chi là cơ sở để kế toán tiền mặt vào sổ Nhật ký chung, Sổ cái và Sổ chi tiết TK111, 141.
Khi vật t về đến công trình: Thủ kho công trình, đội trởng cùng nhân viên phụ trách thu mua tiến hành kiểm tra vật t về số lợng, chất lợng, chủng loại và nhận hàng. Kế toán đội căn cứ vào hoá đơn này ghi vào bảng theo dõi chi tiết vật t. Bảng này đợc lập cho từng công trình có mẫu sau:
Bảng 2.10 :Bảng tổng hợp chi phí vật t (Năm 2004) Tên công trình: Cải tạo 4 trờng quận Tây Hồ
Đơn vị tính: đồng Ký hiệu Chứng từ Tên vật t Đơn
vị SL Đơn vị bán Thuế GTGT Giá trị TT Thành tiền
SH NT
Tháng 8
KA/2003B 505 10/12 Thép Kg 05 Công ty TM&TH Dũng Tiến ... ... 9.452.499
CX/2004B 31G 17/12 Sắt Kg 05 Công ty VLXD Hà Nội ... ... 590.400
...
Tổng cộng 311.860.276
Sau đó kế toán đội cầm hoá đơn lên công ty thanh toán.
Khi vật t do công ty trực tiếp mua: Sau khi ký hợp đồng mua vật t công ty thông báo cho đội sản xuất. đến thời hạn các đội cử ngời đi lĩnh vật t về công trờng. Khi vật liệu về đến chân công trình, ngời bán và nhân viên đội căn cứ vào HĐ mua bán đã ký kết cùng lập biên bản giao nhận hàng hoá, đồng thời nhân viên kế toán đội ghi vào bảng theo dõi chi tiết vật t và mang biên bản giao nhận hàng hoá lên phòng kế toán của công ty. Công ty căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hoá thanh toán với ngời bán.
Nếu thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán Ngân hàng lập giấy uỷ nhiệm chi và chuyển tiền. Nếu thanh toán bằng vay Ngân hàng, kế toán Ngân hàng lập khế ớc vay ngắn hạn rút vốn vay và uỷ nhiệm chi. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán tiền mặt lập phiếu chi.
Trên cơ sở chứng từ gốc (giấy UNC, khế ớc vay hay phiếu chi) kế toán ghi sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết TK tơng ứng.
Hết năm tài chính kế toán đội lập bảng kê chi phí vật t năm cho từng công trình, bảng này đối chiếu với số luỹ kế của Sổ chi tiết của kế toán công ty.
Chi phí nhân công trực tiếp tại công ty CP xây dựng số 7 bao gồm lơng chính, l- ơng phụ và các khoản phụ cấp trích theo lơng cho công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất (công nhân trực tiếp xây lắp, công nhân vận chuyển, khuân vác, công nhân chuẩn bị thi công, công nhân thu dọn hiện trờng). Đối với yếu tố chi phí nhân công trực tiếp tại công ty CP xây dựng số 7 thực hiện theo phơng thức khoán gọn cho đội xây dựng trong nội bộ Công ty.
Công ty CP xây dựng số 7 áp dụng 2 hình thức trả lơng: Trả lơng theo thời gian và trả lơng theo khoán sản phẩm.
- Hình thức trả lơng theo sản phẩm đợc áp dụng cho công nhân trực tiếp tham gia sản xuất và đợc giao khoán theo hợp đồng giao khoán.
- Hình thức trả lơng theo thời gian đợc áp dụng cho số cán bộ gián tiếp trên công ty và bộ phận quản lý gián tiếp các đội và các công nhân tạp vụ trên công trờng.
Tại đội xây dựng sau khi nhận khoán với công ty, đội trởng tập hợp các hợp đồng làm khoán và các bảng chấm công để tính toán lơng cho công nhân. Sau khi tính lơng cho tổng số lao động, đội trởng (hoặc kế toán đội) lập bảng tổng hợp lơng cho từng công nhân. Sau đó gửi lên phòng kế toán công ty các hợp đồng làm khoán, bảng chấm công và bảng tổng hợp tiền lơng. Chứng từ ban đầu cho việc tính lơng là bảng chấm công và hợp đồng làm khoán.
Đến cuối quí, kế toán đội lập bảng tổng hợp lơng cho từng công trình làm căn cứ xác định khối lợng sản phẩm hoàn thành bàn giao trong kỳ và đối chiếu với kế toán tổng hợp tại Công ty.
Bảng2.11 : Tổng hợp chi phí nhân công Công trình: Cải tạo 4 trờng quận Tây Hồ
Đơn vị: đồng
STT Bộ phận Tháng 8 Tháng 9 Cộng
1 Tổ văn phòng 7.200.000 1.680.000 8.880.000
3 Tổ nề 10.650.000 4.260.000 14.910.000
4 Tổ mộc + sơn 6.240.000 0 6.240.000
Cộng 38.470.000 10.075.000 48.545.000
Cuối tháng kế toán tiền lơng của Công ty đối chiếu bảng chấm công, hợp đồng làm khoán và bảng tổng hợp lơng (các chứng từ này phải hợp lệ) do dới đội gửi lên bảng tổng hợp lơng tháng cho từng công trình (nếu đội thi công nhiều công trình thì phải lập bảng phân bổ tiền lơng.
Tổ chức hạch toán chi phí sử dụng máy thi công
Để tiến hành hoạt động xây dựng CTy cần có máy thi công. Hiện nay Cty đã trang bị thêm nhiều loại máy mới, hiện đại máy trộn bê tông, cẩu tháp, cần cẩu, KATO. Đối với chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng Công ty căn cứ vào nhật trình ca máy để tính vào chi phí cho từng công trình. Đối với máy thuê ngoài thông thờng CTy đứng ra thuê và thuê luôn cả máy, ngời lái và các loại vật t cần thiết cho chạy máy (tức là thuê trọn gói).
Trờng hợp máy thuê ngoài: Công ty và đơn vị cho thuê máy lập hợp đồng thuê thiết bị.
Quá trình hoạt động của máy sẽ đợc theo dõi qua nhật trình sử dụng máy thi công và lệnh điều động máy. Thông qua lệnh điều động máy (nếu máy thuê sử dụng cho nhiều công trình) công ty cho thuê máy xác định thời gian máy dừng hoạt động taị công trình này chuyển sang công trình khác để xác định chi phí thuê máy cho công trình.
Hàng tháng căn cứ vào hợp đồng thuê máy, nhật trình sử dụng máy và lệnh điều động máy kế toán đội tính ra chi phí thuê máy 1 tháng cho từng công trình. Trên cơ sở chi phí thuê của từng máy trên từng công trình kế toán lập bảng tổng hợp chi phí thuê máy quý cho từng công trình.
Trờng hợp công trình sử dụng máy của Công ty: Chi phí vật liệu cho chạy máy hạch toán tơng tự nh hạch toán NVLTT. Khi có nhu cầu đội tự mua bằng tiền tạm
ứng sau đó hạch toán lại với Công ty theo nguyên tắc: chi phí phát sinh tại công trình nào, ứng với máy nào thì tập hợp riêng cho công trình, cho máy đó.
Bàng 2.12 :Tổng hợp chi phí máy thi công (Năm 2004) Công trình: Cải tạo 4 trờng quận Tây Hồ
Đơn vị tính: đồng Chứng từ mua hàng hoá, dịch
vụ Tên đơn vị bán Mã số thuế ngời bán Mặt hàng TS Thuế GTGT Giá trị trớc thuế Giá trị sau thuế
Ký hiệu Số Ngày
EK/2004B 0095350 20/12 Cty Bích Sơn 2400289478 V/c 05 487.500 9.750.000 10.237.500 BY/2004B 0069783 21/12 Cty Trờng
Thanh Phát 2300242719 V/c 05 25.000 500.000 525.000
Cộng 512.500 10.250.00
0
10.762.500
Cuối Quý kế toán đội lập bảng kê chi phí máy
Tổ chức hoạch toán chi phí sản xuất chung
Đối với bộ phận quản lý đội (cũng nh các bộ phận gián tiếp khác thì Cty áp dụng hình thức trả lơng theo thời gian. Khi đội quản lý quản lý nhiều công trình thì chi phí nhân viên quản lý đội đợc phân bổ theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp.
Lơng BPQLI = Tổng l ơng QL đội * CPNCTT I
Tổng CPNHCT
Đối với các chi phí dịch vụ mua ngoài: Căn cứ vào hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ, kế toán hạch toán theo nguyên tắc chi phí phát sinh cho công trình nào thì hạch toán trực tiếp cho công trình đó. Cuối quý kế toán lập bảng kê chi phí chung mua ngoài.
Bảng 2.13 : Tổng hợp chi phí chung (Năm 2004) Công trình: Cải tạo 4 trờng quận Tây Hồ
Đơn vị: đồng Chứng từ mua HHDV
Ký hiệu Số Ngày
Tháng 8 AA/200
4T-F 0013029 03/08 Ks Sofitel Plaza 0100113141-1 Tiếp khách 10 166.557 1.665.565 1.832.122 ...
Tổng hợp chi phí sản xuất.
Đến định kỳ, kế toán tổng hợp tiến hành tính giá thành khối lợng xây lắp hoàn thành. Công ty tính giá thành theo quý để thanh toán với chủ đầu t. Các thông tin đợc phản ánh trên sổ chi tiết TK 154 cho từng công trình và sổ cái TK 154.
Hàng quý công ty thanh toán với chủ đầu t phần khối lợng xây lắp hoàn thành đến thời điểm đó tại điểm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật. Để thanh toán đợc công ty phải xác định đợc khối lợng xây lắp dở dang cuối quý. Việc xác định thờng đợc tiến hành bằng biện pháp kiểm kê khối lợng xây lắp dở dang cuối quý, là khối lợng xây lắp cha đạt đến điểm dừng kỹ thuật hợp lý, tính từ điểm dừng kỹ thuật hợp lý liền trớc đó.
Cuối mỗi quý, cán bộ kỹ thuật của đội xây dựng, chủ nhiệm CT và đại diện bên chủ đầu t ra công trình để xác định phần việc hoàn thành và dở dang cuối quý. Sau đó cán bộ kỹ thuật gửi sang phòng kế toán bảng kiểm kê khối lợng xây lắp hoàn thành trong quý và khối lợng dở dang cuối quý theo dự toán chi tiết, theo từng khoản mục tính giá thành. Kế toán căn cứ vào đó và tổng chi phí thực tế phát sinh trong kỳ, chi phí dở dang đầu kỳ tính ra chi phí dở dang cuối kỳ theo công thức sau:
Từ đó lập bảng kê chi phí dở dang thực tế cuối kỳ theo khoản mục tính giá thành chi tiết cho từng công trình.
Tính giá thành sản phẩm xây lắp
Cuối mỗi quý kế toán tổng hợp căn cứ vào bảng kê chi phí dở dang cuối quý n, n-1, và bảng chi phí phát sinh trong quý n để tính giá thành sản phẩm hoàn thành theo công trình và tổng hợp cho toàn doanh nghiệp.
Bảng 2.14 :Tập hợp chi phí (Năm 2004) CP SX dở
dang đầu kỳ + Giá trị của
KLXL dở
dang cuối kỳ Giá trị KLXL hoàn thành theo dự toán Giá trị KLXL dở dang cuối kỳ theo dự toán +