Công ty áp dụng một hình thức sổ duy nhất đó là hình thức Chứng từ – ghi sổ.
Các sổ tổng hợp bao gồm :
- Chứng từ – ghi sổ : Đợc lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc (do kế toán các bộ phận phụ thuộc gửi lên). Chứng từ – ghi sổ của công ty đợc lập định kỳ vào cuối ngày.
- Sổ đăng ký Chứng từ – ghi sổ: Đây là sổ tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo thời gian. Sổ này do kế toán tổng hợp ghi. Cơ sở để ghi là các chứng từ – ghi sổ, ghi theo số tổng cộng trên từng chứng từ – ghi sổ.
- Sổ cái các tài khoản: Đợc ghi trên cơ sở các chứng từ – ghi sổ đã đợc ghi vào sổ đăng ký
Các sổ chi tiết bao gồm: • Sổ chi tiết tiền mặt
• Sổ chi tiết sản phẩm, vật t, hàng hoá • Sổ chi tiết tài sản cố định
• Sổ chi tiết doanh thu
• Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, ngời bán. • Sổ chi phí sản xuất
• Thẻ kho
Khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ – ghi sổ. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc (do nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc gửi lên), kế toán lập chứng từ – ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ – ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ, sau đó đợc dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ – ghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ chi tiết.
Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có và số d của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ Cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Sổ/thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ – ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số
phát sinh Báo cáo tài chính Sổ đăng ký CT - GS
Sơ Đồ 1: Khái quát trình tự hạch toán hình thức chứng từ – ghi sổ