II. Thực trạng về hoạt động nhập khẩu máy vi tính và phụ kiện máy vi tính của công ty FPT trong thời gian
5.Giao dịch, thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
Hợp đồng là kết quả của các cuộc đàm phán để giành đợc những lợi ích từ các bên. Hoạt động nhập khẩu phải thực hiện những vấn đề sao cho không vi phạm điều khoản nào. Điều này đòi hỏi phải có nghiệp vụ vững chắc của các nhân viên thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu. FPT có đội ngũ cán bộ thực hiện công việc này khá tốt nên hầu hết không có sự việc đáng tiếc xảy ra.
5.1. Những vấn đề liên quan đến hình thành hợp đồng:
Việc lập hợp đồng đợc thảo luận một cách chặt chẽ giữa các bộ phận trong công ty liên quan tới quá trình nhập khẩu hàng hoá đặc biệt giữa phòng Kế hoạch Kinh doanh, phòng Tài vụ với ban Giám đốc để xem xết khả năng tài chính hiện thời và lên phơng án ký kết hợp đồng với các đối tác.
Việc ký kết hợp đồng thờng gồm các điều khoản cụ thể nh tên hàng, số lợng, trọng lợng, quy cách phẩm chất, đơn giá tổng giá, thanh toán giao hàng, vận chuyển, bảo hiểm, khiếu nại, tranh chấp, trọng tài. Công ty FPT quản lý số lợng hợp đồng theo thứ tự trong năm, ví dụ hợp đồng thứ 15 ký với hãng Compaq trong năm 1999 đ- ợc đặt số 9915/FPT-Compaq. Cách đánh số này rất dễ dàng trong việc thanh toán, phân bổ thuế và chi phí, công tác quản lý và thanh tra.
Về mặt hàng, số lợng và đơn giá phòng Kế hoạch Kinh doanh chịu trách
nhiệm cung cấp khi lập hợp đồng. Chất lợng đợc quy định theo tiêu chuẩn xuất nhập khẩu của nhà sản xuất. Điều khoản bảo hành luôn cố định là 3 năm miễn phí.
Khi giao hàng nhà sản xuất cung cấp DHL danh sách số mã (sery) của từng chiếc máy để dễ dàng trong việc tra cứu khi bảo hành.
Đơn giá và tổng giá trong các hợp đồng ngoại thơng của FPT thờng là EXW (giao hàng tại xởng ngời bán), FOB (giao hàng dọc mạn tàu), kể cả những lô hàng có
giá trị nhỏ. Với mỗi lô hàng công ty tự chỉ định ngời giao nhận và theo dõi lịch trình chuẩn bị hàng, xếp hàng cho đến khi hàng về đến điểm đến.
5.2. Những vấn đề liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng:
Thực hiện hợp đồng là một quá trình lâu dài đặc biệt là đối với các hợp đồng thanh toán bằng L/C (th tín dụng) và/hoặc giao hàng từng phần.
Sau hợp đồng đợc ký kết, thờng là qua fax, bên FPT sẽ tiến hành ký quỹ và mở L/C để thanh toán tại ngân hàng Ngoại thơng Việt nam (Vietcombank) hoặc ngân hàng Hàng hải Việt nam (Maritime Bank)-chi nhánh Hà nội và fax bản sao của L/C trả chậm 30 đến 60 ngày, Giao hàng từng phần có cho phép, chuyển tải không cho phép. Thời gian xuất hiện chứng từ giao hàng là 21 ngày sau ngày phát hành vận đơn tại nớc ngời bán.
Các chứng từ yêu cầu xuất trình khi thanh toán thờng gồm: 1.Hoá đơn thơng mại.
2.Vận đơn đờng biển hoặc vận đơn đờng không. 3.Phiếu đóng gói chi tiết.
4.Giấy chứng nhận xuất xứ. 5.Giấy chứng nhận bảo hiểm.
6.Giấy chứng nhận của nhà sản xuất.
Hoá đơn của hãng DHL cho biết một bộ chứng từ gốc hoặc sao đã đợc gửi cho ngời mua. Đồng thời căn cứ vào điều kiện giao hàng sẽ thông báo cho bên chuyên chở để bố trí lịch tàu và ngày đến kho ngời giao hàng để nhận hàng. FPT đôn đốc ng- ời bán chuẩn bị và giao hàng cho ngời chuyên chở đúng hạn, nếu họ lỡ tiến độ sản xuất và bị chậm giao hàng, FPT sẽ sửa L/C tạo điều kiện thuận lợi cho đối tác. Chi phí L/C và điện phí sẽ do bên đề nghị sửa chịu. Yêu cầu ngời bán bộ sao chứng từ xuất hàng để phía FPT chuẩn bị hồ sơ làm thủ tục nhập khẩu; liên lạc với đại lý hãng tàu trong nớc để lấy giấy báo nhận hàng sớm nhất và tiến hành mua bảo hiểm nếu lô hàng cần thiết phải bảo hiểm.
Đối với lô hàng thanh toán bằng L/C, trên vận đơn gốc sẽ ghi “theo lệnh của ngân hàng mở” ở mục ngời nhận hàng, do đó phía FPT sẽ yêu cầu bên đối tác nớc
ngoài gửi một bộ hồ sơ gốc theo đờng DHL và đơn xin ký hậu B/L (vận đơn) gốc gửi tới ngân hàng mở L/C để ký hậu. Trong trờng hợp vận đơn gốc gửi qua DHL bị vớng mắc hoặc chậm so với ngày tàu cập cảng hoặc sân bay Nội bài, FPT tiến hành làm công văn xin Ngân hàng mở L/C đứng ra bảo lãnh với đại lý hãng tàu cho phép nhận hàng với vận đơn gốc. Nếu đợc ngân hàng mở L/C đồng ý, ngân hàng sẽ gửi công văn đến đại lý hãng tàu bảo lãnh cho FPT nhận hàng và đề nghị đại lý hãng tàu giao giấy uỷ quyền ngân hàng và/hoặc lệnh giao hàng cho FPT.
Đối với lô hàng có giá trị nhỏ, thanh toán bằng điện chuyển tiền thì trên vận đơn gốc ghi đích danh ngời nhận hàng là FPT. Khi nhận đợc vận đơn gốc từ ngời bán qua DHL, FPT chỉ việc liên hệ với đại lý hãng tàu để lấy giấy uỷ quyền và/hoặc lệnh giao hàng.
*Nhận hàng tại cảng:
Khi hàng về đến cảng Việt nam, FPT liên hệ với hãng tàu để lấy giấy báo hàng đến (notice of arival) và chuẩn bị bộ chứng từ hồ sơ nhận hàng gồm:
1.Hợp đồng 2.Bản sao L/C 3.B/L
4.Hoá đơn thơng mại 5.Giấy chứng nhận xuất xứ 6.Bảng kê chi tiết hàng hoá
Với bộ hồ sơ đầy đủ nh trên, cán bộ phụ trách nhập khẩu tiến hành tiếp nhận tại Hải quan trong trờng hợp kiểm hoá tại cửa khẩu tức cảng Hải phòng hoặc Sài Gòn. Nhng do tính chất hàng máy tính là hàng điện tử có giá trị cao, cần tránh va đập để hạn chế vớng mắc có thể phát sinh nên FPT thờng làm chuyển tiếp nhận hàng và kiểm hoá ngoài cửa khẩu.
Trong truờng hợp nhận hàng tại cửa khẩu, cán bộ của FPT sẽ tiến hành tiếp nhận hồ sơ tại Hải quan thành phố Hải phòng. Sau khi kiểm hoá, kẹp chì tại cửa khẩu, bộ hồ sơ giao nhận hàng sẽ đợc hoàn tất, thuê xe nhận hàng chuyên chở về Hà nội nhập kho. Quá trình nhận hàng tại cửa khẩu đơn giản hơn quá trình chuyển tiếp nếu
hồ sơ thông suốt. Nhng nếu có sự sai lệch hay vớng mắc trong hồ sơ nhận hàng, ngời cán bộ đi nhận hàng rất khó xử lý, phải quay về Hà nội để giải quyết và xuống Hải phòng lần thứ hai và nhận tiếp lô hàng đó.
*Nhận hàng chuyển tiếp:
Cách thức nhận hàng chuyển tiếp đợc tiến hành nh sau:
1.Xin quyết định kiểm hoá ngoài cửa khẩu của cục Hải quan Hà nội và đăng ký kiểm hoá tại kho của công ty FPT. Thờng thì quyết định này có hiệu lực trong 1 năm, sau đó làm công văn xin lại.
2.Tiếp nhận hồ sơ tại Hải quan thành phố Hà nội, vào số tờ khai Hải quan và tính thuế. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.Mang bộ hồ sơ trong niêm phong xuống Hải quan cảng Hải phòng, phòng chuyển tiếp để tái tiếp nhận đồng thời xin lệnh giao hàng từ đầu hãng tàu, kiểm tra số kẹp chì, số container và kẹp chì Hải quan.
4.Thuê xe nhận hàng tại cửa khẩu và vận chuyển nội địa về Hà nội, đúng địa điểm đăng ký kiểm hoá.
5.Tiến hành kiểm hoá và nhập kho, hoàn tất hồ sơ nhập khẩu.
Các bớc trên đợc làm trình tự, thời gian từ 2 đến 3 ngày. Công việc này có điểm lợi là hàng hoá trong suốt quá trình vận chuyển đợc nguyên container, chỉ tiến hành bốc vác một lần tại kho FPT nên tính an toàn cao. Các vấn đề về bộ hồ sơ hàng hoá, giấy tờ, tính thuế,...nếu có khúc mắc đợc giải quyết ngay từ khâu tiếp nhận tại Hà nội, tránh đợc tình trạng có khi phải từ Hải phòng trở về Hà nội khi gặp khó khăn về các khâu giấy tờ nói trên.
*Nhận hàng nhập đờng hàng không:
Hàng nhận đờng hàng không khi về đến sân bay Nội bài sẽ có giấy báo hàng đến của đại lý hãng vận chuyển, cán bộ nhập khẩu FPT chuẩn bị hồ sơ và tiếp nhận tại Hải quan Hà Nội tơng tự đối với hàng chuyển tiếp đã đề cập ở trên. Đồng thời, liên hệ với hãng vận chuyển xin giấy uỷ quyền nhận hàng trong trờng hợp không vận đơn theo lệnh. Sau khi tiếp nhận và tính thuế xong, bộ hồ sơ sẽ đợc Hải quan chuyển sang Trạm hàng hoá Gia lâm hoặc niêm phong giao cho FPT.
Cán bộ đi nhận hàng của FPT sẽ đem theo hồ sơ niêm phong cùng giấy uỷ quyền nhận hàng đến Vietnam airlines để nhận lệnh giao hàng, tái tiếp nhận hồ sơ tại Hải quan Gia lâm. Nếu hồ sơ cha thông suốt, không có sự sai sót, hàng sẽ đợc kiểm hoá, nhận hàng đồng thời hoàn tất thủ tục Hải quan.
Các bớc tiến hành nhận hàng đều theo trình tự chặt chẽ, yêu cầu cán bộ nhận hàng của FPT phải có sự phối hợp với cán bộ Hải quan. Qua mỗi bớc đều có đóng dấu và chữ ký xác nhận của cán bộ thực thi gồm dấu tiếp nhận hồ sơ, dấu tính thuế, dấu kiểm hoá, dấu chứng nhận kiểm hoá và dấu đã hoàn thành thủ tục Hải quan. Hải quan các khâu sau không có quyền sửa chữa các khâu trớc, nếu phát hiện sai sót thì cán bộ Hải quan khâu phải cùng giải quyết sửa đổi kịp thời. Mục đích nhằm phân rõ trách nhiệm của các phòng, ban Hải quan và khách đi nhận hàng, tránh đợc nhiều phiền nhiễu và nhầm lẫn từ phía Hải quan hoặc hành động thông đồng giữa Hải quan và phía khách đi nhận hàng.
Đối với trờng hợp hồ sơ nhận hàng có sai sót hoặc khi kiểm hoá thấy có sai sót so với hợp đồng đã ký kết hoặc bộ chứng từ đã thực hiện giữa hai bên bán và bên mua về mặt hàng hoặc số lợng, cán bộ Hải quan sẽ tuỳ từng trờng hợp cụ thể giải quyết từ phạt hành chính đến tịch thu một phần hoặc toàn bộ lô hàng. Trờng hợp nghiêm trọng sẽ truy cứu trách nhiệm hình sự.
5.3. Những nghiệp vụ liên quan đến quá trình thanh toán:
*Thanh toán bằng điện chuyển tiền: Đây là phơng thức thanh toán rất phổ biến đợc Công ty FPT áp dụng cho các hợp đồng có giá trị nhỏ, chỉ khoảng vài nghìn USD trở xuống.
*Thanh toán trớc: ít đợc áp dụng ở công ty FPT, chỉ áp dụng khi phải mua linh kiện lẻ hoặc các chơng trình phần mềm đặc biệt của các hãng có quan hệ. Do đặc điểm kinh doanh trong lĩnh vực CNTT là một thị trờng khá cạnh tranh, sản phẩm biến đổi rất nhanh, hàm lợng chất xám trong các nớc sản phẩm lớn nên vấn đề uy tín vô cùng quan trọng, vấn đề rủi ro chỉ là hạn hữu.
*Chuyển tiền ngay sau khi nhận đợc hàng: Đây là biện pháp đợc sử dụng chủ yếu ở FPT. Phơng thức này đợc áp dụng chủ yếu ở FPT. Phơng thức này đợc áp dụng
chủ yếu đối với các đối tác nớc ngoài truyền thống, tạo điều kiện thuận lợi cho FPT vì đôi khi có thể chiếm dụng vốn trong thời gian dài. Tuy nhiên, hợp đồng thanh toán theo phơng thức này thì có giá trị không lớn nên không là mối bận tâm đối với các bên.
Khi chuyển tiền thanh toán, Ngân hàng Việt nam nh Vietnambank hoặc Maritimebank thờng tính phí thanh toán là 0,2% trị giá hối phiếu và mức thu tối thiểu là 10 USD với điện phí thanh toán từ 20-30 USD cho một lần chuyển.
*Thanh toán bằng L/C:
FPT thờng đàm phán để đối tác nớc ngoài đồng ý cho thanh toán lô hàng bằng hình thức L/C trả chậm 30 ngày hoăc 60 ngày tính từ ngày của vận đơn đờng biển hoặc không vận. Điều này rất có lợi cho FPT trong vấn đề tín dụng vốn, bán hàng xong mới trả tiền.
Khi mở L/C Công ty mở L/C không huỷ ngang thờng cho phép xuất trình chứng từ trong vòng 21 ngày kể từ ngày giao hàng cuối cùng tại ngân hàng của nớc ngời bán tức ngân hàng thông báo. FPT thờng mở L/C tại Vietcombank với tiền kí quỹ là 30% và Maritime Bank linh động ở mức 10% trị giá L/C.
Bộ chứng từ gửi hàng FPT yêu cầu xuất trình gồm:
1.Một bộ 2/3 vận đơn đờng biển gốc, xếp hàng lên tàu sạch đợc làm theo lệnh của ngân hàng mở và thông báo cho FPT và một bộ không vận đơn gốc, giao hàng sạch đợc làm theo lệnh của ngân hàng mở, ghi rõ số chuyến bay và ngày bay,
thông báo cho FPT
2.Hoá đơn thơng mại có chữ ký của ngời có thẩm quyền 3.Hai phiếu đóng gói có chữ ký của ngời có thẩm quyền
4.Giấy chứng nhận xuất xứ của Phòng Thơng mại và Công nghiệp nớc xuất 5.Một hoá đơn của hãng DHL ghi rõ một bộ hồ sơ gốc gồm B/L, giấy chứng nhận bảo hiểm, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, đợc gửi thẳng cho FPT
Sau khi bộ chứng từ gửi về đến ngân hàng sẽ đợc ngân hàng mở kiểm tra. Nếu không có sai sót ngân hàng sẽ đề nghị FPT ký chấp nhận thanh toán thì mọi tiến trình
diễn ra bình thờng . Nếu FPT không đồng ý thì ngân hàng mở L/C từ chối thanh toán và điện sang ngân hàng thông báo đề nghị ngời bán làm lại bộ chứng từ gửi hàng.
Thủ tục phí khi thanh toán L/C trả chậm là 0,2% trị giá hối phiếu, tối thiểu là 10 USD và điện phí thanh toán là 30 USD.
5.4. Những nghiệp vụ liên quan đến vận tải:
Thông thờng trong giao dịch quốc tế, FPT quy định điều kiện cơ sở giao hàng là EXW thì toàn bộ quá trình sẽ đợc gồm 3 giai đoạn: Vận chuyển nội địa tại nớc ng- ời bán, vận chuyển nội địa tại nớc ngời mua và quá trình giao nhận.
*Vận chuyển nội địa tại nớc ngời bán:
Trong điều kiện EXW do vận chuyển nội địa tại nớc ngời bán nên xuất hiện thêm hệ thống ngời giao nhận và hệ thống đại lý của họ cùng tham gia vào quá trình vận chuyển. Do đó nhiệm vụ tàu có phức tạp hơn: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1.Công ty FPT với t cách là ngời nhận hàng sẽ chỉ định ngời giao nhận chuyên chở lô hàng của mình với các chi tiết nh tên ngời xếp hàng, địa chỉ và ngời liên lạc, c- ớc chuyên chở, cảng đi, cảng đến, thời hạn giao hàng. Đồng thời ký kết hợp đồng thuê tàu với cớc trả sau tại Hà nội. ở đây, FPT có thể chỉ đạo ngời giao nhận trong n- ớc hoặc ngời giao nhận tại nớc ngời bán, tuy nhiên chỉ định ngời giao nhận tại nớc ngời bán có nhiều bất lợi cho ngời ngời nhập khẩu do khoảng cách, thông tin không đợc đầy đủ.
2.Ngời giao nhận trong nớc thông báo cho đại lý của mình ở nớc ngời
bán thông qua hệ thống ngời giao nhận. Nếu trong bớc 1 ở trên FPT chỉ định thẳng ngời giao nhận ở nớc ngời bán thì có thể bỏ qua bớc 2. Cần chú ý rằng hệ thống ngời giao nhận độc lập với ngời chuyên chở là ngời có tàu, tuy nhiên
ranh giới phân định chỉ là tuơng đối.
3.Ngời giao nhận ở nớc ngời bán liên lạc với ngời xếp hàng để chuẩn bị thủ tục nhận hàng.
4.Ngời giao nhận tại nớc ngời bán lu cớc tàu với ngày dự tính khởi hành và cớc phí phù hợp, nhận vỏ container đến khi ngời chuyên chở nhận và đóng hàng. Tiến hành khai báo Hải quan, kẹp chì, làm thủ tục nhập khẩu và giao container có hàng
cho ngời chuyên chở. Họ tiếp tục theo dõi đến khi tàu chạy thì phát hành vận đơn phụ giao cho ngời chuyên chở đồng thời thông báo cho ngời trong nớc và/hoặc ngời nhận hàng các chi tiết về chuyến tàu.
5.Ngời chuyên chở xếp hàng lên tàu và thông báo cho đại lý của họ ở Việt nam về tên tàu, cớc chuyên chở và một bản fax của vận đơn chính.
6.Đại lý trong nớc chuyên chở theo dõi ngày tàu về, gửi giấy báo hàng đến cho ngời giao nhận, tiến hành thu cớc phí của ngời giao nhận trong nớc, đồng thời phát giấy uỷ quyền nhận hàng cho ngời giao nhận hàng.
7.Khi tàu về, ngời giao nhận trong nớc gửi cho ngời nhận hàng giấy báo hàng