Việc quản lý chi phí của Công ty được thực hiện trên tinh thần tiết kiệm gắn liền với hiêụ quả sản xuất kinh doanh, mặt khác phải thực hiện theo đúng chế độ của Bộ Tài chính cũng như của Tập đoàn quy định.
Chi phí hoạt động kinh doanh gồm các chi phí có liên quan đến quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty, như : Chi phí nguyên, nhiên vật liệu; khấu hao tài sản cố định; tiền lương và các khoản có tính chất lương; chi ăn trưa; các khoản trích nộp theo quy định của Nhà nước như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn; chi về nghiên cứu khoa học và công nghệ, đào tạo; chi dịch vụ mua ngoài; chi bằng tiền khác.
Việc quản lý và hạch toán chi phí được quy định như sau: - Chi phí dùng cho SXKD được chia làm 2 loại:
o Chi phí dùng cho SXKD mang tính chiến lược dài hạn.
- Kế hoạch chi phí SXKD bao giờ cũng được gắn liền với kế hoạch doanh thu, nếu kế hoạch doanh thu không đạt thì chi phí cũng chỉ thực hiện ở mức độ tương ứng.
- Trường hợp cần đầu tư chi phí SXKD cho các sản phẩm dịch vụ mang tính chiến lược dài hạn thì các đơn vị SXKD phải dự kiến được thời gian hoàn thành sản phẩm dịch vụ và có doanh thu.
*/ Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, động lực (gọi tắt là chi phí vật tư):
Là toàn bộ các chi phí về vật tư, linh kiện máy tính, giấy máy tính, mực in, văn phòng phẩm và các loại vật tư khác...
*/ Chi phí tài chính: gồm các chi phí lãi vay, lỗ chênh lệch tỷ giá ngoại tệ và chi phí hoạt động tài chính khác.
*/ Chi phí khấu hao tài sản cố định: Chi phí khấu hao tài sản cố định tính tập trung tại Công ty.
Mọi tài sản cố định dùng vào sản xuất kinh doanh phải trích đủ khấu hao theo quy định của Nhà nước để thu hồi vốn. Tài sản cố định được tính khấu khao tại công ty chủ yếu là máy tính, điều hòa, bàn ghế văn phòng. Sau khi đã khấu hao hết, tài sản cố định vẫn còn sử dụng được thì đơn vị không phải trích khấu hao nhưng vẫn phải quản lý và sử dụng theo chế độ hiện hành.
*/ Chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp có tính chất lương, tiền ăn trưa: Chi phí tiền lương của Công ty bao gồm các khoản tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp có tính chất lương phải trả cho người lao động tham gia vào hoạt động kinh doanh của Công ty theo chế độ hiện hành.
Tiền lương phải được quản lý chặt chẽ và chi theo đúng mục đích, gắn với kết quả sản xuất kinh doanh trên cơ sở các định mức lao động và đơn giá tiền lương hợp lý được Tập đoàn phê duyệt. Tiền lương thực hiện của Công ty phụ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh, hiệu quả sử dụng lao động và quy chế phân phối của Tập đoàn.
Để tạo sự chủ động cho các đơn vị SXKD và nâng cao hiệu quả kinh tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh, căn cứ vào kế hoạch lương của Tập đoàn giao cho FIS trên cơ sở đơn giá tiền lương tính trên doanh thu, sau khi giảm trừ các khoản sau:
- Trích lập các quỹ từ tổng quỹ lương theo quy định của Tập đoàn. - Phần tiền lương chi cho các Phòng quản lý của Công ty
- Phần còn lại Tổng Giám đốc Công ty sẽ phân bổ quỹ lương cho các đơn vị SXKD và giao cho Phụ trách các đơn vị chủ động phân chia thu nhập cho các thành viên trong Đơn vị mình tuỳ thuộc vào năng suất lao động, kết quả công việc do cán bộ công nhân viên đó thực hiện đảm bảo việc phân phối công bằng, phù hợp với những quy định của Nhà nước, Bộ Lao động thương binh xã hội, Tập đoàn và Công ty quy định.
Chi phí tiền ăn trưa phải chi cho người lao động tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh theo quy định hiện hành của Nhà nước do Tổng Giám đốc quy định là 800.000đ/ người/ tháng và được tính trên ngày công làm việc thực tế theo bảng chấm công, không tính ngày nghỉ phép, đi học dài hạn trên 1 tháng, nghỉ ốm, nghỉ không lương.
*/ Chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và chi phí cho tổ chức Đảng, Đoàn thể:
- Chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn được quản lý tập trung tại công ty và được tính trên cơ sở quỹ tiền lương của Công ty theo chế độ hiện hành của Nhà nước
*/ Chi phí dịch vụ thuê ngoài: Là các khoản chi phí sửa chữa tài sản cố định thuê ngoài, chi phí điện, nước, tiền vận chuyển thuê ngoài, tiền trả hoa hồng đại lý, uỷ thác, hoa hồng môi giới, tiền mua bảo hiểm tài sản, tiền thuê kiểm toán, tư vấn, chi phí cho việc thu hồi các khoản nợ khó đòi và các dịch vụ thuê ngoài khác.
- Các khoản chi phí điện, nước, tiền mua bảo hiểm tài sản, tiền thuê kiểm toán được chi theo thực tế phát sinh và chi tập trung tại Công ty.
- Các khoản chi sửa chữa tài sản cố định thuê ngoài, tiền vận chuyển thuê ngoài thì do các Công ty thành viên tự chi trên cơ sở số liệu đã được Công ty giao cho từng Công ty thành viên.
*/ Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản chi phí (ngoài các chi phí nêu trên) như thuế môn bài, thuế sử dụng đất, thuế tài nguyên, chi phí tiếp tân, khánh tiết, quảng cáo, tiếp thị, chi phí hội nghị, bồi dưỡng nâng cao kiến thức cho cán bộ công nhân viên, tiền trợ cấp thôi việc cho người lao động ...
- Quảng cáo do các đơn vị tự thực hiện chi căn cứ trên kế hoạch hàng tháng được giao do Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt.
- Các khoản chi quảng cáo, tiếp thị, cho các hoạt động kinh doanh, các khoản chi tiếp tân, khánh tiết, hội họp, giao dịch, đối ngoại và chi phí bằng tiền khác phải gắn liền với kinh doanh và hiệu quả kinh tế. Đối với Công ty, tổng mức chi cho các khoản chi này không vượt quá 10% trên tổng chi phí liệt kê hợp lý, hợp lệ.
*/ Không tính vào chi phí hoạt động kinh doanh những khoản sau đây: - Các khoản đã được tính vào chi phí hoạt động tài chính và hoạt động khác. - Các khoản tiền phạt vi phạm pháp luật như : Vi phạm luật giao thông, luật
thuế, chế độ báo cáo thống kê tài chính, kế toán và các luật khác. Nếu do tập thể hoặc cá nhân vi phạm thì tập thể hoặc cá nhân đó phải bồi thường. Ngoài phần đền bù nói trên, phần nộp phạt còn lại phải lấy từ lợi nhuận sau thuế. - Các khoản đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản cố định hữu hình và vô
hình, các khoản chi đầu tư khác.
- Chi phí đi công tác nước ngoài vượt định mức chi.
- Các khoản không liên quan đến hoạt động kinh doanh của đơn vị như chi trợ cấp khó khăn cho người lao động, chi ủng hộ địa phương, đoàn thể.
- Khoản trích trước không chi hết trong năm.
- Các khoản chi phí sản xuất kinh doanh vượt quá mức quy định của chế độ tài chính thì được bù đắp bằng Quỹ Khen thưởng và Quỹ Phúc lợi.