Quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh buồng ngủ của Công ty theo các giai đoạn sau:
Cụ thể nội dung các giai đoạn trên nh sau:
• Khách đến: đây là giai đoạn gặp gỡ, đón tiếp và sắp xếp chỗ ở cho khách. Giai đoạn này đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình phục vụ khách vì đây là bớc đầu tiên gây thiện cảm với khách.
Khách đến (đăng ký) Quầy lễ tân (làm thủ tục) Đưa khách lên phòng Thanh toán và tiễn khách
• Quầy lễ tân: Khách đến sẽ tiến hành đăng ký tại quầy lễ tân, quầy lễ tân đón khách với các nhân viên tổ lễ tân trẻ, đẹp, ân cần lịch sự và sắp xếp chỗ ở theo yêu cầu của khách. ở Công ty khách sạn Du lịch Kim Liên đối với khách lẻ (không đi theo đoàn) việc thanh toán tiền phòng đợc tiến hành luôn ở giai đoạn này. Số tiền khách phải thanh toán căn cứ vào loại phòng khách thuê và số ngày khách lu lại. Còn đối với khách đi theo đoàn, thì công việc đầu tiên là đại diện của đoàn khách với khách sạn tiến hành làm hợp đồng trong đó ghi rõ số lợng phòng, loại phòng khách sử dụng, thời gian khách lu lại, phơng thức thanh toán và các yếu tố cần thiết khác. Sau đó quầy lễ tân lập một phiếu giao cho tổ buồng.
• Đa khách lên phòng: giai đoạn này do tổ buồng thực hiện từ việc đa khách lên phòng đến việc phục vụ các yêu cầu của khách trong thời gian khách lu lại. Đây là giai đoạn quan trọng nhất quyết định sự tồn tại và phát triển của Công ty cho nên ngoài việc đáp ứng yêu cầu, Công ty còn tìm kiếm nhu cầu, thị hiếu, sở thích của từng đối tợng khách để ngày càng nâng cao chất lợng phục vụ, xứng đáng với niềm tin yêu của khách.
• Thanh toán và tiễn khách: Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình tổ chức phục vụ khách. Công việc chủ yếu trong giai đoạn này là tiễn khách và thanh toán với khách theo phơng thức thanh toán đã ghi trong hợp đồng. Sau khi khách trả phòng, nhân viên phục vụ kiểm tra phòng và viết phiếu báo trả phòng đa cho khách, sau đó khách nộp qua phòng lễ tân. Công đoạn tiễn khách do bộ phận lễ tân thực hiện.