II. Phân tích thực trạng quảnlý chất lợng tại Công ty DCCvà
2. Tình hình quảnlý chất lợng nguyên vậtliệu đầu vào
- Vật t đầu vào của Công ty có vị trí hết sức quan trọng trong quá trình sản xuất và đảm bảo chất lợng sản phẩm cũng nh tiến độ của việc sản xuất do tính đặc thù riêng của Công ty là chế tạo dụng cụ cắt nên nguyên liệu vật t đòi hỏi mức chất lợng cao - vật t chuyên ngành có giá trị tơng đối lớn ví dụ. Nh thép giá loại EM2, đợc nhập từ Châu Âu có giá trị cao gấp nhiều lần so với lọai thép thông thờng. Những loại vật liệu này ở trong nớc không sản xuất. Do vậy nếu công ty phải nhập các vật liệu này từ các nớc Châu Âu mà hầu hết là Pháp. trong thời gian trớc những nguồn hàng này tơng đối khó nhập khẩu. Nhng hiện nay việc nhập khẩu này dễ hơn so với trớc. Nhng cũng thờng mất nhiều thời gian không chủ động trong sản xuất do vậy ảnh hởng nhiều đến tiến độ sản xuất của Công ty vì còn mâts thời gian chờ đợi hàng.
Ví dụ: Loại thép gió EM2, nhập từ EU cũng mất một tháng kể từ lúc Công ty mở L/C.
- Mặt khác do các nguyên vật t này có giá trị cao vốn lớn cũng là vấn đề khó khăn cho doanh nghiệp khi mua với số lợng lớn. Do vậy cũng ảnh hởng tới quá trình sản xuất.
- Quá trình nhập nguyên vật liệu của Công ty theo hai phần.
1 Nhập từ nớc ngoài đây là nguồn chủ yếu vì các nguyên liệu này đạt chất lợng tốt mà trong nớc cha sản xuất đợc. Việc kiểm định chất lợng vật liệu này Công ty thuê Vinacotrol việc kiểm định này diễn ra rất chặt chẽ, dựa trên các máy móc thiết bị đo lờng hiện đại để xác định nh bao bì, số lợng thành phần các
nguyên tố trong thép. Sau khi có giấy kiểm định đạt đủ tiêu chuẩn khi đó đại diện phòng vật t và tài vụ sẽ ký nhận và giao nhận hàng về kho bộ phận KCS chỉ ký giấy nhập kho.
Còn đối với các nguyên vật liệu trong nớc thì phòng KCS sẽ trực tiếp kiểm định chất lợng và khi đó phòng kinh doanh vật t sẽ chịu trách nhiệm nhận hàng vvà chuyển giấy phòng tài vụ thanh toán cho bên cung ứng.
- Vấn đề bảo quản nguyên vật liệu trong kho giữ một vai trò rất quan trọng nó đợc phân ra:
1. Công tác quản lý kho.
Do đặc điểm về sản phẩm của Công ty có cơ cấu rất đa dạng, phức tạp, do đó có rất nhiều loại vật t khác nhau và đợc mua từ nhiều nguồn. Nên công tác quản lý kho cũng gặp rất nhiều khó khăn. nhng với sự bố trí khoa học, quản lý hợp lý, công tác quản lý kho ngày càng đợc hoàn thiện hơn.
Công ty đã phân chia hệ thống kho tàng của mình thành nhiều kho nhỏ, mỗi kho nhỏ đó có phân công trách nhiệm quản lý rõ ràng và có những chế độ bảo quản đặc thù. Cụ thẻ Công ty có ba loại kho: bao gồm 5 kho vật t, 8 kho bán thành phẩm, 1 kho thành phẩm. Trong đó phòng vật t có trách nhiệm với kho vật t và chi tiết gia công còn phòng kế hoạch có trách nhiệm quản lý kho bán thành phẩm và thành phẩm.
Trong mỗi kho đợc phân chia thành những lô nhỏ, có sơ đồ mỗi kho và đ- ợc kẻ thành sơn lên sàn kho và trong mỗi kho có những thiết bị kỹ thuật cụ thể nhằm đối với chất lợng của các loại vật t nguyên vật liệu chứa trong kho.
Ví dụ: đối với kho chứa nguyên vật liệu có giá trị cao nh thép giá, đối với những kho chứa kim loại có những thiết bị chống gỉ đi kèm...
Tất cả các loại vật t mua về trớc khi kiểm tra đềi đợc đặt ở vị trí chờ của từng kho vật t.
Sau khi đã đợc kiểm tra: nếu vật t đạt yêu cầu thì nhân viên KCS của phòng vật t, đặt nhãn màu xanh vào lô hàng. Thủ kho chuyển hàng vào nơi quy
định trong kho. Và trong quá trình vật t ở trong kho, thù thủ kho có trách nhiệm theo dõi số lợng, chất lợng. Chủng loại vật t khi nhập, xuất và tồn kho.
Khi hàng nhập kho về, sau khi đi qua KCS kiểm tra thủ kho ký xác nhận vào hoá đơn mua hàng rồi đa hàng hoá vào kho. Nhân viên thống kê dựa vào hoá đơn mua hàng để viết phiếu nhập kho (02 bản) trong đó: 1 phiếu nhập kho với hoá đơn mua hàng đợc chuyển cho các bộ phận tiếp liệu để làm thủ tục thanh toán với phòng tài vụ. Còn 1 phiếu nhập kho đợc chuyển cho thủ kho để l- u và cập nhật thông tin mới vào thẻ kho.
Chất lợng của vật t nguyên vật liệu trong kho đợc đảm bảo bằng các công tác kiểm tra, kiểm soát thờng xuyên của các bộ phận có liên quan, cụ thể là:
Hàng tuần phòng tài vụ kiểm tra lại số lợng nguyên vật liệu nhập, xuất và tồn kho. Dựa vào phiếu nhập, xuất và thẻ kho sau đó thu lại phiếu nhập và xuất.
Cứ 6 tháng 1lần thủ kho cùng cán bộ của phòng tài vụ kiểm kê lại toàn bộ số lợng và tình trạng nguyên vật liệu có ở trong kho sau đó báo cáo cho trởng phòng vật t. trởng phòng vật t lập báo cáo gửi hội đồng kiểm kê của Công ty. Căn cứ vào hàng hoá trong kho hội đồng kiểm kê sẽ quyết định:
Nguyên vật liệu nào sẽ thanh lý.
Nguyên vật liệu nào tồn kho và ứ đọng lâu. Nguyên vật liệu nào vẫn tiến hàng sử dụng.
Nh vậy, nhờ có quá trình kiểm tra, kiểm soát rất nghiêm ngặt và thờng xuyên cùng với ý thức và trách nhiệm của toàn bộ cán bộ quản lý kho. Mà nguyên vật liệu trong quá trình lu kho đã đảm bảo chất lợng rất tốt. Đáp ứng thoả mãn nhu cầu xuất kho để thực hiện sản xuất kinh doanh.
2. Công tác giao nhận nguyên vật liệu.
Công việc giao nhận nguyên vật liệu của Công ty đợc tiến hành theo hình thức giao nhận hạn mức. Hàng tháng phòng sản xuất kinh doanh lập kế hoạch sản xuất trong tháng. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu dùng do phòng kỹ thuật thực hiện, cán bộ định mức của Công ty lập tức gửi định mức và kế hoạch xuống các phân xởng. Theo đó các phân xởng sẽ tính toán ra tổng
định mức vật t. Đó là cơ sở cho các phân xởng xử cán bộ xuống kho lĩnh vật t. Hàng ngày tuỳ theo yêu cầu của sản xuất và yêu cầu của dự trữ gối đầu, cán bộ vật t của các phân xởng trực tiếp lên phòng kinh doanh viết hoá đơn, dùng hoá đơn đó xuống kho để lĩnh vật t. Thủ kho có trách nhiệm cấp phát nguyên vật liệu theo đúng số lợng, chủng loại, chất lợng đã ghi trong hóa đơn xuất kho.
Mặc dù nguyên vật liệu đầu vào trớc khi nhập kho đều đã đợc kiểm tra kỹ càng. Và trong quá trình vật t nguyên vật liệu lu trong ở kho, cũng đợc tiến hành kiểm tra, kiểm soát thờng xuyên theo quy định. Nhng đến khi xuất kho nguyên vật liệu lại đợc kiểm tra lại một lần nữa trớc khi đa vào sản xuất. Thông thờng công tác kiểm tra lần cuối này đợc kết hợp giữa hai bên giao và nhận vật t, nội dung kiểm tra vật t bao gồm:
- Xem chủng loại nguyên vật liệu có đúng không? - Sản lợng có đủ không?
- Chất lợng có đảm bảo yêu cầu kỹ thuật không? -Thời gian giao nhận có đúng không?
Nếu các đơn vị nội dung kiểm tra trên mà thoả mãn yêu cầu thì nguyên vật liệu sẽ đợc đa vào để sản xuất (nếu không phù hợp thì phải báo ngay cho trởng phòng vật t hoặc ngời đợc uỷ quyền để giải quyết kịp thời).
Khi đã nhận đợc vật t thì bên nhận phải ký vào phiếu xuất kho. Và phiếu xuất kho đợc lập làm hai liên: 1liên giao cho thủ kho để làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán tính giá và định khoản kế toán. Một liên lu ở bộ phận phiếu xuất kho.
Các phân xởng khi đã nhận vật t đa vào sản xuất phải có nhiệm vụ sử dụng tiết kiệm và bảo quản tốt các vật t trong quá trình sản xuất. Cuối mỗi kỳ nếu vật t dùng không hết còn lại số lợng nhiều thì nhân viên kinh tế phân xởng tiến hành nhập lại kho vật t để phục vụ cho việc kiểm kê. Nếu số lợng vật t nhỏ có thể tiến hành nhập kho phân xởng để tiến hành sản xuất cho kỳ sau. Ngoài ra các phân xởng còn có nhiệm vụ đa ra các thông tin phản hồi về chất lợng và thông số kỹ thuật của các loại vật t xuất dùng. Phối hợp chặt chẽ với các tổ chức
quản lý kho để tiến hành giao nhận nguyên vật liệu một cách hợp lý, khoa học và đúng tiến bộ.
Trong trờng hợp khẩn cấp: trờng hợp bộ phận sản xuất cần gấp mà vật t cha đợc kiểm tra, thì phòng vật t phải thông báo ngay cho các phân xởng và phòng ban liên quan để theo dõi, khi sử dụng các loại vật t này, các phân xởng phải ghi vào phiếu theo dõi sản phẩm nhằm nhận biết cha kiểm tra.
Một mặt vẫn tiến hành sản xuất, mặt khác phòng vật t phải tổ chức tiến hành kiểm tra phần còn lại của lô nguyên vật liệu đó theo quy định. Việc kiểm tra cũng phải đợc tiến hành trớc khi lắp ráp sản phẩm. Nừu kết quả kiểm tra đạt yêu cầu thì trởng phòng vật t gửi xuống cho quản đốc phân xởng tiếp tục đợc xuất và lắp ráp cho các công đoạn sau. Nừu kết quả không đạt yêu cầu thì trởng phòng vật t phải thông báo với các phân xởng không liên quan để thu hồi lại tất cả các chi tiết đợc chế tạo bằng vật liệu này.
Bảng số 12: Quá trình xử lý vật t nguyên vật liệu không phù hợp
Đạt Không đạt VTNVL không phù hợp Thủ kho phát hiện VNTVL bị hỏng Chấp nhận lô hàng, loại bỏ những sản phẩm, chi tiết không đạt Đưa vào sản xuất Trưởng phòng VT thảo luận trả lại NVL Báo cáo trưởng