VI. Quy trình hạch toán một số phần hành kế toán chủ yếu 1 Kế toán vốn bằng tiền
b. Tổ chức hạch toán ban đầu trên các chứng từ.
Việc hạch toán vật t chia làm 2 phần chính đó là: Nhập vật t và xuất vật t.
Các nghiệp vụ về nhập vật t:
Các chứng từ sử dụng:
- Chứng từ nguồn: Hoá đơn mua hàng.
- Chứng từ thực hiện: Biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho.
Mỗi tháng, mỗi quý công ty sẽ căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh cụ thể của từng đơn vị để có kế hoạch mua vật t cụ thể cho từng đơn vị. Khi vật
Chứng từ gốc Chứng từ – chi sổ Sổ cái TK 211, 214 Thẻ TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ Bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ Sổ đăng ký
CT - GS
Bảng cân đối số phát sinh
t đợc chuyên chở đến công ty thì nhân viên thu mua sẽ làm giấy đề nghị đợc nhập hàng. Ban kiểm nghiệm vật t sẽ tiến hành kiểm nghiệm chất lợng vật t và lập “biên bản kiểm nghiệm”. Sau đó, thủ kho sẽ tiến hành nhập kho và lập “phiếu nhập kho”: ghi cột thực nhập và cùng với ngời giao hàng ký phiếu nhập kho.
Các nghiệp vụ về xuất vật t:
Mỗi tháng, mỗi quý, căn cứ vào kế hoạch sản xuất hoặc lệnh xuất vật t, công ty tiến hành các nghiệp vụ xuất vật t. Các chứng từ về xuất vật t bao gồm:
- Chứng từ nguồn: lệnh xuất vật t, lệnh sản xuất.
- Chứng từ thực hiện: Biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất kho.
Cuối mỗi tháng, các lãnh đạo của các đơn vị trực thuộc sẽ lập giấy đề nghị xin xuất hàng trình lên Giám đốc công ty , Giám đốc duyệt lệnh xuất và gửi cho kế toán trởng xem xé khả năng cung cấp vật t. Nếu thấy có thể duyệt đ- ợc, kế toán trởng sẽ ký vào lệnh xuất. Phòng kỹ thuật vật t nhận đợc lệnh xuất sẽ lập “phiếu xuất kho”. Khi nhận đợc “phiếu xuất kho”, thủ kho sẽ tiến hành xuất kho và làm các thủ tục sau: Ghi số thực xuất, ghi thẻ kho và chuyển chứng từ xuất kho cho kế toán vật t.
c. Tổ chức hạch toán.
Hạch toán chi tiết .
Vật t của công ty đợc hạch toán chi tiết theo phơng pháp sổ số d. Tại kho: Thủ kho tiến hành lập thẻ kho và phiếu giao nhận chứng từ. - Thẻ kho: đợc dùng để phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn vật t, thành phẩm về mặt số luợng và đợc mở cho từng thứ vật t, thành phẩm và từng kho. Hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập, xuất kho thủ kho ghi vào thẻ kho.
- Phiếu giao nhận chứng từ: Định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, chứng từ xuất theo từng loại vật t, sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ nộp cho kế toán. Phiếu này đợc lập riêng cho chứng từ nhập, xuất, lập xong phải đính kèm với chứng từ gốc để chuyển cho kế toán.
Tại bộ phận kế toán: Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ và các chứng từ gốc do thủ kho chuyển lên, kế toán lập bảng kê luỹ kế nhập – xuất – tồn và sổ số d.
Theo đó quy trình hạch toán chi tiết vật t đợc tiến hành theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 4: Quy trình hạch toán chi tiết vật t.
Hạch toán tổng hợp.
Sổ sách sử dụng.
- Chứng từ – ghi sổ: lập riêng cho nghiệp vụ nhập và nghiệp vụ xuất. - Sổ đăng ký Chứng từ – ghi sổ.
- Sổ cái các tài khoản : 152, 153
Trình tự hạch toán đợc tóm tắt theo sơ đồ sau :
Sơ đồ 5: Quy trình hạch toán tổng hợp vật t