Hàng ngày khi vật liệu về đến nhà máy, thủ kho tiến hành kiểm tra chất lượng và khối lượng vật liệu và viết biên nhận vào phiếu giao hàng. Phiếu này do bên vận tải hoặc bên bán lập làm 4 liên, 2 liên sẽ do phía thủ kho của nhà máy giữ, sau khi kiểm tra và xác nhận, thủ kho tiến hành nhập kho vật liệu và ghi sổ theo dõi hàng ngày số lượng nhập vật tư. Cuối tháng căn cứ vào các phiếu giao hàng, thủ kho và bên bán tiến hành lập biên bản xác nhận khối lượng giao hàng trong tháng thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản. Người bán sẽ căn cứ vào đó để xuất hoá đơn, hoá đơn có thể được xuất vào cuối tháng, giữa tháng hoặc xuất khi đến một mức khối lượng vật liệu giao nào đó tuỳ yêu cầu của phía công ty. Khi nhận được hoá đơn do bên bán đưa, sau khi tiến hành kiểm tra đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ thủ kho viết phiếu nhập kho tương ứng với khối lượng ghi trong hoá đơn. phía nhập kho được lập thành làm 2 liên sau khi đã được thủ kho ký sẽ chuyển cho phụ trách cung tiêu, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký. Liên 1 của phiếu nhập kho sẽ được lưu lại tại bộ phận vật tư, còn liên 2 cùng hoá đơn và biên bản xác nhận khối lượng sẽ được thủ kho chuyển cho phòng kế toán.
Bên bán giao HĐ Thủ kho lập Phiếu NK Liên 2+ HĐ Phòng kế toán Liên 1 Bộ phận vật tư
Cụ thể: Ngày 20 tháng 1 năm 2008, thủ kho xi măng nhận được hoá đơn do bên công ty Thành An giao về khối lượng 224 tấn xi măng Nghi Sơn công ty đã mua
Mẫu chứng từ số 01:
Hoá đơn (GTGT)
Mẫu số : 01 GTKT-3LL Liên2 ( giao cho khách hàng) DH/01-BNgày 19 tháng 1 năm 2008
No -059477 Đơn vị bán hàng: Công ty Thương Mại Thành An
Địa chỉ : Bình Mỹ- bình Lục - Hà Nam Số tài khoản Điện thoại
MST:
Họ tên người mua: Ông Sửu Đơn vị: Cty TNHH Tiến Minh
Địa chỉ : Bình Đà, Thanh Oai, Hà Nội Số tài khoản Hình thức thanh toán:
MST:
0 7 0 0 1 9 3 4 5 2
0 1 0 0 1 1 3 5 5 0 1
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1x2
1 Xi măng Nghi Sơn PCB 40
Tấn 224 966.000 216.384.000
Cộng tiền hàng 216.384.000
Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 21.638.400
Tổng cộng tiền thanh toán 238.022.400
Số tiền viết bằng chữ: hai trăm ba mươi tám triệu không trăm hai mươi hai nghìn bốn trăm
Người mua hàng
( Ký, ghi rõ họ, tên)
Kế toán trưởng
( Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
Mẫu chứng từ số 02
Đơn vị: công ty Tiến Minh Mẫu số 01-VT
Phiếu nhập kho
QĐ số: 1141-TC/ QĐ/CĐKT Ngày 20 tháng 01 năm 2008 Ngày 1-11-1995 của BTC Số: 04/CE Nợ:...Có: ... Họ tên người giao hàng: Công ty thương mại Thành An.
Theo 1 HĐGTGT số 059477 ngày 19/1/2008 của ... Nhập tại kho: ...
STT
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư
( SP, HH)
Mã số
Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
1> XM Nghi Sơn PCB 40 tính … 224 966.000 216.384.000
Cộng tiền hàng: 216.384.000 đ
Thuế suất GTGT 10%: Tiền thuế GTGT 21.638.400 đ
Tổng cộng tiền thanh toán: 238.022.400 đ
Số tiền bằng chữ: hai trăm ba mươi tám triệu không trăm hai mươi hai nghìn bốn trăm
Phụ trách cung tiêu ( ký) Người giao hàng ( ký) Thủ kho ( ký) KTT ( ký) Thủ trưởng đơn vị ( ký)
Tại phòng kế toán: sau khi nhận được hoá đơn, phiếu nhập kho do thủ kho chuyển lên, kế toán vật tư sẽ tiến hành lập bảng kê hoá đơn vào cuối tháng thực
hiện mã hoá chứng từ theo quy định thống nhất của công ty với nguyên tắc 2 chữ cái đầu là mã chứng từ thể hiện loại vật liệu mua về nhập kho, các số đứng sau được đánh theo số thứ tự chứng từ.
VD: MX- mã chứng từ về mua xi măng
MX 01- Chứng từ thứ nhất về mua xi măng trong tháng MC: mua cát
MD- mua đá MP- Mua phụ gia
...
Sau khi lập bảng kê hoá dơn và thực hiện mã hoá, kế toán vật tư sẽ kẹp bảng kê này cùng hóa đơn và phiếu nhập kho làm căn cứ nhập máy, bộ chứng từ này sẽ được lưu tại phòng kế toán.
Với VD trên, kế toán vật tư sẽ lập bản kê hoá đơn như sau: Mẫu chứng từ 03:
Công ty TNHH Tiến Minh
Bảng kê HĐ GTGT
Mã chứng từ: MX 02 Ngày 31.01.2008 tỷ giá :15108 Mã khách hàng: LX 9 Tên khách hàng: Công ty TM Thành An stt Nội dung Nợ TK6111 Nợ TK1331 Nợ TK3311 Số hoá đơn VND trước VAT VAT Tổng cộng 1) Xi măng Nghi Sơn PCB 40 216.384.000 21.638.400 238.022.400 059477 Tổng cộng 216.384.000 21.638.400 238.022.400Để tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng, công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định 1141/QĐ/ CĐKINH Tế và bổ xung thêm các con số để mà mã hoá cho các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3,.... theo
nguyên tắc mã của nhóm đối tượng rồi đến mã tên đối tượng trong nhóm. Vì công ty thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ nên về kế toán nhập vật liệu sử dụng TK611, TK152, TK331, .... Việc mã hoá các tài khoản này được thự hiện như sau:
xxx xxx
Công ty không chi tiết tới từng loại vật tư. 6111: chi phí mua xi măng
6112: chi phí mua đá sỏi
6113: chi phí mua cát
6114: chi phí mua phụ gia
1521: Tồn kho xi măng
1522: Tồn kho đá sỏi
1523: Tồn kho đá
1523: Tồn kho phụ gia bê tông
Quy trình nhập liệu:
Từ màn hình kế toán vào Data/nhập, cập nhật chứng từ tháng/ vào chứng từ mới xuất hiện màn hình nhập xem sửa CTKT- nhập chứng từ mới, vào số chứng từ MX02, ngày phát sinh 31/01/2008 tỷ giá 16508, tại ô tài khoản ghi Nợ nhập 6111, tại ô tài khoản ghi Có nhập 3311 tại ô Mã KH nhập LX 9, tại ô Mã HHoá nhập CENS 40, nhập số lượng 224, số tiền 216.384.000, nhập HĐ/ BK GTGT 059477 sau đó ấn enter, xuất hiện một dòng ở dưới dòng vừa nhập, tiếp tục nhập 1331 vào
Mã số TK
Mã số loại vật tư
tài khoản ghi Nợ, nhập 3311 vào Tài khoản ghi Có, nhập LX vào mã KH, nhập 21.638.400 vào ô số hiện Việt Nam đồng, nhập 059477 vào HĐ/BK GTGT dùng phím mũi tên di chuyển giưã các ô, nếu không nhớ mã tài khoản, mã khách hàng .... dùng F12 và dùng enter để lựa chọn trong danh mục tương ứng. Kết thúc nhập dữ liệu ấn END thoát khỏi màn hình nhập liệu.
Mẫu biểu 01
Nhập xem sửa CTKT
Nhập chứng từ mới
Số chứng từ: MX 02 Ngày P/S: 31/01/2008 Tỷ giá : 16508 Tên K/h : Công ty TM Thành An
Tên hàng hoá : Xi măng nghi Sơn PC 40 ĐVT: Tấn TK ghi Nợ : Chi phí mua xi măng
TK ghi Có : Phải trả cho người cung cấp
Tên KHGT : Công ty TM Thành An Ngày HĐ GTGT: 19/1/2008 Diễn giải : Mua xi măng Nghi sơn Công ty Thành An
TK ghi Nợ TK ghi Có Mã GT * Mã KH Mã Hhoá Số lượng Số tiền VN đồng Số tiền USD HĐ/B K GTGT 6111 3311 LX9 CENS40 224 216.384.000 13.107,826 059477 1331 3311 LX9 CENS40 21.638.400 1.310,782 059477
∧END Kết thúc ↑: câu –1 Pgup: trang –1
F12 Tra cứu danh mục ↓: câu + 1 PgDn: trang +1
Sau khi đã nhập xong các chứng từ, trở về màn hình kế toán vào tổng hợp/6 bước xử lý cuối tháng dưới đây, máy sẽ tự động xử lý kết chuyển, ghi sổ, tính số dư, lập sổ nhật ký chung, lập sổ cái, vào chi tiết các tài khoản công nợ.
2.2.5. Kế toán xuất NVL
Do đặc diểm của loại hình sản xuất kinh doanh nên các loại nguyên vật liệu xuất dùng đều sử dụng sản xuất sản phẩm, đồng thời do công ty chỉ sản xuất duy nhất một sản phẩm là bê tông trộn sẵn nên mọi chi phí nguyên vật liệu phát sinh đều được tập hợp trực tiếp cho sản phẩm thể hiện trên Tài Khoản 621 - Chi phí nguyên liệu, vật liệu. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu.
TK6211 - Chi phí cho xi măng TK6212 - Chi phí mua đá, sỏi TK6213 - Chi phí mua cát TK6214 - Chi phí mua phụ gia
TK6215 - Chi phí mua vật tư, phụ tùng & VL khác
Công ty áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ nên việc xuất kho vật liệu hàng ngày không được theo dõi, phiếu xuất kho không sử dụng. Khối lượng nguyên vật liệu xuất dùng chỉ được tính vào cuối tháng căn cứ vào biên bản tồn kho.
**************************************************************** Căn cứ vào biên bản tồn kho vật tư do bộ phận vật tư lập chuyển sang, kế toán vào máy, theo chương trình phần mềm kế toán đã được cài đặt máy sẽ tự động xử lý tính ra khối lượng vật liệu xuất, đơn giá bình quân, trị giá vật liệu xuất dùng và ghi vào sổ kế toán liên quan.
Quy trình lập liệu:
Từ màn hình kế toán vào Data/ vật tư kiểm kê tồn kho cuối tháng/ cập nhật lượng vật tư tồn kho cuối tháng, xuất hiện màn hình nhập liệu vật tư tồn kho cuối kỳ, tiến hành nhập mã vật tư, tên vật tư, số lượng tồn vào các cột, các dòng tương ứng rồi vào xử lý. Khi máy báo đã xử lý xong sẽ có một màn hình nhập liệu hoàn chỉnh như sau:
Nhập liệu vật tư tồn kho cuối kỳ tháng 1/2008
________________Tiền VND = 194713591____Tiền USD = 12894.63__ ∧END : kết thúc ↑: Câu - 1 Pg up: trang -1
F1: In ra ↓: Câu +1 Pg Dn: trang +1 *********************************************************
2.2.6 Kế toán chi tiết NVL:
Tại phòng kế toán: sau khi đã nhập liệu cho từng chứng từ , máy sẽ tự động chạy
theo chương trình phần mềm đã được cài đặt sẵn, cho phép kết xuất in ra sổ chi
tiết phải trả cho người cung cấp. Còn các sổ chi tiết vật tư do không được xây
dựng trong phần mềm nên sẽ không thể in ra. Đây là một hạn chế trong việc tổ
chức kế toán tên máy của công ty, điều này sẽ gây nhiều khó khăn trong công tác
quản lý, theo dõi chi tiết tới từng loại vật liệu. Trong thời gian tới công ty cần
hoàn chỉnh phần mềm kế toán hơn nữa.
Tại kho: Hàng ngày căn cứ vào các phiếu giao hàng và quá trình kiểm tra số lượng chất lượng vật liệu bằng kinh nghiệm bản thân, thủ kho ghi theo dõi nhập vật tư theo chỉ tiêu số lượng. tuy nhiên việc ghi chép theo dõi này cũng không được chi tiết tới từng loại vật tư nên không nắm rõ được tình hình biến động của từng loại vật tư trong kho, gây khó khăn trong công tác quản lý, sản xuất. Đến cuối tháng
Mã Tên vật tư Số
lượng
Giá USD
Tiền USD Giá
VND
Tiền VND
Adpl Phụ gia Plastiment 67 0.65 43.55 9813 657471
ADR4 Phụ gia R4 563 0.92 517.96 13805 7772215 ADRA 90 Phụ gia 90 RA 150.2 0.85 127.67 12770 1918054 CENS40 Xi măng NS PC40 194.07 41.82 8116.01 631804 122614202 SA2 Cát vàng qua sàng 358.5 1.96 702.66 29596 10610166 ST12 Đá 1x2 518.65 6.53 3386.78 98605 51141483 ... ... .... .... .... .... ....
căn cứ vào kết quả kiểm tra tồn kho, thủ kho tính ra khối lượng vật liệu xuất trong kỳ. Đồng thời thủ kho tiến hành cộng tổng lượng vật liệu nhập vào kho theo từng loại, tiến hành đối chiếu khối lượng với người cung cấp, lập biên bản xác nhận khối lượng. Người bán sẽ căn cứ vào đó để xuất hoá đơn. Chỉ khi nhận được hoá đơn, thủ kho mới viết phiếu nhập kho tương ứng với khối lượng ghi trên hoá đơn và nộp cho phòng kế toán.
************************************************************** Như vậy, việc tổ chức kế toán chi tiết NVL của công ty còn khá sơ sài, hầu như không có gì và không theo một phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu nào cả. ta có thể khái quát như sau:
Phiếu giao hàng
Sổ theo dõi NVL Biên bản xác nhận
Khối lượng
phiếu nhập kho Hoá đơn
Phòng kế toán Nhập liệu
