I- Định hướng kinh doanh nhập khẩu thiết bị khoa học của cụng ty
7. Hoàn thiện hệ thống quản trị tổ chức và nhõn sự
Để thành cụng trong kinh doanh, hoạt động của doanh nghiệp thương mại cần được thực hiện trờn nền của một hệ thống cấu trỳc tổ chức hợp lý và cú hiệu quả. Hệ thống tổ chức của doanh nghiệp thương mại được hỡnh thành ngay khi bước vào kinh doanh và trong thực tế, cú tớnh ổn định hơn so với cỏc yếu tố khỏc. Tuy nhiờn, cấu trỳc tổ chức khụng phải là một yếu tố bất biến. Sự trỡ trệ và kộm thớch nghi của tổ chức là một trong những vấn đề quan trọng cú thể dẫn đến khả năng thất bại của doanh nghiệp. Trong quỏ trỡnh hoạt động, hệ thống tổ chức cần đảm bảo khả năng thớch ứng tốt với cỏc xu hướng vận động tăng trưởng hay suy thoỏi kinh doanh. Đổi mới theo chiến lược kinh doanh để thớch nghi với hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp đũi hỏi quản trị tổ chức với tư cỏch là một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản trị doanh nghiệp phải được tiến hành thường xuyờn trong suốt quỏ trỡnh hỡnh thành, tồn tại và phỏt triển doanh nghiệp.
Nội dung chớnh của quản trị tổ chức bao gồm : Thiết kế và xỏc lập cơ cấu tổ chức. Tuyển dụng và bố trớ nhõn viờn.
Chỉ huy hoạt động của hệ thống tổ chức. Kiểm soỏt hoạt động của hệ thống tổ chức. Điều chỉnh hệ thống tổ chức.
Cỏc loại mụ hỡnh tổ chức được hỡnh thành theo cỏch thức tập hợp lĩnh vực hoạt động bao gồm : mụ hỡnh tổ chức theo chức năng nghiệp vụ, mụ hỡnh tổ chức theo sản phẩm, mụ hỡnh tổ chức theo khu vực địa lý, mụ hỡnh tổ chức theo đối tượng khỏch hàng.
Hiện nay, Cụng ty cổ phần cụng nghệ Biển Đụng đang ỏp dụng mụ hỡnh tổ chức theo chức năng nghiệp vụ, doanh nghiệp chọn chức năng nghiệp vụ làm dũng chủ đạo để xõy dựng tổ chức. Theo đú, hệ thống tổ chức của doanh nghiệp bao gồm cỏc đơn vị thành viờn là cỏc phũng ban, bộ phận chuyờn trỏch về cỏc lĩnh vực chức năng khỏc nhau. Ưu điểm của hệ thống tổ chức này là hiệu quả tỏc nghiệp cao, phỏt huy tối đa ưu điểm của chuyờn mụn húa, đơn giản húa đào
tạo chuyờn gia quản lý, chỳ trọng hơn tiờu chuẩn nghề nghiệp và tư cỏch nhõn viờn. Tuy nhiờn, nhược điểm của nú lại là :
Dễ xuất hiện mõu thuẫn giữa cỏc đơn vị chức năng khi đề ra chỉ tiờu và chiến lược.
Kết quả hoạt động kộm nếu khụng cú sự phõn phối hợp hành động nhịp nhành giữa cỏc bộ phận, chuyờn mụn húa quỏ mức.
Khú xỏc định trỏch nhiệm cho từng bộ phận đối với kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
Cụng ty cổ phần cụng nghệ Biển Đụng đó lựa chọn và ỏp dụng hệ thống tổ chức nghiệp vụ chức năng và cần phải cú biện phỏp phỏt huy hết ưu điểm và hạn chế những nhược điểm của nú. Cụng ty cú thể hạn chế nhược điểm bằng một số biện phỏp sau :
Đối với hệ thống tổ chức này, ban giỏm đốc cú vai trũ quan trọng trong việc vạch ra đường lối, thống nhất ý kiến giữa cỏc phũng ban chức năng về cỏc kế hoạch, chỉ tiờu và đề ra quyết định cuối cựng cho mọi việc, nhằm trỏnh sự mõu thuẫn trong kế hoạch và hành động của cỏc phũng ban.
Phải tạo ra sự liờn kết, phối hợp giữa những cỏn bộ đứng đầu cỏc phũng ban trong cụng ty trong kế hoạch thực hiện thụng qua những kế hoạch hành động thống nhất do ban giỏm đốc đề ra, cỏc cuộc họp bàn về chương trỡnh thực hiện, thực hiện kiểm tra chộo về kế hoạch thực hiện chi tiết để tỡm ra những điểm mõu thuẫn, bất hợp lý.
Tinh giảm bộ mỏy tổ chức theo hướng gọn nhẹ, hiệu quả nhằm làm giảm chi phớ, tăng lợi nhuận và giảm chồng chộo trong hoạt động.
Khi đỏnh giỏ kết quả cũng như quy trỏch nhiệm, cần phải cú sự cụng bằng nhất định, chia thành quả đạt được cho cỏc phũng ban theo tỷ lệ đúng gúp vào cụng việc (nếu cú thể xỏc định một cỏch tương đối) hoặc chia đều thành quả cũng như trỏch nhiệm.
Trong mọi họat động, con người luụn là nhõn tố quyết định, đặc biệt hoạt động kinh doanh là một hoạt động của con người. Hiệu quả kinh doanh tựy thuộc vào năng lực của đội ngũ nhõn viờn, khả năng phỏt huy tiềm năng con người của ban lónh đạo. Để phỏt triển yếu tố con người, cụng ty cú thể ỏp dụng một số biện phỏp sau :
Tỡm kiếm và thu hỳt nhõn tài : thụng qua cỏc hỡnh thức quảng cỏo, tự giới thiệu trờn cỏc phương tiện truyền thụng về truyền thống, hiệu quả kinh doanh, triển vọng phỏt triển cụng ty, chế độ nhõn sự. Cụng ty sẽ làm tăng khả năng thu hỳt những người cú năng lực mong muốn trở thành một thành viờn của cụng ty. Những lớp người mới sẽ làm thay đổi khụng khớ làm việc, nõng cao ý thức lao động và sỏng tạo của toàn thể nhõn viờn.
Xõy dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cỏn bộ : đõy được xem là một nhiệm vụ cú tớnh chiến lược trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đào tạo bồi dưỡng nhõn viờn một mặt tạo ra động cơ làm việc cho nhõn viờn để cú tinh thần làm việc tốt hơn. Mặt khỏc, tạo ra được cơ sở thực hiện cho nhõn viờn cú thể hoàn thành tốt cỏc nhiệm vụ được giao. Đào tạo và giỏo dục nhõn viờn phải nhằm vào mục tiờu toàn diện cho kế hoạch đào tạo của doanh nghiệp : nõng cao thể chất, nõng cao khả năng hũa nhập cộng đồng, nghiệp vụ, tinh thần, thỏi độ và trỏch nhiệm đối với doanh nghiệp và xó hội.
Thực hiện quản trị nhõn sự về chế độ : người lao động sẽ chỉ phỏt huy hết trớ lực và sức lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ khi được đỏp ứng đầy đủ điều kiện làm việc cũng như cỏc quyền lợi về vật chất và tinh thần. Để đỏp ứng lợi ớch của cả hai phớa (doanh nghiệp và người lao động), doanh nghiệp cần cú hệ thống chế độ làm việc và đói ngộ thớch hợp với từng điều kiện cụ thể và luụn được hoàn thiện, như : thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi, điều kiện làm việc, thu nhập, thưởng, cỏc chế độ ưu đói, bảo hiểm y tế, khả năng thăng tiến.