II- Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH đầu t xây dựng và thơng mại An Thá
1- Hoàn thiện công tác quản lý vật t
Việc lập sổ danh điểm nguyên vật liệu là hết sức cần thiết vì muốn phục vụ tốt yêu cầu quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu thì phải biết đợc một cách cụ thể và đầy đủ số hiện có và tình hình biến động của từng thứ nguyên vật liệu đợc sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Vì vậy nguyên vật liệu cần phải phân chia một cách chi tiết hơn theo tính năng lý hoá, theo quy cách phẩm chất của nguyên vật liệu.
Để lập sổ danh điểm vật t điều quan trọng nhất là phải xây dựng đợc bộ mã hiệu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp có dự trữ để bổ sung những mã vật liệu mới thuận tiện và hợp lý. Công ty có thể xây dựng bộ mã dựa vào các điểm sau:
- Dựa vào: + Loại vật liệu. + Nhóm vật liệu cho mỗi loại. + Thứ tự vật liệu trong mỗi nhóm
+ Quy cách vật liệu trong mỗi thứ.
- Trớc hết bộ mã vật liệu đợc xây dựng trên cơ sở tài khoản cấp 2. + Vật liệu chính : TK 1521
+ Vật liệu phụ : TK 1522 + Nhiên liệu : TK 1523 + Phụ tùng thay thế : TK 1524...
- Trong mỗi loại vật liệu ta phân thành các nhóm và lập mã số theo từng nhóm. Chẳng hạn:
Trong vật liệu chính ta phân thành các nhóm và đặt mã số nh sau: - Nhóm đá Granite : TK 1521.1 - Nhóm Đá Trung Quốc : TK 1521.2 Vật liệu phụ: - Nhóm keo dán : TK 152.21 - Nhóm đĩa cắt : TK 152.22 Nhiên liệu: - Dầu nhờn : TK 152.31 - Dầu Diezen : TK 152.32 Phụ tùng thay thế: - Đĩa Cắt : TK 152.41 - Máy Cắt : TK 152.42
Trong mỗi nhóm vật liệu dù nhiều cũng nhỏ hơn 10 loại nên ta dùng 1 chữ số để biểu thị. Nh vậy một mã vật liệu bao gồm 8 chữ số:
- 4 chữ số đầu (số ký hiệu tài khoản cấp 2) biểu thị loại vật liệu. - 1 chữ số thứ 5 biểu thị nhóm vật liệu trong mỗi loại.
- 1 chữ số tiếp theo biểu thị thứ vật liệu trong mỗi nhóm. - 2 chữ số cuối biểu thị quy cách vật liệu cho mỗi thứ.
Sổ danh điểm vật liệu
Loại vật liệu chính. Ký hiệu 152.1
Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách nguyên vật liệu ĐVT Số lợng Nhóm Danh điểm NVL
152.11 152.11-1-01 Đá Granite M2 12.000
152.12 152.12-1-01 Đen Kim Sa M2 5.100
152.12 152.12-2-01 Ghi Đồng M2 5.100
152.12 152.12-3-01 Đá Thô M2 5.100
Lập biên bản kiểm nghiệm vật t:
Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng số 26330 ngày 3/9/2001 và thực tế kiểm nghiệm vật t nhập kho, ban kiểm nghiệm vật t lập biên bản nh sau:
Đơn vị:Công ty TNHH đầu t xây dựng và thơng mại An Thái
Mẫu số 05-VT Bộ phận: Ban hành theo QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐKT
biên bản kiểm nghiệm
(Vật t, sản phẩm, hàng hoá)
Ngày 03 tháng 9 năm 2001
Số 01
- Căn cứ hoá đơn số 26330 ngày 3/9/2002 của Công ty Hoàng Anh Gia Lai.
Ban kiểm nghiệm gồm:
1- Ông Nhã - Đại diện phòng kế toán 2- Ông Tuấn - Đại diện vật t
3- Ông Thuỳ - Thủ kho
Đã kiểm nghiệm:
TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật
Mã số ĐVT Số lợng theo
Kết quả kiểm nghiệm Ký SL đúng quy cách phẩm chất SL không đúng quy cách phẩm chất A B C D 1 2 3 4 1 Đá Granite 152.11-1-01 M2 12.000 12.000
ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Ông Tuấn nhập đá Granite của Công ty đá Hoàng Anh Gia Lai. Đủ về số lợng, đúng về tiêu chuẩn quy định nhập kho.
đại diện phòng kế toán (Ký, họ tên) đại diện phòng vật t (Ký, họ tên) thủ kho (Ký, họ tên)