2. Thực hiện kiểm toỏn chu trỡnh bỏn hàng – thu tiền
2.3. Kiểm toỏn cỏc khoản phải thu khỏch hàng
Kiểm toỏn cỏc khoản phải thu khỏch hàng trong cỏc cuộc kiểm toỏn luụn được coi là khoản mục trọng yếu, vỡ thụng qua cụng nợ phải thu KTV cú thể biết được tỡnh hỡnh tài chớnh của đơn vị cú được đảm bảo hay khụng? Nếu cỏc khoản phải thu lớn và nhiều khoản nợ quỏ hạn thỡ tớnh hoạt động liờn tục của Doanh nghiệp sẽ khú cú thể đảm bảo và Doanh nghiệp cần phải xem xột lại. Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toỏn, KTV đó đỏnh giỏ tổng quỏt TK phải thu khỏch hàng tại hai cụng ty ABC và XYZ và đều xỏc định là khoản mục trọng yếu. Trong giai đoạn này KTV thực hiện chương trỡnh kiểm toỏn nợ phải thu như sau:
Chương trỡnh kiểm toỏn đối với cỏc khoản phải thu
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin hoc Khách hàng: công ty ABC
Khoản mục: Phải thu khách hàng Bớc công việc: Chơng trình kiểm toán Niên độ kiểm toán: 31-12-2008
Tên Ngày Ngời T.H ... Ngời K.T ... Mã số... Trang... Mục tiêu:
+ Thu thập thông tin về các khoản phải thu đợc hạch toán đầy đủ chính xác.
+ Nguyên tắc phê chuẩn đối với việc bán chịu, dự phòng phải thu khó đòi đợc áp dụng và phù hợp với chế độ kế toán.
+ Xem xét, xác nhận khoản phải thu của khách hàng. Việc làm:
* Phân tích tổng quát: dựa trên cơ sở.
1. Lập bảng tổng hợp nợ phải thu so sánh với niên độ trớc.
2. Kiểm tra và đánh giá các chính sách kế toán và phơng pháp ghi nhận doanh thu là phù hợp và hữu hiệu.
* Kiểm tra chi tiết:
1. Xem xét, xác nhận khoản phải thu của khách hàng (Kiểm tra tính có thật, tính đầy đủ và đúng kì của Tài khoản phải thu).
-Kiểm tra và đối chiếu với số liệu tổng hợp trên Bảng Cân đối kế toán với số liệu trên Bảng kê nợ phải thu và Sổ cái TK 131. Tiến hành kiểm tra chi tiết các khoản mục quan trọng
-Lựa chọn một số khách hàng có số d nợ lớn và đối chiếu với hoá đơn xem có phù hợp với số tiền trên Bảng kê nợ phải thu và sổ chi tiết công nợ hay không. Các bớc thực hiện lựa chọn dới sự giám sát của KTV.
+ Chuẩn bị hoặc yêu cầu khách hàng chuẩn bị gửi th xác nhận cho các hoá đơn đã đợc lựa chọn dới sự giám sát của KTV.
+ Đối chiếu số d tài khoản trên th xác nhận của khách hàng với số liệu trên sổ sách kế toán để từ đó phát hiện ra các sai sót.
Nếu không thực hiện gửi th xác nhận, KTV có thể xem xét các chứng từ gốc chứng minh cho việc ghi sổ các nghiệp vụ phải thu nh: Chứng từ giao hàng, Phiếu thu,Giấy báo có, Bảng sao kê của ngân hàng. Nếu có th xác nhận KTV vẫn phải kiểm tra tính đúng đắn
của th xác nhận đó.
Trước hết KTV kiểm tra số liệu tổng hợp của TK 131 trờn bảng cõn đối kế toỏn ngày 31/12/2008. Cụ thể KTV đó kiểm tra và thu được kết quả như trờn bảng tổng hợp sau:
Bảng 2.11: Bảng tổng hợp sai sút khi kiểm toỏn khoản phải thu của ABC
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin hoc Khách hàng: công ty ABC:
Khoản mục: Phải thu khách hàng Bớc công việc: Chơng trình kiểm toán Niên độ kiểm toán: 31-12-2008
Tên Ngày Ngời T.H ... Ngời K.T ... Mã số... Trang ... Đơn vị: VNĐ
Nội dung Số BC của KH 31/12/2008 Số điều chỉnh của KTV Số kiểm toán 31/12/2008 Số kế toán 31/12/2008 Phải thu khách hàng 27.771.203.805 1.549.207.605 26.221.996.200 17.916.905.685
Sau khi thực hiện cỏc thủ tục kiểm toỏn phõn tớch tổng quỏt, KTV tiến hành kiểm tra chi tiết TK phải thu khỏch hàng tại Cụng ty ABC. Để xỏc định số dư TK phải thu trờn bảng cõn đối kế toỏn cú đỳng hay khụng, KTV căn cứ vào bảng kờ TK nợ phải thu TK 131 để kiểm tra chi tiết số dư TK 131.
Bảng 2.12: Bảng kờ nợ phải thu Tài khoản 131 tớnh đến ngày 31/12/2008
Khách hàng: công ty ABC: Khoản mục: Phải thu khách hàng
Tên Ngày
Bớc công việc: Kiểm tra chi tiết
Niên độ kiểm toán: 31-12-2008 Ngời K.T Trang
STT Khách hàng Công nợ Ghi chú 1 Công ty XNK Hải Vân 3.467.131.500 *
2 Công ty TNHH Minh Trang 685.314.000 & 3 Công ty TNHH Hiếu Vân 1.084.321.500 * 4 Công ty XNK thiết bị HN 3.832.348.500 * 5 Công ty Loncin 1.153.497.000 R 6 Công ty TNHH K 2.961.000.000 * 7 Công ty XNK Hải phòng 614.981.100 # 8 Công ty TNHH H 1.214.018.700 # 9 Khách hàng khác & Tổng cộng 27.771.203.805
&: Công ty không đồng ý cho gửi th xác nhận
R: Đã đối chiếu khớp đúng với Bảng cân đối kế toán ngày 31/12/2008 #: Đã thanh toán vào tháng 01 năm 2009
*: Chọn mẫu để gửi th xác nhận
Tiếp theo, KTV tiến hành kiểm tra chi tiết số dư Tài khoản phải thu khỏch hàng. Trờn thực tế để kiểm tra chi tiết số dư TK phải thu khỏch hàng thỡ KTV phải gửi thư xỏc nhận nợ đến khỏch hàng. Quy trỡnh gửi thư xỏc nhận nợ thường xuyờn được thực hiện theo cỏc bước sau:
Sơ đồ 2.13: Sơ đồ cỏc bước gửi thư xỏc nhận
Từ bảng kờ nợ TK phải thu, KTV chọn ra cỏc khỏch hàng chủ yếu để gửi thư xỏc nhận nợ. Việc lựa chọn cỏc khỏch hàng thường được KTV tập trung vào những khỏch hàng: + Những khỏch hàng cú số dư cụng nợ lớn. Thống nhất với Ban Giám đốc khách hàng Thống nhất với Ban Giám đốc khách hàng Xác định phạm vi và quy mô mẫu chọn Xác định phạm vi và
quy mô mẫu chọn
Quyết định kiểu thư xác nhận để gửi đi Quyết định kiểu thư xác nhận để gửi đi
Theo dõi và xử lý các thư phúc đáp và thực
hiện các thủ tục kiểm toán thay thế Theo dõi và xử lý các thư phúc đáp và thực
hiện các thủ tục kiểm toán thay thế
+ Những khỏch hàng năm ngoỏi cú trong danh mục phải thu khỏch hàng nhưng năm nay khụng cũn.
+ Những khỏch hàng nợ lõu ngày.
Sau khi gửi thư xỏc nhận, KTV cũn lập bảng theo dừi cỏc xỏc nhận được gửi đi theo mẫu sau:
STT Khách hàng Số khách hàng Số d Số tham chiếu Đồng ý Đồng ý Đồng ý sau khi đối chiếu A B C D E 1 ... .... .... ... ... ... Mẫu thư xỏc nhận Công ty ABC Địa chỉ: ...
Hà nội ngày 20 tháng 3 năm 2009
Th xác nhận nợ
Kính gửi : Ban Giám đốc Công ty TNHH Hải Vân
Để phục vụ tốt cho công việc kiểm toán tại Công ty ABC, chúng tôi kính mong Quý Công ty xác nhận số công nợ đối với Công ty ABC tại thời điểm 31/12/2008 nh sau:
Theo số liệu sổ sách, số tiền mua hàng hoá thành phẩm Công ty TNHH Hải Vân cha thanh toán cho Công ty ABC tính đến 31/12/2008 là: 3.467.131.500 đồng
Bằng chữ: Ba tỷ bốn trăm sỏu mươi bảy triệu một trăm ba mốt nghin năm trăm
đồng
Việc xác nhận số tiền này chỉ phục vụ cho mục đích xác nhận chính xác số d nợ trên báo cáo kế toán không phục vụ mục đích gì khác.
Rất mong Quý Công ty xác nhận số nợ trên và gửi th về địa chỉ: Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học
Toà nhà VIMECO, đường Phạm Hựng. Trớc ngày 28/03/2009
Công ty ABC Giám đốc
Đồng ý: Số chênh lệch:
Lý do chênh lệch: ...
Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của Quý công ty
Xác nhận của quý công ty
Ngời xác nhận (Chức vụ, ký, đóng dấu)
Tại Cụng ty ABC, KTV tiến hành kiểm tra chi tiết và nhận thấy đến ngày 31/12/2008 Cụng ty TNHH Hiếu Võn cũn nợ Cụng ty là 1.200.000.000 đồng. Trong khi đú trong bảng kờ nợ của Cụng ty ABC thỡ số dư nợ của Cụng ty TNHH Hiếu Võn chỉ là 1.084.321.500 đồng. Để xỏc minh số chờnh lệch trờn là cú thật hay khụng, KTV đó tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng hoỏ đơn bỏn hàng, phiếu thu với sổ chi tiết 131. Sau khi đối chiếu thu được kết quả như sau: ngày 28/12/2008 Cụng ty TNHH Hiếu Võn đó trả cho Cụng ty ABC là 115.678.500 đồng theo hoỏ đơn số 2798. Như vậy kế toỏn đó khụng phản ỏnh số tiền thu được trờn vào sổ. Do đú phải điều chỉnh cỏc khoản phải thu và điều chỉnh tăng TK tiền số tiền thu được trờn. Bỳt toỏn điều chỉnh như sau:
Nợ TK 111 : 115.678.500 VND Cú TK 131(Cụng ty TNHH Hiếu Võn : 115.678.500 VND
Cũn lại với 01 thư xỏc nhận nợ mà khụng cú thụng tin phản hồi từ phớa khỏch hàng nợ và 02 khỏch hàng mà Ban giỏm đốc khụng đồng ý cho gửi thư xỏc nhận thỡ KTV đó tiến hành cỏc thủ tục thay thế bằng cỏch kiểm tra cỏc hoỏ đơn bỏn hàng, vận đơn, hợp đồng mua bỏn, kiểm tra cỏc biờn lai thu tiền liờn quan đến đối tượng để tớnh lại số dư của cỏc đối tượng đú. Kết quả kiểm tra thu được cho thấy số dư nợ 02 khỏch hàng trờn là đỳng.
Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ ghi nhận nợ phải thu khỏch hàng và nghiệp vụ thu tiền
Cụng việc kiểm tra chi tiết nghiệp vụ ghi nhận nợ phải thu khỏch hàng và nghiệp vụ thu tiền là kiểm toỏn sổ nghiệp vụ phải thu khỏch hàng thụng qua cỏc bước sau:
- Chọn mẫu hoỏ đơn, chứng từ.
- Đối chiếu kiểm tra từng hoỏ đơn, chứng từ trong số mẫu đó chọn với sổ sỏch và cỏc chứng từ khỏc cú liờn quan.
- Phỏt hiện, giải thớch nguyờn nhõn chờnh lệch và đưa ra cỏc bỳt toỏn điều chỉnh.
Qua đối chiếu kiểm tra chứng từ tại Cụng ty ABC, KTV đó phỏt hiện ra những vấn đề chủ yếu sau và đó ghi vào giấy làm việc của mỡnh.
- Hoỏ đơn số 337 ngày 28/03/2008 bỏn cho Cụng ty TNHH MT với số lượng hàng hoỏ như sau: khung xe 600 chiếc, mặt nạ 1000 chiếc,đồng hồ 1000 chiếc với tổng giỏ trị là 1.524.000.000 đồng nhưng trong thực tế sau nhiều lần nhận hàng khỏc nhau Cụng ty TNHH MT chỉ nhận số lượng là 400 chiếc khung xe, 800 chiếc mặt nạ và 800 chiếc đồng hồ với tổng số tiền là 1.171.200.000 đồng.
- Ngày nhận cuối cựng là ngày 30/03/2008 Cụng ty TNHH MT cú đưa ra lý do là theo sự biến động về giỏ trờn thị trường của cỏc mặt hàng và do nhu cầu sản xuất nờn Cụng ty TNHH MT chỉ mua với số lượng như trờn là đủ.
Giấy làm việc của KTV AISC Hà Nội
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin hoc Khách hàng: công ty ABC:
Khoản mục: Phải thu khách hàng Bớc công việc: Chơng trình kiểm toán
Niên độ kiểm toán: 31-12-2008
Tên Ngày Ngời T.H Ngời K.T
Mã số Trang Theo số liệu trên sổ Nhật ký bán hàng
Hóa đơn
số Ngày Diễn giải Số lợng Thành tiền
337 28/02/2008 Công ty TNHH H 600 1.260.000.000 1000 240.000.000 1000 24.000.000
1.524.000.000
Kiểm toỏn viờn đối chiếu hoỏ đơn bỏn hàng, phiếu xuất kho và tớnh lại toàn bộ khoản doanh thu theo số liệu ghi ở mặt sau cỏc hoỏ đơn bỏn hàng thu được kết quả như sau:
Giấy làm việc của KTV AISC Hà Nội
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin hoc Khách hàng: công ty ABC:
Khoản mục: Phải thu khách hàng Bớc công việc: Chơng trình kiểm toán Niên độ kiểm toán: 31-12-2008
Tên Ngày Ngời T.H Ngời K.T Mã số Trang Bút toán điều chỉnh: N ợ TK511 : 352.800.000 đ Nợ TK 3331 : 35.280.000 đ Có TK 131 (TNHH H) : 388.080.000 đ
Nhận xét: Công ty ABC hạch toán doanh thu cha chính xác. Doanh thu chỉ đợc ghi sổ trong trờng hợp hàng hoá đã chuyển giao cho khách hàng và đợc khách hàng thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán. Nếu xuất hàng thành nhiều đợt mà đã ghi doanh thu thì những tháng (hoặc năm sau) khách hàng không lấy thì phải ghi giảm doanh thu cho phần khách hàng không lấy.
Tại Cụng ty XYZ
Đối chiếu sổ sỏch tại Cụng ty XYZ, KTV đó thu được kết quả kiểm tra số dư đầu năm trong việc chuyển sổ tài khoản phải thu khỏch hàng như sau: (do là khỏch hàng mới của AISC Hà Nội nờn kiểm toỏn viờn chỉ kiểm tra việc chuyển số dư từ cuối năm trước sang đầu năm sau, khi lập bỏo cỏo kiểm toỏn KTV sẽ đưa ra ý kiến nhận xột về tớnh chớnh xỏc của việc chuyển sổ chứ khụng chịu trỏch nhiệm về tớnh trung thực của cỏc số dư đầu năm).
- Số dư nợ TK 131 tại 1/1/2008 là 6.950.675.000 đồng. - Số dư cú TK 131 tại ngày 1/1/2008 là 100.000.000 đồng.
Tiếp đú KTV tiến hành đối chiếu số phỏt sinh trong năm và số dư cuối kỳ.
Kiểm tra chi tiết cỏc khoản phải thu khỏch hàng với trọng tõm là gửi thư xỏc nhận tới cỏc khỏch hàng của Cụng ty XYZ. Sau đõy là cỏc khỏch hàng chủ yếu cũn nợ Cụng ty mà KTV liệt kờ ra giấy làm việc:
Bảng 2.14: Bảng khỏch hàng nợ Cụng ty XYZ
Công ty Kiểm toỏn và dịch vụ tin học
Tên khách hàng: Công ty XYZ Tham chiếu T Niên độ kế toán: 31/12/2008 Ngời thực hiện NMT
Khoản mục: Phải thu khỏch hàng Ngày thực hiện 02/03/2009 Bớc công việc: Kiểm tra chi tiết
Khoản phải thu khách hàng
STT chi tiết các khoản phải thu khách hàng số tiền ghi chú 1 công ty TNHH Hải Long 50156000 & 2 xí nghiệp hải sản Đồ Sơn 835765000 * 3 xí nghiệp thuỷ sản Hạ Long 1120567000 * 4 công ty TNHH Hải Hà 842780000 * 5 công ty TNHH quang bá 164789000 * 6 doanh nghiệp tư nhân quỳnh mai 56920000 R 7 công ty cung cấp thực phẩm biển Đại nam 132758000 # 8 công ty thương mại nam Long 253671000 * 9 công ty thương mại Hải Phòng 1120456000 R 10 Văn phòng đại diện Hà Nội 987857000 # 11 văn phòng đại diện đà nẵng 867023000 # 12 công ty thực phẩm Thái Bình 267000000 * 13 công ty bán buôn Ninh Bình 347759000 * 14 Công ty bán buôn Nam Định 285884000 R 15 khách sạn Hoa Nam, 412758000 # 16 khách sạn Hoàng Hải 637927000 * 17 khách sạn công đoàn HảI Phòng 34376000 R
18 khách sạn Hồng Hà 66034000 #
119 Cửa hàng đại lý Tuấn Anh 129000000 * 20 Cửa hàng đại lý Hạ Long 185947000 * 21 Cửa hàng đại lý Đà Nẵng 130546000 # 22 công ty thực phẩm Thanh Hoá 67008000 * 23 Công ty thực phẩm Nghệ An 51768000 # 24 công ty TNHH Sông Đà 213408000 *
25 Công ty TPHP 267858000 #
R đã có biên bản đối chiếu công nợ. *Chọn mẫu để gửi th xác nhận
# đã thanh toán vào tháng 01 và đầu tháng 02 năm 2009 & công ty không đồng ý cho gửi th xác nhận.
Qua chọn mẫu, KTV Chi nhỏnh đó gửi thư xỏc nhận tới 10 khỏch hàng và đó nhận được 8 thư phản hồi đồng ý với số dư của Cụng ty XYZ, 1 thư khụng đồng ý và 1 thư khụng cú thụng tin phản hồi. Thư khụng đồng ý với số dư của Cụng ty là Cửa hàng đại lý Tuấn Anh. KTV kiểm tra chi tiết và thu được kết quả là số dư trong sổ của Cụng ty A nhỏ hơn số dư của Cửa hàng Tuấn Anh.
Thụng qua việc so sỏnh đối chiếu số liệu giữa hai bờn KTV thấy cú sự chờnh lệch là 105.500.000 đồng. Cụ thể số dư nợ trờn sổ của Cụng ty XYZ là 339.500.5000 đồng, trong khi đú trờn sổ của cửa hàng Đại lý là 234.000.000 đồng.
Qua kiểm tra chi tiết thỡ phỏt hiện thấy hoỏ đơn số 2345 ngày 28/12/2008 trị giỏ 150.500.000 đồng khụng được hạch toỏn. Do đú cần cú bỳt toỏn điều chỉnh:
Nợ TK 131 : 105.500.000 đ. Cú TK 3331: 95.450.000đ Cú TK 511 : 9.550.000 đ.
Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ ghi nhận nợ phải thu khỏch hàng và nghiệp vụ thu tiền cựng với việc quy đổi ngoại tệ và hạch toỏn cỏc nghiệp vụ bằng ngoại tệ, KTV khụng thấy cú sai sút gỡ trọng yếu. Do đú cú thể đỏnh giỏ cỏc nghiệp vụ này được thực hiện chớnh xỏc và hợp lý.
Nhận xột về tỡnh hỡnh thực hiện ghi chộp và hạch toỏn cỏc nghiệp vụ về bỏn hàng của Cụng ty XYZ, KTV AISC Hà Nội chỳng tụi nhận thấy: tuy cũn một số sai sút trong việc hạch toỏn và theo dừi cụng nợ phải thu khỏch hàng