- Design View: Dạng thiết kế báo biểu, dùng để tạo 1 báo biểu mới hoặc chỉnh sửa lại 1 báo biểu đã có.
d.Sắp xếp và tập hợp dữ liệu theo nhóm
* Sắp xếp dữ liệu
+ Có thể sắp xếp theo trờng
+ Có thể sắp theo 1 biểu thức có chứa các trờng + Có thể sẵp xếp tối đa trên 10 trờng hoặc biểu thức Thao tác:
+ Mở báo biểu trong chế độ Design View.
+ Chọn mục Sorting and Grouping từ menu View khi ấy hiện cửa sổ
+ Đa các trờng vào biểu thức dùng để sắp xếp vào cột Field Expression.(mỗi trờng hoặc biểu thức đặt trên một dòng)
+ Chọn thứ tự sắp xếp trong cột Sort Order (nếu sắp xếp theo nhiều trờng hoặc biểu thức thì thứ tự u tiên từ trên xuống dới).
* Phân nhóm dữ liệu
Có thể phân nhóm bất kỳ trờng hay biểu thức nào đã đợc đa vào cột Field Expression
Thứ tự phân nhóm: Giả sử ta phân nhóm theo 3 trờng, với số thứ tự từ trên xuống dới thì dữ liệu đợc phân nhóm nh sau:
+ Trớc hết các bản ghi đợc phân nhóm theo Field1. Ta đợc nhóm cấp 1
+ Trong mỗi nhóm cấp 1, các bản ghi lại đợc phân nhóm theo Field2. Ta đợc các nhóm cấp 2.
+ Trong nhóm cấp 2, các bản ghi lại đợc phân nhóm theo Field3. Ta đợc các nhóm cấp 3
Các nhóm dữ liệu theo trờng phân nhóm: Đợc quy định bằng các thuộc tính Group On và Group Interval của trờng phân nhóm trong cửa sổ Sorting và Grouping
* Nhóm đầu và nhóm cuối
Tạo đầu nhóm và cuối nhóm trên báo biểu + Mở cửa sổ Sorting và Grouping
+ Chọn trờng hoặc biểu thức phân nhóm
+ Đặt thuộc tính của (trờng phân nhóm) Group Header là Yes để thêm phần đầu nhóm, hoặc No để huỷ phần đầu nhóm.
+ Đặt thuộc tính Group Footer là Yes để thêm phần cuối nhóm, là No để huỷ Trên phần đầu nhóm và cuối nhóm có thể đạt bất kỳ điều khiển nào của báo biểu.
Tại phần đầu nhóm và cuối nhóm, có thể sử dụng một số hàm chuẩn của Access để tổng hợp dữ liệu của mỗi nhóm.
* In theo nhóm
Thuộc tính Keep Together trong cửa sổ Sorting And Grouping cho 2 khả năng in dữ liệu nhóm nh sau:
- Nếu Keep Together: Whole Group thì nhóm sẽ bắt đầu in từ trang mới, nếu phần còn lại của trang không chứa hết tất cả các bản ghi của nhóm.
- Nếu Keep Together: With First Detail thì trên mỗi trang tiêu đề nhóm sẽ đợc in kèm với ít nhất 1 bản ghi.