II. phân tích thực trạng công tác dự thầu của Công ty Xây dựng và Trang trí
3. Phân tích một số yếu tố tác động tới hoạt động dự thầu của Công ty
3.2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý:
Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý
Giám đốc công ty Phó giám đốc kỹ thuật thi công Phó giám đốc kinh tế Phòng kế hoạch tổng hợp Phòng kỹ thuật thi công Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức hành chính Phòng tiếp thị
Toàn bộ cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty Xây dựng và Trang trí nội thất Bạch Đằng đợc thể hiện ở sơ đồ trên. Theo sơ đồ này có thể thấy, bộ máy tổ chức quản lý của Công ty đợc thiết lập theo kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng. Nghĩa là, trong Công ty, Giám đốc là ngời lãnh đạo cao nhất và nắm quyền ra quyết định về tất cả các vấn đề sản xuất kinh doanh của Công ty. Giúp việc và tham mu cho Giám đốc gồm có hai Phó giám đốc và các phòng chức năng. Các phòng chức có trách nhiệm tham mu cho hệ thống trực tuyến. Những quyết định quản lý do các phòng chức năng nghiên cứu, đề xuất khi đợc Giám đốc thông qua mới biến thành mệnh lệnh đợc truyền đạt từ trên xuống dới theo tuyến đã quy định.
Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty nh sau:
- Giám đốc Công ty: Là ngời lãnh đạo cao nhất, quán xuyến các công việc cho các Phó giám đốc và các phòng chức năng. Giám đốc Công ty là ngời chịu trách nhiệm trớc Tổng Công ty về việc thực hiện kế hoạch đợc giao và điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Phó giám đốc Công ty: Có hai Phó giám đốc Công ty giúp việc cho Giám đốc, trong đó:
+ Một Phó giám đốc kỹ thuật thi công: Giúp giám đốc Công ty về các mặt giải pháp kỹ thuật, chất lợng, tiến độ, an toàn các công trình do Công ty thi công, giúp Giám đốc Công ty trong việc lập kế hoạch theo dõi, quản lý vật t, máy móc thiết bị, công nghệ xây dựng... thay mặt Giám đốc Công ty điều hành khi giám đốc đi vắng.
+ Một phó Giám đốc kinh tế: Giúp Giám đốc Công ty trong công tác kinh tế kế hoạch, định mức, đơn giá dự toán và tiền lơng, công tác hạch toán kinh tế, công tác tiếp thị, đấu thầu, thu hồi vốn.
- Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ nghiên cứu cải tiến tổ chức quản lý, xây dựng các chức năng và nhiệm vụ cho các bộ phận, thực hiện tuyển chọn, đề bạt sử dụng cán bộ, lập kế hoạch về nhu cầu lao động, đào tạo, phục vụ kịp thời cho nhu cầu thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
- Phòng kế hoạch tổng hơp: có nhiệm vụ lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn báo cáo về Tổng Công ty triển khai thực hiện kế hoạch trong nội bộ Công ty, nắm bắt và khai thác các thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ quản lý về mặt tài chính, cung cấp tài chính cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng nh cac xí nghiệp và các đội sản xuất trực thuộc. Lập báo cáo tài chính hàng kỳ, theo dõi sự biến động về tài chính, đảm bảo thực hiện tiết kiệm và kinh doanh có lãi.
- Phòng tiếp thị: có nhiệm vụ thu thập thông tin về các công trình cần đấu thầu trên các phơng tiện thông tin đaị chúng sau đó phân tích để lập hồ sơ dự thầu. Phòng này có nhiệm vụ chuyên trách về vấn đề đấu thầu.
- Phòng kỹ thuật thi công: Có nhiệm vụ thiết lập các giải pháp thi công và tiến độ thi công cho các hạng mục công trình. Thiết kế các bản vẽ kỹ thuật của các công trình.
Qua sơ đồ ta thấy cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty đợc thiết lập theo kiểu trực tuyến chức năng, đã giúp cho quá trình xử lý công việc đợc chuyên môn hoá và nh vậy các vấn đề đợc xử lý một cách nhanh chóng. Điều này ảnh hởng tốt đến công tác dự thầu của Công ty.