Có nhiều công cụ khác nhau có thể được dùng để phân tích, mô hình hoá, mô tả và xây dựng tài liệu một tiến trình nghiệp vụ. Các công cụ đó có thể là không hình thức hoặc hình thức hoá cao. Mô hình Workflow không đề cập đến bản chất riêng biệt của các công cụ như vậy và cũng không biết chúng tương tác như thế nào trong quá trình xây dựng. Các công cụ có thể được cung cấp như là một phần của sản phẩm Workflow hoặc như là một tập công cụ của sản phẩm BPR ( Business process reengineering ).
Khi một sản phẩm Workflow cung cấp công cụ định nghĩa tiến trình cho riêng nó, các định nghĩa tiến trình có được thông thường sẽ được xử lý bên trong phạm vi của sản phẩm Workflow và có thể hoặc không thể truy cập theo một giao diện lập trình để đọc và ghi thông tin. Khi các sản phẩm riêng biệt được sử dụng cho việc định nghĩa và thực thi tiến trình, các định nghĩa tiến trình có thể được chuyển đổi giữa các sản phẩm đó khi đòi hỏi hoặc được lưu trữ trong một kho chứa tách biệt có thể truy cập được bởi tất cả các sản phẩm.
Đầu ra sau cùng của hoạt động mô hình hoá và thiết kế tiến trình là một định nghĩa tiến trình. Định nghĩa tiến trình này có thể được thông dịch tại thời điểm thực thi bởi Workflow engine trong dịch vụ enactment. Trong các sản phẩm Workflow ngày nay mỗi một định nghĩa tiến trình riêng lẻ thông thường ở dạng đặc trưng cho một phần mềm quản lý Workflow cụ thể được thiết kế để xử lý chúng. Giao diện trao đổi định nghĩa tiến trình cho phép tính mềm dẻo hơn trong miền này.
Các công cụ phân tích, mô hình hoá và định nghĩa tiến trình có thể bao gồm khả năng mô hình hoá các tiến trình trong ngữ cảnh của cấu trúc tổ chức (mặc dù điều này không phải là một khía cạnh bắt buộc của mô hình tham chiếu hệ quản trị Workflow). Khi một mô hình tổ chức được kết hợp vào trong các công cụ như trên, định nghĩa tiến trình sẽ bao gồm việc tổ chức đối tượng có liên quan với nhau như là các vai diễn. Các đối tượng này liên quan đến dữ liệu điều khiển hệ thống
như là các vai diễn: mối quan hệ các vai diễn có thể được tham chiếu trong quá trình khai thác tiến trình.