Tổ chức kế toỏn Cụng ty cú liờn quan với nhau giữa cỏc kho và phũng kế toỏn kết hợp chặt chẽ để sử dụng cỏc chứng từ kế toỏn nhập xuất vật liệu một cỏch hợp lý trong việc ghi chộp vào thẻ kho của thủ kho và ghi chộp vào sổ kế toỏn chi tiết. Kế toỏn phải đảm bảo phự hợp với số liệu trờn thẻ kho và sổ kế toỏn. Đồng thời trỏnh được sự ghi chộp trựng lặp khụng cần thiết tiết kiệm cho hao phớ lao động trong hạch toỏn quản lý hiệu quả của vật liệu khỏc.
Kế toỏn phải lựa chọn đỳng cỏc phương phỏp hạch toỏn cho phự hợp với yờu cầu trỡnh độ của đội ngũ cỏn bộ kế toỏn trong cụng ty. Chớnh vỡ vậy để thuận tiện cho việc theo dừi của mỡnh Cụng ty đó chọn hỡnh thức ỏp dụng “phương phỏp thẻ song song”
Sơ đồ ..:
SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT NVL CỦA CễNG TY THEO PHƯƠNG PHÁP GHI THẺ SONG SONG
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu kiểm tra
- Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho tiến hành ghi chộp hàng ngày tỡnh hỡnh nhập xuất tồn kho vật liệu trờn thẻ kho và ghi theo chỉ tiờu số lượng VL vào thẻ kho. Khi nhận được chứng từ nhập xuất thủ kho phải tiến hành kiểm tra hợp lý hợp phỏp của chứng từ mới tiến hành ghi chộp số thực nhập xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tớnh ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi lờn cỏc chứng từ nhập xuất đủ được phõn loại theo từng thứ vật liệu. THẺ KHO Bảng kờ tổng hợp nhập - xuất - tồn SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT SỔ TỔNG HỢP Chứng từ xuất Chứng từ nhập
- Ở phũng kế toỏn: Kế toỏn sử dụng số thẻ chi tiết VL để ghi chộp tỡnh hỡnh nhập xuất tồn theo chỉ tiờu hiện vật và giỏ trị.
Hàng ngày khi nhận được cỏc chứng từ nhập xuất vật liệu thủ kho chuyển lờn phũng kế toỏn vật liệu tiến hành và phản ỏnh cỏc sổ chi tiết cuối thỏng căn cứ vào bảng chi tiết để lập nờn bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu.
+Thủ tục nhập kho vật liệu
Khi nhận được dự ỏn, hợp đồng thi cụng xõy lắp giữa Cụng ty căn cứ vào cỏc thụng số kỹ thuật của hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phũng kỹ thuật dự trữ khối lượng vật tư tiờu hao. Sau đú chuyển cho phũng vật tư.
Căn cứ vào đú, phũng vật tư lờn kế hoạch mua sắm vật tư phục vụ cụng trỡnh. Cú hai hỡnh thức thu mua là thu mua trực tiếp và thu mua giỏn tiếp.
Theo hỡnh thức thu mua trực tiếp: Cỏn bộ phũng vật tư trực tiếp
xuống cỏc đơn vị, tổ chức kinh tế nơi cú nguồn vật liệu phự hợp với đặc điểm thi cụng Xõy dựng cụng trỡnh để ký kết cỏc hợp đồng mua vật liệu. Cỏn bộ phũng vật tư cú trỏch nhiệm vận chuyển, bảo quản vật liệu về kho an toàn với chi phớ vận chuyển do Cụng ty chịu. Sau đú làm thủ tục nhập kho, hỡnh thức này thường ỏp dụng với cỏc loại vật tư cú khối lượng khụng lớn như cỏc loại phụ tựng thay thế.
Theo hỡnh thức thu mua giỏn tiếp: Cụng ty và đơn vị cung cấp ký
hợp đồng kinh tế. Trong hợp đồng phải thoả thuận về loại vật liệu, kớch thước, mẫu mó, số lượng, phương thức thanh toỏn, giỏ cả, địa điểm giao nhận. Căn cứ vào cỏc điều khoản trong hợp đồng đơn vị bỏn sẽ chuyển giao vật liệu đến nơi quy định.
Cụng ty phải chịu chi phớ vận chuyển từ kho của người bỏn tới nơi giao NVL . Đõy là hỡnh thức mua chủ yếu đối với vật tư do đội tự mua bỏn với khối lượng lớn như cỏt, đỏ, sỏi, thộp...
Khi vật liệu về đến cụng ty, cú một ban kiểm nghiệm kiểm tra số NVL đú về chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cỏch. Kết quả kiểm tra được ghi vào Biờn bản kiểm nghiệm vật tư.
Căn cứ vào hoỏ đơn, giấy bỏo nhận hàng và biờn bản kiểm nghiệm vật tư, khi vật tư đó đủ cỏc tiờu chuẩn như: đỳng chủng loại, số lượng, chất lượng, kớch cỡ thỡ phũng vật tư mới tiến hành lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liờn: + Liờn 1: Lưu ở phũng vật tư
+ Liờn 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho
+ Liờn 3: Giao cho phũng kế toỏn để ghi sổ kế toỏn.
Trong trường hợp vật tư nhập tại chõn cỏc cụng trỡnh thỡ liờn sau (liờn 02) được chuyển cho cho kế toỏn vật tư vỡ Cụng ty khụng ghi thẻ kho đối với nhập xuất tại cỏc cụng trỡnh.
Căn cứ để viết phiếu nhập kho của vật tư nhập tại kho Cụng ty là cỏc hoỏ đơn bỏn hàng của nhà cung cấp. Cũn đối với phần vật tư do cỏc đội tự mua, ngoài hoỏ đơn bỏn hàng, phũng vật tư cũn phải căn cứ vào giấy nhận hàng đó cú đầy đủ chữ ký của hai bờn nhà cung cấp và đại diện cỏc đội thi cụng để làm thủ tục nhập kho.
Hoỏ đơn của người bỏn và phiếu NK được gửi cho phũng kế toỏn để làm thủ tục thanh toỏn.
Để kiểm tra nội dung tớnh hợp lệ, hơp lý ghi trờn hoỏ đơn thỡ kế toỏn phải kiểm tra nội dung trờn hoỏ đơn của đơn vị bỏn hàng. Hoỏ đơn phải cú đầy đủ chữ ký và cỏc cột ghi số thứ tự, ghi tờn nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất VL, đơn vị tớnh, số lượng và đơn giỏ và cột thành tiền dũng tổng cộng thuế GTGT từ đú kế toỏn căn cứ vào cỏc hoỏ đơn để kiểm tra số lượng vật tư mà Cụng ty mua vào xem cú khớp với phiếu nhập khụng.
VD: Ngày 10/7/2007 Cụng ty đó mua cỏc loại ống nhựa của Cụng ty nhựa Tiền Phong và kế toỏn định khoản:
Nợ TK152(1): 9.004.784
Nợ TK133(1): 900.478,4
Cú TK331: 9.905.262,4
Biểu 3: