- 2.2 Tại Công Ty có các phòng, phân xưởng chức năng sau:
2.3.1.2. Hướng vào khách hàng
Công ty coi việc định hướng khách hàng là trung tâm của hoạt động kinh doanh, là yếu tố chiến lược quyết định sự tồn tại và phát triển của Công ty trong tương lai. Nhằm giữ vững và mở rộng thị trường, thu hút khách hàng, Công ty tìm hiểu nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng để đáp ứng ngày càng tốt hơn những nhu cầu chính đáng của khách hàng.
Hàng tháng lãnh đạo Công ty từ sự tham mưu của Phòng Thông Tin và các báo cáo liên quan theo định kì, nghiên cứu, tìm ra các yêu cầu cụ thể của khách hàng về: số lượng, chất lượng hàng hóa, dịch vụ; những yếu tố thời gian, địa điểm, loại hình phục vụ,… ; từ đó xây dựng, chỉ đạo phương pháp thực hiện.
Đánh giá sự thoả mãn của khách hàng đối với các sản phẩm và dịch vụ do Công ty cung cấp, trên cơ sở đáp ứng một cách tốt nhất các yêu cầu của khách hàng thông qua quy trình cụ thể.
(c) 2.3.2. Mục tiêu chất lượng
Hàng năm, Công ty đề ra mục tiêu chất lượng cụ thể để thực hiện. Mục tiêu chất lượng Công ty năm 2012:
• Thực hiện tốt công tác kiểm tra, giám sát, đảm bảo hệ thống quản lí chất lượng của Công ty đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
• 100% CBCNV của Công ty Thuốc Lá Thanh Hóa là 948 người nâng cao trình độ nghiệp vụ kiểm tra chất lượng, đáp ứng yêu cầu của hệ thống QLCL.
• Kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào, đảm bảo 100% đúng yêu cầu hợp đồng.
• Đảm bảo 100% sản phẩm ra ngoài thị trường đạt yêu cầu chất lượng. Các mục tiêu trên được thực hiện thống nhất trong toàn Công ty. Căn cứ vào mục tiêu chung toàn Công ty, các đơn vị xác định mục tiêu riêng cho mình phù hợp đặc thù từng đơn vị. Các mục tiêu chất lượng này được treo trong từng phòng cùng với chính sách chất lượng thể hiện quyết tâm áp dụng và duy trì hệ thống quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 của toàn CBCNV. Kết quả là trong năm 2011, Công ty đã thực hiện tốt các mục tiêu chất lượng đề ra.
(d) 2.3.3. Chính sách chất lượng
Giám đốc Công ty cam kết cung cấp đầy đủ nguồn lực để thực hiện có hiệu lực và hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000, đảm bảo ổn định chất lượng các mác thuốc, không ngừng cải tiến hệ thống quản lý chất
lượng nhằm thoả mãn tốt nhất yêu cầu của khách hàng. Khi có lỗi phát sinh, Công ty sẽ triệt để làm rõ nguyên nhân, tìm biện pháp khắc phục kịp thời.
(e) 2.3.4. Tổ chức thực hiện
(i) 2.3.41.Cơ cấu tổ chức hệ thống QLCL
Giám đốc và phó Giám đốc sản xuất là người chỉ đạo chung và chịu trách nhiệm chính về chất lượng sản phẩm. Công tác QLCl chủ yếu tập trung ở 2 phòng: Phòng Quản Lý Chất Lượng và phòng Kỹ Thuật Công Nghệ. Phòng Kĩ thuật công nghệ có trách nhiệm soạn thảo các thông số tiêu chuẩn cho từng công đoạn sản xuất, nghiên cứu các tiêu chuẩn cơ sở, tiêu chuản của Tổng Công ty và truyền đạt xuống từng bộ phận. Ngoài ra, phòng còn quản lí quy trình công nghệ sản xuất, sửa chữa máy móc, bảo dưỡng, nghiên cứu sản xuất sản phẩm mới.
Phòng Quản lí chất lượng có nhiệm vụ quản lí nguyên vật liệu, hương liệu, chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất, phát hiện sai sót, báo cáo để Giám đốc chỉ thị khắc phục, giám sát chất lượng thành phẩm khi xuất kho, kiểm tra kết luận nguyên nhân hàng bị trả lại hoặc hàng giả. Hiện phòng tại Công ty Thuốc Lá Thanh Hóa có 37 nhân viên, chia làm 5 tổ:
+ Tổ văn phòng,
+ Tổ kiểm nghiệm phân xưởng Sợi,
+ Tổ kiểm nghiệm phân xưởng Bao mềm, + Tổ kiểm nghiệm phân xưởng Bao cứng, + Tổ kiểm tra nguyên liệu.
Tuy có nhiệm vụ chuyên trách tại từng phân xưởng nhưng khi có yêu cầu, các kiểm nghiệm viên đều có thể bổ sung, hoán đổi vị trí và phải đảm bảo công việc tại vị trí mới.
Như vậy, với việc tổ chức hệ thống QLCl như trên, Công ty đã sắp xếp một hệ thống khá gọn nhẹ , loại trừ tối đa sự dôi thừa các chi phí gián tiếp, trong đó, Giám đốc trực tiếp tham gia vào nhiều hoạt động và có trách nhiệm chủ đạo trong hệ thống QLCL nên nắm bắt được tình hình và định hướng hoạt động được theo cách tối ưu.
(ii) 2.3.4.2. Hệ thống tài liệu
Các tài liệu của HTQLCL của Công ty gồm: - Sổ tay chất lượng.
- Các quy trình và quá trình theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000. - Các hướng dẫn.
- Các tài liệu cần thiết để đảm bảo cho việc hoạch định, tác nghiệp và kiểm soát có hiệu lực trong việc thực hiện các quy trình, quá trình.
- Các hồ sơ chất lượng.
Văn bản của HTQLCL của Công ty được sắp xếp theo sơ đồ sau:
+ Tài liệu tầng 1: Sổ tay chất lượng xác định chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, và cơ cấu tổ chức quản lý chất lượng; các công việc cần làm để đáp ứng các yêu cầu theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
+ Tài liệu tầng 2: Các qui trình và quá trình của các công việc trong nhà máy. Các qui trình nêu rõ: ai làm, khi nào, làm ở đâu, phương tiện gì, làm theo hướng dẫn nào?
+ Tài liệu tầng 3: Các hướng dẫn chỉ rõ cách thức tiến hành một công việc cụ thể.
+ Các biểu mẫu để thống nhất cách ghi chép, để phân loại và quản lý. Kiểm soát hồ sơ:
+ Hồ sơ chất lượng của nhà máy được lưu giữ để chứng tỏ sự phù hợp với các yêu cầu và hoạt động có hiệu quả của hệ thống QLCL.
+ Hồ sơ chất lượng đảm bảo dễ đọc, dễ tra cứu, dễ nhận biết và truy cập. + Hồ sơ chất lượng của nhà máy đảm bảo được lưu giữ, bảo vệ, phục hồi, được phân loại và qui định thời gian lưu giữ và phương thức huỷ hồ sơ.