Việc trao đổi dữ liệu của dữ liệu ứng dụng và dữ liệu liên quan tới Workflow cần được thực hiện thông qua WAPI để hỗ trợ cho việc tương tác lẫn nhau trong 3 vùng chức năng thời gian thực hiện.
• Bộ quản lý danh sách công việc (giao diện 2). • Ứng dụng được triệu gọi (giao diện 3).
• Sự trao đổi Workflow engine (giao diện 4).
Phần này sẽ trình bày nguyên lý trao đổi dữ liệu chung. Một tập lệnh API đã được đặt ra bao gồm các lời gọi đặc trưng để tiếp nhận hoặc trả về dữ liệu có liên quan đến Workflow từ một dịch vụ enactment này tới dịch vụ enactment khác thông qua WAPI. Các phương án của các lời gọi này sẽ được xác định cho cả việc trao đổi dữ liệu trực tiếp hoặc gián tiếp.
Việc trao đổi dữ liệu ứng dụng trực tiếp thường được sử dụng trong các hệ thống Workflow hướng email. Khi đó dữ liệu được chuyển một cách vật lý giữa các hành vi hoặc các ứng dụng. Cách trao đổi này cũng có thể được sử dụng trong
các hệ thống Workflow hướng người dùng. Việc trao đổi này không cần xác định mối liên hệ hiện giữa các hành vi và dữ liệu ứng dụng, dữ liệu này được truyền như một phần của quá trình điều hướng hành vi Workflow chuẩn và được kết nối một cách cục bộ tới ứng dụng khi nó được triệu gọi. Khi có yêu cầu chuyển đổi định dạng dữ liệu giữa các hành vi, mô hình sẽ nhận ra ứng dụng đòi hỏi kiểu dữ liệu nào. Điều này cho phép các hệ thống được xây dựng để sử dụng các ứng dụng Workflow không thuần nhất cung cấp việc chuyển đổi dữ liệu khi cần thiết trên cơ sở các kiểu thuộc tính xác định cho những ứng dụng tương ứng.
Một số dạng hệ thống Workflow không truyền dữ liệu ứng dụng giữa các hành vi một cách vật lý. Trong các hệ thống này, các dữ liệu được truy cập bởi ứng dụng theo một đường truy cập phù hợp. Trong trường hợp này lược đồ gọi tên các nhánh truy cập phải là toàn cục cho tất cả các ứng dụng có thể được triệu gọi bên trong dịch vụ Workflow và quyền truy cập thích hợp phải sẵn sàng và được quản lý cho mỗi bản sao tiến trình đã được kích hoạt. Trong kịch bản này việc chuyển đổi định dạng dữ liệu có thể được mô hình hoá như một hành vi sử dụng các công cụ ứng dụng thích hợp để chuyển đổi dữ liệu.
Các hệ thống thuần nhất có thể dùng quy ước riêng đối với việc đặt tên đối tượng và các quyền truy nhập, nhưng các hệ thống không thuần nhất đòi hỏi một sơ đồ chung. Trong trường hợp này, hoặc là định nghĩa tiến trình phải bao gồm đường dẫn truy cập tham chiếu tới kho đối tượng dữ liệu ứng dụng, hoặc việc điều hướng giữa các hành vi phải bao gồm việc truyền các đường dẫn truy cập cần thiết tham chiếu tới mỗi đối tượng dữ liệu cần truyền giữa các hành vi.
Khi việc tương tác lẫn nhau giữa các sản phẩm Workflow không thuần nhất được đặt ra chúng hoặc phải tuân theo cùng một cách tiếp cận để trao đổi dữ liệu ứng dụng hoặc tương tác với nhau thông qua cơ chế gateway. Cơ chế gateway sẽ ánh xạ giữa 2 cách tiếp cận hoặc xử lý sự khác nhau trong việc gọi tên đối tượng và chuyển đổi kiểu dữ liệu bằng những kiểu chuyển đổi phù hợp.