- Export Company
2.1.3.Cơ cấu tổ chức của Công ty
Với phương châm gọn, nhẹ nhưng hiệu quả, Công ty MECANIMEX có cơ cấu tổ chức bộ máy được bố trí, tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơđồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty MECANIMEX
Ban giám đốc Công ty: Bao gồm: Giám đốc và các Phó giám đốc:
Phòng Hành chính Phòng Tổ chức Kế Phòng Tài chính Kế toán Phòng Kinh doanh Chi nhánh tại TP HCM Ban giám đốc
Đại diện tại TP Hải Phòng
Đứng đầu Công ty là Giám đốc do Bộ trưởng Bộ Công nghiệp trực tiếp bổ nhiệm. Giám đốc điều hành Công ty theo chế độ một thủ trưởng và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Công ty trước pháp luật, trước Bộ Công nghiệp và toàn thể công nhân viên chức của Công ty. Giám đốc được quyền tổ chức bộ máy quản lý và mạng lưới kinh doanh cho phù hợp với nhiệm vụ của Công ty và các quyết định phân cấp quản lý của Bộ.
Giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc, Phó giám đốc do Giám đốc Công ty lựa chọn và đề nghị Bộ Công nghiệp bổ nhiệm. Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc điều hành Công ty và chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc về các nhiệm vụ được phân bổ và uỷ quyền.
Các phòng ban chức năng:
Với quy mô nhỏ Công ty MECANIMEX có 04 phòng trực thuộc, 01 chi nhánh và 01 văn phòng đại diện. ở cấp thực hiện này, thì các trưởng phòng, giám đốc chi nhánh, trưởng văn phòng đại diện chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về phần việc do bộ phận mình đảm trách
Trong Công ty, các phòng ban đều có nhiệm vụ, chức năng riêng và có mối quan hệ mật thiết với nhau. Tuy nhiên, do phạm vi nghiên cứu của chuyên để thực tập nên chúng ta sẽ đi sâu vào cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Phòng Tài chính Kế toán.
Phòng Tài chính Kế toán
Công tác tài chính kế toán của Công ty là một bộ phận quan trọng có mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận, phòng ban khác. Phòng Tài chính Kế toán thực hiện báo cáo trực tiếp với Giám đốc và các Phó giám đốc. Tất cả các hoạt động kinh tế phát sinh của các bộ phận trong Công ty đều được phản ánh tại Phòng Tài chính Kế toán, riêng chi nhánh TP Hồ Chí Minh được hạch toán độc lập.
Nhiệm vụ của Phòng Tài chính Kế toán:
- Theo dõi, quản lý vốn, nguồn vốn, tình hình sử dụng vốn, đề ra những chiến lược của Công ty về tiền vốn, tham mưu cho Giám đốc về những vấn đề tài chính...
- Tổng hợp tất cả các số liệu kế toán để tiến hành lập các báo cáo tài chính định kỳ hàng năm theo quy định của chế độ kế toán.
- Thực hiện các thủ tục thanh toán nội bộ giữa Công ty với các đơn vị trong nước và thanh toán ngoại giữa Công ty với các đối tác nước ngoài khi xuất khẩu, nhập khẩu các mặt hàng kinh doanh.
- Lập kế hoạch tài chính cho các kỳ kinh doanh.
Tổ chức nhân sự của Phòng Tài chính Kế toán: Gồm 6 nhân viên.
- Kế toán trưởng là người phụ trách chung về tình hình tài chính kế toán của Công ty. Kế toán trưởng có nhiệm vụ giúp Giám đốc chỉ đạo và thực hiện công tác tài chính kế toán và thống kê của Công ty.
- Phó kế toán trưởng có nhiệm vụ thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến kinh doanh ngoại như: mở L/C thanh toán, xuất nhập khẩu hàng hoá, thanh toán với khách hàng nước ngoài, thanh toán với Ngân hàng, quyết toán các hợp đồng uỷ thác, phụ trách tiền ngoại tệ.
Ngoài ra còn có 4 kế toán viên:
- Kế toán viên theo dõi chi phí, tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh, quản lý các quỹ, giám sát tình hình tăng, giảm của tài sản cố định.
- Kế toán viên đảm nhiệm việc thống kê thu nhập cá nhân và kiêm giữ vai trò thủ quỹ.
- Kế toán viên phụ trách các khoản mục thuế và tiêu thụ hàng hoá.
- Kế toán viên đảm nhiệm theo dõi tình hình công nợ, quyết toán Hợp đồng mua bán, thanh toán với khách hàng trong nước, phụ trách khoản mục tiền gửi Việt Nam đồng (VNĐ) của Công ty tại các Ngân hàng.
Điều kiện hoạt động của Công ty
Công ty MECANIMEX được tổ chức rất gọn nhẹ, hiện nay tổng số cán bộ, công nhân viên của Công ty có 87 người. Hầu hết các cán bộ tại Công ty MECANIMEX chủ yếu là những người đã tốt nghiệp các trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Bách khoa Hà Nội, Đại học Ngoại thương Hà Nội... cho nên trình độ cán bộ ở đây đảm bảo được những yêu cầu cơ bản cho hoạt động của Công ty.
Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty khá tốt và đầy đủ với một toà nhà 5 tầng và một bãi để xe với diện tích mặt đất hơn 200m2 và các thiết bị máy vi tính, máy Fax, điện thoại, máy Photocoppy,
Ôtô... Vì không có kho hàng nên khi có hàng Công ty thường phải đi thuê. Đây cũng chính là những điều bất lợi cho Công ty, có thời gian phải thuê với giá rất đắt khi nhu cầu kho hàng trên thị trường tăng lên. Điều này đã làm ảnh hưởng chi phí hoạt động kinh doanh của Công ty.