I/ Nhận xét chung về công tác kế toán vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bu điện hà nội.
2. Một số nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu: 1 Mặt tích cực trong công tác kế toán nguyên vật liệu:
2.1- Mặt tích cực trong công tác kế toán nguyên vật liệu:
Qua thực tế tiếp xúc và tìm hiểu tình hình hạch toán nguyên vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bu điện, tôi nhận thấy: Nhìn chung công tác hạch toán nguyên vật liệu đợc tiến hành có nề nếp, chấp hành đúng các quy định, chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành. Các phòng ban, phân xởng cũng phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo công tác hạch toán nguyên vật liệu diễn ra đều đặn, nhịp nhàng phù hợp với điều kiện của nhà máy và đáp ứng đợc yêu cầu của công tác quản lý, thực hiện tốt phần dự trữ, tập hợp chi phí và tính giá thành. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu áp dụng phơng pháp thẻ song song đã đảm bảo đợc tính thống nhất về phạm vi, phơng pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận liên quan. Số liệu ghi chép rõ ràng phản ánh chính xác tình hình hiện có, tăng, giảm và tồn kho nguyên vật liệu. Mặt khác, kế toán vật liệu đã sử dụng các tài khoản kế toán thích hợp theo dõi sự biến động của vật liệu, thực hiện việc cân đối giữa chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thờng xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin chính xác về tình hình biến động của vật liệu.
Cụ thể nh sau:
- Nhà máy đã tổ chức tốt khâu thu mua vật liệu, đảm bảo vật liệu cho sản xuất về số lợng, chất lợng, chủng loại, quy cách, mẫu mã. Nhà máy đã xây dựng đ- ợc hệ thống định mức sử dụng vật t đối với từng loại sản phẩm trong một kỳ làm cơ sở cho công tác lập kế hoạch thu mua vật liệu đảm bảo đầy đủ, kịp thời cho quá trình sản xuất đợc thờng xuyên, liên tục và có hiệu quả cao. Đây là một nỗ lực lớn của cán bộ phòng vật t và các bộ phận cung ứng liên quan khác. Vật liệu mua về đ- ợc nhập kho, bảo quản và quản lý chặt chẽ, kế toán vật t và thủ kho đã phản ánh kịp thời và trung thực số liệu nguyên vật liệu mua về trên sổ kế toán.
- Mặc dù gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất, hệ thống kho tàng bảo quản nguyên vật liệu còn ít, trong khi đó lại không chia thành các kho vật liệu chính, vật liệu phụ riêng biệt nhng nhà máy đã cố gắng bảo quản tốt vật liệu, đảm bảo số l-
ợng, chất lợng cho sản xuất. Các kho vật liệu đợc bố trí phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất của nhà máy. ...
- Tuy nhiên, để phù hợp với sự biến động của nền kinh tế, chế độ kế toán cũng thờng xuyên đợc thay đổi, do đó công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng vẫn xảy ra những tồn tại không thể tránh khỏi.
2.2- Những tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu:
+ Hệ thống sổ kế toán sử dụng:
Hiện nay Nhà máy đang vận dụng hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức “ Nhật ký chung ”. Theo hình thức này việc ghi chép đơn giản, logic và có hệ thống, giúp cho việc kiểm tra, thanh tra tiến hành dễ dàng, thuận lợi. Các mẫu sổ chi tiết và sổ tổng hợp theo hình thức này có kết cấu đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho công tác hạch toán của kế toán viên. Tuy vậy, kế toán tổng hợp của Nhà máy lại không mở sổ “ Nhật ký chung ” để theo dõi toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ mà chỉ mở các sổ Nhật ký đặc biệt, cuối kỳ căn cứ vào các sổ nhật ký đặc biệt để ghi sổ cái. Về nguyên tắc, các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nên có thể thay thế nhật ký chung. Song trên thực tế, không phải nghiệp vụ kinh tế nào cũng phát sinh nhiều lần trong một kỳ kế toán, ta không nên mở một sổ Nhật ký đặc biệt cho các nghiệp vụ chỉ phát sinh một hoặc hai lần trong kỳ, vì nh vậy việc ghi chép sẽ tách riêng ra, rất dễ nhầm lẫn, thất thoát khi tổng hợp số liệu. Hơn nữa, sổ nhật ký đặc biệt chỉ sử dụng đối với những tài khoản chủ yếu mà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nó nhiều lần trong một kỳ. Do vậy, việc kế toán tổng hợp không mở sổ “ Nhật ký chung ” làm cho số lợng sổ sách nhiều lên trong khi đó hoàn toàn có thể theo dõi và tổng hợp số liệu trên một sổ duy nhất đó là sổ Nhật ký chung.
+ Về công tác quản lý vật liệu tại Nhà máy.
Với khối lợng vật liệu gần 2.000 loại đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau, mỗi loại vật liệu lại có vị trí, vai trò khác nhau trong quá trình cấu thành nên sản phẩm, do vậy việc quản lý bảo quản gặp rất nhiều khó khăn. Trong khi đó nhà máy lại không sử dụng “Sổ danh điểm vật liệu ”, cha tạo lập bộ mã vật t để có thể theo dõi dễ dàng chặt chẽ đảm bảo công tác quản lý có hiệu quả, nhất là tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán nguyên vật liệu.
+ Về công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Nh trên đã trình bày, công tác hạch toán chi tiết quá trình nhập- xuất- tồn kho vật liệu tại nhà máy áp dụng phơng pháp ghi thẻ song song. Đây là một phơng pháp đơn giản, dễ làm tuy nhiên nó chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật t, sản phẩm, hàng hoá. Nhng trong mấy năm gần đây quy mô sản xuất của nhà máy liên tục đợc mở rộng, chủng loại vật t phong phú, mức độ nhập xuất cao, ở mỗi kho thủ kho quản lý đến hai, ba trăm loại vật t theo hình thức chuyên dùng. Nếu tiếp tục áp dụng phơng pháp này sẽ xảy ra sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, khối lợng công việc cồng kềnh, phức tạp hơn. Do đó cần có biện pháp cụ thể để khắc phục tình trạng này.
+ Về việc ghi chép sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Tại nhà máy khi phát sinh các nghiệp vụ nhập- xuất- tồn kho vật t, thủ kho tiến hành ghi thẻ và chuyển lên cho kế toán vật liệu. Trong khi đó ở phòng kế toán, nhận đợc các chứng từ gốc do thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu chỉ tiến hành tập trung và phân loại các phiếu trong cả tháng, đến cuối tháng, hoặc định kỳ (15 ngày) mới tiến hành ghi chép vào sổ sách. Khi thực hiện theo phơng pháp này công việc thờng dồn vào cuối tháng rất bận dộn, có khi còn tồn công việc sang cả tháng sau đó, trong khi đó đầu tháng lại nhàn rỗi.
Bên cạnh đó, trong quá trình ghi chép thông thờng kế toán chỉ sử dụng sổ chi tiết cho khâu nhập vật liệu, còn phần kế toán chi tiết xuất vật liệu kế toán thực hiện ngay trên máy vi tính theo một hệ thống sổ sách đã đợc cài đặt sẵn, cuối kỳ tổng hợp số liệu và ghi sổ cái. Làm theo cách này rõ ràng tiết kiệm đợc thời gian và khối lợng công việc ghi chép, lại loại trừ đợc các bút toán trùng lặp của cùng một nghiệp vụ, nhng vấn đề quan trọng đặt ra ở đây là thiếu quan hệ đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết khi cần thiết.
+ Về việc sử dụng tài khoản kế toán:
Theo nh quy định của Bộ tài chính ban hành về hệ thống tài khoản kế toán nói chung và với từng phần hành kế toán nói riêng để phản ánh tình hình vật t hàng hoá đã mua nhng cuối tháng cha về nhập kho hoặc đã về nhng đang làm thủ tục nhập kho, trong trờng hợp nh vậy kế toán sẽ tiến hành hạch toán vào tài khoản 151- “ Hàng mua đang đi đờng ”. Song ở Nhà máy thiết bị Bu điện, kế toán vật t không sử dụng tài khoản này. Đây là một vấn đề cần phải đợc khắc phục để tránh trờng hợp phải lu chứng từ sang tháng sau mới hạch toán, dễ xảy ra trờng hợp nhầm lẫn, số liệu không chính xác.
+ Về công tác kiểm kê nguyên vật liệu ở nhà máy:
Do khối lợng nguyên vật liệu nhiều, các thủ kho nhìn chung là chấp hành t- ơng đối tốt các quy định về trách nhiệm với vật t trong kho nên tại nhà máy công tác kiểm kê chỉ tiến hành mỗi năm một lần vào cuối năm trớc khi lập báo cáo quyết toán cuối năm do ban kiểm kê tài sản tiến hành. Tuy làm nh vậy là tiết kiệm đợc
thời gian và không gây ra sự xáo trộn nhng lại không theo dõi, phản ánh đợc chính xác sự biến động của nguyên vật liệu đáp ứng cho nhu cầu sản xuất và công tác quản lý. Bên cạnh đó, nếu mỗi năm chỉ tiến hành kiểm kê một lần thì trong trờng hợp nguyên vật liệu tồn đọng quá nhiều vào cuối kỳ sẽ gây nhiều ảnh hởng tới quá trình sản xuất kinh doanh của nhà máy. Bởi khi đó nhà máy sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí lớn hơn cho công tác bảo quản vật t, hệ thống kho tàng phải đảm bảo cho vật liệu không bị h hỏng, mất mát, đáp ứng đợc đòi hỏi về chất lợng sản phẩm làm ra. Bên cạnh đó, số lợng vật t tồn lại cuối kỳ nhiều sẽ kéo dài vòng quay của vốn lu động, gây ảnh hởng tới kế hoạch sản xuất kinh doanh của cả năm. Do đó nhà máy cần phải lu ý đến vấn đề này hơn nữa.
+ Về việc nhập kho phế liệu:
Đối với bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào, vấn đề tiết kiệm nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, vừa đảm bảo đợc chất lợng sản phẩm theo yêu cầu, vừa giảm đợc chi phí đầu vào, làm cho giá thành sản phẩm hạ là mối quan tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo. Trong khi đó tất cả các loại phế liệu thu hồi đều có thể tận thu tái chế đợc. Thực hiện tốt vấn đề này là một cách thức làm giảm chi phí đầu vào cho doanh nghiệp. Mặc dù vậy, ở nhà máy thiết bị Bu điện vẫn cha thực sự quan tâm đến vấn đề này, nghĩa là cha có biện pháp quản lý chặt chẽ đối với việc thu gom và nhập kho phế liệu - Phế liệu thải ra trong quá trình sản xuất vẫn đợc nhập kho nhng không có các thủ tục nhập kho cụ thể. Nhiều khi phế liệu không đ- ợc nhập kho mà chỉ đợc thu gom lại một góc của phân xởng, định kỳ (ba- bốn ngày hoặc một tuần), công nhân tiến hành tái chế. Làm nh vậy có thể dẫn đến tình trạng mất mát, hao hụt phế liệu, hơn nữa tạo điều kiện cho công nhân không có trách nhiệm cao trong việc sử dụng nguyên vật liệu vào quá trình sản xuất, làm thất thoát một nguồn thu của nhà máy. Do vậy nhà máy nên quan tâm đến vấn đề này hơn nữa.
+ Về việc đánh giá nguyên vật liệu:
Hiện nay nhà máy đang áp dụng phơng pháp đánh giá vật liệu xuất kho theo giá hạch toán. Đây là một phơng pháp giúp kế toán vật t hạch toán chi tiết vật liệu xuất kho đợc dễ dàng, số lợng ghi chép ít hơn nhng chỉ phản ánh thực tế một cách tơng đối. Có nghĩa là trong nhiều trờng hợp giá thực tế của nguyên vật liệu chênh lệch nhiều so với giá hạch toán, và khi đó nhà máy lại phải tổ chức một hội đồng đánh giá tài sản để quy định ra một giá hạch toán mới phù hợp hơn. Công việc này không đợc tiến hành kịp thời sẽ gây khó khăn cho công tác kế toán của kế toán vật t.
Mặt khác, việc tính đổi từ giá hạch toán ra giá thực tế phải sử dụng bảng kê số 3- “ Tính giá thực tế nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ ”, mà trong hình thức kế toán Nhật ký chung không có mẫu sổ cho việc tính giá thực tế của nguyên vật liệu. Nh vậy có nghĩa là nhà máy phải kết hợp cả hai hình thức Nhật ký chung và
Nhật ký chứng từ, do đó đòi hỏi kế toán vật liệu phải có khả năng vận dụng tốt, chính xác về số liệu ghi chép, tổng hợp số liệu thành thạo ....
Trong khi đó để mang tính thống nhất kế toán có thể sử dụng phơng pháp khác để đánh giá nguyên vật liệu xuất kho.
Nhìn chung, với bất kỳ một doanh nghiệp nào, sự bất cập giữa thực tế và chế độ kế toán quy định là không thể tránh khỏi. Vấn đề đặt ra là trong quá trình vận dụng chế độ vào thực tế kế toán phải biết kết hợp giữa u điểm của các hình thức mà không gây ảnh hởng sai lệch đến số liệu thực tế. ở đây, với những tồn tại nêu ra ở trên, nhà máy nên xem xét và đề ra những biện pháp cụ thể để phù hợp với đặc điểm riêng của mình.