III- Thực trạng Tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy Thiết Bị Bu Điện:
1- Tổ chức bộ máy kế toán:
Kế toán là một bộ phận không thể thiếu đợc đối với bất kỳ một loại hình Doanh nghiệp, quy mô và lĩnh vực sản xuất kinh doanh mà bộ máy kế toán của các Doanh nghiệp đợc tổ chức sao cho phù hợp với mục đích, yêu cầu về thông tin kế toán của mình. Bộ máy kế toán của Nhà máy Thiết Bị Bu Điện đợc tổ chức theo kiểu kết hợp giữa tập chung và phân tán, và để phục vụ tốt hơn cho việc ghi chép, cập nhật, tổng hợp thông tin tài chính kế toán một cách chính xác và nhanh chóng, Nhà máy đã trang bị cho phòng kế toán thống kê máy vi tính, thiết bị văn phòng... khá đầy đủ và hiện đại.
Ngay từ đầu khi mới thành lập, Nhà máy đã tiến hành hạch toánhạch toán độc lập. Bộ máy kế toán của Nhà máy có nhiệm vụ thực hiện chức năng theo dõi, kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh dới hình thức tiền tệ vốn, theo dõi nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản trong nhà máy, hạch toán chi tiết các chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đồng thời đáp ứng đợc yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho ban lãnh đạo nhà máy
Phòng kế toán thống kê của Nhà máy 7 ngời làm việc trực tiếp tại Nhà máy và 9 ngời làm việc phân tán tại các cơ sở và chi nhánh. Tại Nhà máy bao gồm: 1 kế toán trởng và 6 kế toán viên đảm nhiệm các phần hành kế toán khác nhau:
+ Kế toán trởng (Kiêm trởng phòng) : Chỉ đạo tất cả các bộ phận kế toán về mặt nghiệp vụ và ghi chép chứng từ ban đầu đến việc sử dụng sổ sách kế toán, chịu trách nhiệm chung về các thông tin do phòng kế toán cung cấp. Thay mặt giám đốc tổ chức công tác kế toán của nhà máy, đồng thời là ngời trực tiếp thông báo, cung cấp thông tin kế toán tài chính cho ban giám đốc Nhà máy.
+ Kế toán tổng hợp: Tổng hợp số liệu kế toán, đa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do kế toán phần hành khác cung cấp; đảm nhiệm công việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đến kỳ báo cáo lập báo cáo tài chính.
+ Kế toán tài sản cố định và thống kê tổng hợp: Theo dõi biến động của tài sản cố định, kế toán tài sản cố định mở thẻ tài sản cố định cho từng loại tài sản một. Cuối tháng căn cứ vào nguyên giá tài sản phản ánh lên thẻ tài sản cố định, tiến hành trích khấu hao, lập bảng tổng hợp tính và phân bổ khấu hao.
+ Kế toán vật liệu: có nhiệm vụ phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên
vật liệu, công cụ dụng cụ. Tính toán kiểm tra số lợng và giá trị Nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời Nguyên vật liệu thừa, thiết, kém phẩm chất giúp Nhà máy có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại có tthể xảy ra.
+ Kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ: Ghi chép theo dõi và phản ánh thờng xuyên việc thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
+ Kế toán tiền lơng: Theo dõi, ghi chép và tính toán tiền lơng cho cán bộ công nhân viên theo từng hình thức lơng sản phẩm hoặc lơng thời gian.
+ Kế toán tiêu thụ hàng gửi bán: phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xuất
bán, gửi bán sản phẩm, tính toán chính xác các khoản bị giảm trừ và thanh toán với ngân sách các khoản thuế phải nộp. Ngoài ra còn phải tính các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ và xác định kết quả của quá trình tiêu thụ sản phẩm.
Các phần hành kế toán trên hoạt động đọc lập nhng luôn có sự hỗ trợ, bổ sung cho nhau trong công việc và đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Cơ cấu bộ máy kế toán ở Nhà máy Thiết Bị Bu Điện
Kế toán trởng (kiêm trởng phòng)
Kế toán tổng hợp
Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán TSCĐ và NVL tiền lơng tiêu thụ ngân hàng thống kê SL hàng gửi bán
2- Hệ thống sổ kế toán:
Hệ thống sổ kế toán của Nhà máy đợc tổ chức dựa trên đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy, phù hợp với trình độ và yêu cầu quản lý. Hiện nay nhà máy đang áp dụng hình thức “ Nhật ký chung ” .
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trớc hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đợc ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan.
- Trờng hợp đơn vị có mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3,5,10 ... ngày ) hoặc cuối tháng tuỳ khối lợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một số nghiệp vụ đợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có ).
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh.
Trong hình thức kế toán Nhật ký chung, sổ kế toán liên quan đến kế toán nguyên vật liệu gồm có:
+/ Sổ Nhật ký chung. +/ Sổ Nhật ký mua hàng. +/ Số cái TK 152, 621, 627 ... +/ Sổ chi tiết TK 152, 621, 331 ...
Có thể mô tả hệ thống sổ sách và trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung bằng sơ đồ sau :
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Nhà máy Thiết Bị Bu Điện
Chứng từ gốc: FNK, FXK hoá đơn bán hàng phiếu chi, phiếu thu
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký các TK Sổ (thẻ) kế toán (NK mua, bán hàng) (NK quỹ, Nk tạm ứng) chi tiết (TK 152)
Sổ tổng hợp các tài khoản (Sổ tổng hợp TK 152)
Sổ cái (TK 152) Sổ tổng hợp chi tiết TK 152
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Kiểm tra, đối chiếu.
3- Tổ chức áp dụng hệ thống tài khoản:
Căn cứ vào quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nh các quy định chung về chế độ kế toán mới áp dụng cho các doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành ngày 01/01/1995, Nhà máy đã sử dụng hầu hết các tài khoản trong hệ thống tài khoản ban hành. Tuy nhiên, trong công tác kế toán có một số tài khoản mà nhà máy không sử dụng nh:
TK 128 - Đầu t ngắn hạn khác. TK 113 - Tiền đang chuyển.
TK 151 - Hàng mua đang đi đờng. TK 156 - Hàng hoá.
Một số tài khoản khác nh: TK 213, TK 228, TK 229, TK 631 ...
Ngoài ra, là một doanh nghiệp hoạt động với quy mô lớn, có 3 trung tâm đặt tại 3 miền (Hà nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà nẵng), do đó để tiện theo dõi các khoản phải thu nội bộ, tài khoản 136 đợc chi tiết theo từng trung tâm:
TK 136.1 - Phải thu nội bộ trung tâm 1. (Hà Nội). TK 136.2 - Phải thu nội bộ trung tâm 2. (Đà Nẵng). TK 136.3 - Phải thu nội bộ trung tâm 3. (TP HCM).
Để huy động đợc nguồn tài chính cần thiết kịp thời phục vụ sản xuất kinh doanh (nhà máy không chỉ huy động vốn từ ngân hàng). Nhà máy đã năng động trong việc huy động nguồn vốn ngay từ cán bộ công nhân viên, với khoản huy động này doanh nghiệp đã sử dụng các tài khoản nh TK 311, TK 341, TK 344. * Báo cáo mà Nhà máy sử dụng là cả 4 báo cáo do bộ tài chính quy định: - Mẫu số B01 - DN: Bảng cân đối kế toán.
- Mẫu số B02 - DN: Báo cáo kết quả kinh doanh. - Mẫu số B03 - DN: Báo cáo lu chuyển tiền tệ. - Mẫu số B09 - DN: Thuyết minh báo cáo tài chính.
Báo cáo tài chính Doanh nghiệp đợc lập trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán nhằm cung cấp các chỉ tiêu tổng hợp nhất và tình hình tài chính của Doanh nghiệp trong kỳ báo cáo.
4 - Tổ chức chứng từ :
Xuất phát từ nhu cầu sản xuất kinh doanh tại nhà máy, công tác tổ chức kế toán đợc áp dụng ở đây chủ yếu là phân tán. Nh trên đã trình bày, quy mô hoạt động của nhà máy lớn, để thuận tiện cho việc theo dõi, hạch toán thì tại mỗi trung
tâm có tổ chức hạch toán độc lập. Vào cuối mỗi tháng hoặc cuối mỗi quý các cơ sở đó phải đối chiếu số liệu sổ sách với cơ sở chính ( 61- Trần phú ), kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp số liệu và xác định kết quả lỗ lãi của hoạt động sản xuất kinh doanh cho toàn bộ Nhà máy. Có thể nói, hệ thống ghi chép sổ sách của nhà máy vừa mang tính chất phân tán vừa mang tính chất tập trung. Đặc điểm này giúp cho việc tổ chức sử dụng, lu chuyển chứng từ của nhà máy hợp lý và khoa học hơn nhiều.