Các phích vật lý
1.3 Sơ đồ luồng thông tin trong Quản lý lương
Phân tích
- Cuối tháng, chuyên viên đảm nhận tính lương của phòng TC-HC sẽ dùng bảng chấm công đã được tổng hợp để thực hiện việc tính lương bằng công cụ Excel.
Tên xử lý: Điều chỉnh bảng chấm công
Mô tả: Nhằm điều chỉnh các thông tin trong bảng chấm công.
Phương thức thực hiện: Tin học hoá 1 phần
Sự kiện khởi sinh: Khi có một sự thay đổi nào đó như: tăng số ngày nghỉ phép, tăng phụ cấp…
Tên xử lý: Cập nhật Bảng chấm công
Mô tả: Nhằm cập nhật những thông tin liên quan đến bảng chấm công như: số ngày nghỉ phép,…
Phương thức thực hiện: Tin học hoá 1 phần Chu kỳ: Hàng tuần
Tên xử lý: Tổng hợp bảng chấm công
Mô tả: Nhằm tổng hợp lại các thông tin trong bảng chấm công trong tháng.
Phương thức thực hiện: Tin học hoá 1 phần Chu kỳ: Hàng tháng
- Kết quả sẽ được lưu vào kho dữ liệu tiền lương.
- Phòng TC-HC sẽ gửi kết quả cho phòng KT-TK-TC, phòng KT-TK-TC sẽ dựa vào kết quả để thực hiện việc tính lương.
Thời điểm Phòng TC-HC Phòng KT-TK-TC Cuối tháng
* Các phích vật lý
- Phích luông thông tin
Bảng chấm công đã xử lý
Kho dữ liệu lương
Chi trả lương Các loại báo cáo
Tên tài liệu: Kho Bảng chấm công
Mô tả: Nơi lưu trữ thông tin bảng chấm công đã được tổng hợp Vật mang: Bằng giấy và tệp
Tính lương
- Phích xử lý Tên tài liệu: Báo cáo
Mô tả: Là các báo cáo về tiền lương của từng phòng ban,từng nhân viên Vật mang: Bằng giấy và tệp
Nguồn: Phòng TC-HC Đích: Phòng KT-TK-TC
Tên xử lý: Chi trả lương
Mô tả: Sau khi đã có đầy đủ thông tin về tiền lương của từng nhân viên, cán bộ phòng KT-TK-TC sẽ thực hiện việc chi trả lương cho nhân viên Công ty Tên xử lý: Tính lương
Mô tả: Dựa vào bảng chấm công, chuyên viên của phòng TC-HC sẽ tính các khoản như BHXH,BHYT, Quỹ CSXH… của mỗi nhân viên trong Công ty
Phương thức thực hiện: Bằng công cụ Excel Chu kỳ: Hàng tháng
- Phích kho dữ liệu
2. Sơ đồ chức năng BFD
Các công việc chính của các chuyên viên phòng TC-HC để có thể quản lý được vấn đề nhân sự của công ty có thể kể đến đó là:
- Cập nhật thông tin về nhân viên: hồ sơ nhân viên, lý lịch nhân viên, quá trình công tác, danh sách về hưu, danh sách khen thưởng kỷ luật… Các công việc này đều thực hiện thủ công trên máy tính. Chuyên viên đảm nhận sẽ nhập thông tin, sửa, xoá các thông tin khi có vấn đề phát sinh. Các thông tin này sẽ được xuất báo cáo cho Ban Giám đốc, các phòng ban, hoặc công ty Bảo hiểm khi có yêu cầu.
- Cập nhật thông tin về tiền lương: các thay đổi về các khoản mục phụ cấp, giảm trừ, các hệ số lương cơ bản, hệ số lương khoán. Các thông tin này sẽ liên quan đến việc tính lương cho các nhân viên vào cuối mỗi tháng. Thông tin về
Tên kho: Kho dữ liệu lương
Mô tả: Là kho chứa thông tin về lương, thưởng, các khoản giảm trừ của từng nhân viên theo từng phòng ban
Vật mang: Bằng giấy và tệp
Đối tượng truy cập: Chuyên viên đảm nhận về lương của phòng TC-HC.
lương sẽ được gửi tới phòng KT-TK-TC để thực hiện việc tính lương cho từng nhân viên trong Công ty.
- Tìm kiếm thông tin về nhân viên: Yêu cầu tìm kiếm về trình độ, về các nhân viên được khen thưởng, các nhân viên bị kỷ luật,… thường được các phòng ban hoặc ban Giám đốc đưa ra nhằm tổng hợp cho mục đích thăng chức hay nâng lương sau này. Việc tìm kiếm này hiện nay vẫn được làm thủ công. Các chuyên viên phải tìm kiếm từ các kho dữ liệu khác nhau trên các tệp CSDL hoặc các tài liệu trên sổ sách, sau đó tổng hợp lại.
- Báo cáo các kết quả tìm kiếm, các bảng lương cuối tháng, về danh sách nghỉ hưu, danh sách khen thưởng kỷ luật: Công việc này hiện vẫn đang thực hiện thủ công. Chuyên viên sẽ tập hợp các thông tin từ các nguồn khác nhau như: lý lịch nhân viên, hồ sơ nhân viên, …và in ra thành các báo cáo.