a. Tiến hành phân tích công việc
Phân tích công việc luôn được coi là nền tảng của tất cả các hoạt động quản lý nhân sự. Mặt khác, với yêu cầu phát triển ngày càng cao hiện nay, Công ty cần phải chú trọng và thực hiện tốt hoạt động này. Bởi vì, phân tích công việc ảnh hưởng đến nhiều hoạt động khác như tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí, sắp xếp công việc, đánh giá thực hiện công việc, đào tạo – phát triển nguồn nhân lực, thù lao lao động…Từ đó, Công ty mới có thể thực hiện tốt công tác tạo động lực cho người lao động.
Cần phải thực hiện việc phân tích công việc một cách khoa học, có bài bản và có kế hoạch. Vì vậy, trình tự tiến hành phân tích công việc nên thực hiện qua các bước cơ bản sau14:
• Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất.
• Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơđồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có).
• Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau.
• Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập. Tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu nhập thông tin sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi
• Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó.
14 Nguồn: Giáo trình Quản trị nhân lực – Ths Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, Nxb Lao động – Xã hội, năm 2004
• Bước 6: Sử dụng thông tin thu thập được vào các mục đích của phân tích công việc như: viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc hay các hoạt động xác định nhu cầu đào tạo, kế hoạch hóa nguồn nhân lực,… Thông thường, chúng được hệ thống hóa và trình bày dưới dạng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Cụ thể:
Bản mô tả công việc: Đây là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ
thể. Bản mô tả công việc nên ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu. Một bản mô tả công việc được cho là hiệu quả cần bao gồm đầy đủ các nội dung sau15:
a. Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc), mã số của công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người phải lãnh đạo dưới quyền, mức lương, một vài câu tóm tắt về mục đích hoặc chức năng của công việc,...
b. Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: Có bản mô tả chính xác ai là người thực hiện công việc đó, người đó sẽ tiến hành ra sao và tại sao lại làm công việc đó. Xác định phạm vi và mục đích công việc. Những hướng dẫn chi tiết bao gồm công việc được giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, phương pháp cụ thể,... c. Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất (các máy móc, thiết bị, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc,
điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc,...
Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện: Đây là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần và thể
lực;...
15 Nguồn: Giáo trình Quản trị nhân lực – Ths Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, Nxb Lao động – Xã hội, năm 2004
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: là tất cả các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc.
Sau đây là các bản mô công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho một cán bộ phụ trách lao động, tiền lương mà Công ty có thể tham khảo và có thể xây dựng cho các chức danh khác.
Bản mô tả công việc
Chức danh công việc: Nhân viên phụ trách lao động, tiền lương. Mã số làm việc: TC-002
Nơi làm việc: Phòng Tổ chức – Nhân sự
Báo cáo cho: Trưởng Phòng Tổ chức – Nhân sự
Chức năng: Thực hiện công tác về quản lý lao động, tiền lương.
Nhiệm vụ:
Trực tiếp quản lý hồ sơ CBCNV.
Quản lý và cập nhập các vấn đề có liên quan đến hồ sơ của tất cả CBCNV. Tổng hợp và báo cáoa lao động hàng tháng, quý, năm.
Tham gia xây dựng và thực hiện công tác tuyển mộ, tuyển chọn, lập kế hoạch về lao
động hàng năm.
Tham mưu cho trưởng phòng và soạn thảo các quyết định về sắp xếp, bổ nhiểm,
đào tạo, bồi dưỡng, điều động, thuyên chuyển CBCNV trong Công ty.
Tham mưu xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chếđộ cho người lao động.
Theo dõi công tác nâng bậc lương hàng năm và cố vấn cho lãnh đạo về lao động hàng năm.
Cung cấp tài liệu về nhân sự cho các phòng ban khác của Công ty khi họ yêu cầu. Hướng dẫn và giúp đỡ các phòng ban khác trong một số công tác như: quản lý nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá thực hiện công việc,...
Điều kiện làm việc:
được nghỉ. Địa điểm làm việc: tại văn phòng công ty. Phương tiện làm việc: - Cung cấp bàn ghế làm việc, tủđựng hồ sơ. - 01 máy vi tính.
- Máy in, fax, điện thoại, mail sử dụng chung của phòng.
Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện
Trình độ học vấn/chuyên môn: Tốt nghiệp đại học hoặc tương đương vê quản trị
nhân lực, kinh tế lao động hoặc quản trị kinh doanh. Kỹ năng:
- Kỹ năng lập kế hoạch.
- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo. - Khả năng giao tiếp và quan hệ với con người - Kỹ năng đàm phán và soạn thảo.
- Sử dụng thành thạo phần mềm quản lý nhân sự, tin học văn phòng. Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhân sự tối thiểu 2 năm. Sức khỏe: Có sức khỏe tốt.
Phẩm chất cá nhân:
- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc. - Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác. - Sáng tạo trong công việc.
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Cập nhập thông tin về hồ sơ của CBCNV trong Công ty phải nhanh chóng chính xác. Lập báo cáo về tiền lương chính xác, khoa học.
Tổng hợp chính xác số lượng của từng loại lao động cần được đào tạo, nâng lương, nâng bâc.
Thực hiện có hiệu quả các hoạt động quản trị nhân lực thuộc phạm vi lao động, tiền lương.
Các ý kiến tham mưu phải hợp lý, chính xác và đạt hiệu quả cao.
Phân tích công việc là một công việc phức tạp, đòi hỏi mất nhiều công sức, thời gian nhưng khi thực hiện thành công hoạt động này sẽ tạo điều kiện thuận lợi
để thực hiện tốt các hoạt động quản lý nhân sự khác. Vì vậy, ban lãnh đạo Công ty nên tạo mọi điều kiện để cán bộ quản lý nhân sự thực hiện tốt công tác này. Mặc dù, phân tích công việc là công việc, nhiệm vụ chính của các nhà quản lý nhân sự, nhưng để thực hiện tốt hoạt động này thì cần có sự tham gia, hỗ trợ, hợp tác giữa các trưởng phòng, ban, đơn vị (những người có kinh nghiệm và am hiểu về chuyên môn nghiệp vụ của những công việc cần phân tích) với cán bộ quản trị nhân sự. Bên cạnh đó, cán bộ thực hiện công tác này nên tham khảo ý kiến và thu thập thông tin phản hồi từ người lao động.
b. Hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc
Bên cạnh hoạt động phân tích công việc thì công tác đánh giá thực hiện công
việc cũng là một hoạt động quản lý nhân sự quan trọng trong mọi tổ chức. Nó là cơ
sởđể thực hiện tốt các hoạt động nhưđào tạo và phát triển, thù lao lao động, khen thưởng, thăng tiến, kỷ luật,…
Công ty cần phải xây dựng lại hệ thống đánh giá một cách bài bản, khoa học và hợp lý với những thay đổi hiện nay. Vì vậy, cần thiết lập một hệ thống đánh giá với ba yêu tố cơ bản sau 16:
Các tiêu chuẩn thực hiện công việc:
Đo lường sự thực hiện công việc theo các tiêu thức trong tiêu chuấn Thông tin phản hồi đối với người lao động và bộ phận quản lý nguồn
nhân lực.
Cần phải xây dựng và tổ chức chương trình đánh giá thực hiện công việc một cách cẩn thận và chu đáo, do vậy Công ty cần làm tốt tất cả những việc sau17:
1) Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá 2) Lựa chọn người đánh giá
16
Nguồn: Giáo trình Quản trị nhân lực – Ths Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, Nxb Lao động – Xã hội, năm 2004
17 Nguồn: Giáo trình Quản trị nhân lực – Ths Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, Nxb Lao động – Xã hội, năm 2004
3) Xác định chu kỳđánh giá 4) Đào tạo người đánh giá 5) Phỏng vấn đánh giá.
Công ty có thể sử dụng một cách kết hợp và có lựa chọn các nhiều phương pháp để đánh giá việc thực hiện công việc của người lao động như phương pháp thang đo đánh giá đồ họa, phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng, phương pháp so sánh, phương pháp quản lý bằng mục tiêu,… Trong đó, phương pháp thang
đo đánh giá đồ họa là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất mà Công ty có thể sử
dụng. . Theo phương pháp này, trong bảng liệt kê những điểm chính yếu theo yêu cầu của công việc như chất lượng, số lượng công việc... và sắp xếp thứ tự theo đánh giá thực hiện công việc từ mức kém nhất đến xuất sắc, hoặc theo các thang điểm (ví dụ: thang điểm 10, thang điểm 100). Mỗi nhân viên sẽđược cho điểm phù hợp với mức độ thực hiện từng điểm chính theo yêu cầu của công việc. Sau đó tổng hợp lại,
đưa ra đánh giá chung về tình hình thực hiện công việc của nhân viên. Sau đây là một bảng đánh giá Công ty có thể tham khảo:
Bảng 3.19: Bảng đánh giá cán bộ, công nhân viên trong Công ty
BẢNG ĐÁNH GIÁ CÁN BỘ, CÔNG NHÂN VIÊN TRONG CÔNG TY Họ tên: ... Bộ phận: ... Chức vụ: . ... Ngày nhận việc: ... Lương khởi điểm: …... Lương hiện tại: …… ... Trình độ học vấn : ...
Thâm niên Công tác : ...
Bằng cấp cao nhất : ... Vị trí chuyên môn : ... Cấp Quản lý trực tiếp : ... A. CẤP QUẢN LÝ TRỰC TIẾP ĐÁNH GIÁ ( Điểm số tối đa là 10 điểm ) STT ĐỐI VỚI CÔNG VIỆC PHẦN ĐÁNH GIÁ ĐIỂM SỐ 1 Tính phức tạp ... ... 2 Khối lượng công việc (số giờ làm việc trong ngày) ... ... 3 Tính sáng tạo, linh động ... ... 4 Tính phối hợp, tổ chức ... ... 5 Tinh thần trách nhiệm ... ... 6 Tính kỷ luật ... ... 7 Kết quảđạt được ... ...
8 Kinh nghiệm giải quyết
... ... 9 Kỷ năng chuyên môn ... ... 10 Khả năng quản lý điều hành ... ... TỔNG ĐIỂM TỐI ĐA: 100 XẾP LOẠI : ... GHI CHÚ : XẾP LOẠI : o XUẤT SẮC : 81≤ X ≤100 điểm o GIỎI : 71≤ X ≤ 80 điểm o KHÁ : 61≤ X ≤70 điểm o T.BÌNH : 51≤ X ≤60 điểm o YẾU : X ≤50 điểm B. PHẦN NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT CỦA CẤP QUẢN LÝ 1. Đánh giá chung: MẶT TÍCH CỰC MẶT HẠN CHẾ TRIỂN VỌNG ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 2. Đề xuất: NGÀY ... CHỮ KÝ
C. Ý KIẾN NHÂN VIÊN ĐƯỢC ĐÁNH GIÁ
NGÀY ... ... CHỮ KÝ D. Ý KIẾN PHÒNG NHÂN SỰ NGÀY ... ... ... ... ... ... ... CHỮ KÝ
E. XÉT DUYỆT CỦA BAN TỔNG GIÁM ĐỐC
NGÀY
...
...
...
...
...
...
CHỮ KÝ
Để công tác đánh giá thực hiện công việc được hiệu quả và thành công Công ty cần chú ý đến các vấn đề sau:
+ Tiến hành đánh giá việc thực hiện công việc thường xuyên. Nêu ra được nhân viên làm tốt, các nhận xét về đánh giá việc thực hiện công việc sẽ làm cho họ phấn khởi, hăng say làm việc. Nếu họ làm chưa tốt, họ sẽ có cơ hội tìm hiểu về các thiếu sót của họ và họ sửa chữa để hoàn thành nhiệm vụ của mình. + Cán bộ quản lý trực tiếp cần thể hiện họ là người hiểu biết, quan tâm đến công việc của nhân viên được đánh giá. Giữa họ và nhân viên cần có sự nhất trí về những trách nhiệm chính cần thực hiện trong công việc.
+ Cán bộ nhân sự cần phối hợp với cán bộ quản lý trực tiếp và người lao
động, đề nghị họ cũng tham gia vào việc hoạch định công việc, làm cơ sở cho việc đánh giá tốt hơn, nhằm loại trừ những sửa đổi trong việc đánh giá.
+ Đào tạo, huấn luyện cán bộ nhân sự trong công tác đánh giá thực hiện công việc của người lao động một cách khoa học, có bài bản.
+ Trong quá trình đánh giá cần chú ý nhiều yêu tố ngoại cảnh tác động đến mức độ chính xác của việc đánh giá thực hiện công việc như: Tỷ lệ thuyên chuyển, tiền lương trung bình trong đơn vị, các áp lực khác từ bên ngoài. Do
đó việc đào tạo người đánh giá có hiệu quả, cần chú ý đến những vấn đề thực tế cuộc sống sẽảnh hưởng đến kết quảđánh giá thực hiện công việc.
+ Một điều quan trọng để mục tiêu cũng như quá trình đánh giá kết quả
thực hiện công việc đạt được kết quả tốt nhất, cần có sự trao đổi, thậm chí là
đàm phán, thương lượng giữa cán bộ nhân sự và các cán bộ quản lý trực tiếp. Cán bộ nhân sự cần phải trao đổi, hướng dẫn các cán bộ quản lý trực tiếp khác và nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của công tác đánh giá cũng như các bước tiến hành đánh giá. Vì, việc làm cho cán bộ quản lý trực tiếp và nhân viên tin tưởng vào việc đánh giá thực hiện công việc là công bằng và họ tích cực, chủ động tham gia vào quá trình đánh giá là một biện pháp để nâng cao hiệu quả đánh giá thực hiện công việc
