I Tổng quan về công ty cổphần TM XNK HồngHà –
4 Cơ cấu tổ chức, phân cấp quản lý và lực lợng lao động củaCông ty
Trong diều kiện kinh doanh theo cơ chế hiện nay thì cơ chế thị trờng có sự điều tiết của nhà nớc theo định hớng XHCN để phát triển và thắng thế thị trờng, công ty đã không ngừng cải tiến, đa dạng hóa cách phục vụ, nâng cao tay nghề cho anh chị em công nhân, luôn thay đổi hình thức, tổ chức maketing và công ty
đã vận dụng linh hoạt, sáng tạo các biện pháp đồng bộ, mạnh dạn đầu t trang bị thêm kỹ thuật, công nghệ mới hiện đại, đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý có trình độ cao đủ sức cạnh tranh trên thị trờng trong và ngoài nớc.
Do kịp thời đổi mới trang bị hiện đại cộng thêm sự linh hoạt của đội ngũ cán bộ quản lý tổ chức hoạt động kinh doanh nên những sản phẩm mà công ty còn đang trên đà phát triển.
4.1. Bộ máy hành chính sự nghiệp
* Hội đồng quản trị.
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty, quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty (trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông).
Hội đồng quản trị có 5 thành viên gồm 1 chủ tịch và các uỷ viên trong đó Giám đốc (Tổng giám đốc) là uỷ viên đơng nhiên.
* Ban kiểm soát.
Ban kiểm soát là ngời thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh quản trị và điều hành của Công ty.
Ban kiểm soát có 3 thành viên gồm 1 Trởng ban kiểm soát và 2 uỷ viên, do Đại hội đồng cổ đông bầu và bãi miễn.
* Ban Giám đốc.
Gồm có: Tổng giám đốc điều hành và 3 Phó tổng giám đốc gồm: Phó tổng giám phụ trách công tác đầu t; Phó tổng giám phụ trách công tác kế hoạch – kỹ thuật; Phó tổng giám đốc phụ trách công tác nội chính.
Tổng giám đốc là ngời đại diện pháp nhân của Công ty trong mọi giao dịch kinh doanh; là ngời điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty; chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông về điều hành Công ty.
Giúp việc Tổng giám đốc là các Phó Tổng giám đốc. * Các phòng chức năng.
- Phòng kế hoạch - kỹ thuật: Là phòng chức năng tham mu giúp Hội động quản trị và Tổng giám đốc công ty trong lĩnh vực :
+ Công tác kỹ thuật: quản lý kỹ thuật chất lợng; quản lý, xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các dự án do công ty trực tiếp thực hiện; ứng dụng các công nghệ mới, tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất; quản lý công tác bảo hộ lao động; quản lý cơ giới, máy móc thiết bị
+ Công tác kế hoạch: công tác Kế hoạch và báo cáo thống kê; công tác kinh tế; công tác Hợp đồng kinh tế; công tác quản lý và thực hiện đấu thầu xây lắp; công tác quản lý các dự án đầu t.
4.1.1Phòng kinh doanh:
là phòng chức năng tham mu giúp Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong các lĩnh vực: công tác quảng cáo, tiếp thị, bán hàng; công tác xây dựng
phơng án kinh doanh và hồ sơ bán hàng; công tác tổ chức và quản lý bán hàng; công tác quản lý kinh doanh dịch vụ; công tác kinh doanh trang thiết bị nội thất.
4.1.2 Phòng tài chính - kế toán:
Là phòng chức năng tham mu giúp Hội động quản trị và Tổng giám đốc công ty trong lĩnh vực: tổ chức bộ máy Tài chính kế toán từ Công ty đến các đơn vị thành viên và đội trực thuộc; tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác Tài chính kế toán, tín dụng, thông tin kinh tế và tổ chức hạch toán kinh tế trong toàn bộ Công ty theo đúng chế độ, chính sách pháp luật của Nhà nớc về quản lý Kinh tế - Tài chính tín dụng, Pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nớc và quy chế Tài chính của Tổng công ty ; quản lý, tìm kiếm nguồn vốn và luân chuyển vốn đầu t của toàn bộ Công ty đảm bảo hiệu quả đúng với quy định của pháp luật và của Công ty; giúp Tổng giám đốc kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của Công ty và các đơn vị phụ thuộc.
4.1.3. Phòng đầu t
Có chức năng nghiên cứu, xem xét, đánh giá, phân tích các dự án khả thi hay không khả thi để đi đến ký kết hợp đồng. Lập báo cáo với lãnh đạo Công ty để có kế hoạch dự thầu, qua đó chuẩn bị các số liệu, tài liệu, dữ kiện cần thiết của Công ty để giới thiệu với các chủ đầu t, các khách hàng. Trực tiếp làm hồ sơ và phối hợp hớng dẫn các đơn vị lập hồ sơ dự thầu - tìm các đối tác liên doanh liên kết phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty.
4.1.4. Phòng xuất nhập khẩu
Nghiên cứu và nắm bắt tình hình thông tin thị trờng trong nớc và nhu cầu mặt hàng, về nguồn hàng, tình hình sản xuất, giá cả và các biến động.
Xác nhận kế hoạch kinh doanh hàng năm, 6 tháng, đề xuất các phơng án kinh doanh, liên doanh, liên kết tiêu thụ hàng hóa và phối hợp thực hiện các ph- ơng án đó sau khi đã đợc công ty phê duyệt.
Quản lý sử dụng tiền vốn, hàng hóa cơ sở vật chất theo quy định của nhà nớc, của ngành và theo sự hớng dẫn thực hiện công ty.
4.1.5. Phòng tổ chức hành chính
Là phòng chức năng giúp việc cho Hội động quản trị và Tổng giám đốc điều hành các công việc chủ yếu sau đây: công tác tổ chức cán bộ; công tác tuyển dụng lao động, quản lý và sử dụng lao động; công tác đào tào; công tác
báo cáo thống kê; công tác tiền lơng; giải quyết các chế độ, chính sách cho ngời lao động; khen thởng, kỷ luật (tham gia trong thành phần Hội đồng thi đua khen thởng); văn th, lu trữ; quản trị hành chính, phục vụ; bảo vệ nội bộ, an ninh cơ quan
4.2. Đối với đơn vị trực thuộc
Ngoài các phòng ban chức năng, công ty còn có các đơn vị trực thuộc sau: + Chi nhánh kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ Lạng Sơn
+ Chi nhánh thu mua và cung ứng hàng xuất nhập khẩu Đắc Lắc + Chi nhánh tại thành phố HCM
+ Chi nhánh tại Quảng Bình
+ Chi nhánh tại Thọ Xuân- Thanh Hóa + Chi nhánh tại Thái Bình
+ Trung tâm du lịch lữ hành tại Lê Duẩn
+ Cửa hàng ở Minh Khai, Giảng Võ, số 2- Giang văn Minh, số 666- Đờng Láng.
Các đơn vị trực thuộc trên đợc Công ty phân cấp quản lý, đứng đầu là các thủ trởng đơn vị. Tuỳ từng trờng hợp cụ thể, Chủ tịch HĐQT Công ty uỷ quyền cho các giám đốc đơn vị trực thuộc ký kết, nhng phải có giấy uỷ quyền kèm theo (hợp đồng do Công ty phải có chữ ký của kế toán trởng Công ty, hợp đồng do đơn vị ký phải có chữ ký của kế toán trởng phụ trách đơn vị). Trong mọi tr- ờng hợp, các đơn vị đều phải thông qua với Chủ tịch HĐQT bản hợp đồng và đợc ký tắt trớc khi ký kết. Các đơn vị không đợc tự ý ký kết sau đó mới báo cáo với Công ty.
Thủ trởng đơn vị đợc quyền trực tiếp quan hệ với các cơ quan quản lý cùng cấp, cơ quan tài chính và ngân hàng để bàn bạc giải quyết những vấn đề đã có liên quan đến sản xuất, kỹ thuật, tài chính của đơn vị. Đơn vị cơ sở phải thực hiện chế độ báo cáo thống nhất về thống kê, kết toán định kỳ và chịu sự giám Sát bằng tiền của các cơ quan Tài chính, Ngân hàng và Công ty.
Hàng năm, các đơn vị đợc Công ty xét duyệt việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch đề ra. Tiền để thởng cho đơn vị đợc trích trong tiền thởng của Công ty.
Việc phân phối tiền thởng từ lợi nhuận hàng năm cho từng đơn vị nội bộ đợc phân loại và xét theo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của từng đơn vị.
Ngoài việc khen thởng hoàn thành kế hoạch hàng năm. Chủ tịch HĐQT còn phân bổ một số tiền thởng từ quĩ tiền thởng giám đốc để đơn vị xét thởng đột xuất kịp thời. Cán bộ công nhân viên của đơn vị đợc xét duyệt về phát minh sáng kiến, hợp lý hoá sản xuất, vợt mức tiến độ … theo chế độ thởng của Nhà n- ớc hiện hành. Toàn bộ việc phân phối tiền lơng, tiền thởng của các nhà thành viên trong đơn vị, do đơn vị chủ động phân phối và đặt dới sự giám sát của Công ty.
4.3. Đội ngũ CB - CNV
Cùng với sự lớn mạnh của Công ty, đội ngũ cán bộ công nhân viên năng nổ nhiệt tình trong lao động, đứng vững trong cơ chế thị trờng. Là những ngời có trình độ học vấn rừ trung học trở lên họ là những ngời sành sỏi trong thị tr- ờng … Bên cạnh đó, Công ty không ngừng tuyển chọn đội ngũ trẻ, cùng với việc tạo môi trờng cho họ phát huy tài năng, phát minh sáng kiến trong công tác qua chế độ khuyến khích khen thởng của Công ty.
Theo đặc điểm của chỉ tiêu chi phí sản xuất ta chia đội ngũ lao động trên thành hai lĩnh vực đó là nhân viên quản lý và lực lợng lao động trực tiếp. Số nhân viên quản lý của Công ty có 24 ngời/ năm (tính từ thời điểm thành lập cho đến nay), riêng năm qua con số này đã lên tới 33 ngời. Đội ngũ lao động bình quân/năm là 94 ngời và trong năm 2004 vừa qua có 135 ngời.
Qua đó ta thấy số liệu lao động trong Công ty không ngừng gia tăng qua các năm, các thời kỳ do nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty không ngừng phát triển.