5. Bộ máy kế toán công ty XDSĐ 8
1.2. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của Công ty XD Sông Đà 8 không chỉ bao gồm chi phí nguyên vật liệu dùng cho hoạt động thi công xây lắp mà còn bao gồm cả chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, CCDC dùng cho hoạt động đội máy, quản lý tổ đội sản xuất. Vật liệu sử dụng cho thi công có khoảng 160 danh mục vật liệu, với nhiều chủng loại khác nhau.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của Công ty xây dựng Sông Đà 8 bao gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu: gạch, ngói, xi măng, sắt, thép, đá, cát, sỏi...
- Chi phí vật liệu phụ: vôi, sơn, đinh, dây thừng...
- Chi phí vật liệu kết cấu: kèo cột, khung, tấm panel đúc sẵn...
- Chi phí công cụ dụng cụ: cốp pha, ván đóng khuôn...
- Chi phí vật liệu trực tiếp khác.
Chi phí nguyên vật liệu phục vụ thi công xây lắp, máy thi công, công tác quản lý tổ
đội phát sinh trong tháng đợc hạch toán trên TK 621, TK 621 đợc mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là loại chi phí chiếm tỷ trọng tơng đối lớn trong giá
thành công trình (từ 60%-65% ). Do vậy, việc hạch toán chính xác, đầy đủ chi phí nguyên vật liệu có tầm quan trọng đặc biệt trong việc xác định lợng tiêu hao vật chất trong sản xuất thi công và đảm bảo tính chính xác của giá thành công trình xây dựng.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đợc hạch toán trực tiếp vào các đối tợng chịu chi phí theo giá trị thực tế của từng loại nguyên vật liệu xuất dùng.
Công ty xây dựng Sông Đà 8 áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho, cụ thể nh sau:
Chi phí nguyên vật liệu:
Phòng kinh tế kế hoạch lập dự toán và kế hoạch thi công cho từng công trình, hạng mục công trình. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất đợc giao và thực tế phát sinh tại từng thời điểm, giám đốc các xí nghiệp hoặc đội trởng các đội lập phiếu yêu cầu xuất nguyên vật liệu gửi cho phòng kinh tế kế hoạch. Phòng kinh tế kế hoạch căn cứ vào dự toán công trình và tình hình thực tế lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, đa lên giám
đốc công ty duyệt sau đó chuyển xuống phòng kế toán để kiểm tra và đa sang phòng vật t để mua nguyên vật liệu.
Công ty xây dựng Sông Đà 8 áp dụng phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ nhập
để tính giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho (trị giá nguyên vật liệu xuất kho không có chi phí vận chuyển, bốc dỡ - chi phí này đợc hạch toán vào chi phí sản xuất chung). Căn cứ vào kế hoạch thi công và định mức sử dụng nguyên vật liệu, các tổ,
đội xây dựng lập giấy yêu cầu nguyên vật liệu, thủ trởng đơn vị ký duyệt, phòng vật t để kiểm tra và lập 02 liên phiếu xuất kho rồi chuyển cho thủ kho. Thủ kho ghi số thực xuất vào 02 liên phiếu xuất: 01 liên giao cho ngời lĩnh vật t, 01 liên thủ kho giữ
để ghi thẻ kho, định kỳ tập hợp chứng từ chuyển cho kế toán vật t.
Phiếu xuất kho số: 69 Ngày3/12/2001.
Nợ TK 621:
Cã TK 152:
Họ tên ngời nhận hàng: Nguyễn Trờng An – CT Quảng Ninh Xuất tại kho: Nguyễn Hồng Linh
Stt Tên nhãn hiệu qui cách phẩm chÊt vËt t
( SP, HH)
Mã số
Đơn vị tÝnh
Số lợng Đơn giá
Thành tiền VN§
Theo chứng từ
Thùc xuÊt
A B C D 1 2 3 4
1 Ximăng 1510115 Tạ 90 90 71.185,2 6.406.668
Céng 90 90 6.406.668
Cộng thành tiền (bằng chữ): Sáu triệu bốn trăm linh sáu nghìn sáu trăm sáu mơi tám
đồng chẵn.
Xuất ngày 03 tháng 12 năm 2001
Ngời nhận hàng Kế toán trởng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào số lợng, đơn giá nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ, tình hình nhập kho vật t máy tự động tính đơn giá và giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo trình tự sau:
- Tính đơn giá thực tế xuất kho
- Tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho
Có đơn giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho kế toán sẽ ghi vào cột đơn giá (3), cột thành tiền (4) của Phiếu xuất kho.
Ví dụ: Trong tháng 12/2001 có tình hình nhập xuất Xi măng nh sau:
Biểu 2.3 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Xi măng tháng 12/2001
TT Ngày
tháng
Diễn giải Đơn giá
( VNĐ/tạ)
Khối lợng ( tạ)
Thành tiền ( VN§)
1 01/12 Tồn kho đầu tháng 71.000 20 1420.000
2 03/12 NhËp kho 71.500 100 7.150.000
3 03/12 XuÊt kho 90
4 16/12 NhËp kho 71.000 150 10.650.000
5 19/12 XuÊt kho 85
6 29/12 XuÊt kho 40
31/12 Tồn kho cuối tháng 71.185,2 55 3.915.186
Ngời ghi sổ Kế toán trởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đơn giá Xi măng xuất dùng theo phiếu xuất kho số 69 ngày 03/12/2001 đợc máy tự
động tính:
Đơn giá thực tế 71.000*20+71.500*100 + 71.000*150
Xi măng xuất kho = = 71.185,2 VNĐ/ tạ (Phiếu xuất kho số 69) 20 + 100 + 150
Trị giá xi măng thực tế xuất dùng = 90*71.185,2 = 6.406.668 (VNĐ) (Ngày 03/12/2001)
Chi phí nguyên vật liệu phục vụ thi công xây lắp, máy thi công, quản lý tổ đội phát sinh trong tháng đợc hạch toán trên TK 621 "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp".
TK 621 đợc mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình:
TK 62101: Công trình Quốc lộ 1A
TK 62102: Công trình khai thác đá Hoàng Mai TK 62104: Công trình Vũng Sú
TK 62105: Công trình Quảng Ninh
…
Khi phát sinh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Kế toán định khoản:
Nợ TK 621 "Chi tiết cho từng công trình"
Có TK 152 “Chi tiết nguyên vật liệu”
Ví dụ căn cứ vào phiếu xuất kho số 69 ngày 03/12/2001 kế toán nhập các dữ liệu vào các chứng từ mã hoá trên máy theo định khoản:
Nợ TK 62105 (Công Trình Quảng Ninh ) 6.406.668 Cã TK 152 (Xi m¨ng) 6.406.668
Sau khi các số liệu trên đợc nhập vào các chứng từ mã hoá, chúng sẽ đợc ch-
ơng trình kế toán SAS tự động ghi vào các sổ: Nhật ký chung (Biểu 2.4), Sổ chi tiết TK62105 “Công Trình Quảng Ninh” (Biểu 2.5), Sổ cái TK 621 "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp"(Biểu 2.6), Bảng tổng hợp chi phí sản xuất (Biểu2.15).
Trờng hợp nguyên vật liệu mua về không nhập kho mà chuyển thẳng ra công trình, kế toán căn cứ vào hoá đơn mua và các chứng từ thanh toán (nếu đã trả tiền cho ngời bán) kế toán nhập dữ liệu vào máy, chơng trình sẽ tự động ghi số liệu vào các sổ kế toán liên quan theo định khoản:
Nợ TK 621 (chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình) Nợ TK 133 (1331- thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ)
Cã TK 112, 141, 331...
Căn cứ Phiếu yêu cầu vật t sắt φ18 của Ban điều hành dự án Công Trình Quảng Ninh, Hoá đơn (GTGT) số 01458 ngày 05/12/2001 của Cửa hàng Vật liệu XD 72 Nguyễn Trãi, Giấy báo Nợ BN 0118 - Ngân hàng Cẩm Phả- Quảng Ninh, kế toán nhập dữ liệu vào máy vi tính nh sau:
Nợ TK 62105 "Công Trình Quảng Ninh" 11.400.000 Nợ TK 133 (1331-Thuế GTGT) 570.000 Cã TK 112 11.970.000
Số liệu trên đợc phản ánh trên Sổ nhật ký chung (Biểu 2.4), Sổ chi tiết TK 62105 "Công Trình Quảng Ninh "(Biểu 2.5), Sổ cái TK 621(Biểu 2.6)
Trờng hợp xuất hoặc mua nguyên vật liệu dùng cho máy thi công, hoạt động quản lý đội xây dựng cũng đợc hạch toán vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, trình tự kế toán tơng tự nh kế toán nguyên vật liệu dùng cho hoạt động xây lắp: căn cứ vào giấy yêu cầu, phiếu xuất kho, hoá đơn chứng từ về mua hàng hoá kế toán nhập số liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK 621 (Chi tiết theo công trình) theo giá thực tế ghi trên hoá đơn Nợ TK 133(1331- thuế GTGT đợc khấu trừ)
Có TK 111, 112, 331, ... tổng giá thanh toán hoặc Nợ TK 621 (Chi tiết theo công trình)
Có TK 152 (Chi tiết nguyên vật liệu)
Ngày 06/12/2001 Đỗ Ngọc Quỳnh nhận xăng dầu cho cho đội xe Công Trình Quảng Ninh. Căn cứ vào phiếu xuất kho số 90 do thủ kho chuyển lên kế toán nhập giá trị vật t xuất kho và các dữ liệu khác nh tên ngời lĩnh, tên tổ đội... vào phiếu xuất kho đã đợc mã hoá trên máy vi tính:
Nợ TK 62105 (Công Trình Quảng Ninh) 732.838 Cã TK 152 732.838
Số liệu trên sau khi nhập vào máy vi tính, sẽ đợc tự động ghi vào Nhật ký chung (Biểu 2.4), Sổ chi tiết TK 62105 "Công Trình Quảng Ninh "(Biểu 2.5), Sổ cái TK 621(Biểu 2.6).
Chi phí công cụ dụng cụ:
Căn cứ vào kế hoạch thi công xây lắp, tình hình thực tế khi có yêu cầu về công cụ dụng cụ các đơn vị, tổ đội viết giấy yêu cầu xin lĩnh công cụ dụng cụ từ kho hoặc xin tạm ứng tiền để mua.
Công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ nh: quần áo bảo hộ lao động, quốc, xẻng, búa, ... khi xuất dùng, căn cứ vào phiếu xuất kho toàn bộ giá trị đợc hạch toán một lần vào chi phí của đối tợng sử dụng:
Nợ TK 621 (chi tiết theo từng công trình)
Có TK 153 (100% giá trị CCDC xuất dùng)
Ngày 07/12/2001, xuất kho 50 bộ quần áo bảo hộ lao động Công Trình Quảng Ninh.
Đơn giá bình quân là 58.000 VNĐ/bộ.
Giá trị công cụ dụng cụ xuất kho = 50 x 58.000 = 2.900.000 VNĐ
Căn cứ phiếu xuất kho số 56 ngày 07/12/2001, kế toán nhập dữ liệu vào chứng từ đã
đợc mã hoá trên máy theo định khoản sau:
Nợ TK 62105 (Công Trình Quảng Ninh) 2.900.000 Cã TK 153 2.900.000
Sau khi nhập số liệu vào máy, chơng trình tự động ghi vào Sổ nhật ký chung (Biểu 2.4), Sổ chi tiết TK 62105 (Công Trình Quảng Ninh) (Biểu 2.5), Sổ cái TK 621(Biểu 2.6).
Đối với CCDC có giá trị lớn nh: lán trại, ván đóng khuôn, cốp pha, ... khi xuất dùng toàn bộ giá trị đợc hạch toán vào TK 142 "chi phí trả trớc", sau đó kế toán tiến hành phân bổ giá trị CCDC cho đối tợng sử dụng căn cứ vào thời gian hữu dụng và mức độ sử dụng của CCDC.
Khi xuất dùng:
Nợ TK 142 (1421- chi phí trả trớc) 100 % giá trị CCDC Cã TK 153
Phân bổ cho đối tợng sử dụng: Theo tình hình sử dụng thực tế Nợ TK 621 (chi tiết cho từng công trình )
Cã TK 142
Tháng 12/2001 Công Trình Quảng Ninh có sử dụng một bộ cốp pha mới có nguyên giá 19.500.000 VNĐ. Bộ cốp pha này có thể sử dụng đợc 18 lần, trong tháng Công Trình Quảng Ninh sử dụng 6 lần. Căn cứ vào phiếu xuất kho CCDC số 45 ngày 1/12/2001 kế toán tính số tiền phân bổ cho công trình trong tháng:
Giá trị bộ cốp pha phân bổ cho Công Trình Quảng Ninh tháng 12/2001:
19.500.000
* 6 = 6.500.000 VN§
18
Căn cứ vào số liệu trên, kế toán nhập dữ liệu vào máy vi tính, sau đó chơng trình kế toán SAS sẽ tự động ghi các số liệu vào các Sổ nhật ký chung (Biểu 2.4), Sổ chi tiết TK 62105 "Công Trình Quảng Ninh" (Bảng 2.5), Sổ cái TK 621 (Biểu 2.6), Sổ cái TK 1421 "Chi phí trả trớc".
Nợ TK 1421 "chi phí trả trớc" 19.500.000 Cã TK 153 19.500.000
Nợ TK 62105 (Công Trình Quảng Ninh) 6.500.000 Có TK 1421 (chi phí trả trớc) 6.500.000
Biểu 2.4
NhËt Ký chung N¨m 2001 (trÝch)
Đơn vị tính: VNĐ
STT Chứng từ
Diễn giải
Số hiệu TK
Số tiền
SH NT Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7
… … … …
96 45 1/12 XuÊt cèp pha cho CT Quảng Ninh
621 1421
6.500.000
6.500.000 98 69 3/12 XuÊt kho xi m¨ng
cho CT QN
621 152
6.406.668
6.406.668
… … … …
119 0145 05/12 Mua sắt φ18 cho CT QN
621 112
114.000
114.000
… … … …
226 31/12 K/C CPNVLTT
quý VI – CT QN
1541 621
938.158.000
938.158.000
… … … …
Céng 127.460.258.255 127.460.258.255
Hà nội, ngày… tháng …năm 2001 Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu: 2.5
Sổ chi tiết TK 621 (62105) Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Quý IV/2001 (trÝch) Công Trình: Quảng Ninh
Đơn vị tính: VNĐ
Sè CT
Ngày CT
Diễn giải TK
§/¦
Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số d
… … … …
45 1/12 Sử dụng cốp pha 1421 6.500.000
69 03/12 Xi m¨ng 152 6.406.668
0145 05/12 Sắt φ18 112 11.400.000
56 07/12 Quần áo bảo hộ 153 2.900.000
… ... … … … … …
TH VL
31/12 K/C CP NVLTT vào TK1541
1541 938.158.000
Céng xxx 938.158.000 938.158.000 xxx
Sè d cuèi kú: 0.
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu: 2.6
Sổ cái TK 621
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Quý IV/2001 (trÝch)
Đơn vị tính: VNĐ
CT Diễn giải TK
§/¦
Số tiền Ghi
SH Ngày Nợ Có chú
1 2 3 4 5 6 7
… … … …
45 1/12 Sử dụng cốp pha – CT QN
1421 6.500.000 69 03/12 Xi m¨ng – CT
QN
152 6.406.668
72 03/12 ống nối gia công- CT Hoàng Mai Nghệ An
111 16.359.800
0145 05/12 Sắt φ18- CT QN 112 11.400.000 76 07/12 Quần áo bảo hộ –
CT QN
153 2.900.000
… ... … … …
TH VL
31/12 Kết chuyển CP NVLTT - CT QN
154 938.158.000
… 31/12 … … … … …
Céng xxx 9.231.853.000 9.231.853.000
Sè d cuèi kú: 0 Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 1.3. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp
Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp tại Công ty xây dựng Sông Đà 8 không chỉ hạch toán tiền lơng, các khoản phụ cấp lơng của công nhân trực tiếp xây lắp mà còn bao gồm cả tiền lơng, các khoản phụ cấp lơng của công nhân điều khiển máy thi công, nhân viên quản lý tổ đội và các khoản trích trên lơng (BHXH, BHYT, KPCĐ) của công nhân xây lắp, công nhân điều khiển máy thi công, nhân viên quản lý tổ đội.
Tại Công ty xây dựng Sông Đà 8, khối lợng công việc xây lắp đợc thực hiện chủ yếu bằng lao động thủ công. Do đó, chi phí tiền lơng công nhân trực tiếp xây lắp chiếm một tỉ trọng khá lớn (12% - 18%) trong giá thành sản phẩm. Việc hạch toán
đúng, đầy đủ chi phí này góp phần vào việc tính toán hợp lý, chính xác giá thành công trình, hạng mục công trình. Mặt khác, việc hạch toán đúng chi phí nhân công trực tiếp còn giúp cho việc thanh toán chi trả lơng cho ngời lao động thoả đáng, kịp thời, khuyến khích ngời lao động hăng say làm việc, gắn bó với Công ty.
Chi phí nhân công trực tiếp của Công ty đợc hạch toán trên TK 622. Tài khoản này đợc mở chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình:
TK 62201: Công trình Sóc Sơn, TK 62205: Công trình Quảng Ninh, ... ...
Chi phí nhân công trực tiếp xây lắp:
Hàng tháng, ở công ty đều có hợp đồng giao khoán giữa phòng kinh tế kế hoạch và đội xõy dựng. Trong hợp đồng ghi rừ nội dung, khối lợng, đơn giỏ cụng việc. Đội xây dựng căn cứ vào hợp đồng này để tổ chức thực hiện khối lợng công việc đợc giao đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật, đúng tiến độ thi công.
Tại các đội xây dựng, hàng ngày đội trởng đội xây dựng chấm công của công nhân trực tiếp tham gia thi công vào bảng chấm công (chi tiết theo từng công trình).
Cuối tháng, Phó giám đốc phụ trách thi công cùng nhân viên phòng kinh tế kỹ thuật, nhân viên phòng kinh tế kế hoạch và đội trởng đội xây dựng tiến hành nghiệm thu khối lợng công việc thực hiện trong tháng, lập biên bản nghiệm thu khối lợng công việc hoàn thành trong tháng (phiếu giá). Phòng kế toán căn cứ vào hợp đồng giao khoán và biên bản này để xác định tổng mức lơng đội xây dựng đợc hởng trong tháng:
Tổng số lơng nhận
đợc trong tháng =
Tổng khối lợng công việc thực hiện (chi
tiết từng CT) *
Đơn giá 1 khối l- ợng công việc
trong tháng
Căn cứ vào tổng số công trong bảng chấm công do đội xây dựng gửi lên kế toán tính đợc đơn giá một công, tiền lơng thực nhận của công nhân xây dựng theo trình tự sau:
Tổng giá trị khối lợng công việc (tháng)
Đơn giá một công =
Tổng số công (tháng)
Lơng khoán = Đơn giá một công * Số công thực hiện trong tháng
Nếu công ty không có việc làm cho công nhân thì công nhân đợc hởng theo l-
ơng cơ bản, lơng cơ bản đợc tính căn cứ vào lơng cấp bậc và hệ số lơng:
Lơng cơ bản = Lơng cấp bậc * Hệ số lơng
Nếu trong tháng có công nhân nghỉ phép thì tiền lơng thực trả là lơng phép và
đợc tính nh sau:
Mức lơng cơ bản
Lơng phép = * Số ngày phép 24 ngày
Trên cơ sở các khoản tiền lơng, tiền thởng công nhân đợc hởng trong tháng, kế toán tiến hành lập bảng thanh toán lơng cho từng tổ đội xây dựng.
Căn cứ vào phiếu giá và Bảng thanh toán lơng của các tổ đội xây lắp, kế toán tiến hành lập Bảng phân bổ chi phí nhân công cho đối tợng chịu chi phí liên quan và dựa vào Bảng phân bổ chi phí nhân công nhập số liệu vào máy.
Nợ TK 622 (chi tiết cho từng công trình) Cã TK 334
Theo nội dung Hợp đồng giao khoán với đội xây dựng số 3, Công ty khoán cho đội xây dựng trong tháng 12/2001 thực hiện:
- Trát 550 m2 tờng tầng 2, Công Trình Quảng Ninh, đơn giá: 35.000 VNĐ/m2 Cuối tháng, kế toán tính lơng cho đội xây dựng số 3 căn cứ vào hợp đồng giao khoán và phiếu giá. Phiếu giá xác nhận đội xây dựng số 3 hoàn thành 100% khối lợng công việc đợc giao.
Tổng số lơng đội XD 3 = 550 x 35.000 =19.250.000 VNĐ
Căn cứ vào Bảng chấm công do đội xây dựng Số 3 gửi lên kế toán tính đợc tổng số công toàn đội trong tháng 12/2001 (330 công) và lập bảng thanh toán lơng cho đội.
19.250.000
Đơn giá một công = = 58.333 VNĐ/công 330
Kế toán định khoản:
Nợ TK 62205 (Công Trình Quảng Ninh) 19.250.000 Cã TK 334 19.250.000
Cuối tháng, kế toán căn cứ vào Phiếu giá và Bảng thanh toán lơng của các tổ,
đội xây dựng lập Bảng phân bổ lơng vào đối tợng sử dụng (Biểu 2.8). Số liệu trên Bảng phân bổ lơng vào đối tợng sử dụng là căn cứ để nhập số liệu vào các chứng từ
đã đợc mã hoá trên máy vi tính sau đó tự động ghi vào Sổ nhật ký chung, sổ chi tiết TK 62205 (Bảng 2.9), Sổ cái TK 622 (Bảng 2.10).
Tiền lơng công nhân điều khiển máy thi công:
Tiền lơng của công nhân điều khiển máy thi công đợc tính căn cứ vào số ca máy trong Nhật trình xe máy hoặc căn cứ vào phiếu xác nhận khối lợng công việc có chữ ký của đội trởng đội xe.
Lơng khoán một ca máy
= Tổng số ca máy (khối l- ợng công việc)
* Đơn giá dự toán (một khối lợng công việc) Tháng 12/2001, căn cứ vào đơn giá dự toán một ca máy (80.000 VNĐ/ca máyxúc) và Nhật trình xe máy của tổ máy xúc Robex 420 kế toán tính đợc:
- Tổng số ca máy thực hiện: 78 Ca máy
- Tổng số tiền lơng = 78 x 80.000 = 6.240.000 VNĐ
Căn cứ vào tổng số tiền lơng trên Phiếu giá và Bảng thanh toán lơng, kế toán tiến hành lập bảng phân bổ lơng cho đối tợng sử dụng. Sau đó, nhập số liệu trên bảng