II. Thực trạng tổ chức quản lí, sử dụng vốn lưu động của Côngty TNHH Thương mại Điện tử Hoàng Sơn.
2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động
2.1. Khai thác nguồn tài trợ ngắn hạn cho vốn lưu động với chi phí thấp
Đáp ứng tối đa nhu cầu vốn bằng tiền cho hoạt động SXKD là mong muốn của tất cả các nhà quản lí. Tuy nhiên, không có một doanh nghiệp nào có đủ khả năng ấy trong khoảng thời gian ngắn, buộc các doanh nghiệp phải đi vay ngân hàng, các tổ chức tín dụng hoặc rì hoãn các khoản phải trả, phải nộp. Đó chính là các nguồn tài trợ ngắn hạn cho nhu cầu VLĐ trong doanh nghiệp. Trong những năm vừa qua, công ty TNHH Thương mại Điện tử Hoàng Sơn chưa khai thác hết nguồn tài trợ ngắn hạn. Điều đó thể
hiện ở chỗ công ty đã tập trung vào các khoản vay dài hạn, trong khi đó các khoản vay ngắn hạn lại ở mức thấp. Bên cạnh đó, các nguồn tài trợ ngắn hạn không phải trả chi phí sử dụng như các khoản ứng trước của khách hàng để trang trải chi phí sản xuất, phải trả
người bán... chiếm tỉ lệ nhỏ.
Cơ cấu VLĐ được tài trợ bởi nguồn vốn ngắn hạn và nguồn vốn dài hạn, nên công ty cần cân đối giữa các khoản nợ ngắn hạn và dài hạn để giảm bớt chi phí sử dụng vốn, bởi vì hiện nay nợ dài hạn thường có tỉ lệ lãi suất cao hơn nợ ngắn hạn. Hơn nữa, để
phải trả chi phí sử dụng; công ty nên yêu cầu khách hàng ứng trước một khoản tiền nhất
định, đủđể trang trải một phần chi phí trong quá trình đặt hàng làm dự án...
Trong năm 2004, công ty đã khai thác thêm nguồn tài trợ cho VLĐ từ khoản phải trả người bán và phải trả công nhân viên đã tăng. Đây là nguồn tài trợ không phải trả
chi phí sử dụng. Mặt khác, trong nền kinh tế thị trường, quan hệ nợ nần lẫn nhau là hiện tượng rất phổ biến. Ngay như trong công ty TNHH Thương mại Điện tử Hoàng Sơn thì VLĐ cũng bịđọng ở các khoản phải thu chiếm tỉ lệ cao, sử dụng thêm các khoản phải trảđể tài trợ cho VLĐ là việc nên làm để giảm bớt gánh nặng về chi phí tiền lãi cho các khoản vay. Tuy nhiên, việc sử dụng các khoản này đòi hỏi các nhà quản lí phải hết sức linh hoạt vì thời gian các khoản phải trả không thể kéo dài, gây mất lòng tin đối với bạn hàng.
2.2. Tăng cường công tác quản lí các khoản phải thu, hạn chế tối đa lượng vốn bị chiếm dụng
Trong năm 2004, mặc dù đã thu được một số khoản nợđọng song VLĐ của công ty còn bị chiếm dụng khá lớn, hàng hoá tồn kho còn nhiều. Điều đó cho thấy công tác bán hàng, thanh toán tiền hàng, thu hồi công nợ còn cần phải chặt chẽ hơn nữa. Công ty chưa đề ra các biện pháp khuyến khích khách hàng mua với số lượng lớn, thanh toán ngay từ đầu hoặc thanh toán nhanh. Nguyên nhân cơ bản dẫn đến tình trạng vốn bị
chiếm dụng và ứđọng là: Trong các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm của công ty kí kết với khách hàng chưa có các điều kiện ràng buộc chặt chẽ về mặt thanh toán, về số tiền ứng trước, công ty chưa có các hình thức khuyến khích khách hàng thanh toán tiền hàng sớm và ngay khi giao hàng. Do đặc điểm SXKD của công ty TNHH Thương mại Điện tử Hoàng Sơn là chuyên nhận lắp đặt cho các dự án,công trình cho các dự án đã hoàn thành nhưng chưa bàn giao cho nên công ty không áp dụng chính sách thương mại đối với khách hàng. Sau mỗi lần đặt hàng, công ty lắp đặt xong và bàn giao thì phía khách hàng mới thanh toán tiền chi phí lắp đặt và tiền hàng của công ty bằng hình thức chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng Đầu tư và Phát triển Hà Nội. Đểđảm bảo sự ổn định, lành mạnh và tự chủ về mặt tài chính, thúc đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của VLĐ, từ
đó góp phần sử dụng vốn tiết kiệm, hiệu quả, công ty cần có biện pháp hữu hiệu để hạn chế tình trạng nợ nần dây dưa không thanh toán của khách hàng, công ty cần áp dụng một số biện pháp như:
- Trước khi kí kết hợp đồng lắp đặt, mua bán, công ty phải xem xét kĩ lưỡng từng
đối tượng, từng khách hàng. Công ty nên từ chối kí hợp đồng với những khách hàng nợ
nần dây dưa hoặc không có khả năng thanh toán, hoặc những đơn đặt hàng có số tiền trả
trước quá nhỏ.
- Mở sổ chi tiết các khoản nợ phải thu trong và ngoài công ty, thường xuyên đôn
đốc để thu hồi đúng hạn. Nếu có nhiều khách hàng mua chịu, sổ tài khoản kế toán phải ghi chi tiết cho từng khách hàng đã mua, đã trảđược bao nhiêu và số tiền công ty còn phải thu hồi để từ các sổ chi tiết đó, công ty có thể lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi và có phương hướng xử lí.
- áp dụng chính sách tín dụng thương mại để có thể kí kết được nhiều hợp đồng hợp tác kinh tế hơn. Từđó, tạo điều kiện tăng thu nhập cho công nhân, khai thác được hết thế mạnh của mình.
2.3. Sử dụng có hiệu quả các biện pháp giảm chi phí tồn kho và hỗ trợ tiêu thụ sản phẩm.
Giá trị hàng tồn kho của công ty chiếm tỉ trọng đáng kể trong tổng VLĐ. Trong đó, hàng hoá tồn kho luôn chiếm tỉ lệ cao. Khối lượng hàng tồn kho bao giờ cũng tỷ lệ
thuận với chi phí tồn kho, vấn đềđặt ra cho công ty là phải làm sao để giảm bớt chi phí tồn kho; khác với các doanh nghiệp khác công ty TNHH Thương mại Điện tử Hoàng Sơn chuyên lắp đặt cho các dự án mang cầm cỡ quốc gia, đểđảm bảo chất lượng sản phẩm theo đúng yêu cầu , khách hàng đặt hàng tại công ty, thì công ty phải ký kết hợp
đồng làm đại lý cho nhà cung cấp có tên tuổi như Công ty Electrolux Việt Nam, Công ty LG, Công ty Sanyo…để các nhà cung cấp cho chậm thanh toán, nhưng công ty phải chịu chi phí tồn kho lớn, nhất là trong những trường hợp nhập nhiều hàng cùng một lúc. Công ty lại chưa tính toán và tách riêng chi phí tồn kho cho từng nhóm hàng, để khắc phục hạn chế này công ty cần:
- Tính toán, lập kế hoạch xác định khối lượng hàng hoá tồn kho tối ưu đểđảm bảo cho việc kinh doanh không bị gián đoạn mà vẫn giảm được chi phí tồn kho.
- Thay đổi phương thức nhận hàng hoá, chẳng hạn thay vì nhận một lần cho toàn bộ khối lượng hàng hoá cần dùng để lắp đặt trong một đơn đặt hàng, công ty nên yêu cầu nhà cung cấp chuyển hàng hoá theo từng đợt.
- Còn đối với hàng hoá tồn kho của công ty trong năm 2004 có giảm bớt nhưng vẫn chiếm tỷ lệ cao, điều đó không những làm tăng chi phí tồn kho mà còn làm giảm doanh thu. Tồn kho hàng hoá càng nhiều thì vốn của công ty bịứđọng và chậm luân chuyển.
Để giải quyết tốt vấn đề này công ty luôn tổ chức hoạt động kinh doanh sao cho phù hợp với thời gian đã ký kết theo hợp đồng với khách hàng, tính toán thời gían giao hàng hợp lý giữa các đơn đặt hàng khi được ký kết hợp đồng mới, đồng thời hỗ trợ các biện pháp hỗ trợ tiêu thụ khác như: thông qua quảng cáo, tuyên truyền để khách hàng nắm rõ hơn về hoạt động kinh doanh và sản phẩm của công ty; Quảng cáo thông qua catalogue là một biện pháp rẻ tiền và khá hữu hiệu, catalogue in và trình bầy đẹp, giới thiệu những nét khái quát nhất về công ty, đặc biệt là giới thiệu chi tiết có ảnh minh hoạ các loại sản phẩm của công ty kèm theo để khách hàng biết và lựa chọn.
2.4. Biện pháp phòng ngừa rủi ro trong kinh doanh.
Khi kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp không thể lường hết
đựơc mọi vấn đề bất thường xảy ra trên thị trường như lạn phát, khủng hoảng tiền tệ, về
phía người cung cấp.... Để hạn chế phần nào những tổn thất trên công ty cần thực hiện các biện pháp phòng ngừa rủi ro.
Để hạn chếảnh hưởng của rủi ro công ty nên lập quỹ dự phòng tài chính, mua bảo hiểm cho hàng hoá để khi vốn bị hao hụt thì đã có nguồn bù đắp, khi tổn thất xảy ra sẽ được bồi thường.
Định kỳ tiến hành kiểm kê đánh giá lại số vật tư hàng hoá, vốn bằng tiền, vốn trong thanh toán, xác định số vốn lưu động hiện có theo giá trị hiện tại; Trên cơ sở kiểm kê
đánh giá lượng vật tư hàng hoá mà đối chiếu với sổ sách kế toán đểđiều chỉnh sao cho hợp lý, những vật tư hàng hoá tồn đọng lâu ngày do kém phẩm chất hoặc không phù
hợp với nhu cầu sản xuất phải chủđộng giải quyết, phần chênh lệch thiếu hụt phải xử lý kịp thời để bù lại.
Đôn đốc các khoản nợ, thường xuyên đối chiếu thu hồi công nợ, giải quyết tích cực các khoản vốn bị chiếm dụng quá hạn dây dưa, tiền thu về nhanh chóng sử dụng vào sản xuất nhằm tăng tốc độ luân chuyển vốn, những khoản nợ xét thấy khách hàng không có khả năng trả thì lập danh sách theo dõi để có kế hoạch bù đắp đảm bảo vốn lưu động.
Những khoản tạm ứng phải thu hồi, thanh toán ngay khi đến hạn; Có biện pháp xử
lý đối với những người nợ dây dưa chiếm dụng vốn của công ty.
Để bảo toàn vốn trong điều kiện lạn phát khi phân phối lợi nhuận cho các mục đích tích luỹ, tiêu dùng phải để dành lại một phần để bù đắp số vốn hao hụt do lạn phát có như vậy mới đảm bảo giá trị hiện tại của vốn. Phòng ngừa rủi ro trong khinh doanh là biện pháp rất cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp nói chung và với công ty TNHH Thương mại Điện tử Hoàng Sơn nói riêng nhất là trong thương trường đầy những cạnh tranh và rủi ro.
2.5. Chú trọng phát huy nhân tố con người.
Dù bất kỳ ở môi trường nào nhân tố con người vẫn luôn được đặt lên hàng đầu. trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, người ta không chỉ cần có vốn, công nghệ mà quan trọng hơn cả là con người. Trong nhiều năm qua cũng như nhiều doanh nghiệp khác, công ty chưa tận dụng được hết sức lực, trí tụê của CBCNV trong công ty, chưa phát huy được hết tiềm năng con nguời. Đây là một vấn đề tồn tại cần phải có biện pháp khắc phục; Để làm tốt công tác phát huy nhân tố con người công ty cần phải xem xét các vấn đề như:
Xét lại cơ cấu nhân sự của công ty, tìm hiểu đánh giá năng lực trình độ của từng CBCNV để có biện pháp quản lý thích hợp.
Công tác quản lý cán bộ được thực hiện một cách nghiêm khắc, công minh nhìn nhận rõ những điểm tích cực và tiêu cực trong quá trình hoạt động của đội ngũ lao động
trong công ty để phát huy hơn nữa những điẻm tích cực và hạn chế những điểm tiêu cực.
Định kỳ tổng kết quá trình hoạt động của công ty kịp thời khuyến khích những người có phát minh sáng kiến đóng góp cho sự phát triển của công ty đồng thời nghiêm khắc phê bình những hành vi sai trái làm cản trở sựđi lên của công ty. Làm tốt công tác nhân sự là một nhân tố quan trọng giúp cho việc sử dụng vốn ngày càng có hiệu quả
hơn, do vậy công ty cần xem xét nhân tố con người trong định hướng phát triển của mình.
Phát huy được nhân tố con người chính là phát huy được nội lực to lớn trong tổng thể các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
Trên đây là một số kiến nghị và giải pháp em đưa ra mà Công ty có thể xem xét và áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Sự áp dụng đồng bộ các giải pháp đối với mọi nguồn lực như vốn, lao
động, công nghệ... là một yếu tố then chốt đem lại sự thành công và phát triển bền vững của Công ty. Do sự hạn chế về thời lượng và kiến thức hiểu biết thực tế nên việc phân tích đánh giá các mặt hoạt động tài chính - tạo lập, phân phối, sử dụng các quỹ tiền tệ
doanh nghiệp chưa thật sâu sắc, các biện pháp kiến nghị chưa thật đầy đủ và hoàn thiện. Song khi đề xuất các ý kiến này em hy vọng nó sẽ phần nào giúp ích cho công ty trong công tác tài chính nhằm nâng cao hiệu quả tạo vốn và sử dụng vốn kinh doanh nói chung và vốn lưu động nói riêng trong thời gian tới.
Tuy nhiên đểđạt được một cách tối ưu các hiệu quả sử dụng vốn lưu động và hiệu quả sản xuất kinh doanh Công ty cần phải có những bước chuẩn bị, nhà nước và các cơ
quan quản lý nhà nước cần có những hoạt động tạo điều kiện thuận lợi để công ty ngày càng phát triển.
Kết luận
Sau 10 năm phát triển công ty đã khắc phục khó khăn đạt được những kết quả to lớn; đặc biệt ban lãnh đạo đã năng động sáng tạo trong công tác quản lý sản xuất kinh
doanh, đổi mới máy móc thiết bị , nâng cấp nhà xưởng, gắn sản xuất với tiêu thụ sản phẩm tạo ra nhiều mặt hàng đa dạng phong phú có uy tín nhờđó thị trường ngày càng
được mở rộng, lợi nhuận năm sau cao hơn năm trước, đời sống của cán bộ công nhân viên được cải thiện; đồng thời công ty còn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước, tăng nguồn thu cho ngân sách nhà nước, tăng nguồn thu cho ngân sách góp phần phát triển kinh tế xã hội của đất nước .
Với những thành tích đó, hiện nay công ty đã và đang khẳng định vị trí, uy tín của mình trên thị trường; Đạt được những thành tích trên trước hết phải kểđến sự chỉ dẫn sát sao của các cố vấn và sự giúp đỡ của các đơn vị bạn, của phường sở tại. Bên cạnh
đó là sự nhạy bén, nhận thức nắm bắt thị trường, khắc phục khó khăn của Ban giám đốc cùng toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty.
Song song với quá trình phát triển, công tác tổ chức và sử dụng vốn lưu động cũng ngày càng đóng vai trò quan trọng đối với sự tồn tại của công ty. Tuy nhiên công tác tổ
chức sử dụng vốn lưu động vẫn còn nhiều bất cập, những giải pháp được đưa ra trong bài chuyên đề sẽ góp một phần nào giải quyết những tồn tại và góp phần nâng cao việc sử dụng vốn lưu động của công ty.
tài liệu tham khảo
1. Quản trị tài chính doanh nghiệp - Trường Đại học Tài chính - Kế toán. 2. Quản trị tài chính doanh nghiệp - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân. 3. Phân tích hoạt động kinh doanh - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân. 4. Kiểm toán báo cáo tài chính - Trường Đại học Tài chính - Kế toán. 5. Tài chính thương nghiệp - Trường Đại học Tài chính - Kế toán. 6. Bảo toàn và phát triển vốn
TG: Nguyễn Công Nghiệp, Phùng ThịĐoan. 7. Lý thuyết tài chính - Bộ Tài chính
mục lục
Chương I. Vốn lưu động và sự cần thiết nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong doanh nghiệp