II. Giới thiệu công cụ của Access
b. Một số truy vấn khác:
Truy vấn thông số (Parameter Query)
Giá trị trong biểu thức điều kiện không cần định trớc mà sẽ đợc nhập vào mỗi khi truy vấn thực hiện
Trong biểu thức điều kiện, thay cho một giá trị cụ thể ta đa vào một thông báo trong 2 dấu []. Một thông báo nh vậy đợc gọi là một thông số. Dòng thông báo này sẽ xuất hiện nh một chỉ dẫn nhập dữ liệu khi thực hiện một truy vấn
Truy vấn Crosstab
Truy vấn Crosstab đợc dùng để tóm lợc dữ liệu và trình bày kết quả theo dạng cô đọng nh một bảng tính. Vì vậy nó đợc dùng để tạo nên số liệu so sánh và dự đoán hớng phát triển của dữ liệu
Cách tạo truy vấn Crosstab:
+ Chọn các bảng/truy vấn nguồn
+ Chọn mục Crosstab Query trong menu Query. Kết quả trong QBE xuất hiện thêm hai hàng là Total và Crosstab
+ Đa vào các trờng với mục đích:
- Dùng làm tiêu chuẩn lựa chọn các bản ghi: Total, Where
Criteria: điều kiện - Phân nhóm và hiển thị theo hàng: Total: Group By Crosstab: Row Heading Sort: (có thể dùng) Criteria: (có thể dùng)
- Tính theo nhóm và hiển thị theo hàng: Total: Hàm Sum, Avg, Count,... Crosstab: Row Heading
Sort: (có thể dùng) Criteria: (có thể dùng) - Một trờng dùng để phân nhóm con và hiển thị theo cột:
Total: Group By
Crosstab: Column Heading - Một trờng dùng để tính toán trên các nhóm và hiển thị kết quả theo bảng:
Total: Hàm Sum, Avg, Count,... Crosstab: Value
Chú ý: Có thể dùng biểu thức điều kiện chứa thông số
Truy vấn dùng câu lệnh SQL
Bản chất của các truy vấn là các câu lệnh SQL, một mặt Access hỗ trợ cho ta chơng trình Query Builder, tự sản sinh các câu lệnh SQL, mặt khác Access cũng cung cấp phần đề cho ngời sử dụng đa vào các câu lệnh SQL không phải do chơng trình Query Builder sản sinh.
Các lệnh SQL gồm:
SELECT ( truy vấn thông tin )
CREATE_TABLE (tạo một bảng mới )
ALTER TABLE (thay đổi cấu trúc của bảng dữ liệu) DROP TABLE (xoá bảng )
CREATE INDEX (xây dựng chỉ mục trên bảng dữ liệu) DROP INDEX (xoá chỉ mục trên bảng dữ liệu)
Truy vấn Action
Truy vấn Action dùng để:
+ Tạo bảng dữ liệu mới (Maketable). Kết quả truy vấn đợc ghi ra đĩa dới dạng một bảng mới
+ Bổ sung vào cuối một bảng đã có (Append Query). Kết quả truy vấn đợc bổ sung vào bảng
+ Xoá các mẫu tin từ 1 hay nhiều bảng (Delete Query) + Chỉnh sửa dữ liệu trong một nhiều bảng (Update Query) * Cách tạo:
• Truy vấn tạo bảng
- Tiến hành thiết kế nh đối với một truy vấn thông thờng
- Sau đó chọn menu Query, MakeTable thì Access sẽ yêu cầu đặt tên cho bảng cần tạo trong trờng hợp sau:
- Đặt tên cho bảng và trở về thiết kế truy vấn - Ghi thiết kế và đặt tên cho truy vấn
- Thực hiện truy vấn mới để nhận bảng mới
• Truy vấn bổ sung (Append Query)
- Thiết kế nh đối với một truy vấn thông thờng
- Sau đó chọn menu Query. Access yêu cầu nhập tên bảng cần bổ sung dữ liệu (bảng đó phải tồn tại)
- Nhập tên bảng cần bổ sung dữ liệu
- Trong hàng Field ta đa vào các trờng của bảng/truy vấn nguồn
- Trong hàng Append To ta đa vào các trờng tơng ứng của bảng cần bổ sung dữ liệu
• Truy vấn xoá (Delete Query)
- Chọn bảng/truy vấn nguồn
- Chọn menu Query, Delete. Kết quả xuất hiện thêm hàng Delete trong QBE
- Kéo dấu * của bảng (nguồn) muốn xoá vào một ô trong hàng Field. Khi đó trên dòng Delete xuất hiện từ From của ô tơng ứng
- Kéo các trờng dùng để lập điều kiện vào dòng Field. Khi ấy từ Where xuất hiện trên dòng Delete
- Thực hiện truy vấn
• Truy vấn sửa (Update Query)
- Chọn các bảng/truy vấn nguồn
- Chọn menu Query, Update. Kết quả hiện thêm hàng Update To trong phần QBE - Kéo các trờng cần sửa và các trờng dùng để lập điều kiện vào hàng Field (cùng 1 trờng có thể vừa là trờng cần sửa, vừa là trờng cần điều kiện)
- Đặt các biểu thức cần thiết vào Update To của các trờng cần sửa. Trong biểu thức này có thể dùng các trờng của bảng/truy vấn nguồn, các hàm chuẩn của Access và các hàm tự lập
- Đặt điều kiện vào ô Criteria của các trờng điều kiện - Ghi thiết kế và đặt tên truy vấn
- Thực hiện truy vấn
