Định kỳ một năm một lần, Công ty Thiết bị đo điện tổ chức kiểm kê NVL, CCDC để phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số liệu tồn kho trên thực tế và số trên sổ sách. Khi có lện kiểm kê, phòng vật tư kết hợp với phòng kế hoạch lập bảng kiểm kê dùng để làm chứng từ hạch toán.
Biểu số 19 sẽ minh hoạ biên bản kiểm kê NVL, CCDC năm 1999 của Công ty Thiết bị đo điện.
* Trường hợp kiểm kê thấy thiếu hụt NVL, CCDC so với sổ sách:
- Nếu NVL, CCDC hao hụt trong định mức hoặc thiếu do đo lường không chính xác thì coi là một khoản chi phí quản lý:
Nợ TK 642 Có TK 152
Kế toán định khoản trên bảng kê phiếu xuất kho NVL, CCDC.
Nếu NVL, CCDC thiếu chưa xác định được nguyên nhân thì kế toán theo dõi riêng trên bảng kê xuất kho, không tính vào chi phí NVL, CCDC trong kỳ:
Nợ TK 138 (1381) Có TK 152.
Ví dụ : Khi kiểm kê cuối năm, thấy Lõi cường độ công tơ một pha thiếu so với sổ sách kế toán là 2.002.140 đồng ( chưa rõ nguyên nhân) kế toán ghi :
Có TK 152 : 2.002.140
* Trường hợp kiểm kê thấy thừa NVL, CCDC so với sổ sách kế toán
Nếu là NVL, CCDC thừa không phải của Công ty thì Công ty có trách nhiệm bảo quản coi như là vật tư giữ hộ, kế toán ghi nợ tài khoản 002.
Ví dụ : Khi kiểm kê cuối năm thấy Nắp chắn bụi công tơ thừa so với sổ sách kế toán là 2.717.892 đồng. Sau khi xác định không phải của công ty, kế toán ghi đơn :
Nợ TK 002 :2.717.892