II. quy trình thanh toán L/C xuất nhập khẩu tại NHNo Đông HàNộ i.
2.1. Quy trình thanh toán L/C Nhập khẩu: 1.L/C Nhập khẩu trả ngay:
2.1.1. L/C Nhập khẩu trả ngay:
a) Tiếp nhận, xử lý hồsơ mở L/C của khách hàng:
1- Phòng TTQT tổ chức tiếp nhận hồ sơ mở L/C do khách hàng xuất trình theo quy định tại Điều 5 Quyết định 447/QĐ-NHNo-QHQT. Hồsơ gồm: Thư yêu cầu mở L/C theo mẫu; bản sao có xác nhận sao y bản chính về hợp đồng xuất nhập khẩu, giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu (đối với khách hàng giao dịch lần đầu).
2- Thanh toán viên thuộc phòng TTQT chịu trách nhiệm kiểm tra nội dung thư yêu cầu mở L/C, tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý của chứng từ xuất trình. Nếu nội dung không rõ, mâu thuẫn hoặc có sự khác biệt với các điều kiện liên quan trong hợp đồng nhập khẩu cần thông báo cho khách hàng và hướng dẫn khách hàng sửa chữa, hoàn chỉnh trước khi mở.
3- Xác định mức ký quỹ:
- Đối với khách hàng không có quan hệ tín dụng: Thanh toán viên được phân công phụ trách khách hàng căn cứ vào mức độ rủi ro của mặt hàng, uy tín của khách hàng, để đề xuất mức ký quỹ, lập tờ “Trình duyệt mở L/C”,
Giấy đề nghị trích quỹ với số tham chiếu phản ánh số của L/C tương ứng và chuyển toàn bộ hồsơ trình phụ trách phòng và lãnh đạo ký duyệt.
Đối với khách hàng đáp ứng một trong ba điều kiện sau đây sẽ không yêu cầu có Giấy đề nghị vay vốn và Giấy nhận nợ ký sẵn trong hồ sơ xin mở L/C:
+ Khách hàng đã ký quỹ 100%
+ Khách hàng được giám đốc duyệt đưa vào dạng quy hoạch, có chính sách ưu tiên.
+ Là khách hàng lâu năm, không có nợ quá hạn, thường xuyên có quan hệ tiền gửi ở mức 1.000.000.000 VNĐ (một tỷ) trở lên, mặt hàng nhập khẩu của L/C là mặt hàng ưu tiên hoặc dễ tiêu thụ.
- Đối với khách hàng có quan hệ tín dụng (kể cả khách hàng đề nghị mở L/C thanh toán bằng vốn vay lẫn vốn tự có):
+ Thanh toán viên chuyển hồ sơ mở L/C kèm phiếu “ Yêu cầu xác định mức ký quỹ ” cho phòng Tín dụng.
+ Phòng tín dụng chịu trách nhiệm xác định mức ký quỹ mở L/C, lập “Phiếu đề nghị mức ký quỹ mở L/C” trình lãnh đạo duyệt. Việc xác định mức ký quỹ phải được thực hiện trong vòng 8 tiếng làm việc và “ Phiếu đề nghị mức ký quỹ mở L/C ” cùng hồ sơ liên quan phải được chuyển cho phòng TTQT trước 14h30 hàng ngày để thực hiện mở L/C
4- Trường hợp khách hàng đề nghị cầm cố, thế chấp tài sản để đảm bảo cho giao dịch mở L/C:
- Đối với khách hàng không có quan hệ tín dụng: Giao cho phòng TTQT thực hiện các thủ tục cầm cố, thế chấp theo quy định.
- Đối với khách hàng có quan hệ tín dụng(kể cả khách hàng đề nghị mở L/C thanh toán vốn vay lẫn vốn tự có): Giao cho phòng tín dụng thực hiện các thủ tục cầm cố, thế chấp làm căn cứ mở L/C, có ký nhận của phòng TTQT. Thời gian cuối cùng để phòng TTQT nhận hồsơ mở L/C trong ngày là 14h30. 5- Thanh toán viên chịu trách nhiệm kiểm tra sốdư trên tài khoản khách hàng đảm bảo số tiền ký quỹ theo yêu cầu. Trưởng phòng Kế toán xác nhận
số dư trên tài khoản khách hàng theo mẫu “Xác nhận số dư trên tài khoản khách hàng”.
6- Tùy theo yêu cầu của khách hàng, tình hình ngoại tệ trên thị trường, khả năng cân đối ngoại tệ của chi nhánh, Phòng TTQT có thể tiến hành thủ tục bán ngoại tệcho khách hàng để ký quỹ.
7- Sau khi hoàn tất các thủ tục trên thanh toán viên hoàn tất bộ hồ sơ mở L/C trình Phụ trách phòng, lãnh đạo ký duyệt.
b) Mở L/C:
Sau khi lãnh đạo duyệt mở L/C, phòng TTQT theo mạng SWIFT-IN, truyền L/C lên phòng SWIFT sở quản lý, kinh doanh vốn và ngoại tệ để chuyển ra nước ngoài theo quy định. Trước đây, khi mở L/C tất cả các chi nhánh truyền L/C lên sở giao dịch nay truyền lên sở nguồn vốn.
Thanh toán viên chuyển hồ sơ cho phòng Kế toán để hạch toán, có ký xác nhận của phòng Kế toán. Hồsơ gồm: + Trình duyệt mở L/C + Yêu cầu mở L/C + Một bản L/C đã phê duyệt + Phiếu báo nợ + Giấy đề nghị trích ký quỹ(nếu phát sinh) + Hợp đồng mua bán ngoại tệ(nếu phát sinh)
NH Đông Hà Nội sẽ đăng ký số tham chiếu L/C, chọn ngân hàng thông báo. Nếu khách hàng không chỉ định Ngân hàng thông báo thì ưu tiên chọn ngân hàng thông báo có quan hệđại lý với NHNo Việt Nam.
Cán bộ phòng TTQT đưa dữ liệu vào máy để mở L/C, có thể mở L/C bằng điện hoặc bằng thư.
Nếu là mở L/C xác nhận, người mua hoặc người bán phải trả phí xác nhận. Trường hợp ngân hàng thông báo đồng thời là ngân hàng xác nhận phải ghi rõ và chỉ rõ trong L/C ai chịu phí xác nhận. Nếu ngân hàng xác nhận yêu cầu ký quỹ, khách hàng phải ký quỹ một khoản không nhỏhơn số tiền mà NH Đông Hà Nội phải ký quỹ với ngân hàng xác nhận.
Trong L/C phải chỉđịnh ngân hàng hoàn trả, ủy quyền cho ngân hàng đòi tiền được đòi tiền từ ngân hàng hoàn trả khi chứng từ phù hợp. Uỷ quyền hoàn trả sẽ do NHNo Đông Hà Nội cấp mã hoặc bằng thư có đầy đủ chữ ký được ủy quyền, trong đó yêu cầu ngân hàng hoàn trả khi nhận được lệnh thanh toán từ ngân hàng đòi tiền phải thông báo cho NH Đông Hà Nội trước khi ghi nợ 2 ngày làm việc.
Đối với các L/C cho phép tự động ghi nợ, trong nội dung của L/C phải quy định rõ “chỉ thị ghi Nợ phải được thông báo cho ngân hàng mở L/C trước 2 ngày làm việc”
c) Tu chỉnh và tra soát.
Sau khi L/C được phát hành, khi có nhu cầu sửa đổi, khách hàng lập và xuất trình thư yêu cầu sửa đổi L/C theo mẫu, kèm theo văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán. Chi nhánh phát hành sửa đổi gửi ngân hàng thông báo và giao 1 bản gốc cho khách hàng có dấu, chữ ký của lãnh đạo chi nhánh.
d) Xửlý điện, tiếp nhận và kiểm tra chứng từ.
Chi nhánh sau khi nhận được bộ chứng từ, thanh toán viên ký nhận, kiểm tra tất cả các chứng từtrước khi giao cho khách hàng. Cần kiểm tra, đối chiếu chứng từ với hồsơ L/C, sự phù hợp về nội dung, sốlượng chứng từ so với các điều kiện, điều khoản quy định trong L/C và sửa đổi L/C liên quan (nếu có). Kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau và ghi ý kiến của mình lên phiếu kiểm tra chứng từ rồi thông báo cho khách hàng sau khi báo cáo với lãnh đạo.
Nếu kiểm tra thấy chứng từ không có sai sót hoặc có sai sót nhưng sau khi thông báo với khách hàng, khách hàng chấp nhận sai sót đó, thanh toán viên lập điện thông báo chấp nhận chứng từ, thực hiện trả tiền và đòi phí sai sót.
Trường hợp sai sót không được khách hàng chấp nhận, thanh toán viên lập điện từ chối và đòi hoàn trả tiền(nếu đã trả tiền), đồng thời nếu sau 10 ngày thông báo cho người nước ngoài và 5 ngày tiếp theo thông báo cho
khách hàng mà nếu không nhận được chỉ thị của các bên thì sẽ chủđộng hoàn trả nguyên trạng bộ chứng từ nước ngoài.
Trường hợp khách hàng chấp nhận thanh toán một phần, thông báo cho ngân hàng nước ngoài biết và chờ chỉ thị của họđể xử lý.
e) Bảo lãnh nhận hàng:
Khi khách hàng đề nghị ngân hàng phát hành bảo lãnh / ký hậu vận đơn để nhận hàng:
- Nếu khách hàng thanh toán bằng vốn tự có: Phòng TTQT yêu cầu khách hàng nộp đủ 100% trị giá phải thanh toán bộ chứng từ.
- Nếu khách hàng đề nghị thanh toán bằng tiền vay: Thanh toán viên được phân công phụ trách đơn vị có trách nhiệm thông báo cho cán bộ tín dụng phụ trách đơn vị và tiến hành các thủ tục cần thiết để ký hậu vận đơn/ phát hành bảo lãnh nhận hàng.
- Thanh toán viên hoàn tất hồ sơ trình phụ trách phòng và lãnh đạo ký duyệt.
f) Thanh toán L/C :
- Cán bộ phụ trách mua bán ngoại tệ phục vụ doanh nghiệp của phòng TTQT căn cứ vào giá trị thanh toán của L/C và số dư tài khoản USD của Chi nhánh NHNo Đông Hà Nội tại sở quản lý, KD vốn và ngoại tệ, sẽ tiến hành mua ngoại tệ nếu cần thiết và phải đảm bảo trên tài khoản của Chi nhánh NHNo Đông Hà Nội tại sở quản lý, KD vốn và ngoại tệcó đủ sốdư khi chuyển điện thanh toán L/C (điện MT202) lên sở.
- Trường hợp khách hàng thanh toán bằng vốn tự có: phòng TTQT thực hiện các thủ tục thanh toán L/C như quy định của NHNo.
- Trường hợp khách hàng thanh toán L/C có sử dụng vốn vay:
+ Phòng TTQT có trách nhiệm thông báo cho phòng Tín dụng ngày dựđịnh thanh toán khi nhận được bộ chứng từ.
+ Đến ngày thanh toán: Phòng Tín dụng có trách nhiệm chuyển 01 bản Giấy nhận nợ của khách hàng cho phòng TTQT trước 14h30 hàng ngày để phòng TTQT thực hiện thủ tục thanh toán L/C.
- Thanh toán viên hoàn tất hồ sơ thanh toán L/C, trình phụ trách phòng và lãnh đạo ký duyệt.
- Sau khi lãnh đạo ký duyệt, phòng TTQT thực hiện thanh toán L/C theo quy định.
- Thanh toán viên chuyển hồsơ cho phòng Kế toán hạch toán, bao gồm: + Điện chuyển tiền đã được phê duyệt
+ Phiếu báo Nợ
+ Hợp đồng mua bán ngoại tệ (nếu phát sinh)