5. LỘ TRÌNH XÂY DỰNG CHÍNH PHỦ ĐIỆN TỬ
5.4.1. Sự lãnh đạo vững vàng
Cần có sự lãnh đạo vững vàng ở các cấp nhằm hỗ trợ cho lộ trình thực thi Chính phủ điện tử. Phải có phân công nhiệm vụ để Văn phòng quản lý dự án thực hiện và đƣa ra các khuyến nghị về lộ trình. Mặt khác, giai đoạn đầu thƣờng gặp khó khăn khi triển khai các nghiên cứu, thí điểm và lập chƣơng trình về Chính phủ
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
điện tử. Cơ quan đƣợc giao nhiệm vụ phụ trách Văn phòng quản lý dự án phải là một trong các cơ quan chủ chốt của nhà nƣớc về Chính phủ điện tử.
5.4.2. Hợp tác chéo giữa các cơ quan nhà nước
Hợp tác chéo là một vấn đề cơ bản giúp thực hiện thành công lộ trình. Các cơ quan nhà nƣớc khác nhau phải cùng tham gia và hỗ trợ chéo để triển khai thí điểm các chƣơng trình.
5.4.3. Sự chỉ đạo và hỗ trợ đối với các cơ quan chức năng có liên quan đến việc thực hiện lộ trình thực hiện lộ trình
Các cơ quan thực thi những khuyến nghị của lộ trình phải có đƣợc sự lãnh đạo vững vàng quyết đoán và đảm bảo hoàn tất mọi dự án đã cam kết. Các cơ quan hữu quan cần thành lập một uỷ ban điều hành để giám sát triển khai các dự án này. Cấp lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo có sự hỗ trợ cần thiết từ tất cả các cấp, đặc biệt là từ các nhà quản lý cấp dƣới và cấp giám sát.
5.4.4. Chia sẻ các kinh nghiệm thực tiễn
Nhằm giúp cho việc chia sẻ kinh nghiệm giữa các cơ quan nhà nƣớc đạt hiệu quả hơn, các cơ quan nhà nƣớc liên quan đến thực thi Chính phủ điện tử cần chia sẻ các kinh nghiệm thực tiễn và thậm chí chia sẻ các bài học rút ra. Điều này sẽ giúp cho các cơ quan nhà nƣớc trong quá trình thực thi Chính phủ điện tử tránh đƣợc các sai lầm và xác định đƣợc những vấn đề khó khăn có thể gặp phải. Làm đƣợc nhƣ vậy sẽ mang lại lợi ích cho nhà nƣớc, đặc biệt là sẽ làm giảm lãng phí các nguồn lực vốn còn hạn chế của Chính phủ.
5.4.5. Nhận thức và kỳ vọng của công dân, doanh nghiệp và giới truyền thông
Đây là một trong những yếu tố sống còn đảm bảo thành công cho việc triển khai Chính phủ điện tử. Công dân, doanh nghiệp và giới truyền thông phải tin tƣởng và ủng hộ các dự án về Chính phủ điện tử. Điều này đồng nghĩa với việc tạo ra nhận thức về Chính phủ điện tử, đặc biệt là các dịch vụ điện tử mới và kiểm soát những dự kiến về thời gian và các ích lợi khác của việc thực hiện này. Bất kỳ sự chậm trễ hoặc nhầm lẫn nào cũng có thể làm mất đi lòng tin của công dân đối với các dự án và kết quả là sự hạn chế sự tham gia của họ.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
Chƣơng 3: ĐỀ XUẤT XÂY DỰNG MÔ HÌNH CHÍNH PHỦ ĐIỆN TỬ TẠI ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN
1. GIỚI THIỆU
Mục đích của luận văn là nghiên cứu và đề xuất lộ trình Chính phủ điện tử tại Việt Nam và đề xuất xây dựng mô hình Chính phủ điện tử tại Đại học Thái Nguyên nhằm đƣa ra những phân tích - định hƣớng phát triển cho mô hình cải cách hành chính công.
Đại học Thái Nguyên đƣợc thành lập năm 1994 trên cơ sở tổ chức sắp xếp lại các trƣờng đại học trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên bao gồm: Trƣờng Đại học Cơ điện (nay là trƣờng Đại học Kỹ thuật Công nghiệp), Trƣờng Đại học Nông nghiệp 3(nay là trƣờng Đại học Nông Lâm), Trƣờng Đại học Sƣ phạm Việt Bắc (nay là trƣờng Đại học Sƣ phạm Thái Nguyên), Trƣờng Đai học Y khoa (nay là trƣờng Đai học Y Dƣợc) và Trƣờng Công nhân Cơ điện Việt Bắc (nay là trƣờng Cao Đẳng Kinh tế Kỹ thuật). Việc thành lập các đại học, trong đó có Đại học Thái Nguyên là việc triển khai tƣ tƣởng chỉ đạo của Đảng đƣợc thể hiện qua Nghị quyết của Đại hội Đảng toàn Quốc lần thứ VIII, đó là xây dựng các trung tâm đào tạo lớn và chất lƣợng cao ở các vùng. Hơn 10 năm qua, chủ trƣơng nhất quán của Đảng, Nhà nƣớc là xây dựng và phát triển Đại học Thái Nguyên và trên thực tế, Đại học Thái Nguyên đã thể hiện rõ vai trò, vị trí của mình trong hệ thống giáo dục đại học Việt Nam, đặc biệt với vùng trung du, miền núi phía Bắc Việt Nam.
Sau 15 năm xây dựng và phát triển, Đại học đã không ngừng phát triển và hoàn thiện theo mô hình đầy đủ của một Đại học vùng, bao gồm: các đơn vị quản lý, các đơn vị đào tạo, các đơn vị nghiên cứu và các đơn vị phục vụ đào tạo. Đại học đã quản lý thống nhất, điều hành toàn diện và phân cấp hợp lý cho các đơn vị thành viên nhằm phát huy tính tự chủ, năng động, sáng tạo của các đơn vị trong quá trình phát triển
- Giai đoạn 1994 – 2000: Là giai đoạn ổn định, Đại học có 05 trƣờng thành viên ban đầu và thành lập thêm 01 Trung tâm NCKH và chuyển giao công nghệ vùng Đông Bắc. Trong giai đoạn này, Đại học còn thành lập Trƣờng Đại học Đại
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
cƣơng và một số khoa chuyên môn trực thuộc Đại học, nhƣng các đơn vị này chỉ hoạt động trong một thời gian ngắn. Theo quyết định của Chính phủ và chỉ đạo của Bộ GD&ĐT, các đơn vị này đã đƣợc sáp nhập vào Trƣờng Đại học Sƣ phạm (ĐHSP). Kết thúc giai đoạn này, Đại học có 6 đơn vị trực thuộc (05 trƣờng và 01 trung tâm).
- Giai đoạn 2001-2005: Là giai đoạn phát triển về tổ chức, khẳng định sự trƣởng thành của Đại học. Trong giai đoạn này có 05 đơn vị đào tạo trực thuộc Đại học đƣợc thành lập, đó là: Khoa Công nghệ thông tin (CNTT) (2001); Khoa Khoa học Tự nhiên (KHTN) (2002); Trƣờng Đại học Kinh tế & Quản trị kinh doanh (ĐHKT & QTKD) (2004); Trƣờng Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật (CĐKT- KT) (2005) và nâng cấp Trung tâm Giáo dục quốc phòng (GDQP) Thái Nguyên từ đơn vị trực thuộc trƣờng thành viên của Đại học thành đơn vị trực thuộc ĐHTN (2002). Đặc điểm của giai đoạn này là Đại học chỉ có các đơn vị đào tạo, chƣa các có đơn vị phục vụ đào tạo. Kết thúc giai đoạn này, Đại học đã có 10 đơn vị trực thuộc (05 trƣờng đại học, 01 trƣờng cao đẳng, 02 khoa trực thuộc, 01 Trung tâm GDQP và 01 trung tâm nghiên cứu).
- Giai đoạn 2006 – 2009: Là giai đoạn phát triển để hoàn chỉnh Đại học. Trong giai đoạn này có 09 đơn vị mới trực thuộc Đại học đã đƣợc thành lập, đó là: Nhà xuất bản (2007), Trung tâm học liệu (2007), Bệnh viện thực hành (2007), Khối Cơ quan Đại học (2007), Khoa Ngoại ngữ (2008), Viện nghiên cứu Khoa học Sự sống (2008), Viện nghiên cứu Kinh tế - Xã hội và Nhân văn miền núi (2008), Viện nghiên cứu Phát triển công nghệ cao về kỹ thuật công nghiệp (2008) và Trung tâm Hợp tác quốc tế (2009); đồng thời nâng cấp Khoa KHTN và Xã hội thành Trƣờng ĐH Khoa học (2008). Giai đoạn này chủ yếu là thành lập các đơn vị nghiên cứu và phục vụ đào tạo. Đến nay, ĐHTN đã có 19 đơn vị thành viên, bao gồm: 06 trƣờng đại học, 01 trƣờng cao đẳng, 02 khoa trực thuộc, 01 trung tâm GDQP, 04 viện, trung tâm nghiên cứu và 05 đơn vị phục vụ đào tạo. Việc thành lập các đơn vị mới về đào tạo, nghiên cứu và phục vụ đào tạo đã hình thành nên mô hình hoàn chỉnh của một Đại học vùng, Đại học trọng điểm quốc gia. Đặc biệt, việc thành lập các Viện nghiên cứu đã làm tiền đề cho sự phát triển của Đại học thành Đại học nghiên cứu.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
2. PHÂN TÍCH
Đại học Thái Nguyên là một Đại học vùng gồm nhiều các đơn vị trực thuộc và là một Đại học đào tạo đa ngành phục vụ cho đất nƣớc, đặc biệt là phục vụ cho vùng trung du miền núi Bắc Bộ, nên hàng ngày tại đây có rất nhiều giao dịch hành chính với các đơn vị trực thuộc cũng nhƣ với các cơ quan, cá nhân. Để các giao dịch trở nên nhanh chóng, thuận tiện và giảm chi phí thì cần phải có những thay đổi trong việc cải cách hành chính công.
Nhƣ chúng ta đã thấy, sự phát triển công nghệ thông tin nhƣ hiện nay kéo theo việc liên kết thông tin giữa các mạng máy tính thông qua Internet đã rút ngắn đƣợc khoảng cách địa lý và việc trao đổi thông tin cũng đƣợc nhanh chóng hơn đã làm thay đổi cách làm việc tại rất nhiều các cơ quan nhà nƣớc… từ việc soạn ra các văn bản, ban hành, hồ sơ lƣu trữ, trƣớc đây cần phải có một phòng (kho) để lƣu trữ các loại hồ sơ này thì nay chỉ cần một máy tính với một kho dữ liệu là một ổ cứng – một máy chủ và giữa chúng có thể đƣợc chia sẻ thông tin với nhau. Nhƣ vậy việc thay đổi đó cũng kéo theo sự cần thiết phải cải cách các thủ tục hành chính còn chồng chéo nhƣ hiện nay cho các giao dịch giữa cơ quan nhà nƣớc và ngƣời dân, giữa chính phủ với doanh nghiệp… là hết sức cần thiết.
2.1. Thực trạng việc cải cách hành chính tại Đại học Thái Nguyên
Trƣớc đây, khoảng những năm từ 1995 đến 2002 để biết đƣợc các thông tin về tuyển sinh, chế độ chính sách cho cán bộ, giáo viên và sinh viên và các thông tin khác của Đại học Thái Nguyên thì phải đến văn phòng của ĐHTN hoặc đợi gửi theo đƣờng công văn về các đơn vị thành viên, nên nhiều khi biết đƣợc thông tin thì đã hết hạn hoặc sát ngày không kịp giao dịch, dƣới đây đƣa ra một số ví dụ về các giao dịch trong khoảng thời gian từ 1995 đến 2002:
- Thông tin về tuyển sinh sau đại học: Đại học Thái Nguyên xây dựng kế hoạch rồi chuyển về các đơn vị thành viên, những ngƣời có nhu cầu phải đến các trƣờng để xem thông tin, nếu những ngƣời ở xa khi đến trƣờng thì đã hết giờ làm việc nên phải đợi đến buổi làm việc sau mới gặp đƣợc cán bộ của trƣờng để xem thông tin, nhƣ vậy sẽ gây lãng phí thời gian và chi phí đi lại của các học viên, ít ngƣời biết thông tin.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
- Xem kết quả thi tuyển sinh đại học: Khi có kết quả thi nếu muốn xem, thí sinh phải đến văn phòng ĐHTN, mua phiếu xem điểm, ghi thông tin, gửi lại cho cán bộ, đợi đến khi cán bộ xem kết quả xong và ghi vào phiếu của thí sinh sau đó đọc cho các thí sinh biết kết quả thi của mình, với qui trình nhƣ vậy thì gây ra tốn kém chi phí đi lại và thời gian cho các thí sinh.
- Thông tin về chế độ chính sách của cán bộ viên chức trong Đại học Thái Nguyên: Khi cần biết về chế độ liên quan đến cán bộ viên chức thì phải đến trực tiếp phòng tổ chức cán bộ của trƣờng hoặc Ban tổ chức cán bộ của ĐHTN để mƣợn để xem, nhƣ vậy rất phức tạp và không có đủ thời gian để nghiên cứu kỹ về các văn bản này.
- Tổ chức các lớp tập huấn chuyên môn, lớp nâng cao ngoại ngữ,…: Đại học Thái Nguyên lập kế hoạch, gửi thông báo về các đơn vị thành viên, các đơn vị thành viên gửi thông báo cho các Phòng, Khoa trong đơn vị, các Phòng, Khoa lập danh sách cán bộ viên chức tham gia gửi cho Nhà trƣờng, Nhà trƣờng tổng hợp danh sách gửi Đại học Thái Nguyên, Đại học Thái Nguyên xét rồi lập danh sách những ngƣời đủ điều kiện tham gia gửi cho các trƣờng để thông báo cho cán bộ viên chức. Với qui trình nhƣ vậy, thời gian từ khi Đại học Thái Nguyên gửi thông báo về các trƣờng đến khi các trƣờng gửi danh sách lên Đại học Thái Nguyên tối thiểu là15 ngày và những ngƣời đang đi công tác xa vào thời điểm đó không thể đăng ký đƣợc.
- ...
Đến những năm từ 2003 trở lại đây thì đã có những bƣớc tiến về cải cách hành chính, tuy nhiên vẫn còn rất nhiều những giao dịch mang tính thủ công và chƣa hiệu quả. Đại học Thái Nguyên đang chuẩn bị đƣa vào sử dụng thống nhất một số phần mềm dùng chung nhƣ phần mềm quản lý hồ sơ công việc eDocment; phần mềm quản lý đào tạo theo tín chỉ. Năm 2008 Đại học Thái nguyên đã đầu tƣ xây dựng cổng thông tin điện tử, tuy nhiên đến nay cổng thông tin này vẫn hoạt động nhƣ một website, chƣa cung cấp đƣợc nhiều dịch vụ công cho ngƣời dân nói chung và cán bộ viên chức, sinh viên trong Đại học nói riêng. Phần lớn các giao dịch giữa các đơn vị thành viên, ngƣời dân với văn phòng Đại học vẫn sử dụng
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
phƣơng pháp truyền thống, làm mất thời gian và tốn kém chi phí cho các giao dịch.
2.2. Đề xuất
Trong phần đề xuất xây dựng mô hình Chính phủ điện tử tại Đại học Thái Nguyên, nhằm đƣa ra một mô hình cổng thông tin điện tử với mục đích cải cách một số thủ tục hành chính hiện nay, nhằm giảm thiểu tối đa thời gian và chi phí cho các giao dịch, cung cấp cho cán bộ viên chức, sinh viên trong Đại học Thái Nguyên và các cá nhân khác những dịch vụ công hữu ích nhất. Ở đây tôi đã phân ra ba giai đoạn phát triển nhƣ sau:
Giai đoạn 1: Cung cấp thông tin
Trong giai đoạn này chủ yếu cung cấp về các thông tin, qui trình và các thủ tục giấy tờ cần thiết, các loại văn bản pháp luật cũng nhƣ cung cấp các hƣớng dẫn về thủ tục hành chính của ngành và của Đại học Thái Nguyên.
Hiện nay website Đại học Thái Nguyên đã thực hiện ở cấp độ này, tuy nhiên thông tin còn nghèo nàn, chƣa cung cấp đƣợc các biểu mẫu, thủ tục cần thiết một cách kịp thời.
Giai đoạn 2: Trao đổi tƣơng hỗ
Trong giai đoạn này cho phép các cá nhân tƣơng tác với cổng thông tin điện tử có thể điền và gửi trực tuyến các mẫu đơn, hồ sơ, xử lý và giao dịch hồ sơ qua mạng. Nhƣ vậy khi đã phát triển đến giai đoạn này thì các cán bộ, viên chức khi cần khai lý lịch khoa học, gửi thuyết minh đề tài nghiên cứu khoa học, ... sẽ không cần phải in ra giấy rồi ký và nộp cho bộ phận phụ trách nữa.
Nếu giai đoạn này đƣợc hoàn thiện thì cán bộ viên chức, sinh viên trong toàn Đại học Thái Nguyên và các cơ quan, cá nhân khác sẽ đƣợc cung cấp tốt các dịch vụ công một cách nhanh và đầy đủ, sẽ tiết kiệm rất nhiều về thời gian và chi phí đi lại, lúc này các cán bộ không nhất thiết phải đến trực tại cơ quan để hƣớng dẫn thủ tục và nhận thủ tục của từng ngƣời nữa.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
Giai đoạn 3: Thông tin phản hồi
Trong giai đoạn này, sau khi các bộ phận chức năng nhận đƣợc yêu cầu sẽ thực hiện việc xem xét và xử lý theo nghiệp vụ của mình và gửi thông tin phản hồi trực tuyến về ngƣời gửi yêu cầu.
Khi đã phát triển đến giai đoạn này thì việc giao dịch thủ công giữa Đại học Thái Nguyên với các tác nhân sẽ đƣợc chuyển sang giao dịch trực tuyến thông qua cổng thông tin điện tử, thời gian giao dịch sẽ giảm đáng kể, hiệu quả công việc sẽ đƣợc nâng cao.
Đối với một Đại học vùng lớn nhƣ Đại học Thái Nguyên thì có rất nhiều các loại giao dịch liên quan đến các cơ quan chức năng của Bộ GDĐT, các cơ quan chức năng của tỉnh Thái Nguyên, các đơn vị thành viên, các cán bộ viên chức trong toàn Đại học, học sinh – sinh viên và các cá nhân khác, với thời gian